Transparence : l'importance d'une communication ouverte

Lorsque nous parlons de l'histoire de Mediatoolkit, nous ne pouvons pas la regarder séparément de la communication ouverte. La communication directe et bidirectionnelle est quelque chose qui a été tissé dans Mediatoolkit - dans les gens, la culture et la façon de faire des affaires - depuis le tout début.

"Lors de la croissance de cette entreprise, il y avait eu beaucoup de difficultés. Une chose qui n'a jamais été un problème, c'était d'en parler.

Nous croyons que le seul chemin vers le succès est celui dont les démarches s'accompagnent d'une ouverture d'esprit – envers et entre les employés, mais aussi envers le public.

Nous pensons que la seule voie vers un progrès continu est celle où chacun a la possibilité de participer à la résolution des problèmes - par le biais de propositions et de la mise en œuvre.

Pour nous, la communication ouverte et la liberté d'expression étaient, et sont toujours, cette voie. C'est pour cette raison que la transparence est l'une de nos 5 valeurs - avec le progrès, la qualité, la communauté et l'appropriation.

Partant des relations au sein et entre les équipes, la clé du succès a toujours été ce flux ouvert d'informations et de communication, qui se manifeste dans Mediatoolkit de différentes manières, à la fois formelles et informelles.

Grâce à la correspondance dans divers canaux Slack, des pauses ou de courtes visites à l'espace de travail d'autres équipes, nous avons toujours nourri une culture d'interaction détendue. Ces vérifications courtes et informelles offrent des opportunités de créer un aperçu unique des collègues et du travail qu'ils font.

Le mode formel de circulation de l'information est plus structuré et continu et c'est celui sur lequel nous travaillons et essayons toujours d'améliorer. Il s'agit d'abord de nos réunions hebdomadaires (#WINS Weekly), puis des conversations mensuelles en tête-à-tête (Quality Time), des conversations sur le développement des employés et des conversations portes ouvertes. Et, depuis que nous avons commencé à proposer une méthode de travail hybride, le flux d'informations et de communication est devenu plus prononcé que jamais - c'est pourquoi nous avons introduit un autre entretien individuel avec le responsable et l'enregistrement de l'équipe chaque semaine.

Maintenant, vous pensez peut-être : ils exagèrent.

Oui, la communication ouverte est importante. Oui, il est important d'assurer la transparence dans une entreprise. Et oui, il est important de cultiver une culture du feedback. Parce que même lorsque vous êtes une personne ouverte, vous n'avez peut-être pas tendance à commenter ouvertement et de manière constructive le travail de quelqu'un.

Mais, au moment où donner (et recevoir) des commentaires devient une tâche quotidienne, on perd la peur et la compréhension des commentaires en tant qu'attaque personnelle et on a l'opportunité de nouvelles opportunités et de progrès. Pourtant, avons-nous besoin d'une autre réunion pour cela? La réponse est souvent non – nous n'avons pas besoin d'une autre réunion qui aurait pu être un e-mail.

Lorsque vous mettez toutes les réunions et conversations sur papier, vous vous rendez compte de leur nombre et de leur fréquence. Vous vous sentez comme une bombe à retardement - une autre réunion et vous risquez d'exploser.

Mais, lorsque vous mettez toutes les réunions et conversations sur papier, vous vous rendez compte d'une autre chose, très importante…

Comment intégrer la transparence dans notre quotidien chez Mediatoolkit ?

#WINS Hebdomadaire

#WINS Weekly, ou familièrement simplement Wins , rassemble l'ensemble du Mediatoolkit tous les jeudis dans le salon spacieux de nos bureaux à Vukasoviceva 1 (nous sommes nombreux, d'accord ?). Pendant les victoires, nous nous informons mutuellement de ce que nous avons réalisé cette semaine et de ce que nous prévoyons de réaliser la semaine prochaine, et nous félicitons et remercions pour ce que nous avons réalisé.

Le flux transparent d'informations est au cœur même de Wins car il nécessite une communication ouverte sur ce sur quoi chaque équipe travaille, mais aussi sur leurs réalisations et les défis auxquels ils ont été confrontés cette semaine-là.

Wins s'ouvre sur un aperçu des mesures clés de notre entreprise - du NPS au MRR, suivi d'une présentation des mesures et des réalisations de chaque équipe.

Tout au long de la réunion, le podium est ouvert à tous pour des commentaires, des questions, mais aussi des éloges pour les personnes qui se sont démarquées cette semaine-là par leur travail et leur contribution. Les compliments sont particulièrement intéressants car ils sont basés sur nos valeurs.

Eh bien, si les victoires sont une manifestation de transparence, elles représentent aussi une opportunité de mettre en lumière des comportements qui ont été dans l'esprit de toutes nos valeurs.

Temps de qualité (QT)

Alors que les victoires sont une «plate-forme» pour présenter le travail d'équipe, les QT sont dédiés à personnes. L'objectif principal de ces conversations individuelles avec le responsable est de surveiller la satisfaction des employés - à la fois la satisfaction à l'égard de l'équipe et du travail qu'ils effectuent, et de l'ensemble de l'entreprise.

A travers cette conversation mensuelle, chacun crée une relation de confiance et de transparence avec son chef d'équipe. Ces conversations servent de réflexion sur ce qui a été fait au cours de ce mois, sur la satisfaction de son propre travail et sur les opportunités de progrès. Les réunions de temps de qualité sont l'occasion d'une conversation ouverte sur la satisfaction déjà mentionnée à l'égard de l'entreprise - ce que vous ressentez, les défis auxquels vous êtes confrontés et ce qui peut être fait pour augmenter votre satisfaction.

Bien que guidé par des questions clés et des points de conversation, QT n'est jamais une interrogation et une rue à sens unique. C'est une conversation au sens plein du terme - souvent menée dans un cadre informel avec une tasse de café (ou de thé).

Caractérisée par la flexibilité, la façon dont QT est mené peut varier d'une équipe à l'autre et d'une personne à l'autre. Chaque équipe et chaque personne n'est pas la même, alors QT s'adapte aux souhaits de chacun.

Conversations sur le développement des employés

Les conversations sur le développement des employés sont, comme leur nom l'indique, des conversations sur le parcours de développement individuel de chaque employé.

Bien qu'elles aient lieu deux fois par an, ces conversations posent en réalité les bases d'un travail et de contributions tout au long de l'année. Mais pourquoi les avons-nous ?

Les conversations de développement commencent par une conversation ouverte sur où vous en êtes maintenant et, plus important encore, où vous voulez être dans votre carrière. Il s'agit d'une conversation sur les compétences individuelles, les objectifs de carrière et la marge de progression.

L'objectif principal, et finalement le résultat, de la conversation sur le développement des employés est un plan d'action clair - les étapes que le chef d'équipe met en place avec chaque membre de l'équipe afin d'atteindre le cheminement de carrière souhaité par chacun.

Une communication ouverte, des aspirations, des désirs et des objectifs sont à la base d'une planification et d'une réalisation réussies d'un plan de développement individuel pour les employés.

Portes ouvertes

Nous terminons toute l'histoire avec une autre activité hebdomadaire dont le point de départ, vous l'aurez deviné, est la communication ouverte.

Les portes ouvertes ne sont pas obligatoires, mais elles représentent certainement une autre opportunité pour chaque personne de venir directement voir notre COO, Ivor, et de lui parler de divers sujets - des défis auxquels la personne pourrait être confrontée à certaines décisions qui ont été prises sur une entreprise niveau.

Mediatoolkit est en croissance constante, et avec la croissance de l'équipe, le mode de communication change. Par conséquent, avec toutes les autres opportunités de communication ouverte, les portes ouvertes sont un autre moyen d'améliorer la communication au sein de l'équipe, de donner des commentaires et d'obtenir une réponse à tout ce qui nous intéresse.

"Parler de nos décisions nous permet de les améliorer."

Ainsi, lorsque vous mettez toutes les réunions et conversations sur papier, vous vous rendez compte d'une autre chose importante…

… ils encouragent l'interaction et jettent les bases de relations intra-équipe et inter-équipes plus solides.

Nous pouvons parler d'innombrables réunions, mais la vérité est que chacun de nous les apprécie énormément. Chaque réunion et chaque conversation a son but unique dans la réalisation d'une communication transparente. Nous voulons que chaque membre de notre équipe ait plus d'opportunités d'exprimer ouvertement ses opinions, ses désirs, ses aspirations et ses défis.

Lorsque vous mettez l'accent sur la communication ouverte, la transparence et l'accès direct à l'information et que vous les soutenez au quotidien dans vos actions, il n'y a aucun problème, aucun défi, que ce soit au niveau individuel ou d'équipe, qui ne puisse être résolu.

Lorsque vous insistez sur l'importance de donner et de recevoir des commentaires, vous en éloigner devient une chose du passé. Au lieu de cela, s'entraîner à donner et à recevoir des commentaires devient une partie de la vie quotidienne et un chemin clair vers le développement personnel et d'équipe.

C'est pourquoi la bombe dont nous avons parlé au début n'a jamais "explosé" mais a été continuellement désactivée.

Nous avons été nommés meilleur employeur à trois reprises. Et oui, on s'en vante ouvertement. Non pas parce que nous pensons que cela nous place sur une étagère élevée avec les entreprises les plus désirables, mais parce que c'est pour nous la preuve interne que nous faisons une bonne chose.

Chaque année, nous grandissons en tant qu'équipe et en tant qu'entreprise - et aujourd'hui, avec une équipe de plus de 50 employés, nous opérons dans plus de 90 pays à travers le monde. Nous avons développé un crawler qui suit plus de 10 millions d'URL et collecte plus de 50 millions d'articles par jour.

Le cheminement d'un stagiaire à un manager et un directeur n'est pas seulement une possibilité, mais une réalité dans Mediatoolkit. À travers chaque conversation sur le développement des employés, nous découvrons et cultivons les compétences de nos employés et les façonnons ensemble, sur le cheminement de carrière qu'ils choisissent eux-mêmes.

Et, avant que vous nous accusiez de nous vanter, laissez-nous vous expliquer pourquoi les réunions jouent un si grand rôle dans notre succès. Ils ont ce rôle parce que chaque réunion a son propre objectif unique - de la transparence, de la communication ouverte et de l'encouragement de l'interaction à l'établissement de relations d'équipe de qualité qui mènent à la satisfaction et à la croissance.

Chaque commentaire, chaque rétroaction, chaque nouvelle idée, chaque collaboration et chaque interaction nous a amenés là où nous en sommes aujourd'hui.

Et c'est pourquoi la transparence est au cœur de Mediatoolkit.