Formatați un comunicat de presă folosind acest șablon gratuit de comunicat de presă

Un comunicat de presă eficient atrage atenția media potrivită, generează o acoperire pe scară largă și influențează percepția mărcii. Deci, ce face un comunicat de presă să iasă în evidență? Care este diferența dintre un comunicat de presă care este preluat și cel ignorat?

Totul începe cu înțelegerea elementelor cheie ale comunicatului de presă. A ști ce să spui – și cum să-l spui – te va ajuta să atragi atenția instituțiilor media influente. În timp ce mulți   servicii de distribuție a comunicatelor de presă   aveți echipe editoriale care să vă ajute să scrieți comunicate de presă, crearea propriului comunicat de presă dă roade pe termen lung.

Dacă te străduiești să-ți dai seama ce trebuie să treacă într-un comunicat de presă, nu te îngrijora. Vom descompune elementele și vă vom pune să creați formatul perfect pentru comunicatul de știri în cel mai scurt timp.

Tipuri de comunicate de presă

Din punct de vedere tehnic, un comunicat de presă poate fi despre orice o companie consideră „demn de știre”. Acestea fiind spuse, modelele au apărut în cele mai comune scenarii în care un comunicat de presă poate funcționa bine.

Iată câteva comunicate de presă standard pe care le folosesc companiile:

• Comunicat de presă de atribuire: anunță orice câștiguri, cum ar fi certificări ISO, organizații renumite care acordă produsul sau soluția unei companii, recunoașterea muncii unei afaceri și așa mai departe.
• Anunț de angajare nouă: informează publicul țintă și investitorii despre fiecare membru de nivel C care se alătură unei companii într-o anumită calitate.
• Anunț de parteneriat: Declara o alianță strategică între două sau mai multe organizații și modul în care aceasta ar avea impact asupra industriei.
• Anunț de finanțare : anunță runde de finanțare și explică ce intenționează compania să facă cu investiția.
• Comunicat de presă al evenimentului: promovează un eveniment demn de știri la care o companie găzduiește, la care participă sau sponsorizează.
• Comunicat de presă de lansare a produsului: dezvăluie informații despre cea mai recentă soluție a unei companii, actualizarea produsului sau extinderea liniei de produse.
• Comunicat de presă de rebranding: anunță noua identitate corporativă a unei companii (nume nou, fuziune și achiziție sau siglă și culori noi ale mărcii).
• Comunicat de presă inițiativă caritabilă: anunță cauzele de care o afacere este pasionată și acțiunile sale pentru a promova acele cauze.
  
  

Înțelegerea elementelor de bază și a formatului comunicatelor de presă vă va duce departe. Jurnaliştii sunt mai predispuşi să vă răsplătească cu acoperire media atunci când conţinutul pe care îl trimiteţi este structurat pentru a le atrage atenţia.

Deși nu fiecare comunicat de presă trebuie să urmeze acest format, unele elemente esențiale nu trebuie uitate atunci când redactați declarația dvs. de presă.

Apropo de elemente, să ne uităm la fiecare element care alcătuiește un comunicat de presă.

Elemente ale unui comunicat de presă

Un comunicat de presă bun urmează un format de piramidă inversată de informații de listare. O piramidă inversată este lată în partea de sus și se îngustează în partea de jos.

Informațiile dintr-un comunicat de presă ar trebui, de asemenea, să urmeze un model similar, cu cele mai importante informații în partea de sus și alte date care nu adaugă neapărat la punctul principal, dar pot fi totuși menționate în partea de jos.

Începeți un comunicat de presă cu un titlu care atrage atenția cu caractere aldine. Începeți corpul copiei cu data și orașul din care provine lansarea. Propoziția dvs. principală ar trebui să fie un rezumat concis al subiectului eliberării.

Restul corpului spune toate detaliile importante ale poveștii tale: cine, ce, când, unde, de ce și cum. Puneți pe primul loc cele mai importante informații, urmate de informații mai generale și nu uitați să includeți informațiile de contact la sfârșit.

Să ne uităm la un exemplu de comunicat de presă pentru a-l înțelege mai bine. Iată un   exemplu de comunicat de presă   anunțând că G2 devine un unicorn startup după strângerea de fonduri din seria D. Acest exemplu de comunicat de presă utilizează șapte elemente cheie.

Sursă:   G2

1. Titlu

Gândiți-vă la titlul dvs. ca la titlul unui ziar important. Ideea este să comunicați punctul principal al comunicatului dvs. de presă și să intrigeți cititorul suficient pentru a dori să afle mai multe.

Există o artă în a scrie titluri grozave de comunicate de presă, stăpânite doar după suficientă practică. Când aveți îndoieli, gândiți-vă la mai multe opțiuni din care să alegeți și întrebați-vă echipa care este cea mai convingătoare.

Pentru titlul ideal, scurt și dulce este calea de urmat. Titlul tău nu ar trebui să fie cu mult mai lung decât un tweet. O cifră bună pentru orice titlu este de 170 de caractere sau mai puțin.

2. Subtitlu

Gândește-te la subtitlu ca fiind fratele mai interesant al titlului tău. Exprimă un mesaj similar, dar puțin mai profund.

Nu este momentul să dezvălui până la ultimul detaliu. Scopul tău este să adaugi puțin mai mult context și să stârnești curiozitatea care să conducă la inima lansării - 350 de caractere ar trebui să fie mai mult decât suficiente.

Un titlu grozav îi determină pe oameni să citească subtitlul, dar un subtitlu grozav îi duce la corpul textului: cea mai mare parte a comunicatului de presă.

Subtitlul dvs. ar trebui să informeze și să intrigă, dar cel mai probabil nu va fi factorul decisiv - dacă mass-media vă acoperă sau nu lansarea. Pentru asta sunt paragrafele corpului.

3. Linia de dată

Următorul este data ta, care acoperă două dintre cele „cinci W” ale jurnalismului: când și unde are loc evenimentul tău demn de știri.

Data este punctul de pornire al primului paragraf al corpului. Datele și locațiile trebuie scrise cu caractere aldine, cu locația scrisă cu majuscule.

Ghidul de stil Associated Press (AP) este preferat de instituțiile de știri, așa că regulile sale se aplică aici. Atenție în special la locații. Unele dintre cele mai mari orașe sunt de sine stătătoare, așa că nu trebuie să specificați un stat după. Gândiți-vă la CHICAGO sau SAN FRANCISCO. Alții necesită o abreviere de stat, cum ar fi SACRAMENTO, California sau MEMPHIS, Tenn.

4. Paragrafe de corp

Paragrafele din corpul dvs. reprezintă cea mai mare parte a comunicatului dvs. de presă, mai ales atunci când intrați în detalii, cum ar fi experiența profesională a noului dvs. angajat director, noile funcții oferite de cele mai recente produse și multe altele.

Amintiți-vă de cele cinci W din jurnalism: cine, ce, când, unde și de ce. Cele mai bune comunicate de presă le includ pe toate cele cinci, unele cu mult timp dedicat motivului. Este „de ce” care va excita mass-media și va crește șansele de acoperire.

Comunicatul dvs. de presă ar trebui să aibă un indiciu puternic care să explice conținutul dvs. demn de știri într-o singură propoziție. Apoi, detaliați punctul principal din primul paragraf și includeți următoarele detalii:

• Cine face parte din această știre
• Cum a apărut această știre
• Cine sunt principalii factori interesați
• Ce înseamnă asta pentru organizație

Adăugați informații despre ce ar putea însemna această știre pentru clienții sau investitorii organizației. Amintiți-vă, comunicatele de presă ar trebui să fie   paragrafe scurte   nu mai mult de trei-patru rânduri.

La finalul comunicatului de presă, începeți prin a enumera detalii care nu au fost incluse inițial, dar par importante. Includeți informații de fundal despre companie, călătoria lor și orice date de sprijin.

Toate paragrafele din comunicatul de presă ar trebui să conțină informații în ordinea descrescătoare a priorității, cu cea mai importantă știre la început și cu cea mai puțin importantă spre final. Nu uitați că comunicatele de presă vor fi publicate online. Prin urmare, este bine să adopte   optimizare pentru motoarele de căutare (SEO)   cele mai bune practici la crearea unei versiuni.

Puteți încorpora imagini, citate și hyperlinkuri în paragrafele corpului dvs. pentru a le face mai convingătoare.

5. Hyperlinkuri

Deși acoperirea media este importantă, scopul final al lansării tale este de a crește gradul de conștientizare a mărcii. În mod ideal, comunicatul tău de presă este doar punctul de plecare pentru o relație de durată. Prin includerea oportunităților de interacțiune, faci un pas suplimentar pentru a te asigura că nu vei fi uitat.

Gândiți-vă la hyperlinkuri ca la o modalitate de a continua relația. Prin trimiterea către paginile relevante de pe site-ul dvs., cititorul dvs. poate construi acea relație cu un clic al mouse-ului. De asemenea, oferă instituțiilor media căi ușoare pentru mai multe informații și cercetări.

Doar asigurați-vă că respectați regulile și nu includeți mai multe link-uri decât permit știrile. Nu adăugați link-uri doar pentru a adăuga link-uri - direcționați-le către pagini utile relevante pentru poveste și oferiți-le informații suplimentare.

6. Citate

Toate elementele au fost până acum obiective. Ca orice știre grozavă, comunicatele de presă se concentrează pe fapte. Este cine, ce, când și așa mai departe - destul de formulă.

Citatele sunt singura zonă a comunicatelor dvs. de presă în care puteți adăuga ceva atracție emoțională. Sunt oportunitatea ta de a pune faptele într-un context care îi va entuziasma pe cititori.

Nu există nimeni mai bun decât oamenii care au lucrat neobosit pentru a pregăti cea mai recentă lansare de produs, acord de parteneriat sau inițiativă caritabilă atunci când vine vorba de adăugarea de citate. Includerea unei scurte declarații de la o persoană cheie vă va ajuta să vă transmiteți entuziasmul.

Includeți citate de la părțile interesate relevante și experți din industrie - influenți și nume mari ale căror opinii ar interesa oamenii. Ar trebui să menționați clar numele persoanei, denumirea actuală și compania înainte de a începe oferta. „Nu uitați să adăugați ghilimele pentru a marca începutul și sfârșitul citatului.”

7. Boilerplate

Cunoscută și sub denumirea de secțiune „despre noi” sau „rezumat corporativ”, este locul în care oferiți o informație la nivel înalt despre compania dvs. În aproximativ 100 de cuvinte sau mai puțin, puteți include:

• Premii, onoruri și recunoașteri
• Valori impresionante (numărul de clienți, angajați și capital strâns)
• Link-uri către paginile site-ului dvs
• Simboluri bursiere (dacă sunt tranzacționate public pe o bursă)
• Publicul pe care îl deservesc produsele sau serviciile dvs
• Poziționare sau avantaj unic față de concurenți
• Ce face compania ta
• Sloganul, sloganul sau sloganul companiei dvs

Spre deosebire de alte elemente din comunicatul dvs. de presă, trebuie să vă scrieți boilerplata o singură dată. Îl puteți reutiliza în fiecare lansare pentru a rămâne în concordanță cu mesajele dvs. Cu toate acestea, actualizați în mod regulat numerele, cum ar fi veniturile și numărul de angajați, pentru a rămâne la curent.

Elemente suplimentare de comunicat de presă

Pe lângă elementele pe care le-am acoperit până acum, mai există și alte câteva care ar trebui incluse într-un comunicat de presă înainte de a fi trimis către instituțiile de știri, inclusiv:

• Imagini
• Informatii de contact
• Data de lansare
• Încheierea comunicatului de presă

Imagini

Imaginile sparg pereții de text, adaugă fler vizual și, în general, vă fac lansarea puțin mai interesantă. Știm cu toții clișeul „o imagine valorează cât o mie de cuvinte?” Deși este posibil să nu fie în întregime adevărat, o imagine vă permite să vă elaborați povestea în mod unic.

Majoritatea organizațiilor înțeleg că imaginile sunt puternice și decid să le includă în comunicatele lor de presă. Din păcate, prea mulți uită că trebuie să fie relevant pentru a fi puternic.

Să fim sinceri - nimeni nu vrea un comunicat de presă cu o imagine de stoc. În primul rând, poți spune „plictisitor”? Dar s-ar putea chiar să se întoarcă în sens invers dacă ai de-a face cu instituții media care primesc eliberarea după ce a fost publicată. Utilizarea unei imagini de stoc aproape asigură că comunicatul dvs. de presă se va integra cu restul.

Imaginile relevante, totuși, vor atrage atenția și vor amplifica mesajul pe care îl transmiteți. De exemplu, să presupunem că logo-ul tău rebranded este gata sau că ai o imagine grozavă a noului tău director executiv. Dacă da, nu uitați să includeți vizualul.

În cele din urmă, dacă comunicatul dvs. de presă este distribuit online, etichetarea imaginilor cu cuvinte cheie adecvate vă va crește vizibilitatea. Cineva care caută pe google „apartamente noi din Chicago”, de exemplu, ar putea ajunge la imaginea dezvoltării tale inovatoare de lângă Wrigley Field.

Informatii de contact

Includerea informațiilor de contact pare o problemă. Acestea fiind spuse, poate fi un deal-breaker dacă este uitat. Dacă un reporter este interesat de povestea ta și dorește să urmărească, dar nu găsește o modalitate de a te contacta, va trece la următorul comunicat de presă din teanc.

Este esențial să adăugați un contact media (profesioniști în PR, coordonatori media sau directori de comunicare) ca prim punct de contact pentru jurnaliști pentru mai multe informații. Includeți următoarele pentru a profita la maximum de fiecare oportunitate:

• Nume
• Desemnare
• Număr de telefon
• Adresa de e-mail
• Numele companiei
• Logoul companiei

Asigurați-vă că primiți fiecare mesaj, păstrând actualizate numărul de telefon și adresa de e-mail. Cât despre cine să includă, depinde. Unele companii au o legătură media dedicată, în timp ce unele preferă să o schimbe în funcție de natura lansării.

Data de lansare

Primul element (și, fără îndoială, unul dintre cele mai importante) al comunicatului dvs. de presă este data lansării. Acest lucru oferă instituțiilor media cronologia dvs. - practic atunci când intenționați să faceți publică informația.

Comunicatele de presă se concentrează pe articole demne de știri, așa că momentul este totul. Unele date de lansare indică „pentru lansare imediată”, semnalând instituțiilor media că sunteți gata să faceți publice informațiile imediat.

Dar cum rămâne cu coșmarul fiecărui profesionist în PR? Planificând în secret o lansare a unui nou produs, doar pentru ca un jurnalist dornic să vărseze boabele puțin prea devreme. Pentru a preveni acest lucru, puteți ajusta data lansării la „embargoat până la [data]”. Acest lucru interzice instituțiilor media să distribuie comunicatul dvs. de presă până la data pe care o specificați.

Știați? Un embargo media este emis atunci când o companie (sursa știrilor) distribuie informații demne de știri publicațiilor media înainte de a fi lansate publicului larg. Embargoul este o cerință din partea companiei care interzice posturilor să publice știrile până la îndeplinirea unei anumite date sau a unei condiții stabilite.

Pregătirea comunicatelor de presă din timp și embargoarea lor până la o dată ulterioară facilitează coordonarea marelui dezvăluire. De asemenea, oferă instituțiilor media timp să pregătească o acoperire aprofundată sau să caute mai multe informații în loc să se amestece.

Dacă eliberarea acum sau embargoul până mai târziu depinde de situația respectivă. Probabil că nu există un motiv bun pentru a amâna știrile despre cea mai recentă inițiativă a voastră de caritate. Pe de altă parte, este foarte logic să-ți păstrezi noua angajare CMO până la semnarea contractului.

Încheierea comunicatului de presă

Tranziția paginilor dintr-un comunicat de presă – sau încheierea acestora – este adesea confuză. Este ușor să crezi că un comunicat de presă s-a încheiat atunci când există mai multe informații. Sau cineva presupune că îi lipsește ceva, chiar dacă lansarea s-a încheiat.

De-a lungul timpului, instituțiile media au dezvoltat un format standardizat pentru a evita confuzia. E simplu. Dacă comunicatul de presă continuă pe o pagină ulterioară, încheiați pagina curentă cu comanda „mai mult” (afișează câte un ecran când fișierul text este mare).

Cu toate acestea, dacă comunicatul dvs. de presă este terminat, indicați sfârșitul documentului cu trei simboluri hash ( ### ).

Următorul pas în învățarea scrierii unui comunicat de presă este înțelegerea formatului comunicatului de presă.

Dacă comunicatul dvs. de presă este într-un format pe care un jurnalist este familiarizat, șansele dvs. de a-l publica sunt mai mari.

Șablon de comunicat de presă gratuit

Acum că ați învățat elementele de bază ale unui comunicat de presă și ce conține el, este timpul să începeți să construiți relații publice. Iată un șablon de comunicat de presă gratuit pentru a începe.

Conținutul comunicatului dvs. de presă poate fi structurat diferit în funcție de tipul comunicatului de presă și de evenimentul din jurul știrii. Nu este practic să aveți șabloane de comunicate de presă pregătite pentru orice situație posibilă. Cu toate acestea, este o practică bună să creați șabloane generice pentru ocazii critice.

În timp ce formatul comunicatului de presă variază în funcție de ocazie, tuturor se aplică o regulă generală: prioritizează mesajele cheie și nu le lăsa să se piardă într-un val de cuvinte. Păstrând formatul comunicatului de presă ca parte integrantă a dvs   Planul de PR, puteți evita sughițurile de ultimă oră care tind să apară în timpul unei campanii de PR.

Rămâneți la status quo-ul

Formatele nu sunt întotdeauna obligatorii. În funcție de canalul pe care doriți să îl vizați și de conținutul în sine, elementele pe care le includeți în comunicatul dvs. de presă vor varia de la o poveste la alta. Ceea ce este mai important este să vă prezentați mesajul și informațiile în cel mai bun mod posibil, astfel încât cititorii și jurnaliștii să poată digera conținutul și să-l rețină eficient.

Acum că știți formatul, este timpul să învățați cum să scrieți un comunicat de presă.