Gerenciamento de desempenho do projeto: maximizar os retornos do projeto

Todo projeto parece crucial – até que não seja.

Muitas vezes, as empresas empreendem projetos acreditando que serão benéficos para a organização, apenas para vê-los falharem em entregar o que era esperado. De acordo com o PMI, 9,9% de cada dólar é desperdiçado em má gestão e execução de projetos. Como resultado, as organizações desperdiçam uma enorme quantidade de recursos, incluindo tempo, dinheiro e pessoal – executando tarefas que não produzem retorno sobre o investimento.

O gerenciamento de projetos, um campo bem desenvolvido em torno da organização e execução das tarefas envolvidas em um projeto, é certamente a chave para o sucesso de um projeto, mas também deve ser acompanhado por um elemento de gerenciamento de desempenho do projeto , um processo maior que garante o sucesso estratégico .

O que é gerenciamento de desempenho de projetos?

O gerenciamento de desempenho de projetos é o processo de criação, implementação e gerenciamento de projetos que contribuem para o desempenho de uma organização e sua estratégia. Em vez de se concentrar na execução de tarefas, o gerenciamento de desempenho do projeto é sobre o quadro geral.

Ele se concentra em três áreas para garantir que cada projeto produza um benefício comercial:

• Vinculando seus projetos à sua estratégia. Dedicar um tempo para identificar os benefícios específicos do projeto antes de começar estabelece as bases para todo o resto daqui para frente. Muitos projetos se vincularão naturalmente à sua estratégia; outros, no entanto, podem ser projetos de estimação dos executivos que não farão a empresa avançar. Esses projetos devem ser evitados. É importante notar aqui que você inevitavelmente terá alguns projetos que estão fora do escopo de sua estratégia. Por exemplo, um projeto que se concentra na obtenção de um credenciamento de segurança obrigatório, mas a maior parte de seu portfólio de projetos deve se alinhar diretamente à sua estratégia.
• Acompanhando o desempenho de seus projetos ao longo do tempo. Os projetos são executados através da realização de uma variedade de tarefas, em todos os departamentos e em todos os níveis organizacionais. É crucial não apenas manter-se atualizado sobre os componentes tradicionais de tempo, escopo e orçamento, mas também gerenciar se as atividades do projeto estão realmente produzindo os resultados pretendidos. Muitas organizações usam software de estratégia para garantir que estejam sempre progredindo em direção às metas.
• Revendo suas conclusões de projeto para melhorias. Quando um projeto é concluído, é imperativo revisar se os objetivos do projeto foram alcançados, bem como quais tarefas foram bem e quais podem ser melhoradas.

O gerenciamento de desempenho do projeto é parte do processo maior de gerenciamento de desempenho; essencialmente, trata-se de alavancar seus projetos para executar sua estratégia.

Como o gerenciamento de desempenho de projetos dá uma vantagem ao seu negócio?

A execução contínua de projetos que não contribuem para os objetivos estratégicos não é apenas uma perda de tempo e recursos, mas também prejudica a capacidade de sua organização de se manter competitiva.

A maioria dos líderes executivos acredita que seus projetos estão tendo um bom desempenho, quando, na verdade, um em cada três projetos não atinge seus objetivos. Organizações que gerenciam ativamente projetos para alinhar com a estratégia (e executá-los bem) significam que estão se saindo melhor do que muitos de seus concorrentes na alocação de recursos de uma maneira que contribui diretamente para o bem-estar da organização. Eles estão gastando com sabedoria, aumentando a lucratividade, economizando tempo e reduzindo o desperdício.

Com um processo definido de gerenciamento e relatórios, você pode acompanhar e ajustar ao longo do caminho.

Eles também estão criando uma cultura focada nos resultados organizacionais, em vez dos resultados do projeto. Uma quantia substancial de dinheiro é gasta nesses projetos – às vezes até 20%–30% do orçamento de uma organização. Permitir que os projetos se desviem do curso para atender às necessidades departamentais em vez das metas organizacionais diminui sua capacidade de atingir essas metas maiores ao longo do tempo. Sem um processo de gerenciamento de desempenho de projeto implementado, projetos de baixo desempenho podem se tornar a norma.

Gerenciamento de desempenho do projeto versus gerenciamento de desempenho organizacional (OPM)

A gestão do desempenho organizacional (também chamada de gestão do desempenho corporativo) é o conceito de gestão da estratégia de toda a organização: Quais são os seus objetivos? Como você vai medi-los? Que ações você tomará para alcançar melhores resultados?

O gerenciamento de desempenho organizacional trata inteiramente de como você se comunica, alinha e executa sua estratégia. O Balanced Scorecard (um sistema de planejamento estratégico e gestão que leva em consideração vários pontos de vista organizacionais, além do ângulo financeiro), Modelo de Excelência EFQM, MPO e Six Sigma, são todos frameworks usados ​​para ajudar a gerenciar o desempenho corporativo.

O gerenciamento de desempenho do projeto é um subconjunto do gerenciamento de desempenho organizacional.

Muitas organizações têm um sistema OPM que inclui projetos. Se você tiver um escritório de gerenciamento de projetos separado, certifique-se de que eles estejam trabalhando em estreita colaboração com sua equipe de OPM. Apenas 41% das organizações com um escritório de gerenciamento de projetos em toda a empresa relatam que ele está altamente alinhado à estratégia da organização.

Gerenciamento de desempenho do projeto versus gerenciamento de desempenho dos funcionários

O gerenciamento de desempenho dos funcionários é um subconjunto de recursos humanos e gerenciamento de recursos de projetos que busca melhorar a produtividade, a satisfação e a capacidade operacional dos funcionários. Essa área se concentra na construção de competências, eliminando lacunas de habilidades e orientando as carreiras, promoções, aumentos e avaliações normais dos funcionários. Está relacionado ao gerenciamento de desempenho de projetos e gerenciamento de desempenho organizacional no sentido de que você precisa de funcionários qualificados para executar projetos e precisa ter a equipe certa com as habilidades certas para sua estratégia geral.

6 etapas do gerenciamento de desempenho do projeto

Mesmo que um projeto seja concluído dentro do prazo e da meta em relação ao orçamento e ao escopo, isso não é suficiente para declará-lo um sucesso. A verdadeira medida de um projeto bem-sucedido é se ele atende a esses critérios – e se realmente contribui ou não para um objetivo estratégico de negócios. Para ir além do gerenciamento dos elementos técnicos e manter os projetos no rumo estratégico, siga os seis passos abaixo.

1. Entenda o caso de negócios

A maioria das organizações tem mais projetos do que pode lidar. Muitas vezes, os projetos são propostos não para o bem da organização, mas para beneficiar um departamento específico. Por exemplo, um departamento de TI pode querer comprar e implementar uma solução de software específica porque possui recursos interessantes, não porque ajudará a atingir uma meta de negócios.

O valor de todos os projetos deve ser questionado antes de colocá-los em jogo. Assim, todo projeto precisa de um business case bem definido: por que você está fazendo isso? Nesse estágio, você também deve considerar alternativas ao projeto que está propondo e se sua proposta gerará ou não o maior valor.

Para simplificar esta etapa, crie um modelo de “plano de negócios” que você possa usar em todos os projetos, descrevendo as metas, custos e cronograma de cada projeto (incluindo o custo indireto do tempo das pessoas) e mostre como cada projeto gerará melhores resultados ao longo do tempo . Revise este documento com frequência durante a fase de execução.

2. Defina os objetivos do projeto

As metas fornecem uma direção clara para os projetos, especificando exatamente o que você espera que eles realizem. Seja realista sobre o que o projeto realmente apoiará. Algumas organizações estabelecem regras que impedem que os projetos sejam vinculados a mais de dois ou três objetivos (para manter o foco dos projetos). Muitas organizações municipais exigem que os departamentos vinculem os projetos aos KPIs atuais da organização para mostrar como o investimento em um projeto gerará resultados de longo prazo. Dessa forma, todos os projetos financiados ficam claramente vinculados à estratégia de forma transparente.

3. Estabeleça pontos de dados para medir os resultados

Há muito escrito sobre as “restrições triplas” do gerenciamento de projetos: tempo, escopo e custo:

• Como você está se saindo dentro dos prazos de cada marco?
• Qual é a porcentagem de conclusão (em um determinado momento)?
• Você está dentro de suas despesas orçadas para este ponto do projeto?
• O projeto abordará todos os componentes que você pretendia?
• Quão bem o projeto progrediu?

Esses pontos de dados devem sempre fazer parte do seu processo de gerenciamento de desempenho e você deve ser capaz de rastreá-los com facilidade. Mas também haverá medidas fora dessas que mudarão dependendo dos objetivos que seu projeto está tentando melhorar. Por exemplo, sua organização pode ter uma visão estratégica de longo prazo para se tornar mais sustentável.

Um projeto relacionado pode ser a implementação de um sistema de monitoramento da Internet das Coisas para reduzir o uso de água em sua organização. Além de gerenciar os pontos de dados tradicionais listados acima, este projeto em particular teria um ponto de dados especificamente sobre o uso da água. Quanta água você economizará como resultado deste projeto? Tal melhoria deve impactar diretamente um ponto de dados que já existe na estratégia organizacional.

O ambiente de negócios muda rapidamente, e é por isso que é imperativo acompanhar continuamente o progresso em relação a todos os seus pontos de dados (não apenas medidas orientadas a projetos). Se, por exemplo, uma nova tecnologia entrou no mercado que afeta sua organização ou projeto, você precisa ser ágil, atento e pronto para fazer uma mudança em seus pontos de dados.

4. Atribua marcos, itens de ação e prazos

Os projetos têm muitas etapas diferentes e, embora um projeto possa ter um único gerente de projeto, as tarefas associadas ao alcance de diferentes marcos podem pertencer a diferentes indivíduos. Esteja você usando uma abordagem ágil ou uma abordagem em cascata para gerenciamento de projetos, todas as minietapas de um projeto precisam ser bem gerenciadas.

Os prazos dentro desses projetos podem ter dependências que causam grandes transtornos. Por exemplo, talvez você não consiga adicionar novos recursos a um software sem as bases do banco de dados instaladas. Ou você pode não conseguir pavimentar ou iluminar um túnel de construção se as paredes não estiverem estáveis ​​e o equipamento for movido. Vale a pena preparar todas as etapas de seus projetos e entender as inter-relações e dependências caso existam.

5. Marque reuniões para verificar o progresso

Nunca assuma que os projetos serão executados sem problemas. Reuniões regulares são um bom fórum para resolver problemas e verificar o progresso relacionado a projetos individuais e portfólios de projetos. Seu projeto pode ter enfrentado um desafio técnico que força uma decisão ou uma mudança no escopo, tempo ou custo que pode afetar todos os outros marcos do projeto. Ou, sua organização pode estar passando por cortes orçamentários ou alguma outra incerteza comercial que não está relacionada ao projeto, mas ainda pode causar uma mudança ou atraso em sua execução.

Você também desejará criar relatórios de gerenciamento para mostrar o progresso. Os relatórios devem incluir as datas de início e término do projeto, porcentagem concluída, gastos até a data e quaisquer etapas e pontos de verificação importantes (marcos) no projeto. Às vezes, a maneira mais fácil de mostrar essas informações é por meio de um gráfico de Gantt.

As reuniões sobre projetos individuais devem ocorrer com bastante frequência, até diariamente ou semanalmente, dependendo do projeto. Reuniões organizacionais maiores geralmente ocorrem mensalmente ou trimestralmente para discutir os projetos dentro do contexto da estratégia.

6. Faça um relatório/avaliação final do projeto

Não importa qual seja o projeto, é importante fazer um resumo no final, sinalizando que você passou da implementação do projeto para “negócios como sempre”. Por exemplo, uma implementação de software pode se transformar em um projeto sem fim se você considerar que sempre haverá novas versões de software e novos recursos a serem adicionados. Sua equipe de projeto precisa ter limites claros sobre quando interromper o projeto e fazer a transição do gerenciamento do software para as equipes de vendas e marketing.

O mesmo vale para a transição de um projeto de construção para um projeto de manutenção . A Big Dig em Boston levou 13 anos e, quando foi concluída, já havia manutenção em andamento nas estradas, pontes e túneis envolvidos no projeto.

No final de cada projeto, é útil reunir um resumo do projeto e uma revisão pós-ação (AAR). O AAR é essencialmente constituído por duas partes:

• A Parte I cobre as metas do projeto e as mudanças de tempo, escopo e orçamento. Essas informações devem gerar uma discussão sobre o que deu certo e pode ser melhorado.
• A Parte II cobre as informações que saíram da discussão. Que decisões você tomou e como isso influenciará projetos futuros? Precisamos alterar nosso modelo de plano de negócios inicial? Precisamos de outro ponto de check-in? Devemos mudar a forma como gerenciamos nosso orçamento de contingência para projetos?

A discussão deve incluir membros da equipe de liderança e departamentos que se beneficiaram com a implementação do projeto.

Medindo o sucesso do gerenciamento de desempenho do projeto

Você deve medir os resultados de cada um de seus projetos à medida que eles terminam e observar seu portfólio de projetos a cada mês ou trimestre. Quando os projetos terminarem, rastreie sua eficácia e AAR e use as informações para melhorar projetos futuros. Quando você revisa seu portfólio, deve ser para alinhamento estratégico e uso eficaz de recursos dentro do contexto da estratégia maior. Crie uma tabela para ajudar a orientar sua revisão, pensando em cada etapa individual do processo do projeto.

É de se esperar que seus métodos de sistema de gerenciamento de desempenho mudem com o tempo. Que informações seus líderes querem ver? Pode ser diferente do que você apresentou para um projeto anterior e pode ser necessário fazer ajustes para diferentes públicos. Isso é normal e você deve estar preparado para se adaptar.

Isso vale para as ferramentas que você está usando (idealmente, software) para realizar o processo também. Ele deve ser flexível o suficiente para evoluir de acordo com suas necessidades, enquanto serve como um hub para todos os dados estratégicos que você está coletando em sua organização.

Desempenho de projetos como vantagem competitiva

A competitividade de uma organização depende em parte de sua capacidade de concluir projetos de forma lucrativa. O processo de gestão de desempenho garante que os projetos permaneçam rentáveis ​​não apenas no sentido técnico, mas também no sentido estratégico, para que cada projeto impulsione a melhoria organizacional.

As empresas que desenvolvem uma abordagem abrangente para alinhar projetos à sua estratégia de negócios e, em seguida, rastreá-los e gerenciá-los bem, estão mais bem posicionadas para atingir seus objetivos porque podem transformar visões estratégicas de alto nível em ações tangíveis. É isso que impulsiona as organizações de alto desempenho – e as diferencia da concorrência.