O guia definitivo para folhas de aprovação de projetos (incl. 7 modelos)
Publicados: 2019-02-19Dentro de qualquer processo criativo, pode não haver um fim definitivo para as novas ideias que parecem surgir ao longo do caminho. Embora, por um lado, as alterações e adições a um projeto possam agregar valor significativo, elas também podem inviabilizá-lo se não forem mantidas sob controle. Usar uma folha de aprovação é uma maneira eficaz de manter seu projeto no alvo e todas as partes interessadas informadas e satisfeitas com seu progresso.
Por que uma folha de assinatura é indispensável
As folhas de assinatura são uma daquelas peças-chave de documentação que são essenciais para qualquer processo criativo para manter um registro do que foi acordado , onde o projeto está em seu desenvolvimento e se todas as partes estão ou não de acordo com o resultado final.
Sem folhas de assinatura acompanhando a vida de um projeto, sua equipe de projeto e seu cliente podem ter ideias diferentes sobre o conceito do projeto , a forma das entregas e até mesmo o cronograma em que elas devem ser entregues.
Mesmo para gerentes de projeto que odeiam papelada, a folha de assinatura é uma bênção oculta porque serve como um simples lembrete das expectativas do cliente e da equipe do projeto . Qualquer pessoa que tenha dúvidas sobre as diferentes etapas do projeto pode consultar a folha de aprovação para ver quais ações foram tomadas até agora e quem aprovou cada uma.
3 benefícios das folhas de assinatura
- Gerenciar as expectativas entre o cliente e a equipe criativa
- Permita espaço para adições ou alterações, mantendo a comunicação clara
- Mantém a responsabilidade final para cada etapa do projeto
O uso de folhas de assinatura evita que os projetos se avancem, o que é especialmente importante em qualquer empresa criativa. Cada etapa principal do projeto é revisada e aprovada para garantir que todas as partes interessadas estejam satisfeitas com seu progresso antes de avançar.
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Como é o processo de aprovação do projeto?
A obtenção de aprovação formal é importante porque significa o fim oficial de um projeto ou conclusão de uma entrega e a aceitação do produto pelo cliente (interno ou externo). Embora o processo não seja complicado, é um passo essencial para garantir a satisfação do cliente.
Processo para entregas concluídas
Quando sua equipe de projeto chegar ao fim da entrega, você estará pronto para analisá-la com o cliente. Fornecer uma oportunidade para uma revisão completa do cliente dará a todas as partes interessadas o espaço para considerar e aceitar a entrega ou fornecer feedback para colocá-la mais de acordo com as expectativas do cliente.
Uma ferramenta de revisão e aprovação, como o Filestage, pode ajudá-lo a agrupar comentários sobre entregas e projetos de todas as partes interessadas envolvidas. Veja como isso é feito em 6 etapas simples:
1. Comece sua avaliação gratuita do Filestage aqui
2. Configure suas etapas de revisão no Filestage
Antes de começar, você deve replicar seu processo de revisão e aprovação existente no Filestage. Configure etapas de revisão para cada instância de revisão pelas quais seus arquivos precisam passar.
Cada etapa de revisão pode envolver diferentes revisores e diferentes arquivos. Por exemplo, sua primeira etapa de revisão pode ser usada para revisar seu briefing de entrega junto com sua equipe, enquanto sua segunda etapa de revisão envolve executivos de gerenciamento para obter a aprovação de sua entrega final.
3. Faça o upload do produto para o Filestage
Agora, você precisa fazer o upload da sua entrega para o Filestage simplesmente clicando no botão UPLOAD FILE .
Em nosso exemplo, você carregaria primeiro o briefing durante a primeira etapa de revisão e carregaria sua entrega final para a segunda etapa de revisão.
4. Convide todos os revisores relevantes
Para cada etapa de revisão, convide os revisores necessários clicando no ícone Revisores ou compartilhando diretamente o link de revisão.
5. Peça que deixem seus comentários
Uma vez que o revisor tenha sido convidado e esteja ciente do que é o Filestage, ele ainda pode estar curioso sobre como esse novo software funciona.
Ao ter um comentário visível no arquivo, os revisores podem realmente ver o benefício da ferramenta antes de deixar seu próprio feedback. Além disso, é muito menos intimidante deixar comentários visíveis quando outra pessoa já deixou a primeira marca.
6. Obtenha suas aprovações de entrega
Quando seus revisores terminarem de revisar sua entrega, eles poderão solicitar alterações ou aprovar o arquivo.
Nunca foi tão fácil obter assinaturas. 🎉
Uma vez que o projeto é considerado satisfatório por todas as partes interessadas, a folha de aprovação entra em ação. Todos os principais interessados assinarão sua parte desta folha. Uma vez que esta ficha seja aprovada, o projeto está oficialmente encerrado .
Processo para Projetos Concluídos
Se você estiver usando uma folha de aprovação para concluir uma entrega que faz parte de um projeto maior, repetirá o processo anterior até que todas as entregas do projeto tenham sido concluídas e aprovadas.
Uma folha de aprovação preenchida é essencial para sinalizar o fim do projeto pelo único motivo de que os clientes muitas vezes podem retornar com mudanças nos requisitos, adições desejadas ou expansões dos produtos originais. Uma vez que um projeto é oficialmente fechado, sua equipe agora tem a liberdade de iniciar um novo projeto para esse cliente com novas condições de pagamento. Dessa forma, você não está trabalhando infinita e abertamente em um projeto por uma quantia finita de dinheiro.
Depois que a folha de aprovação estiver concluída e o projeto estiver concluído, os gerentes de projeto podem querer revisar o projeto em sua totalidade com sua equipe para identificar o que correu bem e o que pode ser melhorado. Você pode até optar por buscar o feedback do cliente sobre o projeto como um todo, a qualidade da entrega e a consistência da comunicação entre a equipe criativa e o cliente.
Modelo de folha de aprovação de estágio de arquivo para entregas
A melhor maneira de manter as expectativas do cliente e da equipe do projeto sob controle é usar uma folha de aprovação para cada entrega do projeto. Isso impedirá que o cliente adicione solicitações de última hora que não estejam dentro do escopo do projeto.
Ele também oferece ao cliente visibilidade completa dos componentes menores do projeto geral, proporcionando a eles um alcance importante no fluxo do projeto. Eles devem aprovar as entregas, reconhecendo sua satisfação com o produto e dando sinal verde para continuar para a próxima etapa do projeto.
As folhas de assinatura para entregas fornecem proteção adicional para a equipe do projeto porque garantem que as expectativas do cliente estejam completamente alinhadas com as expectativas da equipe criativa. Dessa forma, não há surpresas ao longo do caminho para a conclusão do projeto.
É assim que o modelo se parece:
GRÁFICOS ENTREGUES - FOLHA DE ASSINATURA
Nome da entrega: __________________________
Número de entrega: ______________ DE ____________________
Entregue na data: __________________________
Nome do cliente: __________________________
Representante de aprovação do cliente: __________________________
Nome da empresa de design: __________________________
Líder do Projeto de Design: __________________________
APROVAÇÃO DE ENTREGA
A aprovação deste documento significa que o representante do cliente aprovador está satisfeito com a entrega completa listada acima. O cliente reconhece a satisfação e a conclusão com todos os elementos da entrega.
Assinatura do cliente: __________________________
Data: __________________________
Assinatura do Gerente de Projeto: __________________________
Data: __________________________
ENTREGA NÃO APROVADA
Se você não estiver pronto para aprovar esta entrega, forneça feedback abaixo e anexe qualquer informação relevante para ajudar a equipe do projeto a fazer as alterações necessárias:
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Assinatura do cliente: __________________________
Data: __________________________
Modelo de folha de aprovação de estágio de arquivo para projetos concluídos
Tão importante quanto cada folha de aprovação de entrega é a folha de aprovação geral do projeto concluído. Sem uma folha de assinatura assinada, o cliente pode se sentir no direito de voltar com solicitações ou alterações adicionais, acreditando que o projeto nunca chegou ao fim oficial, especialmente se não houver assinatura do cliente para apoiá-lo.
Isso deixa sua equipe de projeto em uma situação complicada, especialmente se você mudou para um novo projeto para outro cliente. Quanto mais você puder fazer para documentar o entendimento entre o cliente e a equipe criativa sem ficar atolado na burocracia ou se tornar redundante, melhor será sua equipe.
A folha de aprovação também serve como uma mensagem alta e clara para o cliente de que ele precisa dar total atenção a este projeto para garantir que esteja completamente satisfeito com o trabalho que você forneceu para ele. Se não estiverem, a folha de assinatura é sua maneira de dizer “Fale agora ou cale-se para sempre”.
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CONCLUSÃO DO PROJETO - FICHA DE ASSINATURA
Nome do Projeto: __________________________
Entregue na data: __________________________
Nome do cliente: __________________________
Representante de aprovação do cliente: __________________________
Nome da empresa de design: __________________________
Líder do Projeto de Design: __________________________
ENTREGAS DO PROJETO
APROVAÇÃO DO PROJETO
A aprovação deste documento significa que o representante do cliente aprovador está satisfeito com as entregas concluídas listadas na tabela acima e não está faltando nenhuma entrega. O cliente reconhece a satisfação e a conclusão de todos os elementos do projeto.
Assinatura do cliente: __________________________
Data: __________________________
Assinatura do Gerente de Projeto: __________________________
Data: __________________________
PROJETO NÃO APROVADO
Se você não estiver pronto para aprovar esta entrega, forneça feedback abaixo e anexe qualquer informação relevante para ajudar a equipe do projeto a fazer as alterações necessárias:
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Assinatura do cliente: __________________________
Data: __________________________
6 Outros modelos e exemplos de folhas de assinatura que você pode roubar
As folhas de assinatura podem ser tão simples ou complexas quanto você precisa. Você não precisa reinventar a roda criando um. Use um dos exemplos acima ou dê uma olhada na infinidade de modelos disponíveis online.
1. Formulário de assinatura de design
(Fonte: STUDYLIB)
Este exemplo de um formulário de aprovação do projeto define especificamente os parâmetros da aprovação do projeto. Ao assinar este formulário, o cliente concorda com as opções e tamanhos de fonte propostos pela equipe de design, seleções de cores, posicionamento de navegação, hierarquia de informações, layout de página, largura de página e seleção de imagem. Eles também declaram nesta aprovação que quaisquer alterações necessárias ao projeto após a assinatura desta aprovação estarão sujeitas a encargos adicionais.
Essa é uma maneira direta de garantir que você seja pago pelo trabalho que está fazendo e que o cliente esteja satisfeito com o que você criou para ele até agora. Adicione ou exclua elementos deste formulário para atender às suas necessidades específicas.
2. Folha de Aprovação de Marketing
(Fonte: Melhores Propostas)
Este é um exemplo de um sistema de gerenciamento de projetos integrado com uma interface de cliente para toda a documentação que o acompanha. Para as empresas de marketing, a aprovação do cliente de todos os aspectos da estratégia de marketing proposta é necessária para o gerenciamento bem-sucedido das expectativas. Junto com o marketing, a folha de assinatura deve ser uma cópia detalhada do plano de marketing proposto.
3. Modelo de assinatura do cliente
(Fonte: Gameis.us )
Uma folha de aprovação do cliente é muito semelhante a uma folha de aprovação do projeto. Um pode ser usado no lugar do outro, ou ambos podem ser usados para enfatizar o consentimento do cliente para todas as entregas dentro de um projeto. Qualquer que seja o uso, a linguagem deve ser escrita de forma clara. Deve incluir campos para o nome do cliente (ou patrocinador), nome do gerente de projeto e locais para ambas as partes fornecerem uma assinatura sob uma declaração semelhante à listada no exemplo: “Ao assinar este documento, reconheço que entreguei todas as entregas declaradas.” ou "Ao assinar este documento, reconheço que recebi todas as entregas do estado".
4. Formulário de Aceitação do Cliente
(Fonte: Scribd)
Um formulário de aceitação do cliente estabelece a natureza do relacionamento entre a empresa criativa e o cliente e inclui todos os dados relevantes sobre o cliente que a empresa criativa precisaria para executar os serviços acordados.
Dependendo da natureza do seu negócio, você pode não precisar de um formulário de aceitação do cliente tão detalhado. Basta incluir as informações que você precisa. Você pode até combinar o formulário de aceitação do cliente com o formulário de aprovação do cliente ou o formulário de aprovação do projeto para minimizar a papelada extra.
5. Documento de Aprovação do Projeto
(Fonte: StudyLib)
Esta folha de aprovação do projeto é um exemplo de um modelo simples que pode ser usado para obter a aprovação final do projeto concluído pelo cliente. Esse tipo de formulário é particularmente útil para empresas menores ou projetos menores que consistem em apenas uma ou algumas entregas.
Use este formulário como está ou expanda-o para incluir todas as suas entregas ao cliente para que ele tenha um registro de tudo o que recebeu até agora antes de aprovar o projeto final. Insira o máximo de informações necessárias sem sobrecarregar o formulário com informações inúteis ou irrelevantes. Quanto mais direto você for com seu cliente, maior a probabilidade de ele se tornar um cliente recorrente.
6. Formulário de Aceitação do Projeto
(Fonte: PropostaKit)
Este formulário de aceitação do projeto inclui uma área para o contrato completo entre a empresa e o cliente. Quer você opte por incluir o contrato ou não, a parte importante está localizada na primeira metade do formulário: os dados do cliente e da empresa e um local para assinatura de aceitação.
Os formulários de aceitação do projeto podem ser usados no início do projeto para marcar seu início. Ou pode ser usado após a conclusão de um projeto para demonstrar a aprovação do(s) produto(s) pelo cliente.
Conclusão
Use formulários de aprovação sempre que precisar criar um entendimento claro e legítimo sobre o início ou término de um projeto ou entrega de produtos e entregas. Se você não estiver empregando um software de gerenciamento de projetos, um modelo de documento simples pode ser usado para criar uma folha de aprovação.
Se você estiver usando um software de gerenciamento de projetos ou estiver pensando em usar um, saiba que muitos aplicativos de gerenciamento têm uma interface do cliente ou um construtor de formulários como parte do pacote. Você pode criar formulários personalizados e enviá-los aos seus clientes para aprovação. Se você usa um construtor de formulários, um formulário integrado, preenche um modelo on-line ou cria sua própria folha de assinatura, certifique-se de usar um para cada cliente para otimizar seu relacionamento e tornar seu trabalho o mais eficiente possível.
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