Gerenciamento de documentos do funcionário: organizar os registros da empresa

O departamento de recursos humanos geralmente abriga documentos complexos que contêm informações confidenciais.

Esses arquivos podem ser desorganizados dentro de um armário cheio de registros de funcionários. Ou eles podem ser mantidos em segurança e bem organizados, graças a um sistema de gerenciamento de documentos para funcionários.

Gerenciamento eficaz de documentos de funcionários por meio de   Software de entrega de serviços de RH   facilita pesquisar, armazenar e gerenciar todos os dados de funcionários. Dessa forma, se você precisar acessar um arquivo ou registro de funcionário, poderá encontrá-lo rapidamente sem vasculhar uma quantidade infinita de papelada.

Como configurar o gerenciamento de documentos de funcionários

Criar uma estratégia de gerenciamento de documentos de funcionários é fácil quando você conhece as etapas necessárias. Veja como começar.

1. Determinar os documentos necessários

Primeiro, identifique os arquivos e registros que sua empresa coleta. Os documentos geralmente estão relacionados às funções de RH que o departamento administra.

2. Defina as restrições de acesso

Alguns documentos de RH são confidenciais ou precisam de acesso restrito a funcionários específicos. Ao organizar os arquivos, você desejará definir as necessidades de acesso.

Para controlar o acesso aos registros, considere se todos os funcionários, gerentes ou apenas o departamento de RH precisam acessar os documentos. Você também pode determinar as permissões quando e com que frequência essas pessoas provavelmente precisarão desses arquivos. Além disso, considere como você gostaria que essas pessoas tivessem acesso a esses documentos específicos.

3. Identifique a expiração das informações

Como um profissional de RH ocupado, seria útil criar apenas um documento uma vez e terminar com ele.

Isso geralmente não é o caso, pois às vezes os dados nesses arquivos têm datas de expiração. Além disso, às vezes cabe à equipe de recursos humanos manter os documentos por um período específico de tempo antes que eles se tornem nulos e sem efeito. À medida que você configura o gerenciamento de documentos dos funcionários, considere verificar quais arquivos têm datas de validade e configurar lembretes para quando eles expirarem. O gerenciamento de casos também pode ajudar a determinar o início e o fim de um problema específico.

4. Determine os níveis de segurança

À medida que você simplifica o processo de gerenciamento de documentos, você descobrirá que alguns registros precisam de mais segurança e proteção do que outros. Por exemplo, algumas informações nesses arquivos podem ser protegidas por lei, como informações médicas e de deficiência que precisam ser mantidas separadas das pastas de arquivos dos funcionários.

Além disso, se um documento expirou ou não precisa mais ser mantido pela organização, como ele pode ser descartado? Alguns arquivos, como documentos de treinamento desatualizados, podem ser simplesmente descartados. Aqueles que contêm informações pessoais sobre um funcionário anterior ou atual devem ser destruídos.

5. Crie um plano para armazenamento e arquivamento de arquivos

Depois de entender melhor a segurança de que seus arquivos precisam, você pode avançar com o gerenciamento de arquivos. Você vai querer determinar quais arquivos permanecerão como cópias em papel (como aqueles que você eventualmente precisará destruir) e quais podem ser armazenados digitalmente. Se você puder ficar completamente sem papel, essa pode ser a opção mais fácil.

Você pode então decidir como agrupar os arquivos. Por exemplo, os funcionários podem ter acesso a uma biblioteca de recursos com informações importantes sobre seguros ou impostos, enquanto os gerentes e líderes de equipe podem acessar os registros dos funcionários.

6. Utilize o software

Quando sua organização leva tempo para encontrar o software de entrega de serviços de RH certo, é fácil utilizar essa ferramenta para simplificar o gerenciamento de documentos dos funcionários. Todos os arquivos de que você precisa estarão em um só lugar, facilitando a definição de parâmetros, restrições e configurações de segurança para os registros que mais precisam.

Benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos para funcionários

Não importa a sua organização ou setor, há muitos benefícios em implementar um sistema de gerenciamento de documentos de funcionários em sua equipe de RH.

Permaneça em conformidade

Um dos principais benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos para arquivos de RH é permitir que uma organização permaneça segura e em conformidade. Esses sistemas facilitam para as equipes de recursos humanos ver quais documentos estão arquivados, ausentes e desatualizados ou em conformidade. Ter um sistema abrangente de armazenamento de documentos ajuda a garantir que sua organização cumpra todos os requisitos relevantes.

Proteção legal

Quando se trata de suas necessidades gerais de negócios, você sempre deseja permanecer dentro das restrições da lei. Com inúmeras leis federais exigindo que os empregadores armazenem determinados registros de funcionários, a utilização de software com gerenciamento de documentos de funcionários é uma necessidade absoluta. Além desses requisitos federais, você deve poder acessar prontamente os documentos dos funcionários para responder a determinadas ações judiciais, auditorias e consultas regulatórias e reclamações de funcionários.

Por exemplo, se um funcionário registrar uma reclamação de discriminação contra sua organização, é provável que o RH precise fazer referência a avaliações de desempenho anteriores, dados de remuneração e registros de presença. Se a reclamação se transformar em uma investigação legal e envolver a Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), a equipe de RH poderá utilizar esses registros para proteger a organização de uma ação judicial.

Mantenha a segurança e a privacidade

Certos registros de funcionários precisam ser armazenados com segurança, enquanto outros têm períodos de retenção específicos, portanto, é melhor manter todos eles em um só lugar. Os empregadores são legalmente obrigados a proteger dados confidenciais de funcionários, como arquivos referentes a informações médicas, detalhes sobre deficiências, números de previdência social e outras informações pessoais.

Ter um sistema de gerenciamento de documentos de funcionários em funcionamento terá protocolos de segurança que atendem a esses requisitos legais.

Aumente a produtividade do RH
Os departamentos de RH são mais produtivos quando podem pesquisar documentos com facilidade e melhorar a consistência dos arquivos dos funcionários. Eles poderão gastar menos tempo pesquisando em armários ou caixas cheias de documentos desorganizados e passar mais tempo fazendo seu papel do dia-a-dia, como gerenciar   relações entre empregados.

Por exemplo, imagine o tempo e o esforço necessários para gerenciar as tarefas dos funcionários, como transferências internas ou realocações. Garantir que todos os seus arquivos estejam em um só lugar pode ajudar a tornar o gerenciamento de movimentação um processo ainda mais simples.

Melhorar o fluxo de trabalho

Automatizar o processo de transformar arquivos em papel em documentos eletrônicos melhora o fluxo de trabalho do departamento de RH, bem como de outros gerentes e executivos C-suite. Não importa quando um registro importante do funcionário é necessário, ou quando mudanças devem ser feitas   administração de benefícios   políticas, isso pode ser feito de forma rápida e eficiente.

Além de melhorar o fluxo de trabalho da equipe de RH e de outros gestores, ter esses arquivos organizados e armazenados com segurança em um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem facilita o acesso dos funcionários aos documentos de que precisam, sem precisar pedir ajuda à equipe de RH .

Desafios de um sistema de gerenciamento de documentos para funcionários

Por outro lado, a implementação de um sistema de gerenciamento de documentos para funcionários traz alguns desafios. Um dos principais desafios é o processo de treinamento que acompanha a utilização de um novo processo pela primeira vez. Além de investir neste novo software, você também precisará investir tempo e esforço para treinar sua equipe sobre como usá-lo de forma segura e em conformidade.

Dependendo da ferramenta escolhida pela sua empresa, também pode levar algum tempo para passar de arquivos em papel para arquivos sem papel. Levará algum tempo para se acostumar e precisará ser totalmente ampliado antes que os benefícios possam ser desfrutados.

Caminhando para um local de trabalho digital

Pare de passar horas caçando arquivos importantes de funcionários e aproveite o gerenciamento de documentos de funcionários. Você vai se perguntar: “onde eu coloquei aquele pedaço de papel?” muito menos e, em vez disso, têm mais tempo para se concentrar em garantir que os processos corretos estejam em vigor para o sucesso.

Depois de ter todos os arquivos importantes em seu sistema de gerenciamento de documentos de funcionários, veja de que outra forma você pode melhorar a conformidade de RH da sua organização.