O que é bloqueio de tempo? Um guia para iniciantes

Quer se trate de reuniões improvisadas surgindo, colegas de trabalho quebrando nosso foco ou o fluxo interminável de e-mails inundando, permanecer no caminho certo e no controle de nossas agendas pode parecer impossível.

É por isso que as técnicas de gerenciamento de tempo se tornaram cada vez mais populares nos últimos anos. Em nossa cultura digital 'sempre ativa', a maioria de nós vive em um estado de constante distração. Para podermos trabalhar da maneira que queremos, precisamos implementar uma estrutura real e tangível. E de todos os muitos sistemas de gerenciamento de tempo sobre os quais estamos falando agora, o bloqueio de tempo pode ser o que pode mudar nossas vidas de maneira mais significativa para melhor.

Mas o que exatamente é o bloqueio de tempo e como podemos usá-lo para trabalhar de forma mais inteligente?

O que é bloqueio de tempo?

O bloqueio de tempo é um sistema de gerenciamento de tempo que divide seu dia em unidades finitas. Envolve planejar seu dia com antecedência e alocar porções específicas de tempo para determinadas tarefas, por exemplo, 20 minutos para e-mail, 30 minutos para reuniões, duas horas para trabalho profundo, etc.

A quantidade de tempo que você aloca depende de você – e Elon Musk e Bill Gates são apenas dois exemplos de pessoas que preferem trabalhar em períodos mais curtos de tempo; ambos são fãs de micro-agendamento , o que significa traçar seu dia em blocos de cinco minutos. Dada a produtividade bastante lendária de ambos os magnatas, cinco minutos podem não ser suficientes para a maioria de nós lidar com nosso e-mail, mas você pode usar este sistema de uma maneira que se adapte a você, suas responsabilidades e suas capacidades.

O ponto de bloqueio do tempo é que ele permite que você trabalhe sem interrupção ou hesitação e certifique-se de que tudo realmente seja feito. Quantas vezes você esteve imerso em uma tarefa importante, mas se distraiu com sua caixa de entrada de ping e depois perdeu todo o seu ímpeto e foco? Também é fácil ficar muito absorto em uma tarefa a ponto de começar a negligenciar outras tarefas.

Em última análise, como você não pode se tornar um eremita digital e desligar completamente o mundo exterior, o bloqueio de tempo permite que você crie o tempo e o espaço necessários para manter o foco e fazer as coisas.

Por que o bloqueio de tempo é eficaz?

Existem várias razões pelas quais o bloqueio de tempo é tão eficaz, mas essencialmente se resume ao fato de que essa maneira de trabalhar é projetada especificamente para o foco.

Se você estiver familiarizado com o conceito da Lei de Parkinson, saberá que o trabalho que temos que fazer se expande para caber no tempo que temos para fazê-lo. Então, se você tiver seis horas para escrever um artigo, levará seis horas para terminá-lo – quando talvez você levasse apenas quatro, ou até três. A razão para isso é porque preenchemos o tempo extra com procrastinação, mudança de contexto ou tentativa de multitarefa, o que os estudos sugerem que pode realmente prejudicar nossos cérebros e nossas carreiras, bem como nossa produtividade.

Mas vamos dar uma olhada em por que o bloqueio de tempo funciona tão bem.

O bloqueio de tempo promove um trabalho profundo

Ao agendar seu dia de maneira tão detalhada, você pode se concentrar apenas na tarefa em mãos – e sem interrupções constantes ou mudança de contexto, você pode fazer muito mais. Um dos maiores defensores do bloqueio de tempo é Cal Newport, autor de Deep Work e guru de produtividade completo.

Embora você possa pensar que gastar tanto tempo planejando sua agenda em vez de apenas começar a trabalhar é contraproducente, Newport diz que o oposto é verdadeiro:

“Isso gera uma enorme quantidade de produtividade. Uma semana de trabalho com bloqueio de 40 horas, eu estimo, produz a mesma quantidade de produção que uma semana de trabalho de mais de 60 horas sem estrutura.”

Isso ocorre porque o bloqueio de tempo promove um trabalho profundo mais do que qualquer outra técnica de gerenciamento de tempo. Quando você tem um determinado tempo para trabalhar em uma única tarefa, pode dedicar toda a sua atenção a ela, em vez de pular de tarefa em tarefa. E quando você atingir um estado de fluxo, descobrirá que é capaz de fazer muito mais – e tudo provavelmente parecerá muito mais fácil também.

Você pode não perceber, mas cada vez que você quebra o foco e volta sua atenção para outra coisa, você sofre de algo chamado “resíduo de atenção” – quando sua capacidade de foco se dilui lentamente à medida que você muda de contexto ao longo do dia. Estudos mostram que cada vez que você se distrai, leva cerca de 25 minutos para voltar aos trilhos .

O bloqueio de tempo não apenas promove o trabalho profundo, mas também protege contra a mudança de contexto e, em última análise, nos permite desenvolver as habilidades necessárias para um trabalho profundo bem-sucedido.

O bloqueio de tempo ajuda você a fazer um trabalho de baixo valor

Para a maioria de nós, o trabalho superficial de baixo valor é uma parte necessária do trabalho. Mas também tem uma maneira de tomar conta do dia – e existir em um estado constante de ocupação não é útil para sua produtividade, muito menos para seu bem-estar mental ou saúde física .

Tarefas como responder a e-mails, participar de reuniões de recuperação, fazer chamadas telefônicas e responder a colegas de trabalho em ferramentas de bate-papo podem ser um ciclo interminável - mas, embora essas tarefas possam ser urgentes, raramente são úteis quando se trata de alcançar seus próprios objetivos de longo prazo. - metas de prazo. E se você já passou um dia inteiro em um trabalho superficial, provavelmente saberá que isso pode deixá-lo exausto e estressado... mas também como se você não tivesse conseguido nada de valor.

Como é tão difícil alcançar o status lendário da caixa de entrada zero ou estar 100% atualizado com todas as respostas de colegas e status de tarefas, você não deve perder tempo valioso tentando fazê-lo. Em vez disso, você deve reservar um bloco de tempo para trabalhar seu trabalho superficial e, quando esse tempo expirar, você simplesmente para – mesmo que não tenha terminado tudo.

Além disso, ao agendar todo o seu trabalho superficial em conjunto, você pode entrar no espaço certo para esse tipo de trabalho e executá-lo com mais eficiência. Então você pode sentar e relaxar, sabendo que protegeu uma boa parte do seu dia para trabalhar nas coisas que realmente importam.

O bloqueio de tempo ajuda você a usar o tempo de forma mais intencional

Outra vantagem poderosa do bloqueio de tempo é que ele lhe dá uma visão de onde seu tempo realmente está indo. A maioria de nós não é boa em administrar o tempo. Também tendemos a subestimar grosseiramente quanto tempo perdemos verificando mídias sociais, lendo e-mails ou simplesmente nos distraindo com a vida cotidiana.

Também temos o hábito de subestimar quanto tempo as tarefas levarão – não importa quantas vezes tenhamos lutado para cumprir os mesmos prazos no passado! Esse fenômeno é chamado de falácia do planejamento e pode causar sérios problemas.

Mas quando você usa o bloqueio de tempo, é forçado a se tornar mais consciente de onde seu tempo realmente está indo, o que permite que você se torne mais intencional sobre as maneiras como deseja usá-lo. Não quer passar duas horas em um ciclo de idas e vindas de e-mails? Agende apenas 10 minutos para isso. Quer encontrar o espaço para trabalhar nas coisas que realmente significam algo para você? Esculpir o espaço em seu calendário e, em seguida, certifique-se de proteger esse espaço de forma agressiva.

O bloqueio de tempo ajuda você a atingir seus objetivos

O bloqueio de tempo não funciona apenas no curto prazo, ajudando você a trabalhar da maneira que deseja a cada dia; também permite que você alcance seus objetivos de longo prazo. Não importa o quanto você esteja entusiasmado em escrever listas de tarefas e riscar tarefas, pesquisas mostram que 41% das tarefas nunca são concluídas.

Apesar de nossas melhores intenções, estudos mostram que ter uma estrutura real e planos sólidos tem um efeito poderoso na probabilidade de você realmente agir de acordo com essas intenções. Quando se trata de fazer as coisas e alcançar seus objetivos, apenas querer não é suficiente; você precisa de planos concretos para impulsioná-lo e garantir que você faça tudo o que precisa.

E é exatamente isso que o bloqueio de tempo faz.

Como iniciar o tempo bloqueando sua agenda

Então, uma vez que você sabe que deseja tentar bloquear o tempo, qual é a melhor maneira de fazer isso? Aqui estão os três passos mais importantes para você começar.

1. Descreva as prioridades e entregas diárias

Primeiro, tente identificar suas prioridades mais importantes. Pense sobre por que exatamente você deseja usar o bloqueio de tempo. É para proteger seu foco e parar de procrastinar? É para alcançar seus objetivos de longo prazo? Ou é simplesmente para fazer mais trabalho mais rápido, para que você possa desfrutar de mais tempo de inatividade?

Saber o motivo exato pelo qual você está usando o bloqueio de tempo o ajudará a descobrir a melhor forma de bloquear o seu dia. Por exemplo, se você deseja finalmente realizar uma tarefa importante na qual está trabalhando há algum tempo, pode construir seus blocos em torno da criação de espaço para isso; se você se sentir sobrecarregado por um trabalho superficial, você pode agrupar essas tarefas e agendar um período finito para trabalhar o máximo que puder.

2. Determinar tarefas urgentes e menos urgentes

Depois de saber quais são suas prioridades, você precisa pensar em quais tarefas priorizar. Embora uma das principais razões pelas quais as pessoas usam o bloqueio de tempo seja criar e proteger espaço para trabalhos profundos, também é importante garantir que você tenha espaço suficiente no seu dia para lidar com trabalhos superficiais.

Mas o melhor do bloqueio de tempo é que você pode criar um cronograma adequado à maneira como gosta de trabalhar. Então, se você levar uma hora ou mais para acordar completamente de manhã, ou chegar a um ponto em que você sente que sua criatividade está fluindo, você pode planejar trabalhar em tarefas fáceis e superficiais na primeira hora – e depois agendar sua trabalho desafiador para quando você estiver se sentindo mais produtivo.

Você também pode achar útil começar e terminar o dia com tarefas mais suaves que permitem que você se acelere e depois diminua o dia. Verificar e responder a e-mails logo pela manhã e depois novamente antes de sair pode ser uma boa maneira de se sentir no circuito e no controle, desde que você não se desvie do seu plano e verifique sua caixa de entrada ao longo do dia também .

3. Inclua tempo de inatividade, pausas para almoço e folga

Para aproveitar ao máximo o bloqueio de tempo, é importante agendar um horário para pausas e também para momentos de lazer. Somos humanos, não máquinas, e precisamos fazer pausas para funcionar da melhor maneira possível – mas se não as programarmos, é fácil ficar preso no trabalho. Crie espaço para tirar um tempo bloqueando partes do seu dia e, em seguida, proteja esse espaço - mesmo que você sinta que está ocupado demais para parar.

Você também pode querer adicionar 30 minutos livres por dia apenas para lidar com quaisquer tarefas ad hoc que surjam inesperadamente; dessa forma, você pode ter certeza de que não ficará para trás.

Subtipos de bloqueio de tempo

A beleza do bloqueio de tempo é que você pode adaptá-lo facilmente à maneira como gosta de trabalhar, ao tipo de tarefas que precisa fazer e ao tipo de agenda que deseja. Mas além da versão 'clássica' do bloqueio de tempo, também existem outras variações que podem ser mais adequadas para você. Esses subtipos são batching de tarefas, temas de dia e time boxing.

Agrupamento de tarefas

Se você tende a ter muito trabalho superficial para fazer, pode ser benéfico agrupá-los todos juntos. Esse método é chamado de lote de tarefas e foi projetado para reduzir a alternância de contexto e ajudá-lo a permanecer no caminho certo.

Por exemplo, se você tiver muitos e-mails para enviar, em vez de entrar e sair da sua caixa de entrada o dia todo, planeje responder a todos os seus e-mails por 20 minutos às 10h e às 15h. mentalidade para esse tipo de trabalho e, ao agrupar todas essas tarefas, você pode realizar com muito mais eficiência.

Embora o agrupamento de tarefas geralmente seja aplicado a tarefas menores, você pode usá-lo como quiser. Se você achar benéfico agrupar tarefas mais desafiadoras ou criativas e trabalhá-las quando estiver se sentindo mais produtivo, isso também funciona.

Tema do dia

O tema do dia é quando você dedica determinados dias a diferentes responsabilidades. Esse método de gerenciamento de tempo pode funcionar muito bem quando você tem muitas responsabilidades diferentes; é notoriamente usado por Elon Musk, que trabalha na SpaceX às segundas e terças-feiras, na Tesla às quartas e quintas-feiras e novamente na SpaceX às sextas-feiras.

Se você tem muitas tarefas e responsabilidades disputando sua atenção, você pode achar que precisa dedicar mais tempo a cada tópico – então, em vez de alocar duas horas por dia para uma tarefa, você aloca um dia inteiro, por exemplo, segundas-feiras são para marketing, terças-feiras são para criação de conteúdo, quartas-feiras são para desenvolvimento de produtos e assim por diante.

Novamente, isso pode ajudar a evitar a troca de contexto e garantir que você permaneça focado e em sintonia com o tipo de trabalho que está fazendo.

Boxe do tempo

O bloqueio de tempo e o boxe de tempo podem parecer semelhantes – e são – mas há uma diferença fundamental. Enquanto o bloqueio de tempo exige que você defina um limite de quanto tempo você gastará em uma tarefa naquele dia (por exemplo, você trabalhará em uma tarefa das 11h às 13h), o boxe de tempo envolve definir um limite para quanto tempo você gastar completando uma tarefa.

Então, quando o time boxing, em vez de se dedicar duas horas para trabalhar em um plano de conteúdo, você pretende terminar seu plano dentro dessas duas horas. Às vezes, o boxe do tempo pode funcionar melhor do que o bloqueio do tempo, porque ter um tempo limitado para concluir uma tarefa pode fazer você trabalhar mais rápido e ajudá-lo a se desafiar.

Ferramentas para ajudar a bloquear o tempo

Você pode querer experimentar os diferentes tipos de bloqueio de tempo e ver qual funciona melhor para você. Seja qual for o tipo de bloqueio de tempo que você acha que quer experimentar, a boa notícia é que existem muitas ferramentas que facilitam todo o processo. Além disso, essas ferramentas também podem ajudar a mostrar se sua técnica de bloqueio de tempo está realmente funcionando ou não.

Aplicativos de calendário

Quase todos os aplicativos de calendário funcionam bem para o bloqueio de tempo – e se você compartilhar calendários com seus colegas de trabalho, eles podem tornar mais fácil ficar por dentro do que todo mundo está trabalhando. Ao usar um aplicativo de calendário, você pode bloquear partes do tempo diretamente no seu aplicativo – o que significa que você estará seguro sabendo que seu calendário e tarefas estão no mesmo lugar.

Além disso, as ferramentas e aplicativos de calendário geralmente vêm com recursos de prazo e lembrete, o que pode ajudar a garantir que você tenha tempo suficiente para trabalhar em tudo.

Ferramentas de planejamento de projetos

Existem dezenas de ferramentas de planejamento de projetos que podem ser usadas para bloquear o tempo, mas geralmente funcionam dividindo seus projetos em tarefas individuais às quais você aloca tempo. Esses tipos de ferramentas geralmente se integram a outras ferramentas de planejamento de projetos, portanto, depois de criar uma tarefa, ela pode se conectar automaticamente ao seu calendário. Isso pode ajudá-lo a ficar tranquilo sabendo que nada escapará da rede.

Ferramentas de gerenciamento de tarefas

Com as ferramentas de gerenciamento de tarefas, você pode atribuir tarefas, definir datas de vencimento e obter uma visão clara de quanto tempo é gasto em cada projeto e tarefa. As ferramentas de priorização de tarefas podem ajudá-lo a entender melhor em que você precisa trabalhar todos os dias e facilitar o monitoramento das próximas tarefas, bem como priorizar as certas. Por exemplo, o gerenciamento de tarefas para traders forex ajuda no gerenciamento de processos essenciais, como contabilidade, realização de pesquisas de mercado e reequilíbrio. Cada uma dessas tarefas requer tempo e atenção significativos para que um trader tenha sucesso. Portanto, o bloqueio de tempo por meio de uma ferramenta de gerenciamento de tarefas pode manter um trader no topo de seu jogo.

Temporizadores/relógios

Temporizadores e relógios podem ser boas maneiras de ajudar a proteger seu foco e permanecer na tarefa. Ver o tempo passando muitas vezes pode motivar as pessoas a trabalhar de forma mais rápida e eficiente, então se você é alguém que realmente gosta de correr contra o relógio, essas ferramentas podem fazer toda a diferença.

Ferramentas de rastreamento de tempo

Acompanhar tudo o que você faz – principalmente quando está usando um rastreador automático que não requer esforço – ajuda a ver quando e onde você tende a se distrair, para que você possa tentar resolver o problema. Também ajuda a identificar qualquer perda de tempo e descobrir quando você é mais produtivo, o que permite programar seu trabalho mais desafiador para esses períodos.

Em geral, as ferramentas de rastreamento de tempo ajudam você a alocar seu tempo de forma mais inteligente. Depois de ter os insights necessários para saber exatamente quanto tempo você precisa gastar com e-mail todos os dias, você pode garantir que não aloque muito tempo para essas tarefas e se concentre em trabalhos mais importantes.

Conclusão

Hoje em dia, pode parecer que existem muitas técnicas e sistemas de gerenciamento de tempo que prometem mudar nossas vidas – sem mencionar ferramentas e aplicativos de produtividade. Mas o bloqueio de tempo é tão popular por um motivo: porque funciona e porque é uma maneira fácil de adicionar estrutura e foco ao seu dia.

O bloqueio de tempo não apenas pode ajudá-lo a fazer um trabalho profundo mais produtivo, mas também pode ajudá-lo a passar por um trabalho superficial com muito mais eficiência. Além disso, ajuda você a usar seu tempo de forma mais intencional e, em última análise, torna mais fácil para você atingir seus objetivos de longo prazo.

O que também é ótimo no bloqueio de tempo é que é um sistema que pode funcionar para todos – e dependendo de suas responsabilidades e da maneira como você gosta de trabalhar, existem diferentes maneiras de aplicá-lo. Quando se trata de técnicas de bloqueio de tempo, um tamanho não serve para todos e, embora o sistema clássico de bloqueio de tempo possa ser ideal para algumas pessoas, você pode descobrir que um dos subtipos, como lote de tarefas, tema de dia ou box de tempo, funciona melhor para voce.

Como acontece com qualquer nova técnica, experimente as coisas, permita-se tropeçar e faça mudanças e ajustes à medida que avança. Em vez de ser escravo do seu calendário ou sentir que está trabalhando continuamente contra o relógio, o bloqueio de tempo pode ser o que você precisa para permanecer no caminho certo e se sentir realmente no controle de sua agenda.