Ghidul suprem pentru foile de semnare a proiectelor (inclusiv 7 șabloane)

Publicat: 2019-02-19

În cadrul oricărui proces creativ, este posibil să nu existe un sfârșit definitiv al noilor idei care par să apară pe parcurs. Deși, pe de o parte, modificările și completările unui proiect pot adăuga o valoare semnificativă, ele pot, de asemenea, să-l deraieze dacă nu sunt ținute sub control. Utilizarea unei foi de semnare este o modalitate eficientă de a vă menține proiectul la țintă și de a menține toate părțile interesate informați și mulțumiți de progresul său.

Cuprins

De ce o fișă de semnare este indispensabilă

Fișele de semnare sunt una dintre acele documente cheie care sunt esențiale pentru orice proces creativ pentru a ține o evidență a ceea ce sa convenit , unde proiectul este în curs de dezvoltare și dacă toate părțile sunt sau nu de acord cu rezultat final.

Fără foile de semnare care însoțesc viața unui proiect, echipa de proiect și clientul dvs. pot avea cu toții idei diferite despre conceptul proiectului , forma livrabilelor și chiar calendarul în jurul căruia ar trebui să fie livrate.

Chiar și pentru managerii de proiect care urăsc documentele, foaia de semnare este o binecuvântare ascunsă, deoarece servește ca un simplu memento al așteptărilor clienților și ale echipei de proiect . Oricine are o întrebare despre diferitele etape ale proiectului se poate referi la foaia de semnare pentru a vedea ce acțiuni au fost întreprinse până acum și cine le-a aprobat pe fiecare.

3 beneficii ale foilor de semnare

Gestionați așteptările dintre client și echipa de creație
Permiteți spațiu pentru adăugiri sau modificări, păstrând comunicarea clară
Menține responsabilitatea finală pentru fiecare etapă a proiectului

Folosirea foilor de semnare împiedică proiectele să treacă înainte, ceea ce este deosebit de important în orice firmă de creație. Fiecare etapă majoră a proiectului este revizuită și aprobată pentru a se asigura că toate părțile interesate sunt mulțumite de progresul său înainte de a merge mai departe.

ȘABLON GRATUIT

Obțineți șabloane GRATUITE pentru foile de înscriere

Cum arată procesul de semnare a proiectului?

Obținerea semnării oficiale este importantă deoarece semnifică încheierea oficială a unui proiect sau finalizarea unui livrabil și acceptarea produsului de către client (intern sau extern). Deși procesul nu este unul complicat, este un pas esențial în asigurarea satisfacției clienților.

Proces pentru livrabile finalizate

Când echipa de proiect a ajuns la finalul livrabilului, sunteți gata să îl revizuiți împreună cu clientul. Oferirea unei oportunitati pentru o revizuire completă a clienților va oferi tuturor părților interesate spațiul necesar pentru a lua în considerare și accepta livrabilul sau va oferi feedback pentru a-l plasa mai în conformitate cu așteptările clienților.

Un instrument de revizuire și aprobare, cum ar fi Filestage, vă poate ajuta să grupați feedback despre livrabile și proiecte de la toate părțile interesate implicate. Iată cum se face în 6 pași simpli:

1. Începeți versiunea de încercare gratuită a Filestage aici

2. Configurați pașii de revizuire în Filestage

Înainte de a începe, ar trebui să replicați procesul de revizuire și aprobare existent în Filestage. Configurați pașii de revizuire pentru fiecare instanță de examinare prin care trebuie să treacă fișierele dvs.

Fiecare pas de revizuire poate implica diferiți recenzenți și fișiere diferite. De exemplu, primul pas de revizuire ar putea fi folosit pentru a revizui briefing-ul livrabilului împreună cu echipa, în timp ce al doilea pas de revizuire implică directorii de management pentru a obține aprobarea pentru livrabilul final.

3. Încărcați livrabilul în Filestage

Acum, trebuie să încărcați livrabilul în Filestage făcând simplu clic pe butonul ÎNCĂRCĂ FIȘIER .

pasul 3 încărcați fișierul în filestage În exemplul nostru, mai întâi ați încărca briefing-ul în timpul primului pas de examinare și încărcați livrabilul final la al doilea pas de examinare.

4. Invitați toți recenzenții relevanți

Pentru fiecare pas de examinare, invitați recenzenții necesari fie făcând clic pe pictograma Reviewers , fie partajând direct linkul de recenzie.

5. Roagă-le să-și lase feedback

Odată ce recenzentul a fost invitat și este conștient de ce este Filestage, este posibil să fie în continuare curioși despre cum funcționează acest nou software.

Având un comentariu vizibil pe fișier, recenzenții pot vedea beneficiile instrumentului înainte de a-și lăsa propriul feedback. De asemenea, este mult mai puțin intimidant să lăsați feedback vizibil atunci când altcineva a lăsat deja primul semn.

6. Obțineți aprobările livrabile

După ce recenzenții dvs. au terminat de revizuit livrabilul dvs., aceștia pot fie să solicite modificări, fie să aprobe fișierul.

aprobarea pasului 6 Obținerea de aprobări nu a fost niciodată mai ușoară. 🎉

Odată ce proiectul este considerat satisfăcător de către toate părțile interesate, intră în joc fișa de semnare. Toate părțile interesate primare își vor semna partea lor din această fișă. Odată ce această fișă este aprobată, proiectul sa încheiat oficial .

Procesul pentru proiectele finalizate

Dacă utilizați o foaie de semnare pentru a finaliza un livrabil care face parte dintr-un proiect mai mare, atunci veți repeta procesul anterior până când toate livrabilele din proiect vor fi finalizate și aprobate.

O fișă de semnare completată este esențială pentru a semnifica sfârșitul proiectului din singurul motiv pentru care clienții pot reveni adesea cu cerințe în schimbare, completări dorite sau extinderi la produsele originale. Odată ce un proiect este închis oficial, echipa ta are acum libertatea de a începe un nou proiect pentru acel client cu noi termeni de plată. În acest fel, nu lucrați la nesfârșit și deschis la un singur proiect pentru o sumă limitată de bani.

După ce fișa de semnare este finalizată și proiectul este finalizat, managerii de proiect ar putea dori să revizuiască proiectul în întregime împreună cu echipa sa pentru a identifica ce a mers bine și ce poate fi îmbunătățit. Puteți alege chiar să căutați feedback-ul clientului cu privire la proiect în ansamblu, calitatea livrabilului și coerența comunicării dintre echipa de creație și client.

Șablon de foaie de semnare Filestage pentru produse livrate

Cel mai bun mod de a menține așteptările clienților și echipei de proiect pe drumul cel bun este utilizarea unei foi de semnare pentru fiecare livrabil al proiectului. Acest lucru va împiedica clientul să adauge solicitări de ultimă oră care nu se încadrează în domeniul de aplicare al proiectului.

😎 Fișă de semnare + Filestage = flux de lucru fluid al proiectului

De asemenea, oferă clientului o vizibilitate completă asupra componentelor mai mici ale proiectului general, oferindu-le o acoperire importantă în fluxul proiectului. Aceștia trebuie să aprobe livrabile, recunoscându-și satisfacția față de produs și acordând permisiunea de a continua cu următoarea etapă a proiectului.

Foile de semnare pentru livrabile oferă o protecție suplimentară echipei de proiect, deoarece asigură că așteptările clienților sunt complet în conformitate cu așteptările echipei creative. În acest fel, nu există surprize pe drumul către finalizarea proiectului.

Așa arată șablonul:

GRAFICA LIVRĂBILĂ – FIȘĂ DE SEMNE

Nume livrabil: __________________________

Nr. livrabil: ______________ DIN ____________________

Data livrării: __________________________

Nume client: __________________________

Reprezentantul clientului de aprobare: __________________________

Numele companiei de proiectare: __________________________

Conducător de proiectare: __________________________

APROBARE LIVRĂRĂ

Semnarea acestui document înseamnă că reprezentantul clientului de aprobare este mulțumit de livrabilul completat enumerat mai sus. Clientul recunoaște satisfacția și completarea cu toate elementele livrabilului.

Semnătura clientului: __________________________

Data: __________________________

Semnătura managerului de proiect: __________________________

Data: __________________________

LIVRARE NU ESTE APROBAT

Dacă nu sunteți pregătit să aprobați acest livrabil, vă rugăm să furnizați feedback mai jos și să atașați orice informații relevante pentru a ajuta echipa de proiect să facă modificările necesare:

__________________________

Semnătura clientului: __________________________

Data: __________________________

Șablon de fișă de semnare Filestage pentru proiectele finalizate

La fel de importantă ca fiecare foaie de semnare livrabilă este foaia de semnare a proiectului finalizat. Fără o fișă de semnare semnată, clientul se poate simți îndreptățit să revină cu solicitări sau modificări suplimentare, cu convingerea că proiectul nu s-a încheiat oficial, mai ales dacă nu există nicio semnătură a clientului care să-l susțină.

Acest lucru vă lasă echipa de proiect într-o situație dificilă, mai ales dacă ați trecut la un nou proiect pentru un alt client. Cu cât poți face mai mult pentru a documenta înțelegerea dintre client și echipa de creație fără a te bloca în birocrație sau a deveni redundant, cu atât vei fi mai bine în afara echipei tale.

Fișa de semnare servește, de asemenea, ca un mesaj tare și clar pentru client că trebuie să acorde acestui proiect toată atenția sa pentru a se asigura că sunt complet mulțumiți de munca pe care i-ai oferit-o. Dacă nu sunt, foaia de semnare este modul tău de a spune „Vorbește acum sau taci pentru totdeauna”.

ȘABLON GRATUIT

Obțineți șabloane GRATUITE pentru foile de înscriere

FINALIZAREA PROIECTULUI – FIȘĂ DE ÎNSCRIERE

Denumirea proiectului: __________________________

Data livrării: __________________________

Nume client: __________________________

Reprezentantul clientului de aprobare: __________________________

Numele companiei de proiectare: __________________________

Conducător de proiectare: __________________________

LIVRABLE PROIECTULUI

APROBAREA PROIECTULUI

Semnarea acestui document înseamnă că reprezentantul clientului care aprobă este mulțumit de livrabilele finalizate enumerate în tabelul de mai sus și nu lipsesc niciunul dintre livrabile. Clientul recunoaște satisfacția și finalizarea cu toate elementele proiectului.

Semnătura clientului: __________________________

Data: __________________________

Semnătura managerului de proiect: __________________________

Data: __________________________

PROIECT NU ESTE APROBAT

__________________________

Semnătura clientului: __________________________

Data: __________________________

6 Șabloane și exemple suplimentare de foi de semnare pe care le puteți fura

Foile de semnare pot fi într-adevăr la fel de simple sau complexe pe cât trebuie să fie. Totuși, nu trebuie să reinventezi roata creând una. Folosiți unul dintre exemplele de mai sus sau aruncați o privire asupra multitudinii de șabloane disponibile online.

1. Formular de semnare pentru proiectare

(Sursa: STUDYLIB)

Acest exemplu de formular de aprobare a proiectului definește în mod specific parametrii aprobării proiectului. Prin semnarea acestui formular, clientul este de acord cu alegerile și dimensiunile de fonturi propuse de echipa de proiectare, selecțiile de culori, plasarea în navigare, ierarhia informațiilor, aspectul paginii, lățimea paginii și selecția imaginii. De asemenea, ei precizează în această aprobare că orice modificări necesare la proiect după semnarea acestei aprobări vor fi supuse unor taxe suplimentare.

Aceasta este o modalitate simplă de a vă asigura că sunteți plătit pentru munca pe care o desfășurați și că clientul este mulțumit de ceea ce ați creat pentru el până acum. Adăugați sau ștergeți elemente din acest formular pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră specifice.

2. Fișa de semnare pentru marketing

(Sursa: Better Proposals)

Acesta este un exemplu de sistem de management de proiect încorporat cu o interfață client pentru toată documentația însoțitoare. Pentru firmele de marketing, aprobarea clientului pentru fiecare aspect al strategiei de marketing propuse este necesară pentru gestionarea cu succes a așteptărilor. Împreună cu marketingul, foaia de semnare ar trebui să fie o copie a planului de marketing propus în detaliu.

3. Șablon de semnare a clientului

(Sursa: Gameis.us )

O fișă de semnare a clientului este foarte asemănătoare cu o fișă de semnare a proiectului. Unul poate fi folosit în locul celuilalt, sau ambele pot fi folosite pentru a sublinia consimțământul clientului pentru toate livrabilele din cadrul unui proiect. Indiferent de ce folosiți, limbajul din interior ar trebui să fie scris clar. Ar trebui să includă câmpuri pentru numele clientului (sau sponsorul), numele managerului de proiect și locuri pentru ambele părți pentru a furniza o semnătură sub o declarație similară cu cea enumerată în eșantion: „Prin semnarea acestui document, confirm că am livrat toate livrabilele declarate.” sau „Prin semnarea acestui document, recunosc că am primit toate livrabilele de stat.”

4. Formular de acceptare a clientului

(Sursa: Scribd)

Un formular de acceptare a clientului stabilește natura relației dintre firma creativă și client și include toate datele relevante despre clientul de care firma creativă ar avea nevoie pentru a presta serviciile convenite.

În funcție de natura afacerii dvs., este posibil să nu aveți nevoie de un formular de acceptare a clientului atât de detaliat. Includeți doar informațiile de care aveți nevoie. Puteți chiar să combinați formularul de acceptare a clientului cu formularul de semnare a clientului sau formularul de semnare a proiectului pentru a minimiza hârtiile suplimentare.

5. Document de semnare a proiectului

(Sursa: StudyLib)

Această fișă de semnare a proiectului este un exemplu de șablon simplu care poate fi folosit pentru a obține aprobarea finală a clientului pentru proiectul finalizat. Acest tip de formular este deosebit de util pentru firmele mai mici sau proiectele mai mici care constau doar dintr-un singur sau câteva livrabile.

Utilizați acest formular așa cum este sau extindeți-l pentru a include toate livrabilele dvs. către client, astfel încât acesta să aibă o evidență a tot ceea ce a primit până acum înainte de a aprobarea proiectul final. Introduceți cât de multe informații aveți nevoie, fără a aglomera formularul cu informații inutile sau străine. Cu cât ești mai simplu cu clientul tău, cu atât este mai probabil ca acesta să devină un client repetat.

6. Formular de acceptare a proiectului

(Sursa: ProposalKit)

Acest formular de acceptare a proiectului include o zonă pentru contractul complet între firmă și client. Indiferent dacă alegeți să includeți sau nu contractul, partea importantă se află în prima jumătate a formularului: datele clientului și ale firmei și un loc pentru semnătura de acceptare.

Formularele de acceptare a proiectului pot fi folosite la începutul proiectului pentru a marca începutul acestuia. Sau, poate fi folosit după finalizarea unui proiect pentru a demonstra aprobarea clientului cu privire la livrabil(ele).

Concluzie

Folosiți formularele de semnare ori de câte ori aveți nevoie pentru a crea o înțelegere clară și legitimă cu privire la începerea sau încheierea unui proiect sau livrarea produselor și livrabilelor. Dacă nu utilizați în prezent un software de management de proiect, un șablon simplu de document poate fi folosit pentru a crea o foaie de semnare.

Dacă utilizați un software de management de proiect sau vă gândiți să utilizați unul, știți că multe aplicații de management au o interfață pentru clienți sau un generator de formulare ca parte a pachetului. Puteți crea formulare personalizate și le puteți trimite clienților dvs. pentru aprobare. Indiferent dacă utilizați un generator de formulare, folosiți un formular încorporat, completați un șablon online sau vă creați propria foaie de semnare, asigurați-vă că utilizați una pentru fiecare client pentru a vă optimiza relația și pentru a vă face munca cât mai eficientă posibil.

Ești interesat de subiectul managementului de proiect?

Cum să creați o cronologie eficientă a proiectului (inclusiv 5 șabloane)
Top 25+ soluții creative de software de management de proiect (care vor crește productivitatea echipei tale)
Peste 50 de șabloane gratuite de management de proiect pentru proiectele tale creative în 2020
Cum să gestionați eficient cererile de modificare a proiectelor (inclusiv 10 șabloane)
Top 75+ instrumente de management de proiect pentru proiectele dvs
Top 30 de soluții software gratuite de management de proiect pentru a face lucrurile
Peste 20 de bune practici pentru managementul proiectelor (care îți vor crește vertiginos proiectele)