Sformatuj komunikat prasowy, korzystając z tego bezpłatnego szablonu komunikatu prasowego

Skuteczny komunikat prasowy przykuwa uwagę mediów, generuje szerokie zainteresowanie i wpływa na postrzeganie marki. Co więc wyróżnia komunikat prasowy? Jaka jest różnica między komunikatem prasowym, który jest odbierany, a tym, który jest ignorowany?

Wszystko zaczyna się od zrozumienia kluczowych elementów informacji prasowej. Wiedza o tym, co powiedzieć – i jak to powiedzieć – pomoże Ci zdobyć uwagę wpływowych mediów. Chociaż wiele   usługi dystrybucji komunikatów prasowych   mieć zespoły redakcyjne, które pomogą Ci pisać komunikaty prasowe, tworzenie własnych komunikatów prasowych opłaca się na dłuższą metę.

Jeśli zastanawiasz się, co musi znaleźć się w komunikacie prasowym, nie martw się. Rozłożymy elementy i sprawimy, że w mgnieniu oka stworzysz idealny format informacji prasowej.

Rodzaje komunikatów prasowych

Technicznie rzecz biorąc, komunikat prasowy może dotyczyć wszystkiego, co firma uważa za „warte opublikowania”. To powiedziawszy, pojawiły się wzorce w najczęstszych scenariuszach, w których komunikat prasowy może dobrze działać.

Oto kilka standardowych komunikatów prasowych używanych przez firmy:

• Komunikat prasowy o nagrodzie: ogłasza wszelkie wygrane, takie jak certyfikaty ISO, renomowane organizacje, które nagradzają produkt lub rozwiązanie firmy, uznanie za pracę firmy i tak dalej.
• Ogłoszenie nowego zatrudnienia: informuje grupę docelową i inwestorów o każdym członku wyższego szczebla, który dołącza do firmy w jakimś charakterze.
• Ogłoszenie partnerstwa: Deklaruje strategiczny sojusz między co najmniej dwiema organizacjami i jego wpływ na branżę.
• Ogłoszenie o finansowaniu : ogłasza rundy finansowania i wyjaśnia, co firma planuje zrobić z inwestycją.
• Komunikat prasowy dotyczący wydarzenia: promuje warte opublikowania wydarzenie, które firma organizuje, uczestniczy lub sponsoruje.
• Informacja prasowa dotycząca wprowadzenia produktu: zawiera informacje o najnowszym rozwiązaniu firmy, uaktualnieniu produktu lub rozszerzeniu linii produktów.
• Komunikat prasowy dotyczący zmiany marki: Ogłasza nową tożsamość korporacyjną firmy (nowa nazwa, fuzja i przejęcie lub nowe logo i kolory marki).
• Komunikat prasowy o inicjatywie charytatywnej: Ogłasza cele, którymi interesuje się firma, i jej działania mające na celu wspieranie tych celów.
  
  

Zrozumienie podstawowych elementów i formatu informacji prasowych zaprowadzi Cię daleko. Dziennikarze są bardziej skłonni do nagradzania Cię relacjami w mediach, gdy przesyłane przez Ciebie treści są tak skonstruowane, aby przyciągnąć ich uwagę.

Chociaż nie każdy komunikat prasowy musi być zgodny z tym formatem, podczas tworzenia komunikatu prasowego nie należy zapominać o kilku kluczowych elementach.

Mówiąc o elementach, przyjrzyjmy się każdemu elementowi, który składa się na informację prasową.

Elementy komunikatu prasowego

Dobra informacja prasowa jest zgodna z formatem odwróconej piramidy informacji o liście. Odwrócona piramida jest szeroka u góry i zwęża się u dołu.

Informacje w komunikacie medialnym powinny również przebiegać według podobnego schematu, z najważniejszymi informacjami na górze i innymi danymi, które niekoniecznie dodają do głównego punktu, ale nadal można je wymienić na dole.

Rozpocznij informację prasową od przyciągającego uwagę nagłówka pogrubioną czcionką. Rozpocznij kopię treści od daty i miasta, z którego pochodzi wydanie. Twoje główne zdanie powinno być zwięzłym podsumowaniem tematu wydania.

Reszta ciała opowiada wszystkie ważne szczegóły twojej historii: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak. Najpierw umieść najważniejsze informacje, a następnie bardziej ogólne, a na końcu nie zapomnij podać swoich danych kontaktowych.

Spójrzmy na przykładowy komunikat prasowy, aby lepiej go zrozumieć. Tutaj jest   przykład komunikatu prasowego   ogłaszamy, że G2 staje się startowym jednorożcem po zebraniu funduszy z serii D. Ta przykładowa informacja prasowa wykorzystuje siedem kluczowych elementów.

Źródło:   G2

1. Tytuł

Pomyśl o swoim tytule jako nagłówku w dużej gazecie. Chodzi o to, aby przekazać główny punkt wiadomości i zaintrygować czytelnika na tyle, aby chciał dowiedzieć się więcej.

Jest sztuka w pisaniu świetnych nagłówków prasowych, opanowana tylko po odpowiedniej praktyce. W razie wątpliwości przemyśl kilka opcji do wyboru i zapytaj swój zespół, która jest najbardziej przekonująca.

Aby uzyskać idealny nagłówek, droga jest krótka i słodka. Twój tytuł nie powinien być dłuższy niż tweet. Dobra liczba dla każdego tytułu to 170 znaków lub mniej.

2. Podtytuł

Pomyśl o podtytule jako o bardziej interesującym bracie twojego tytułu. Wyraża podobny, ale nieco bardziej dogłębny przekaz.

To nie czas na ujawnianie najdrobniejszych szczegółów. Twoim celem jest dodanie nieco więcej kontekstu i wzbudzonej ciekawości prowadzącej do sedna wydania — 350 znaków powinno w zupełności wystarczyć.

Świetny tytuł skłania ludzi do przeczytania podtytułu, ale świetny podtytuł prowadzi ich do kopii głównej: większość twojej informacji prasowej.

Twój podtytuł powinien informować i intrygować, ale najprawdopodobniej nie będzie to czynnik decydujący — czy media relacjonują twoje uwolnienie, czy nie. Po to są akapity ciała.

3. Linia daty

Następna jest twoja data, która obejmuje dwa z „pięciu W” dziennikarstwa: kiedy i gdzie odbywa się twoje warte opublikowania wydarzenie.

Linia daty jest punktem początkowym twojego pierwszego akapitu ciała. Daty i lokalizacje należy pisać pogrubioną czcionką, a lokalizację należy wpisać wielkimi literami.

Przewodnik po stylu Associated Press (AP) jest preferowany przez serwisy informacyjne, więc jego zasady obowiązują tutaj. Uważaj w szczególności na lokalizacje. Niektóre z największych miast są samodzielne, więc nie musisz później określać stanu. Pomyśl o CHICAGO lub SAN FRANCISCO. Inne wymagają skrótu państwowego, np. SACRAMENTO w Kalifornii lub MEMPHIS w stanie Tennessee.

4. Paragrafy ciała

Twoje akapity ciała stanowią większość twojego komunikatu prasowego, zwłaszcza gdy wchodzisz w szczegóły, takie jak doświadczenie zawodowe twojego nowego pracownika, nowe funkcje twoich najnowszych ofert produktów i nie tylko.

Zapamiętaj pięć W z dziennikarstwa: kto, co, kiedy, gdzie i dlaczego. Najlepsze komunikaty prasowe obejmują wszystkie pięć, niektóre z dużą ilością czasu poświęconego na wyjaśnienie dlaczego. To właśnie „dlaczego” wzbudzi podekscytowanie mediów i zwiększy Twoje szanse na relacjonowanie.

Twoja informacja prasowa powinna mieć mocny trop wyjaśniający w jednym zdaniu treść wartą opublikowania. Następnie rozwiń główny punkt w pierwszym akapicie i podaj następujące szczegóły:

• Kto jest częścią tej wiadomości
• Jak powstała ta wiadomość
• Kim są kluczowi interesariusze
• Co to oznacza dla organizacji

Dodaj informacje o tym, co ta wiadomość może oznaczać dla klientów lub inwestorów organizacji. Pamiętaj, informacje prasowe powinny być   krótkie akapity   nie dłuższe niż trzy do czterech wierszy.

Na końcu komunikatu prasowego zacznij od wyszczególnienia szczegółów, które początkowo nie zostały uwzględnione, ale wydają się ważne. Dołącz podstawowe informacje o firmie, jej drodze i wszelkie dane pomocnicze.

Wszystkie akapity w komunikacie prasowym powinny zawierać informacje w porządku malejącym według ważności, z najważniejszą wiadomością na początku i mniej ważną pod koniec. Nie zapominaj, że informacje prasowe będą publikowane w Internecie. Dlatego dobrze jest adoptować   optymalizacja pod kątem wyszukiwarek (SEO)   najlepsze praktyki podczas tworzenia wydania.

Możesz włączyć obrazy, cytaty i hiperłącza do akapitów treści, aby były bardziej atrakcyjne.

5. Hiperłącza

Chociaż relacje w mediach są ważne, ostatecznym celem publikacji jest zwiększenie świadomości marki. Idealnie, Twoja informacja prasowa jest tylko punktem wyjścia do trwałego związku. Uwzględniając możliwości interakcji, robisz dodatkowy krok, aby upewnić się, że nie zostaniesz zapomniany.

Pomyśl o hiperłączach jako o sposobie kontynuowania związku. Linkując z powrotem do odpowiednich stron w witrynie, czytelnik może zbudować tę relację jednym kliknięciem myszy. Daje również mediom łatwe drogi do uzyskania większej ilości informacji i badań.

Tylko upewnij się, że grasz zgodnie z zasadami i nie umieszczaj więcej linków, niż pozwalają na to media. Nie dodawaj linków tylko po to, aby dodać linki — wskaż im przydatne strony związane z historią i podaj im dodatkowe informacje.

6. Cytaty

Wszystkie elementy do tej pory były obiektywne. Jak każda świetna wiadomość, komunikaty prasowe skupiają się na faktach. Chodzi o to, kto, co, kiedy i tak dalej — dość schematyczne.

Cytaty to jedyny obszar Twoich informacji prasowych, w którym możesz dodać emocjonalnego uroku. To okazja do umieszczenia faktów w kontekście, który zachwyci czytelników.

Nie ma nikogo lepszego niż ludzie, którzy pracowali niestrudzenie przygotowując najnowszą premierę produktu, umowę partnerską lub inicjatywę charytatywną, jeśli chodzi o dodawanie cytatów. Dołączenie krótkiego oświadczenia od kluczowej osoby pomoże wyrazić Twoje podekscytowanie.

Dołącz cytaty od odpowiednich interesariuszy i ekspertów branżowych — influencerów i wielkich nazwisk, których opinie mogłyby zainteresować ludzi. Przed rozpoczęciem wyceny należy wyraźnie podać imię i nazwisko osoby, aktualne stanowisko i firmę. „Nie zapomnij dodać cudzysłowów, aby zaznaczyć początek i koniec cytatu”.

7. Płyta kotłowa

Znany również jako sekcja „o nas” lub „podsumowanie firmy”, szablon to miejsce, w którym oferujesz ogólne informacje o swojej firmie. W około 100 słowach lub mniej możesz zawrzeć:

• Nagrody, wyróżnienia i wyróżnienia
• Imponujące wskaźniki (liczba klientów, pracowników i pozyskany kapitał)
• Linki do stron Twojej witryny
• Symbole giełdowe (jeśli są przedmiotem publicznego obrotu na giełdzie)
• Odbiorcy, którym służą Twoje produkty lub usługi
• Unikalne pozycjonowanie lub przewaga nad konkurencją
• Czym zajmuje się Twoja firma
• Slogan, slogan lub hasło Twojej firmy

W przeciwieństwie do innych elementów w komunikacie prasowym, swój szablon musisz napisać tylko raz. Możesz użyć go ponownie w każdej wersji, aby zachować spójność z przekazem. Jednak regularnie aktualizuj liczby, takie jak przychody i liczba pracowników, aby być na bieżąco.

Dodatkowe elementy informacji prasowej

Oprócz elementów, które omówiliśmy do tej pory, jest kilka innych, które powinny znaleźć się w komunikacie prasowym przed jego wysłaniem do serwisów informacyjnych, w tym:

• Obrazy
• Informacje kontaktowe
• Data wydania
• Kończenie informacji prasowej

Obrazy

Obrazy rozbijają ściany tekstu, dodają wizualnego charakteru i ogólnie sprawiają, że Twoje wydanie jest nieco bardziej interesujące. Wszyscy znamy frazes „obraz wart tysiąca słów?” Chociaż może to nie do końca prawda, obraz pozwala w wyjątkowy sposób rozwinąć swoją historię.

Większość organizacji rozumie, że obrazy mają moc i decyduje się na umieszczenie ich w swoich komunikatach prasowych. Niestety zbyt wielu zapomina, że ​​musi mieć znaczenie, aby być potężnym.

Bądźmy szczerzy — nikt nie chce informacji prasowej z obrazem giełdowym. Przede wszystkim, czy możesz powiedzieć „nudny”? Ale może to nawet przynieść odwrotny skutek, jeśli masz do czynienia z mediami, które otrzymają informację po jej opublikowaniu. Użycie obrazu stockowego prawie gwarantuje, że Twoja informacja prasowa będzie łączyć się z resztą.

Jednak odpowiednie obrazy przyciągną wzrok i wzmocnią przekaz, który przekazujesz. Załóżmy na przykład, że Twoje logo ze zmienioną marką jest gotowe lub masz świetny obraz głowy nowego pracownika. Jeśli tak, nie zapomnij dołączyć wizualizacji.

Wreszcie, jeśli Twoja informacja prasowa jest rozpowszechniana online, oznaczanie zdjęć odpowiednimi słowami kluczowymi zwiększy Twoją widoczność. Na przykład ktoś, kto wyszukuje w wyszukiwarce „nowe mieszkania w Chicago”, może wylądować na obrazie Twojej przełomowej inwestycji obok Wrigley Field.

Informacje kontaktowe

Dołączenie informacji kontaktowych wydaje się być oczywiste. To powiedziawszy, może to być zerwanie umowy, jeśli zostanie zapomniane. Jeśli reporter jest zainteresowany Twoją historią i chce kontynuować, ale nie może znaleźć sposobu, aby się z Tobą skontaktować, przejdzie do następnego komunikatu prasowego w stosie.

Ważne jest, aby dodać kontakt z mediami (specjaliści PR, koordynatorzy mediów lub dyrektorzy ds. komunikacji) jako pierwszy punkt kontaktu dla dziennikarzy, aby uzyskać więcej informacji. Uwzględnij następujące informacje, aby jak najlepiej wykorzystać każdą okazję:

• Nazwa
• Przeznaczenie
• Numer telefonu
• Adres e-mail
• Nazwa firmy
• Logo firmy

Upewnij się, że otrzymasz każdą wiadomość, aktualizując swój numer telefonu i adres e-mail. Jeśli chodzi o to, kogo uwzględnić, to zależy. Niektóre firmy mają dedykowany kontakt z mediami, a niektóre wolą to zmienić w zależności od charakteru wydania.

Data wydania

Pierwszym elementem (i prawdopodobnie jednym z najważniejszych) informacji prasowej jest data publikacji. Daje to mediom swoją oś czasu — w zasadzie wtedy, gdy planujesz upublicznić informacje.

Komunikaty prasowe skupiają się na informacjach wartych opublikowania, więc czas jest najważniejszy. Niektóre daty wydania wskazują „do natychmiastowego wydania”, sygnalizując mediom, że jesteś gotowy do natychmiastowego opublikowania informacji.

Ale co z koszmarem każdego PR-owca? Potajemnie planuje wprowadzenie na rynek nowego produktu, tylko po to, by zapalony dziennikarz nieco za wcześnie wygadał. Aby temu zapobiec, możesz zmienić datę wydania na „embargo do [data]”. Zabrania to mediom udostępniania informacji prasowej do określonej przez Ciebie daty.

Czy wiedziałeś? Embargo medialne jest nakładane, gdy firma (źródło wiadomości) rozpowszechnia informacje warte opublikowania w publikacjach medialnych przed ich upublicznieniem. Embargo jest wymogiem firmy, który zabrania placówkom publikowania wiadomości do określonej daty lub określonego warunku.

Wcześniejsze przygotowanie informacji prasowych i nałożenie na nie embarga do późniejszego terminu ułatwia koordynację wielkiego ujawnienia. Daje to również mediom czas na przygotowanie dogłębnych relacji lub szukanie większej ilości informacji, zamiast się wtrącać.

To, czy zwolnić teraz, czy embargo na później, zależy od danej sytuacji. Prawdopodobnie nie ma dobrego powodu, aby opóźniać informacje o Twojej ostatniej akcji charytatywnej. Z drugiej strony trzymanie nowego pracownika CMO w tajemnicy do czasu podpisania umowy ma sens.

Kończenie informacji prasowej

Przechodzenie między stronami w komunikacie prasowym — lub ich kończenie — jest często mylące. Łatwo jest pomyśleć, że komunikat prasowy się skończył, gdy jest więcej informacji. Albo ktoś zakłada, że ​​czegoś mu brakuje, mimo że wydanie się skończyło.

Z biegiem czasu media opracowały ustandaryzowany format, aby uniknąć nieporozumień. To proste. Jeśli komunikat prasowy jest kontynuowany na kolejnej stronie, zakończ bieżącą stronę poleceniem „więcej” (wyświetla jeden ekran na raz, gdy plik tekstowy jest duży).

Jeśli jednak komunikat prasowy jest gotowy, wskaż koniec dokumentu trzema symbolami hash ( ### ).

Następnym krokiem w nauce pisania komunikatu prasowego jest zrozumienie formatu komunikatu prasowego.

Jeśli Twoja informacja prasowa jest w formacie znanym dziennikarzowi, Twoje szanse na publikację są większe.

Bezpłatny szablon informacji prasowej

Teraz, gdy znasz już podstawy komunikatu prasowego i tego, co się w nim znajduje, nadszedł czas, abyś zaczął budować public relations. Oto bezpłatny szablon informacji prasowej na początek.

Treść komunikatu prasowego może mieć różną strukturę w zależności od rodzaju komunikatu prasowego i wydarzenia towarzyszącego wiadomości. Niepraktyczne jest posiadanie gotowych szablonów komunikatów prasowych na każdą możliwą sytuację. Jednak dobrą praktyką jest tworzenie ogólnych szablonów na krytyczne okazje.

Chociaż format informacji prasowej różni się w zależności od okazji, ogólna zasada dotyczy wszystkich: priorytetyzuj najważniejsze wiadomości i nie pozwól, aby zgubiły się w gąszczu słów. Zachowując format informacji prasowej jako integralną część Twojej   Plan PR, możesz uniknąć problemów w ostatniej chwili, które pojawiają się podczas kampanii PR.

Trzymaj się status quo

Formaty nie zawsze są wiążące. W zależności od kanału, na który chcesz kierować reklamy i samej treści, elementy zawarte w informacji prasowej będą się różnić w zależności od historii. Ważniejsze jest jak najlepsze przedstawienie swojego przekazu i informacji, tak aby czytelnicy i dziennikarze mogli przetrawić treść i skutecznie ją zatrzymać.

Teraz, gdy znasz format, nadszedł czas, aby nauczyć się pisać komunikat prasowy.