Formatta un comunicato stampa utilizzando questo modello di comunicato stampa gratuito

Un comunicato stampa efficace attira la giusta attenzione da parte dei media, genera un'ampia copertura e influisce sulla percezione del marchio. Quindi cosa distingue un comunicato stampa? Qual è la differenza tra un comunicato stampa raccolto e quello ignorato?

Tutto inizia con la comprensione degli elementi chiave del comunicato stampa. Sapere cosa dire, e come dirlo, ti aiuterà ad attirare l'attenzione dei media influenti. Mentre molti   servizi di distribuzione di comunicati stampa   avere team editoriali per aiutarti a scrivere comunicati stampa, la creazione del tuo comunicato stampa ripaga a lungo termine.

Se stai lottando per capire cosa deve essere scritto in un comunicato stampa, non preoccuparti. Analizzeremo gli elementi e ti faremo creare il formato perfetto per il comunicato stampa in pochissimo tempo.

Tipi di comunicati stampa

Tecnicamente, un comunicato stampa può riguardare tutto ciò che un'azienda considera "degno di nota". Detto questo, sono emersi schemi negli scenari più comuni in cui un comunicato stampa può funzionare bene.

Ecco alcuni comunicati stampa standard utilizzati dalle aziende:

• Comunicato stampa del premio: annuncia eventuali vittorie come certificazioni ISO, organizzazioni rinomate che premiano un prodotto o una soluzione di un'azienda, riconoscimenti per il lavoro di un'azienda e così via.
• Annuncio di nuova assunzione: informa il pubblico di destinazione e gli investitori su ogni membro di livello C che entra a far parte di un'azienda in qualche modo.
• Annuncio di partnership: dichiara un'alleanza strategica tra due o più organizzazioni e come avrebbe un impatto sul settore.
• Annuncio di finanziamento : annuncia i round di finanziamento e spiega cosa prevede di fare la società con l'investimento.
• Comunicato stampa dell'evento: promuove un evento degno di nota che un'azienda ospita, partecipa o sponsorizza.
• Comunicato stampa di lancio del prodotto: rivela informazioni sull'ultima soluzione di un'azienda, sull'aggiornamento del prodotto o sull'espansione della linea di prodotti.
• Comunicato stampa sul rebranding: annuncia la nuova identità aziendale di un'azienda (nuovo nome, fusione e acquisizione o nuovo logo e colori del marchio).
• Comunicato stampa dell'iniziativa di beneficenza: annuncia le cause che appassionano un'azienda e le sue azioni per promuovere tali cause.
  
  

Comprendere gli elementi di base e il formato dei comunicati stampa ti porterà lontano. I giornalisti sono più propensi a premiarti con la copertura mediatica quando il contenuto che invii è strutturato per attirare la loro attenzione.

Sebbene non tutti i comunicati stampa debbano seguire questo formato, alcuni elementi cruciali non dovrebbero essere dimenticati durante la creazione del tuo comunicato stampa.

Parlando di elementi, diamo un'occhiata a ciascun elemento che compone un comunicato stampa.

Elementi di un comunicato stampa

Un buon comunicato stampa segue un formato a piramide invertita di elenco delle informazioni. Una piramide rovesciata è larga in alto e si assottiglia in basso.

Anche le informazioni in un comunicato stampa dovrebbero seguire uno schema simile con le informazioni più importanti in alto e altri dati che non si aggiungono necessariamente al punto principale ma possono comunque essere menzionati in fondo.

Avvia un comunicato stampa con un titolo in grassetto che attiri l'attenzione. Inizia la copia del corpo con la data e la città da cui proviene la pubblicazione. La tua frase principale dovrebbe essere un riassunto conciso dell'argomento del rilascio.

Il resto del corpo racconta tutti i dettagli importanti della tua storia: chi, cosa, quando, dove, perché e come. Metti prima le informazioni più importanti, seguite da informazioni più generali e non dimenticare di includere le tue informazioni di contatto alla fine.

Diamo un'occhiata a un esempio di comunicato stampa per capirlo meglio. Ecco un   esempio di comunicato stampa   annunciando che G2 è diventato un unicorno di avvio dopo aver raccolto finanziamenti di serie D. Questo comunicato stampa di esempio utilizza sette elementi chiave.

Fonte:   G2

1. Titolo

Pensa al tuo titolo come a un titolo di un importante giornale. L'idea è di comunicare il punto principale del tuo comunicato stampa e incuriosire il lettore abbastanza da volerne sapere di più.

C'è un'arte nello scrivere grandi titoli di comunicati stampa, padroneggiati solo dopo aver praticato abbastanza. In caso di dubbio, esamina diverse opzioni tra cui scegliere e chiedi alla tua squadra qual è la più interessante.

Per il titolo ideale, corto e dolce è la strada da percorrere. Il tuo titolo non dovrebbe essere molto più lungo di un tweet. Una buona cifra per qualsiasi titolo è di 170 caratteri o meno.

2. Sottotitolo

Pensa al sottotitolo come al fratello più interessante del tuo titolo. Esprime un messaggio simile ma leggermente più approfondito.

Non è il momento di svelare ogni minimo dettaglio. Il tuo obiettivo è aggiungere un po' più di contesto e stuzzicare la curiosità che portano al cuore del rilascio: 350 caratteri dovrebbero essere più che sufficienti.

Un ottimo titolo porta le persone a leggere il sottotitolo, ma un ottimo sottotitolo li porta alla copia del corpo: la maggior parte del tuo comunicato stampa.

Il tuo sottotitolo dovrebbe informare e intrigare, ma molto probabilmente non sarà il fattore decisivo, indipendentemente dal fatto che i media coprano o meno il tuo rilascio. Ecco a cosa servono i paragrafi del corpo.

3. Datario

Il prossimo passo è la tua linea di date, che copre due delle "cinque W" del giornalismo: quando e dove si terrà il tuo evento degno di nota.

La linea della data è il punto di partenza del primo paragrafo del corpo. Le date e i luoghi devono essere scritti in grassetto, con il luogo scritto in lettere maiuscole.

La guida di stile dell'Associated Press (AP) è preferita dalle testate giornalistiche, quindi le sue regole si applicano qui. Fai attenzione alle località in particolare. Alcune delle città più grandi sono autonome, quindi non è necessario specificare uno stato dopo. Pensa a CHICAGO o SAN FRANCISCO. Altri richiedono un'abbreviazione di stato, come SACRAMENTO, California o MEMPHIS, Tenn.

4. Paragrafi del corpo

I paragrafi del tuo corpo sono la maggior parte del tuo comunicato stampa, specialmente quando entri nei dettagli, come il background professionale del tuo nuovo dirigente, le nuove funzionalità offerte dai tuoi ultimi prodotti e altro ancora.

Ricorda le cinque W del giornalismo: chi, cosa, quando, dove e perché. I migliori comunicati stampa includono tutti e cinque, alcuni con molto tempo dedicato al perché. È il "perché" che entusiasmerà i media e aumenterà le tue possibilità di copertura.

Il tuo comunicato stampa dovrebbe avere un forte vantaggio che spiega il tuo contenuto degno di nota in una frase. Quindi approfondisci il punto principale nel primo paragrafo e includi i seguenti dettagli:

• Chi fa parte di questa notizia
• Come è nata questa notizia
• Chi sono gli stakeholder chiave
• Cosa significa per l'organizzazione

Aggiungi informazioni su ciò che questa notizia potrebbe significare per i clienti o gli investitori dell'organizzazione. Ricorda, i comunicati stampa dovrebbero essere   brevi paragrafi   non più lungo di tre o quattro righe.

Alla fine del comunicato stampa, inizia elencando i dettagli che inizialmente non erano inclusi ma che sembrano importanti. Includere informazioni di base sull'azienda, il suo percorso e tutti i dati di supporto.

Tutti i paragrafi del comunicato devono contenere informazioni in ordine decrescente di priorità, con la notizia più importante all'inizio e quella meno importante verso la fine. Non dimenticare che i comunicati stampa saranno pubblicati online. Pertanto, è bene adottare   ottimizzazione dei motori di ricerca (SEO)   best practices durante la creazione di una release.

Puoi incorporare immagini, citazioni e collegamenti ipertestuali nei paragrafi del tuo corpo per renderli più avvincenti.

5. Collegamenti ipertestuali

Sebbene la copertura mediatica sia importante, l'obiettivo finale della tua pubblicazione è aumentare la consapevolezza del marchio. Idealmente, il tuo comunicato stampa è solo il punto di partenza per una relazione duratura. Includendo le opportunità di interazione, stai facendo un passo in più per assicurarti di non essere dimenticato.

Pensa ai collegamenti ipertestuali come un modo per continuare la relazione. Collegandosi a pagine rilevanti del tuo sito web, il tuo lettore può costruire quella relazione con un clic del mouse. Offre inoltre ai media facili strade per ulteriori informazioni e ricerche.

Assicurati solo di rispettare le regole e di non includere più link di quelli consentiti dai newswire. Non aggiungere collegamenti solo per aggiungere collegamenti: indirizzali a pagine utili rilevanti per la storia e fornisci loro informazioni supplementari.

6. Citazioni

Tutti gli elementi sono stati finora obiettivi. Come ogni grande notizia di cronaca, i comunicati stampa si concentrano sui fatti. È chi, cosa, quando e così via - piuttosto stereotipato.

Le citazioni sono l'unica area dei tuoi comunicati stampa in cui puoi aggiungere un po' di fascino emotivo. Sono la tua opportunità per mettere i fatti in un contesto che entusiasmerà i lettori.

Non c'è nessuno migliore delle persone che hanno lavorato instancabilmente per preparare il tuo ultimo lancio di prodotto, accordo di partnership o iniziativa di beneficenza quando si tratta di aggiungere preventivi. Includere una breve dichiarazione di una persona chiave ti aiuterà a trasmettere la tua eccitazione.

Includi citazioni di stakeholder rilevanti ed esperti del settore: influencer e grandi nomi le cui opinioni potrebbero interessare le persone. Dovresti menzionare chiaramente il nome della persona, la designazione attuale e l'azienda prima di iniziare il preventivo. "Non dimenticare di aggiungere le virgolette per contrassegnare l'inizio e la fine della citazione."

7. Piastra della caldaia

Conosciuta anche come sezione "chi siamo" o "riassunto aziendale", il boilerplate è il punto in cui offri un background di alto livello sulla tua azienda. In circa 100 parole o meno, potresti includere:

• Premi, riconoscimenti e riconoscimenti
• Metriche impressionanti (numero di clienti, dipendenti e capitale raccolto)
• Collegamenti alle pagine del tuo sito web
• Simboli azionari (se quotati in borsa)
• Il pubblico servito dai tuoi prodotti o servizi
• Posizionamento unico o vantaggio rispetto ai concorrenti
• Cosa fa la tua azienda
• Lo slogan, lo slogan o lo slogan della tua azienda

A differenza di altri elementi nel tuo comunicato stampa, devi scrivere il tuo boilerplate solo una volta. Puoi riutilizzarlo in ogni versione per rimanere coerente con i tuoi messaggi. Tuttavia, aggiorna regolarmente i numeri, come le entrate e il conteggio dei dipendenti, per rimanere aggiornato.

Ulteriori elementi del comunicato stampa

Oltre agli elementi che abbiamo trattato finora, ce ne sono alcuni altri che dovrebbero essere inclusi in un comunicato stampa prima che venga inviato alle testate giornalistiche, tra cui:

• immagini
• Informazioni sui contatti
• Data di rilascio
• Fine del tuo comunicato stampa

immagini

Le immagini rompono muri di testo, aggiungono un tocco visivo e generalmente rendono la tua pubblicazione un po' più interessante. Conosciamo tutti il ​​cliché "un'immagine vale più di mille parole?" Anche se ciò potrebbe non essere del tutto vero, un'immagine ti consente di elaborare la tua storia in modo univoco.

La maggior parte delle organizzazioni comprende che le immagini sono potenti e decide di includerle nei propri comunicati stampa. Sfortunatamente, troppi dimenticano che deve essere rilevante per essere potente.

Siamo onesti: nessuno vuole un comunicato stampa con un'immagine d'archivio. Innanzitutto, puoi dire "noioso"? Ma potrebbe anche ritorcersi contro se hai a che fare con i media che ricevono il rilascio dopo che è stato pubblicato. L'uso di un'immagine d'archivio garantisce quasi che il tuo comunicato stampa si mescoli al resto.

Le immagini pertinenti, tuttavia, attireranno l'attenzione e amplificheranno il messaggio che stai trasmettendo. Ad esempio, supponiamo che il tuo logo rinominato sia pronto o che tu abbia un ottimo colpo alla testa della tua nuova assunzione di dirigenti. In tal caso, non dimenticare di includere l'elemento visivo.

Infine, se il tuo comunicato stampa è distribuito online, taggare le immagini con parole chiave appropriate aumenterà la tua visibilità. Qualcuno che cerca su Google "nuovi appartamenti di Chicago", ad esempio, potrebbe atterrare sull'immagine del tuo rivoluzionario sviluppo vicino al Wrigley Field.

Informazioni sui contatti

Includere le informazioni di contatto sembra un gioco da ragazzi. Detto questo, può essere un rompicapo se dimenticato. Se un giornalista è interessato alla tua storia e vuole dare seguito ma non riesce a trovare un modo per contattarti, passerà al prossimo comunicato stampa nella pila.

È fondamentale aggiungere un contatto per i media (professionisti delle pubbliche relazioni, coordinatori dei media o dirigenti della comunicazione) come primo punto di contatto per i giornalisti per ulteriori informazioni. Includi quanto segue per sfruttare al meglio ogni opportunità:

• Nome
• Designazione
• Numero di telefono
• Indirizzo e-mail
• Nome della ditta
• Logo della compagnia

Assicurati di ricevere ogni messaggio mantenendo aggiornati il ​​tuo numero di telefono e indirizzo email. Per quanto riguarda chi includere, dipende. Alcune aziende hanno un collegamento con i media dedicato, mentre altre preferiscono cambiarlo in base alla natura del rilascio.

Data di rilascio

Il primo elemento (e probabilmente uno dei più importanti) del tuo comunicato stampa è la data di uscita. Ciò fornisce ai media la tua cronologia, in pratica quando prevedi di rendere pubbliche le informazioni.

I comunicati stampa si concentrano su articoli degni di nota, quindi il tempismo è tutto. Alcune date di rilascio indicano "per il rilascio immediato", segnalando ai media che sei pronto a pubblicizzare le informazioni immediatamente.

Ma che dire dell'incubo di ogni professionista delle PR? Pianificazione segreta del lancio di un nuovo prodotto, solo per avere un giornalista desideroso di rivelare i fagioli un po' troppo presto. Per evitare ciò, puoi modificare la data di rilascio su "embargo fino al [data]". Ciò vieta ai media di condividere il tuo comunicato stampa fino alla data da te specificata.

Lo sapevate? Un embargo sui media viene emesso quando una società (la fonte di notizie) distribuisce informazioni degne di nota alle pubblicazioni dei media prima che siano rese pubbliche. L'embargo è un requisito dell'azienda che vieta ai punti vendita di pubblicare le notizie fino a quando non viene soddisfatta una certa data o una determinata condizione.

Preparare in anticipo i comunicati stampa e metterli in embargo fino a una data successiva rende facile coordinare la grande rivelazione. Dà anche ai media il tempo di preparare una copertura approfondita o cercare più informazioni invece di rimescolarsi.

Se rilasciare ora o embargo fino a tardi dipende dalla rispettiva situazione. Probabilmente non c'è una buona ragione per ritardare le notizie sulla tua ultima iniziativa di beneficenza. D'altra parte, tenere nascosto il tuo nuovo CMO assunto fino alla firma del contratto ha molto senso.

Fine del tuo comunicato stampa

La transizione delle pagine all'interno di un comunicato stampa - o la loro chiusura - è spesso fonte di confusione. È facile pensare che un comunicato stampa sia terminato quando ci sono più informazioni. O qualcuno presume che manchi qualcosa anche se il rilascio è terminato.

Nel tempo, i media hanno sviluppato un formato standardizzato per evitare confusione. È semplice. Se il tuo comunicato stampa continua su una pagina successiva, termina la pagina corrente con il comando "altro" (visualizza una schermata alla volta quando il file di testo è di grandi dimensioni).

Tuttavia, se il tuo comunicato stampa è terminato, indica la fine del documento con tre simboli hash ( ### ).

Il prossimo passo per imparare a scrivere un comunicato stampa è comprendere il formato del comunicato stampa.

Se il tuo comunicato stampa è in un formato familiare a un giornalista, le tue probabilità di pubblicarlo sono più alte.

Modello di comunicato stampa gratuito

Ora che hai appreso le basi di un comunicato stampa e cosa contiene, è tempo che inizi a costruire relazioni pubbliche. Ecco un modello di comunicato stampa gratuito per iniziare.

Il contenuto del tuo comunicato stampa può essere strutturato in modo diverso a seconda del tipo di comunicato stampa e dell'evento che circonda la notizia. Non è pratico disporre di modelli di comunicati stampa pronti per ogni possibile situazione. Tuttavia, è buona norma creare modelli generici per occasioni critiche.

Mentre il formato del comunicato stampa varia in base all'occasione, una regola generale vale per tutti: dare la priorità ai messaggi chiave e non lasciarli perdere in un turbinio di parole. Mantenendo il formato del comunicato stampa come parte integrante del tuo   Piano di PR, puoi evitare i singhiozzi dell'ultimo minuto che tendono a manifestarsi durante una campagna di PR.

Mantieni lo status quo

I formati non sono sempre vincolanti. A seconda del canale che desideri scegliere come target e del contenuto stesso, gli elementi che includi nel tuo comunicato stampa varieranno da una storia all'altra. La cosa più importante è presentare il tuo messaggio e le tue informazioni nel miglior modo possibile in modo che lettori e giornalisti possano assimilare il contenuto e conservarlo in modo efficace.

Ora che conosci il formato, è tempo di imparare a scrivere un comunicato stampa.