Trasparenza: l'importanza della comunicazione aperta

Quando si parla della storia di Mediatoolkit, non possiamo considerarla separatamente dalla comunicazione aperta. La comunicazione diretta e bidirezionale è qualcosa che è stato intessuto in Mediatoolkit – nelle persone, nella cultura e nel modo di fare affari – sin dall'inizio.

“Durante la crescita di questa azienda, ci sono state molte difficoltà. Una cosa che non è mai stata un problema: parlarne".

Crediamo che l'unica strada verso il successo sia quella i cui passi sono accompagnati dall'apertura – verso e tra i dipendenti, ma anche verso il pubblico.

Crediamo che l'unico percorso verso il progresso continuo sia quello in cui tutti hanno l'opportunità di partecipare alla risoluzione dei problemi, attraverso proposte e implementazione.

La comunicazione aperta e la libertà di espressione per noi erano, e sono tuttora, quella strada. È per questo motivo che la trasparenza è uno dei nostri 5 valori, insieme a progresso, qualità, comunità e proprietà.

A partire dalle relazioni all'interno e tra i team, la chiave del successo è sempre stata questo flusso aperto di informazioni e comunicazione, che si manifesta in Mediatoolkit in molti modi diversi, sia formali che informali.

Attraverso la corrispondenza in vari canali Slack, pause o brevi visite allo spazio di lavoro di altri team, abbiamo sempre coltivato una cultura di interazione rilassata. Questi check-in brevi e informali offrono l'opportunità di creare una visione unica dei colleghi e del lavoro che svolgono.

Il modo formale del flusso informativo è più strutturato e continuo e quello su cui lavoriamo e cerchiamo sempre di migliorare. Si tratta, in primo luogo, delle nostre riunioni settimanali (#WINS Weekly), quindi delle conversazioni individuali mensili (Quality Time), delle conversazioni sullo sviluppo dei dipendenti e delle conversazioni a porte aperte. E, da quando abbiamo iniziato a offrire un modo di lavorare ibrido, il flusso di informazioni e comunicazione è diventato più pronunciato che mai, motivo per cui abbiamo introdotto ogni settimana un'altra intervista individuale con il manager e il check-in del team.

Ora potresti pensare: stanno esagerando.

Sì, la comunicazione aperta è importante. Sì, è importante garantire la trasparenza in un'azienda. E sì, è importante coltivare una cultura del feedback. Perché anche quando sei una persona aperta, potresti non avere un debole per commentare apertamente e in modo costruttivo il lavoro di qualcuno.

Ma nel momento in cui dare (e ricevere) feedback diventa un compito quotidiano, si perde la paura e la comprensione del feedback come un attacco personale e si ottiene l'opportunità di nuove opportunità e progressi. Tuttavia, abbiamo bisogno di un altro incontro per questo? La risposta è spesso no: non abbiamo bisogno di un altro incontro che avrebbe potuto essere un'e-mail.

Quando metti su carta tutte le riunioni e le conversazioni, ti rendi conto di quante sono e della loro frequenza. Ti senti come una bomba a orologeria: un altro incontro e rischia di esplodere.

Ma quando metti su carta tutte le riunioni e le conversazioni, ti rendi conto di un'altra cosa molto importante...

Come rendiamo la trasparenza una parte della nostra vita quotidiana in Mediatoolkit?

#VINCE settimanale

#WINS Weekly, o colloquialmente semplicemente Wins , raccoglie ogni giovedì l'intero Mediatoolkit nell'ampio salone dei nostri uffici di Vukasoviceva 1 (siamo in tanti, ok?). Durante Wins, ci aggiorniamo reciprocamente su ciò che abbiamo ottenuto quella settimana e su ciò che prevediamo di ottenere la prossima settimana, e ringraziamo e lodiamo per ciò che abbiamo ottenuto.

Il flusso trasparente di informazioni è al centro di Wins in quanto richiede una comunicazione aperta su ciò su cui ogni team sta lavorando, ma anche sui risultati ottenuti e sulle sfide che hanno affrontato quella settimana.

Wins si apre con una panoramica delle metriche chiave della nostra attività, da NPS a MRR, seguita da una presentazione delle metriche e dei risultati di ciascun team.

Durante tutto l'incontro, il podio è aperto a tutti per commenti e domande, ma anche elogi per le persone che si sono distinte quella settimana con il loro lavoro e il loro contributo. I complimenti sono particolarmente interessanti perché si basano sui nostri valori.

Ebbene, le vittorie, sebbene siano una manifestazione di trasparenza, rappresentano anche un'opportunità per evidenziare comportamenti che sono stati nello spirito di tutti i nostri valori.

Tempo di qualità (QT)

Mentre le vittorie sono una "piattaforma" per presentare il lavoro di squadra, i QT sono dedicati a individui. Lo scopo principale di queste conversazioni individuali con il manager è monitorare la soddisfazione dei dipendenti, sia per il team che per il lavoro che svolgono, e per l'intera azienda.

Attraverso questa conversazione mensile, ogni persona crea un rapporto di fiducia e trasparenza con il proprio team leader. Queste conversazioni servono come riflessione su ciò che è stato fatto durante quel mese, sulla soddisfazione per il proprio lavoro e sulle opportunità di progresso. Le riunioni del tempo di qualità sono un'opportunità per una conversazione aperta sulla già menzionata soddisfazione per l'azienda: come ti senti, quali sfide devi affrontare e cosa si può fare per aumentare la tua soddisfazione.

Sebbene guidato da questioni chiave e punti di conversazione, QT non è mai un interrogatorio e una strada a senso unico. È una conversazione nel vero senso della parola, spesso condotta in un ambiente informale con una tazza di caffè (o tè).

Caratterizzato da flessibilità, il modo in cui viene condotto il QT può variare da squadra a squadra e da persona a persona. Ogni squadra e ogni persona non è la stessa, quindi QT si adatta ai desideri di ogni persona.

Conversazioni sullo sviluppo dei dipendenti

Le conversazioni sullo sviluppo dei dipendenti sono, come suggerisce il nome, conversazioni sul percorso di sviluppo individuale di ciascun dipendente.

Sebbene si svolgano due volte l'anno, queste conversazioni in realtà gettano le basi per il lavoro e i contributi durante tutto l'anno. Ma perché li abbiamo?

Le conversazioni sullo sviluppo iniziano con una conversazione aperta su dove ti trovi ora e, soprattutto, dove vuoi essere nella tua carriera. È una conversazione sulle competenze individuali, gli obiettivi di carriera e lo spazio per il progresso.

Lo scopo principale, e in definitiva il risultato, della conversazione sullo sviluppo dei dipendenti, è un piano d'azione chiaro: i passaggi che il team guida mette insieme a ciascun membro del team al fine di raggiungere il percorso di carriera desiderato da tutti.

La comunicazione aperta, le aspirazioni, i desideri e gli obiettivi sono la base per la pianificazione e la realizzazione di successo di un piano di sviluppo individuale dei dipendenti.

Porte aperte

Concludiamo l'intera storia con un'altra attività settimanale il cui punto di partenza, avete indovinato, è la comunicazione aperta.

Le Porte Aperte non sono obbligatorie, ma rappresentano sicuramente un'altra opportunità per ogni persona di venire direttamente dal nostro COO, Ivor, e parlargli di vari argomenti, dalle sfide che la persona potrebbe trovarsi ad affrontare a determinate decisioni che sono state prese su un'azienda livello.

Mediatoolkit è in continua crescita e, con la crescita del team, il modo di comunicare sta cambiando. Pertanto, insieme a tutte le altre opportunità di comunicazione aperta, le Porte Aperte sono un altro modo per migliorare la comunicazione all'interno del team, fornire feedback e ottenere una risposta a tutto ciò che ci interessa.

“Parlare delle nostre decisioni ci permette di migliorarle”.

Quindi, quando metti su carta tutte le riunioni e le conversazioni, ti rendi conto di un'altra cosa importante...

… incoraggiano l'interazione e creano le basi per relazioni più solide all'interno del team e tra i team.

Possiamo parlare di innumerevoli incontri, ma la verità è che ognuno di noi li apprezza immensamente. Ogni incontro e ogni conversazione ha il suo scopo unico nel raggiungere una comunicazione trasparente. Vogliamo che tutti i membri del nostro team abbiano maggiori opportunità di esprimere apertamente le proprie opinioni, desideri, aspirazioni e sfide.

Quando enfatizzi la comunicazione aperta, la trasparenza e l'accesso diretto alle informazioni e quando li sostieni ogni giorno con le tue azioni, non c'è problema, nessuna sfida, a livello individuale o di squadra, che non possa essere risolta.

Quando sottolinei l'importanza di dare e ricevere feedback, evitarlo diventa un ricordo del passato. Invece, esercitarsi nel dare e ricevere feedback diventa parte della vita quotidiana e un percorso chiaro per lo sviluppo personale e di squadra.

Per questo la bomba di cui parlavamo all'inizio non è mai “esplosa” ma è stata continuamente disattivata.

Siamo stati nominati tre volte il miglior datore di lavoro. E sì, ce ne vantiamo apertamente. Non perché pensiamo che ci metta su uno scaffale alto con le aziende più desiderabili, ma perché è una prova interna per noi che stiamo facendo una buona cosa.

Ogni anno cresciamo come squadra e come azienda e oggi con un team di oltre 50 dipendenti operiamo in oltre 90 paesi in tutto il mondo. Abbiamo sviluppato un crawler che tiene traccia di oltre 10 milioni di URL e raccoglie più di 50 milioni di articoli al giorno.

Il percorso da Stagista a Manager e Direttore non è solo una possibilità, ma una realtà in Mediatoolkit. Attraverso ogni conversazione sullo sviluppo dei dipendenti, scopriamo e coltiviamo le competenze dei nostri dipendenti e li modelliamo insieme, nel percorso di carriera che scelgono per se stessi.

E, prima che ci accusi di vantarci, spieghiamo perché le riunioni giocano un ruolo così importante nel nostro successo. Hanno questo ruolo perché ogni riunione ha il suo scopo unico: dalla trasparenza, alla comunicazione aperta e all'incoraggiamento dell'interazione, alla costruzione di relazioni di squadra di qualità che portano alla soddisfazione e alla crescita.

Ogni commento, ogni feedback, ogni nuova idea, ogni collaborazione e ogni interazione ci ha portato proprio dove siamo oggi.

Ed è per questo che la trasparenza è al centro di Mediatoolkit.