Dar formato a un comunicado de prensa utilizando esta plantilla de comunicado de prensa gratuita

Un comunicado de prensa efectivo atrae la atención adecuada de los medios, genera una amplia cobertura e impacta en la percepción de la marca. Entonces, ¿qué hace que un comunicado de prensa se destaque? ¿Cuál es la diferencia entre un comunicado de prensa que se recoge y el que se ignora?

Todo comienza con la comprensión de los elementos clave del comunicado de prensa. Saber qué decir, y cómo decirlo, lo ayudará a captar la atención de los medios de comunicación influyentes. Mientras que muchos   servicios de distribución de comunicados de prensa   tenga equipos editoriales que lo ayuden a escribir comunicados de prensa, crear su propio comunicado de prensa vale la pena a largo plazo.

Si tiene dificultades para averiguar qué debe incluirse en un comunicado de prensa, no se preocupe. Desglosaremos los elementos y le haremos crear el formato de comunicado de prensa perfecto en poco tiempo.

Tipos de comunicados de prensa

Técnicamente, un comunicado de prensa puede ser sobre cualquier cosa que una empresa considere "de interés periodístico". Dicho esto, han surgido patrones en los escenarios más comunes en los que un comunicado de prensa puede funcionar bien.

Aquí hay algunos comunicados de prensa estándar que usan las empresas:

• Comunicado de prensa de premios: anuncia cualquier victoria, como certificaciones ISO, organizaciones de renombre que premian el producto o la solución de una empresa, reconocimiento por el trabajo de una empresa, etc.
• Anuncio de nuevas contrataciones: informa al público objetivo y a los inversores sobre cada miembro de nivel C que se une a una empresa de alguna manera.
• Anuncio de asociación: Declara una alianza estratégica entre dos o más organizaciones y cómo impactaría en la industria.
• Anuncio de financiación : anuncia rondas de financiación y explica qué planea hacer la empresa con la inversión.
• Comunicado de prensa del evento: promueve un evento de interés periodístico que una empresa organiza, asiste o patrocina.
• Comunicado de prensa de lanzamiento de producto: revela información sobre la última solución, actualización de producto o expansión de línea de productos de una empresa.
• Comunicado de prensa de cambio de marca: Anuncia la nueva identidad corporativa de una empresa (nuevo nombre, fusión y adquisición, o nuevo logotipo y colores de marca).
• Comunicado de prensa de la iniciativa benéfica: anuncia las causas que apasionan a una empresa y sus acciones para promover esas causas.
  
  

Comprender los elementos básicos y el formato de los comunicados de prensa lo llevará lejos. Es más probable que los periodistas lo recompensen con cobertura mediática cuando el contenido que envía está estructurado para captar su atención.

Si bien no todos los comunicados de prensa deben seguir este formato, no se deben olvidar algunos elementos cruciales al elaborar su comunicado de prensa.

Hablando de elementos, veamos cada elemento que compone un comunicado de prensa.

Elementos de un comunicado de prensa

Un buen comunicado de prensa sigue un formato de pirámide invertida de información de listado. Una pirámide invertida es ancha en la parte superior y se estrecha en la parte inferior.

La información en un comunicado de prensa también debe seguir un patrón similar con la información más importante en la parte superior y otros datos que no necesariamente se suman al punto principal, pero que aún pueden mencionarse en la parte inferior.

Comience un comunicado de prensa con un titular llamativo en negrita. Comience la copia del cuerpo con la fecha y la ciudad de donde proviene el lanzamiento. Su oración principal debe ser un resumen conciso del tema del comunicado.

El resto del cuerpo cuenta todos los detalles importantes de su historia: quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo. Ponga la información más importante primero, seguida de información más general, y no olvide incluir su información de contacto al final.

Veamos un comunicado de prensa de muestra para entenderlo mejor. Aquí está un   ejemplo de nota de prensa   anunciando que G2 se convertirá en un unicornio de inicio después de recaudar fondos de la Serie D. Este comunicado de prensa de muestra utiliza siete elementos clave.

Fuente:   G2

1. Título

Piense en su título como un titular en un periódico importante. La idea es comunicar el punto principal de su comunicado de prensa e intrigar al lector lo suficiente como para querer saber más.

Hay un arte en escribir grandes titulares de comunicados de prensa, dominado solo después de suficiente práctica. En caso de duda, haga una lluvia de ideas sobre varias opciones para elegir y pregúntele a su equipo cuál es la más convincente.

Para el titular ideal, el camino a seguir es corto y dulce. Su título no debe ser mucho más largo que un tweet. Una buena cifra aproximada para cualquier título es de 170 caracteres o menos.

2. Subtítulo

Piense en el subtítulo como el hermano más interesante de su título. Expresa un mensaje similar pero un poco más profundo.

Este no es el momento de revelar hasta el último detalle. Su objetivo es agregar un poco más de contexto y despertar la curiosidad que conduzca al corazón del lanzamiento: 350 caracteres deberían ser más que suficientes.

Un gran título hace que la gente lea el subtítulo, pero un gran subtítulo los lleva al cuerpo del texto: la mayor parte de su comunicado de prensa.

Su subtítulo debe informar e intrigar, pero lo más probable es que no sea el factor decisivo, ya sea que los medios cubran o no su comunicado. Para eso están los párrafos del cuerpo.

3. Línea de fecha

El siguiente paso es su línea de fechas, que cubre dos de las "cinco W" del periodismo: cuándo y dónde se llevará a cabo su evento de interés periodístico.

La línea de fecha es el punto de partida del primer párrafo del cuerpo. Las fechas y los lugares deben escribirse en negrita, con el lugar en letras mayúsculas.

Los medios de comunicación prefieren la guía de estilo de Associated Press (AP), por lo que sus reglas se aplican aquí. Tenga cuidado con las ubicaciones en particular. Algunas de las ciudades más grandes son independientes, por lo que no necesita especificar un estado después. Piense en CHICAGO o SAN FRANCISCO. Otros requieren una abreviatura estatal, como SACRAMENTO, Calif. o MEMPHIS, Tenn.

4. Párrafos del cuerpo

Los párrafos del cuerpo son la mayor parte de su comunicado de prensa, especialmente cuando entra en detalles, como los antecedentes profesionales de su nuevo ejecutivo contratado, las nuevas características que ofrece su último producto y más.

Recuerde las cinco W del periodismo: quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Los mejores comunicados de prensa incluyen los cinco, algunos con mucho tiempo dedicado al por qué. Es el “por qué” lo que entusiasmará a los medios y aumentará sus posibilidades de cobertura.

Su comunicado de prensa debe tener un encabezado sólido que explique su contenido de interés periodístico en una oración. Luego explique el punto principal del primer párrafo e incluya los siguientes detalles:

• Quien es parte de esta noticia
• Cómo llegó esta noticia
• ¿Quiénes son las partes interesadas clave?
• Lo que esto significa para la organización

Agregue información sobre lo que esta noticia podría significar para los clientes o inversores de la organización. Recuerde, los comunicados de prensa deben ser   párrafos cortos   no más de tres o cuatro líneas.

Al final del comunicado de prensa, comience enumerando los detalles que no se incluyeron inicialmente pero que parecen importantes. Incluya información de antecedentes sobre la empresa, su viaje y cualquier dato de respaldo.

Todos los párrafos del comunicado de prensa deben contener información en orden descendente de prioridad, con la noticia más importante al principio y la menos importante al final. No olvide que los comunicados de prensa se publicarán en línea. Por lo tanto, es bueno adoptar   optimización de motores de búsqueda (SEO)   mejores prácticas al crear una versión.

Puede incorporar imágenes, citas e hipervínculos en los párrafos del cuerpo para hacerlos más convincentes.

5. Hipervínculos

Si bien la cobertura de los medios es importante, el objetivo final de su comunicado es impulsar el conocimiento de la marca. Idealmente, su comunicado de prensa es solo el punto de partida para una relación duradera. Al incluir oportunidades de interacción, está dando un paso adicional para asegurarse de que no lo olviden.

Piense en los hipervínculos como una forma de continuar la relación. Al vincular a páginas relevantes en su sitio web, su lector puede construir esa relación con un clic del mouse. También brinda a los medios de comunicación vías fáciles para obtener más información e investigación.

Solo asegúrese de seguir las reglas y no incluya más enlaces de los que permiten los cables de noticias. No agregue enlaces solo por agregar enlaces: diríjalos a páginas útiles relevantes para la historia y proporcióneles información complementaria.

6. Cotizaciones

Todos los elementos han sido hasta ahora objetivos. Como cualquier gran noticia, los comunicados de prensa se centran en los hechos. Es quién, qué, cuándo, etc., bastante formulado.

Las citas son la única área de sus comunicados de prensa donde puede agregar algo de atractivo emocional. Son su oportunidad de poner los hechos en un contexto que entusiasmará a los lectores.

No hay nadie mejor que las personas que han trabajado incansablemente en la preparación de su último lanzamiento de producto, acuerdo de asociación o iniciativa benéfica cuando se trata de agregar cotizaciones. Incluir una breve declaración de una persona clave le ayudará a transmitir su entusiasmo.

Incluya citas de partes interesadas relevantes y expertos de la industria: personas influyentes y grandes nombres cuyas opiniones interesarían a las personas. Debe mencionar claramente el nombre de la persona, la designación actual y la empresa antes de comenzar su cotización. "No olvide agregar comillas para marcar el comienzo y el final de la cita".

7. Repetitivo

También conocido como sección "acerca de nosotros" o "resumen corporativo", el modelo es donde ofreces antecedentes de alto nivel sobre tu empresa. En aproximadamente 100 palabras o menos, podría incluir:

• Premios, honores y reconocimientos
• Métricas impresionantes (número de clientes, empleados y capital recaudado)
• Enlaces a las páginas de su sitio web
• Símbolos bursátiles (si cotizan en bolsa)
• La audiencia a la que sirven sus productos o servicios
• Posicionamiento único o ventaja sobre los competidores
• que hace tu empresa
• El lema, eslogan o eslogan de su empresa

A diferencia de otros elementos en su comunicado de prensa, solo tiene que escribir su modelo una vez. Puede reutilizarlo en cada versión para mantener la coherencia con su mensaje. Sin embargo, actualice regularmente los números, como los ingresos y el recuento de empleados, para mantenerse actualizado.

Elementos adicionales del comunicado de prensa

Además de los elementos que hemos cubierto hasta ahora, hay algunos otros que deben incluirse en un comunicado de prensa antes de enviarlo a los medios de comunicación, entre ellos:

• Imágenes
• Información del contacto
• Fecha de lanzamiento
• Finalización de su comunicado de prensa

Imágenes

Las imágenes rompen las paredes de texto, agregan un estilo visual y, en general, hacen que su lanzamiento sea un poco más interesante. Todos conocemos el cliché "¿una imagen vale más que mil palabras?" Si bien eso puede no ser del todo cierto, una imagen le permite elaborar su historia de manera única.

La mayoría de las organizaciones entienden que las imágenes son poderosas y deciden incluirlas en sus comunicados de prensa. Desafortunadamente, muchos olvidan que tiene que ser relevante para ser poderoso.

Seamos honestos: nadie quiere un comunicado de prensa con una imagen de stock. En primer lugar, ¿puedes decir 'aburrido'? Pero incluso podría resultar contraproducente si se trata de medios de comunicación que reciben el comunicado después de su publicación. El uso de una imagen de archivo casi garantiza que su comunicado de prensa se mezcle con el resto.

Las imágenes relevantes, sin embargo, llamarán la atención y amplificarán el mensaje que estás transmitiendo. Por ejemplo, supongamos que su logotipo renombrado está listo, o tiene una gran foto de su nuevo ejecutivo contratado. Si es así, no olvide incluir la imagen.

Finalmente, si su comunicado de prensa se distribuye en línea, etiquetar las imágenes con las palabras clave adecuadas aumentará su visibilidad. Alguien que busque en Google "nuevos apartamentos en Chicago", por ejemplo, podría encontrar la imagen de su desarrollo innovador junto a Wrigley Field.

Información del contacto

Incluir información de contacto parece una obviedad. Dicho esto, puede ser un factor decisivo si se olvida. Si un reportero está interesado en su historia y quiere hacer un seguimiento, pero no puede encontrar la manera de comunicarse con usted, pasará al siguiente comunicado de prensa de la pila.

Es crucial agregar un contacto con los medios (profesionales de relaciones públicas, coordinadores de medios o ejecutivos de comunicaciones) como el primer punto de contacto para que los periodistas obtengan más información. Incluya lo siguiente para aprovechar al máximo cada oportunidad:

• Nombre
• Designacion
• Número de teléfono
• Dirección de correo electrónico
• Nombre de empresa
• Logo de la compañía

Asegúrese de recibir todos los mensajes manteniendo su número de teléfono y dirección de correo electrónico actualizados. En cuanto a a quién incluir, depende. Algunas compañías tienen un enlace de medios dedicado, mientras que otras prefieren cambiarlo según la naturaleza del comunicado.

Fecha de lanzamiento

El primer elemento (y posiblemente uno de los más importantes) de su comunicado de prensa es la fecha de publicación. Esto le da a los medios de comunicación su línea de tiempo, básicamente cuando planea hacer pública la información.

Los comunicados de prensa se enfocan en artículos de interés periodístico, por lo que el tiempo lo es todo. Algunas fechas de publicación indican "para publicación inmediata", indicando a los medios de comunicación que está listo para publicar la información de inmediato.

Pero, ¿qué pasa con la pesadilla de todo profesional de relaciones públicas? Planeando en secreto el lanzamiento de un nuevo producto, solo para que un periodista entusiasta derrame los frijoles demasiado pronto. Para evitar esto, puede ajustar su fecha de lanzamiento a "embargado hasta el [fecha]". Esto prohíbe que los medios de comunicación compartan su comunicado de prensa hasta la fecha que especifique.

¿Sabías? Se emite un embargo de medios cuando una empresa (la fuente de noticias) distribuye información de interés periodístico a publicaciones de medios antes de que se publique al público en general. El embargo es un requerimiento de la empresa que prohíbe a los medios publicar la noticia hasta que se cumpla una determinada fecha o condición.

Preparar sus comunicados de prensa temprano y embargarlos hasta una fecha posterior facilita la coordinación de la gran revelación. También les da a los medios de comunicación tiempo para preparar una cobertura detallada o buscar más información en lugar de luchar.

Si liberar ahora o embargar hasta más tarde depende de la situación respectiva. Probablemente no haya una buena razón para retrasar las noticias sobre su última iniciativa benéfica. Por otro lado, mantener en secreto a su nuevo CMO contratado hasta que se firme el contrato tiene mucho sentido.

Finalización de su comunicado de prensa

La transición de páginas dentro de un comunicado de prensa, o su finalización, a menudo es confuso. Es fácil pensar que un comunicado de prensa ha terminado cuando hay más información. O alguien asume que se está perdiendo algo a pesar de que el lanzamiento ha finalizado.

Con el tiempo, los medios de comunicación han desarrollado un formato estandarizado para evitar confusiones. Es simple. Si su comunicado de prensa continúa en una página posterior, finalice la página actual con el comando "más" (muestra una pantalla a la vez cuando el archivo de texto es grande).

Sin embargo, si su comunicado de prensa está terminado, indique el final del documento con tres símbolos de almohadilla ( ### ).

El siguiente paso para aprender a escribir un comunicado de prensa es comprender el formato del comunicado de prensa.

Si su comunicado de prensa está en un formato con el que un periodista está familiarizado, sus probabilidades de que se publique son mayores.

Plantilla de comunicado de prensa gratis

Ahora que ha aprendido los conceptos básicos de un comunicado de prensa y lo que incluye, es hora de que comience a construir relaciones públicas. Aquí tienes una plantilla de comunicado de prensa gratuita para que empieces.

El contenido de su comunicado de prensa se puede estructurar de manera diferente según el tipo de comunicado de prensa y el evento relacionado con la noticia. No es práctico tener plantillas de comunicados de prensa listas para cualquier situación posible. Sin embargo, es una buena práctica crear plantillas genéricas para ocasiones críticas.

Si bien el formato del comunicado de prensa varía según la ocasión, una regla general se aplica a todos: priorice los mensajes clave y no permita que se pierdan en un torbellino de palabras. Al mantener el formato de comunicado de prensa como parte integral de su   Plan de relaciones públicas, puede evitar contratiempos de última hora que tienden a surgir durante una campaña de relaciones públicas.

Adherirse al status quo

Los formatos no siempre son vinculantes. Según el canal al que desee dirigirse y el contenido en sí, los elementos que incluya en su comunicado de prensa variarán de una historia a otra. Lo que es más importante es presentar su mensaje e información de la mejor manera posible para que los lectores y periodistas puedan digerir el contenido y retenerlo de manera efectiva.

Ahora que conoce el formato, es hora de aprender a escribir un comunicado de prensa.