Uma nova maneira de pensar sobre o gerenciamento de despesas de viagem

As plataformas de gestão de despesas e as plataformas de reservas de viagens, ou ferramentas de reservas online (OBTs), são duas aplicações diferentes criadas para finalidades diferentes.

A reserva de viagens está focada em encontrar as melhores soluções de viagem com os melhores preços. Assim como reservar uma viagem on-line para férias pessoais, os viajantes de negócios podem usar cada vez mais a plataforma de viagens de suas empresas para comparar voos, escolher o hotel certo localizado onde precisam estar e providenciar aluguel de carros ou serviços.

O gerenciamento de despesas concentra-se em rastrear todas as maneiras pelas quais os funcionários gastam dinheiro, apenas uma das quais – e geralmente uma das maiores despesas de uma empresa – é a viagem. Essas despesas podem incluir passagens aéreas, quartos de hotel, aluguel de carro ou transporte terrestre, mas também refeições, passes para conferências, sessões de educação continuada ou entretenimento. Talvez seus viajantes precisem de suprimentos para uma apresentação de vendas ou haja um incidente inesperado durante a viagem que a empresa cobrirá.

As plataformas de viagens e o gerenciamento de despesas são importantes para qualquer empresa que envie seu pessoal ao redor do país ou do mundo para participar de funções de negócios em seu nome. Quando os gerentes de programas de viagens têm dados precisos para todas as despesas – não apenas viagens – eles podem economizar o dinheiro da empresa, operar com muito mais eficiência e oferecer maior cuidado aos viajantes.

O gerenciamento de despesas pode ser um desafio para muitas empresas, mas existem práticas recomendadas que podem ajudar. Neste artigo, analisaremos como manter os viajantes em conformidade com a política, padronizar o processo de aprovação, usar a automação para aumentar a produtividade do gerente do programa de viagens e encontrar a plataforma combinada certa para reservar viagens e gerenciar despesas.

Gerenciar política de despesas para gerenciar viajantes

As políticas de gerenciamento de despesas são críticas. Eles fornecem um roteiro para que os viajantes entendam o que é e o que não pode ser gasto para a empresa. Uma política sólida de gerenciamento de despesas de viagem deve abordar tudo o que você espera com frequência em uma viagem, como passagens aéreas, transporte terrestre, quartos de hotel e refeições, por exemplo. A maioria das empresas tem essas diretrizes básicas bem delineadas.

Mas você já considerou as despesas não rotineiras que você pode ter visto de viajantes anteriores? A empresa mantém um registro dessas despesas? Existem sistemas de gerenciamento de itinerários implementados? Você pode querer descobrir o que as experiências dos viajantes incluíram no passado. Pode haver padrões que merecem ser abordados, como quando os viajantes vão a locais específicos do mundo ou participam de certas conferências.

Sua política leva em consideração serviços de telefonia móvel ou acesso à internet? Como você lida com despesas médicas ou emergências na estrada? Uma política forte inclui e comunica esses detalhes, bem como outros itens “padrão”.

Além do que a empresa irá reembolsar, é igualmente importante ter orientações claras sobre o que não é permitido. Manter sua política atualizada para atender às necessidades de tecnologia em constante mudança, diretrizes de saúde e segurança e outras despesas permitidas ajuda a reduzir custos inesperados para a empresa e ajuda os viajantes a se sentirem mais confiantes sobre suas viagens ao enviar relatórios de despesas.

E, finalmente, lembre-se de que pode haver algumas exceções às suas regras. Se, por exemplo, o grupo que você enviou para uma conferência tem uma pista para construir mais negócios, mas exige uma mudança de planos para atender às perspectivas, isso seria permitido? Parece fazer sentido não desperdiçar essa oportunidade enquanto as pessoas certas já estão naquele local.

Para manter a política o mais eficiente e clara possível, determine qual deve ser o processo de exceções antes de precisar usá-lo. Dessa forma, se for necessário tomar uma decisão rápida, digamos, para responder imediatamente a esses vendedores, você estará pronto para ajudá-los. E é mais provável que você seja visto como um recurso colaborativo do que um obstáculo. Se as políticas e atrasos impedirem sua equipe de vendas de fazer mais vendas com sucesso, é improvável que seus viajantes permaneçam em conformidade.

Padronize seu processo de aprovação de despesas

As despesas podem parecer um alvo em movimento. Qualquer pessoa que tenha participado de uma conferência de negócios provavelmente sabe que quanto mais tarde você se inscrever, mais o preço aumentará. Por outro lado, se você se registrar com antecedência, poderá aproveitar um preço de “registro antecipado”, que pode ser algumas centenas de dólares a menos que o preço normal. E todos nós já experimentamos diferenças de preço entre quando exploramos pela primeira vez essa tarifa de avião de férias e quando realmente a reservamos. Está claro que o tempo pode desempenhar um papel importante em quanto pagamos pelos serviços.

Isso significa que, se o seu programa não tiver um processo eficiente e repetível, suas despesas poderão mudar sem nenhum motivo além de atrasos nas aprovações. Consequências negativas inesperadas também podem surgir por diferentes razões. Atrasos no reembolso de seus viajantes podem prejudicar sua contabilidade, tornando imprecisos os relatórios financeiros exigidos por lei. E para empresas que têm funcionários esperando para serem reembolsados, você pode acabar com alguns viajantes infelizes e potencialmente relutantes por causa desses atrasos.

E as empresas que exigem várias aprovações em seu processo de aprovação de despesas? Pode parecer redundante e ineficiente, mas, especialmente para organizações maiores, pode ser necessário. Por exemplo, você pode ter um departamento cujo gerente precisa aprovar para onde os membros da equipe estão indo e por que ele pode gerenciar o orçamento do departamento. Somente depois que isso for finalizado é apropriado que o gerente de viagens aprove, pois os orçamentos das unidades individuais se acumulam no total corporativo.

Se há necessidade de apenas uma aprovação ou são necessárias várias aprovações, um processo de aprovações bem definido e padronizado ajuda toda a organização a gerenciar seus orçamentos e operacionalizar seu programa de viagens e despesas. No passado, os programas de gerenciamento de viagens e despesas eram processos manuais e demorados.

Hoje, existem soluções melhores e modernas disponíveis que podem remover tarefas tediosas e repetitivas, como inserir recibos individuais manualmente, calcular reembolsos e rastrear viajantes por seus recibos em papel ausentes. E há um benefício adicional em saber que, quando há um programa padrão em vigor, quaisquer despesas que estejam fora da política são mais facilmente sinalizadas para análise posterior. Em vez de ter que revisar manualmente cada despesa, o esforço mais demorado é reservado para as exceções.

Aumente a eficiência do gerenciamento de despesas com automação

Os OBTs modernos combinam o poder da automação com a conveniência para os viajantes e controle para os gerentes de programas de viagens, que são responsáveis ​​por coisas como conformidade do viajante, saúde e segurança do viajante e muitas outras tarefas. Essas plataformas de reservas online são altamente personalizáveis, de modo que podem restringir as escolhas dos viajantes para fornecer apenas as opções que se enquadram nas políticas corporativas. Quando os funcionários reservam viagens por meio de seu OBT, tudo está automaticamente em conformidade – uma enorme economia de tempo para os gerentes de viagens em todos os lugares.

Para os viajantes, não apenas a reserva de viagens necessárias é mais eficiente, mas a criação de relatórios de despesas também se torna significativamente mais fácil. As soluções de despesas automatizadas permitem que os viajantes digitalizem recibos em papel na plataforma a partir de um dispositivo móvel e, a partir daí, diretamente em um relatório de despesas.

Os relatórios de despesas podem até ser parcialmente preenchidos antes que o funcionário vá para o aeroporto. Os relatórios criados na plataforma ficam disponíveis para análise e aprovação imediata dos gestores de viagens, geralmente com apenas alguns cliques. Todo o processo agora pode ser reduzido a minutos, permitindo que tanto o viajante quanto o gerente de viagens voltem ao trabalho de maior valor.

O mesmo vale para os funcionários durante suas viagens. Como eles coletam recibos de refeições, entretenimento e outras despesas necessárias, eles podem simplesmente usar a câmera do dispositivo para capturar uma versão digital dos recibos que vão diretamente para o relatório de despesas ou carteira eletrônica. Ao chegar em casa, o viajante pode enviar imediatamente o relatório de despesas para aprovação.

Dessa forma, o viajante pode voltar ao escritório sem atrasos para encontrar e registrar cada recibo manualmente – ou pior, lidar com recibos perdidos. Os gerentes de viagens podem adicionar maior produtividade, menor estresse do viajante e funcionários mais felizes às razões para melhorar o ROI de seus programas de gerenciamento de viagens.

Use uma plataforma de gerenciamento de despesas de viagem

Nos últimos anos, vimos uma ênfase maior na integração das funções de viagens e despesas. Isso faz sentido – há valor em ter essa conexão sem atrito entre os dois aplicativos, onde um relatório de despesas é preenchido automaticamente quando um viajante reserva uma viagem. Para os viajantes, isso significa que eles economizam tempo concluindo uma parte do relatório de despesas antes mesmo de sair para a viagem. E a conexão perfeita significa que não há necessidade de outro nome de usuário e senha. Essas coisas economizam tempo para que o viajante possa se concentrar em atividades mais importantes.

Facilitar o uso da plataforma para os viajantes é um fator importante nas taxas de adoção da plataforma, ou quantos viajantes da empresa usam sua plataforma de viagens e despesas para reservar todas as suas viagens e registrar todas as despesas relacionadas. É importante que uma empresa selecione soluções de viagens e despesas que sejam o mais intuitivas possível de usar. A maioria das pessoas já está acostumada a reservar viagens online para suas vidas pessoais.

As plataformas de consumo online são bastante diretas e não exigem treinamento para realizar as tarefas. Os viajantes de negócios agora esperam o mesmo tipo de facilidade e opções para suas viagens de trabalho. Viajantes que estão no controle de sua própria experiência, que podem usar seus dispositivos móveis ao longo de suas viagens e que são capacitados por meio da plataforma para fazer alterações facilmente conforme necessário, por exemplo, são muito mais propensos a adotar a plataforma e, portanto, permanecer em conformidade com as diretrizes da empresa.

Agrupe viagens e despesas em uma plataforma

Para as empresas, a integração significa maior precisão dos dados tanto sobre o valor cobrado quanto sobre quem está cobrando da empresa. E com a integração vêm dados aprimorados, combinando viagens e despesas. Com mais dados de viagens e despesas, uma empresa pode rastrear com mais eficiência os viajantes quanto à segurança, rastrear a adesão às políticas e executar análises para avaliar seus programas. No entanto, a integração só vale a pena se você puder agrupar os melhores aplicativos para você.

A integração é valiosa, mas somente quando os produtos de viagem e despesas são bons. O problema é que é difícil fazer bem tanto as viagens quanto as despesas; são duas aplicações diferentes com duas missões diferentes. As viagens estão focadas em encontrar a solução de viagem ideal, economizando o tempo dos viajantes e o dinheiro da empresa, enquanto as despesas se concentram em rastrear todas as maneiras pelas quais os funcionários gastam dinheiro, sendo as viagens apenas uma maneira de fazer isso. Os melhores fornecedores de aplicativos de despesas concentram-se em seus principais produtos de despesas.

Em vez de pensar em termos de integração, recomendamos que você pense em termos de “agregação”. Cada empresa tem necessidades únicas e deve escolher a melhor plataforma de gestão de despesas para abordá-las. Em seguida, combine isso com um produto de viagem que, provavelmente, já está integrado à sua plataforma de despesas de escolha. Adicionar um produto de viagem de qualidade não deve ocupar tempo das equipes de TI, gerenciamento ou RH.

Só porque você implementou uma plataforma integrada de gerenciamento de viagens e despesas não significa que você pode esquecer o que discutimos anteriormente sobre o processo. Na verdade, a política de viagens corporativas precisa ser definida ainda mais claramente.

Revisar as políticas de viagens regularmente ajuda a abordar tendências e mudanças em seu setor, ou mesmo circunstâncias geopolíticas, para que você tenha certeza de que suas políticas são eficazes e não inesperadas ou irracionais para os viajantes, independentemente do cenário de negócios em que sua empresa esteja. Também é aconselhável obter um patrocinador executivo ou um executivo buy-in, especialmente ao definir os limites do programa e um processo para lidar com exceções.

Economize dinheiro usando uma plataforma de gerenciamento de despesas de viagem

Depois de ter feito o trabalho duro de definir suas políticas corporativas antecipadamente, uma plataforma de viagens e despesas integrada, automatizada, on-line e móvel pode economizar muito tempo e aumentar a produtividade de todos durante o resto do ano, o que pode tornar o processo um investimento valioso de tempo e recursos.

Também pode ajudar a economizar muito dinheiro para o seu negócio. Se a sua solução de reservas on-line oferecer integrações GDS, você terá a certeza de obter os melhores preços junto com amplas opções para seus viajantes. Os dados que a plataforma fornece também podem ajudar os gerentes de viagens a negociar melhores tarifas com as companhias aéreas e hotéis mais populares que seus viajantes costumam selecionar.

Novamente, sua política de viagens corporativas nunca deve ser imutável. É aconselhável reavaliar, refinar e melhorar suas políticas em relação aos eventos globais atuais, potenciais conflitos políticos, o estado da economia e, claro, a inflação cotidiana. Ao fazer isso, você garante que os viajantes possam tomar as melhores decisões para seus negócios e para a empresa, não importa quando e para onde estejam indo.