Transparencia: la importancia de la comunicación abierta

Cuando hablamos de la historia de Mediatoolkit, no podemos mirarla separadamente de la comunicación abierta. La comunicación bidireccional directa es algo que se ha entretejido en Mediatoolkit, en la gente, la cultura y la forma de hacer negocios, desde el principio.

“Mientras crecía esta empresa, hubo muchas dificultades. Una cosa que nunca fue un problema: hablar de ellos”.

Creemos que el único camino hacia el éxito es aquel cuyos pasos van acompañados de apertura, hacia y entre los empleados, pero también hacia el público.

Creemos que el único camino hacia el progreso continuo es aquel en el que todos tienen la oportunidad de participar en la resolución de problemas, a través de propuestas e implementación.

La comunicación abierta y la libertad de expresión para nosotros fueron, y siguen siendo, ese camino. Es por eso que la transparencia es uno de nuestros 5 valores, junto con el progreso, la calidad, la comunidad y la propiedad.

Partiendo de las relaciones dentro y entre los equipos, la clave del éxito siempre ha sido este flujo abierto de información y comunicación, que se manifiesta en Mediatoolkit de muchas maneras diferentes, tanto formales como informales.

A través de correspondencia en varios canales de Slack, descansos o visitas breves al espacio de trabajo de otros equipos, siempre hemos fomentado una cultura de interacción relajada. Estos controles breves e informales brindan oportunidades para crear una visión única de los colegas y el trabajo que realizan.

La forma formal de flujo de información es más estructurada y continua y en la que siempre estamos trabajando y tratando de mejorar. Estas son, en primer lugar, nuestras reuniones semanales (#WINS Weekly), y luego conversaciones individuales mensuales (Quality Time), conversaciones de desarrollo de empleados y conversaciones de puertas abiertas. Y, desde que comenzamos a ofrecer una forma híbrida de trabajar, el flujo de información y comunicación se ha vuelto más pronunciado que nunca, razón por la cual hemos introducido otra entrevista individual con el gerente y el registro del equipo cada semana.

Ahora puedes estar pensando: están exagerando.

Sí, la comunicación abierta es importante. Sí, es importante garantizar la transparencia en una empresa. Y sí, es importante cultivar una cultura de retroalimentación. Porque incluso cuando eres una persona abierta, es posible que no tengas una inclinación por comentar abierta y constructivamente sobre el trabajo de alguien.

Pero, en el momento en que dar (y recibir) retroalimentación se convierte en una tarea cotidiana, uno pierde el miedo y la comprensión de la retroalimentación como un ataque personal y obtiene la oportunidad de nuevas oportunidades y progreso. Aún así, ¿necesitamos otra reunión para eso? La respuesta suele ser no: no necesitamos otra reunión que podría haber sido un correo electrónico.

Cuando pones en papel todas las reuniones y conversaciones, te das cuenta de cuántas hay y su frecuencia. Te sientes como una bomba de relojería: otra reunión y es probable que explotes.

Pero, cuando pones todas las reuniones y conversaciones en papel, te das cuenta de otra cosa muy importante...

¿Cómo hacemos que la transparencia sea parte de nuestra vida cotidiana en Mediatoolkit?

#GANA Semanalmente

#WINS Weekly, o coloquialmente solo Wins , reúne todo el conjunto de herramientas multimedia todos los jueves en el espacioso salón de nuestras oficinas en Vukasoviceva 1 (somos muchos, ¿de acuerdo?). Durante Wins, nos actualizamos mutuamente sobre lo que logramos esa semana y lo que planeamos lograr la próxima semana, y nos felicitamos y agradecemos por lo que logramos.

El flujo transparente de información es el núcleo de Wins, ya que exige una comunicación abierta sobre en qué está trabajando cada equipo, pero también sobre sus logros y los desafíos que enfrentaron esa semana.

Wins comienza con una descripción general de las métricas clave de nuestro negocio, desde NPS hasta MRR, seguida de una presentación de las métricas y los logros de cada equipo.

A lo largo de la reunión, el podio está abierto a todos para comentarios y preguntas, pero también para felicitar a las personas que se destacaron esa semana con su trabajo y contribución. Los cumplidos son especialmente interesantes porque se basan en nuestros valores.

Bueno, aunque los triunfos son una manifestación de transparencia, también representan una oportunidad para resaltar comportamientos que han estado en el espíritu de todos nuestros valores.

Tiempo de calidad (QT)

Si bien las victorias son una "plataforma" para presentar el trabajo en equipo, los QT están dedicados a individuos El objetivo principal de estas conversaciones uno a uno con el gerente es monitorear la satisfacción de los empleados, tanto la satisfacción con el equipo y el trabajo que realizan, como con toda la empresa.

A través de esta conversación mensual, cada persona crea una relación de confianza y transparencia con su líder de equipo. Estas conversaciones sirven como reflexión sobre lo realizado durante ese mes, sobre la satisfacción con el propio trabajo y las oportunidades de progreso. Las reuniones de tiempo de calidad son una oportunidad para una conversación abierta sobre la satisfacción con la empresa ya mencionada: cómo se siente, qué desafíos enfrenta y qué se puede hacer para aumentar su satisfacción.

Aunque guiada por temas clave y puntos de conversación, QT nunca es un interrogatorio y una calle de un solo sentido. Es una conversación en el pleno sentido de la palabra, a menudo llevada a cabo en un ambiente informal con una taza de café (o té).

Caracterizado por la flexibilidad, la forma en que se lleva a cabo QT puede variar de un equipo a otro y de una persona a otra. Todos los equipos y todas las personas no son iguales, por lo que QT se adapta a los deseos de cada persona.

Conversaciones de desarrollo de empleados

Las conversaciones de desarrollo de empleados son, como su nombre lo indica, conversaciones sobre el camino de desarrollo individual de cada empleado.

Aunque se llevan a cabo dos veces al año, estas conversaciones en realidad sientan las bases para el trabajo y las contribuciones durante todo el año. Pero, ¿por qué los tenemos?

Las conversaciones de desarrollo comienzan con una conversación abierta sobre dónde se encuentra ahora y, lo que es más importante, dónde quiere estar en su carrera. Es una conversación sobre competencias individuales, objetivos profesionales y espacio para el progreso.

El objetivo principal y, en última instancia, el resultado de la conversación sobre el desarrollo de los empleados es un plan de acción claro: los pasos que el líder del equipo establece con cada miembro del equipo para lograr la carrera profesional deseada por todos.

La comunicación abierta, las aspiraciones, los deseos y las metas son la base para la planificación y realización exitosas de un plan de desarrollo individual para los empleados.

Puertas abiertas

Completamos toda la historia con otra actividad semanal cuyo punto de partida, lo adivinaste, es la comunicación abierta.

Las Puertas Abiertas no son obligatorias, pero ciertamente representan otra oportunidad para que cada persona se acerque directamente a nuestro COO, Ivor, y hable con él sobre varios temas, desde los desafíos que la persona podría enfrentar hasta ciertas decisiones que se tomaron en una empresa. nivel.

Mediatoolkit está en constante crecimiento, y con el crecimiento del equipo, la forma de comunicación está cambiando. Por lo tanto, junto con todas las demás oportunidades de comunicación abierta, las Puertas Abiertas son otra forma de mejorar la comunicación dentro del equipo, retroalimentar y obtener respuesta a todo lo que nos interesa.

“Hablar de nuestras decisiones nos permite mejorarlas”.

Entonces, cuando pones todas las reuniones y conversaciones en papel, te das cuenta de otra cosa importante…

… fomentan la interacción y construyen las bases para relaciones más sólidas dentro del equipo y entre equipos.

Podemos hablar de infinidad de encuentros, pero la verdad es que cada uno de nosotros los agradece inmensamente. Cada reunión y cada conversación tiene su propósito único en lograr una comunicación transparente. Queremos que todos en nuestro equipo tengan más oportunidades de expresar abiertamente sus opiniones, deseos, aspiraciones y desafíos.

Cuando enfatizas la comunicación abierta, la transparencia y el acceso directo a la información y cuando los apoyas todos los días con tus acciones, no hay problema, ni desafío, ya sea a nivel individual o de equipo, que no pueda ser resuelto.

Cuando enfatizas la importancia de dar y recibir retroalimentación, evitarla se vuelve cosa del pasado. En cambio, practicar dar y recibir retroalimentación se convierte en parte de la vida cotidiana y en un camino claro hacia el desarrollo personal y del equipo.

Es por eso que la bomba que mencionamos al principio nunca “explotó” sino que estuvo continuamente desactivada.

Hemos sido nombrados el Mejor Empleador tres veces. Y sí, nos jactamos de ello abiertamente. No porque pensemos que nos coloca en un estante alto con las empresas más deseables, sino porque es una prueba interna para nosotros de que estamos haciendo algo bueno.

Cada año crecemos como equipo y como empresa, y hoy, con un equipo de más de 50 empleados, operamos en más de 90 países de todo el mundo. Hemos desarrollado un rastreador que rastrea más de 10 millones de URL y recopila más de 50 millones de artículos al día.

El camino de ser un pasante a convertirse en gerente y director no es solo una posibilidad, sino una realidad en Mediatoolkit. A través de cada conversación de desarrollo de empleados, descubrimos y nutrimos las competencias de nuestros empleados y les damos forma juntos, en la carrera profesional que eligen para ellos mismos.

Y, antes de que nos acuse de fanfarronear, permítanos explicarle por qué las reuniones juegan un papel tan importante en nuestro éxito. Tienen esta función porque cada reunión tiene su propio propósito único, desde la transparencia, la comunicación abierta y el fomento de la interacción, hasta la construcción de relaciones de equipo de calidad que conducen a la satisfacción y el crecimiento.

Cada comentario, cada retroalimentación, cada nueva idea, cada colaboración y cada interacción nos llevaron justo donde estamos hoy.

Y es por eso que la transparencia está en el centro de Mediatoolkit.