Transparência: A Importância da Comunicação Aberta

Quando falamos sobre a história do Mediatoolkit, não podemos olhar para ela separadamente da comunicação aberta. A comunicação direta e bidirecional é algo que está presente no Mediatoolkit – nas pessoas, na cultura e na maneira de fazer negócios – desde o início.

“Enquanto crescia esta empresa, havia muitas dificuldades. Uma coisa que nunca foi um problema – foi falar sobre eles.”

Acreditamos que o único caminho para o sucesso é aquele cujos passos são acompanhados de abertura – para e entre os colaboradores, mas também para o público.

Acreditamos que o único caminho para o progresso contínuo é aquele em que todos tenham a oportunidade de participar da solução de problemas – por meio de propostas e implementação.

A comunicação aberta e a liberdade de expressão para nós foram, e ainda são, esse caminho. É por isso que a transparência é um dos nossos 5 valores - junto com progresso, qualidade, comunidade e propriedade.

A partir das relações dentro e entre as equipes, a chave para o sucesso sempre foi esse fluxo aberto de informação e comunicação, que se manifesta no Mediatoolkit de muitas maneiras diferentes, formais e informais.

Por meio de correspondência em vários canais do Slack, pausas ou pequenas visitas ao espaço de trabalho de outras equipes, sempre nutrimos uma cultura de interação descontraída. Esses check-ins curtos e informais oferecem oportunidades para criar uma visão única sobre os colegas e o trabalho que eles fazem.

A forma formal de fluxo de informações é mais estruturada e contínua e aquela que estamos sempre trabalhando e tentando melhorar. Esta é, em primeiro lugar, nossas reuniões semanais (#WINS Weekly) e, em seguida, conversas individuais mensais (Quality Time), conversas de desenvolvimento de funcionários e conversas de portas abertas. E, desde que começamos a oferecer uma forma híbrida de trabalho, o fluxo de informação e comunicação tornou-se mais pronunciado do que nunca – e é por isso que introduzimos mais uma entrevista individual com o gerente e check-in da equipe toda semana.

Agora você pode estar pensando: eles estão exagerando.

Sim, a comunicação aberta é importante. Sim, é importante garantir a transparência em uma empresa. E sim, é importante cultivar uma cultura de feedback. Porque mesmo quando você é uma pessoa aberta, você pode não ter uma propensão a comentar aberta e construtivamente sobre o trabalho de alguém.

Mas, no momento em que dar (e receber) feedback se torna uma tarefa cotidiana, perde-se o medo e a compreensão do feedback como um ataque pessoal e ganha a oportunidade de novas oportunidades e progresso. Ainda assim, precisamos de outra reunião para isso? A resposta geralmente é não – não precisamos de outra reunião que poderia ter sido um e-mail.

Quando você coloca todas as reuniões e conversas no papel, percebe quantas são e a frequência delas. Você se sente como uma bomba-relógio – outra reunião e é provável que você exploda.

Mas, quando você coloca todas as reuniões e conversas no papel, você percebe outra coisa, muito importante…

Como tornamos a transparência parte de nossa vida cotidiana na Mediatoolkit?

#WINS Semanalmente

#WINS Weekly, ou coloquialmente apenas Wins , reúne todo o Mediatoolkit todas as quintas-feiras no espaçoso salão de nossos escritórios em Vukasoviceva 1 (somos muitos, ok?). Durante as vitórias, nos atualizamos sobre o que conquistamos naquela semana e o que planejamos alcançar na próxima semana, e damos elogios e agradecimentos pelo que conquistamos.

O fluxo transparente de informações está no cerne do Wins, pois exige uma comunicação aberta sobre o que cada equipe está trabalhando, mas também suas conquistas e os desafios que enfrentaram naquela semana.

Wins abre com uma visão geral das principais métricas do nosso negócio – do NPS ao MRR, seguida de uma apresentação das métricas e realizações de cada equipe.

Durante todo o encontro, o pódio está aberto a todos para comentários e perguntas, mas também para elogios às pessoas que se destacaram naquela semana com seu trabalho e contribuição. Os elogios são especialmente interessantes porque são baseados em nossos valores.

Pois bem, embora as vitórias sejam uma manifestação de transparência, elas também representam uma oportunidade de destacar comportamentos que estiveram no espírito de todos os nossos valores.

Tempo de qualidade (QT)

Enquanto as vitórias são uma “plataforma” para apresentar o trabalho em equipe, os QTs são dedicados a indivíduos. O principal objetivo dessas conversas individuais com o gerente é monitorar a satisfação dos funcionários – tanto a satisfação com a equipe e o trabalho que realizam, quanto com toda a empresa.

Por meio dessa conversa mensal, cada pessoa cria uma relação de confiança e transparência com o líder de sua equipe. Essas conversas servem como uma reflexão sobre o que foi feito naquele mês, sobre a satisfação com o próprio trabalho e as oportunidades de progresso. As reuniões de tempo de qualidade são uma oportunidade para uma conversa aberta sobre a já mencionada satisfação com a empresa – como você se sente, quais desafios você enfrenta e o que pode ser feito para aumentar sua satisfação.

Embora guiado por questões-chave e pontos de conversação, o QT nunca é um interrogatório e uma via de mão única. É uma conversa no sentido pleno da palavra – muitas vezes conduzida em um ambiente informal com uma xícara de café (ou chá).

Caracterizada pela flexibilidade, a forma como o QT é conduzido pode variar de equipe para equipe e de pessoa para pessoa. Cada equipe e cada pessoa não são iguais, então a QT se adapta aos desejos de cada pessoa.

Conversas de desenvolvimento de funcionários

As conversas de desenvolvimento de funcionários são, como o próprio nome sugere, conversas sobre o caminho de desenvolvimento individual de cada funcionário.

Embora ocorram duas vezes por ano, essas conversas, na verdade, estabelecem as bases para o trabalho e as contribuições ao longo do ano. Mas, por que os temos?

As conversas de desenvolvimento começam com uma conversa aberta sobre onde você está agora e, mais importante, onde deseja estar em sua carreira. É uma conversa sobre competências individuais, objetivos de carreira e espaço para progresso.

O objetivo principal e, em última análise, o resultado da conversa sobre desenvolvimento de funcionários é um plano de ação claro – as etapas que o líder da equipe define com cada membro da equipe para alcançar a carreira desejada por todos.

Comunicação aberta, aspirações, desejos e metas são a base para o planejamento bem-sucedido e a realização de um plano de desenvolvimento individual do funcionário.

Portas Abertas

Completamos toda a história com outra atividade semanal cujo ponto de partida, você adivinhou, é a comunicação aberta.

As Portas Abertas não são obrigatórias, mas certamente representam mais uma oportunidade para cada pessoa vir diretamente ao nosso COO, Ivor, e conversar com ele sobre diversos assuntos – desde os desafios que a pessoa pode estar enfrentando até certas decisões que foram tomadas em uma empresa nível.

O Mediatoolkit está em constante crescimento e, com o crescimento da equipe, a forma de comunicação está mudando. Assim, a par de todas as outras oportunidades de comunicação aberta, as Portas Abertas são mais uma forma de melhorar a comunicação dentro da equipa, dar feedback e responder a tudo o que nos interessa.

“Falar sobre nossas decisões nos permite melhorá-las.”

Então, quando você coloca todas as reuniões e conversas no papel, você percebe outra coisa importante…

… eles incentivam a interação e constroem as bases para relacionamentos mais fortes entre equipes e entre equipes.

Podemos falar de inúmeros encontros, mas a verdade é que cada um de nós os aprecia imensamente. Cada reunião e cada conversa tem seu propósito único de alcançar uma comunicação transparente. Queremos que todos em nossa equipe tenham mais oportunidades de expressar abertamente suas opiniões, desejos, aspirações e desafios.

Quando você enfatiza a comunicação aberta, a transparência e o acesso direto à informação e quando você os apoia todos os dias com suas ações, não há problema, nenhum desafio, seja em nível individual ou de equipe, que não possa ser resolvido.

Quando você enfatiza a importância de dar e receber feedback, evitar isso se torna uma coisa do passado. Em vez disso, praticar dar e receber feedback torna-se parte da vida cotidiana e um caminho claro para o desenvolvimento pessoal e da equipe.

É por isso que a bomba que mencionamos no início nunca “explodiu”, mas foi continuamente desativada.

Fomos nomeados o Melhor Empregador três vezes. E sim, nós nos gabamos disso abertamente. Não porque achamos que isso nos coloca em uma prateleira alta com as empresas mais desejáveis, mas porque é uma prova interna para nós de que estamos fazendo uma coisa boa.

Todos os anos crescemos como equipe e como empresa – e hoje com uma equipe de mais de 50 funcionários, operamos em mais de 90 países ao redor do mundo. Desenvolvemos um rastreador que rastreia mais de 10 milhões de URLs e coleta mais de 50 milhões de artigos por dia.

O caminho de Estagiário para Gerente e Diretor não é apenas uma possibilidade, mas uma realidade no Mediatoolkit. Por meio de cada conversa de desenvolvimento de funcionários, descobrimos e nutrimos as competências de nossos funcionários e as moldamos juntos, na carreira que eles escolhem para si.

E, antes de nos acusar de nos gabar, vamos explicar por que as reuniões desempenham um papel tão importante em nosso sucesso. Eles têm esse papel porque cada reunião tem seu propósito único – desde transparência, comunicação aberta e incentivo à interação, até a construção de relacionamentos de equipe de qualidade que levem à satisfação e ao crescimento.

Cada comentário, cada feedback, cada nova ideia, cada colaboração e cada interação nos trouxe exatamente onde estamos hoje.

E é por isso que a transparência está no centro do Mediatoolkit.