Format Siaran Pers Menggunakan Template Siaran Pers Gratis Ini

Siaran pers yang efektif mengumpulkan perhatian media yang tepat, menghasilkan liputan luas, dan memengaruhi persepsi merek. Jadi apa yang membuat siaran pers menonjol? Apa perbedaan antara siaran pers yang diambil dan yang diabaikan?

Semuanya dimulai dengan memahami elemen-elemen siaran pers utama. Mengetahui apa yang harus dikatakan — dan bagaimana mengatakannya — akan membantu Anda mengamankan perhatian media berpengaruh. Sementara banyak   layanan distribusi siaran pers   memiliki tim editorial untuk membantu Anda menulis siaran pers, membuat siaran pers Anda sendiri terbayar dalam jangka panjang.

Jika Anda kesulitan mencari tahu apa yang perlu dimuat dalam siaran pers, jangan khawatir. Kami akan memecah elemen dan membuat Anda membuat format rilis berita yang sempurna dalam waktu singkat.

Jenis siaran pers

Secara teknis, siaran pers bisa tentang apa saja yang dianggap "layak diberitakan" oleh perusahaan. Yang mengatakan, pola telah muncul dalam skenario paling umum di mana siaran pers dapat bekerja dengan baik.

Berikut adalah beberapa siaran pers standar yang digunakan bisnis:

• Siaran pers penghargaan: Mengumumkan setiap kemenangan seperti sertifikasi ISO, organisasi terkenal yang menghadiahkan produk atau solusi perusahaan, pengakuan atas pekerjaan bisnis, dan sebagainya.
• Pengumuman perekrutan baru: Memberi tahu audiens target dan investor tentang setiap anggota tingkat C yang bergabung dengan perusahaan dalam kapasitas tertentu.
• Pengumuman kemitraan: Mendeklarasikan aliansi strategis antara dua atau lebih organisasi dan bagaimana hal itu akan berdampak pada industri.
• Pengumuman pendanaan: Mengumumkan putaran pendanaan dan menjelaskan apa yang akan dilakukan perusahaan dengan investasi tersebut.
• Siaran pers acara: Mempromosikan acara yang layak diberitakan yang diselenggarakan, dihadiri, atau disponsori oleh perusahaan.
• Siaran pers peluncuran produk: Mengungkapkan informasi tentang solusi terbaru perusahaan, peningkatan produk, atau perluasan lini produk.
• Siaran pers rebranding: Mengumumkan identitas korporat baru perusahaan (nama baru, merger dan akuisisi, atau logo dan warna merek baru).
• Rilis berita inisiatif amal: Mengumumkan penyebab yang diminati oleh bisnis dan tindakannya untuk memajukan tujuan tersebut.
  
  

Memahami elemen dasar dan format siaran pers akan membawa Anda jauh. Wartawan lebih cenderung memberi Anda liputan media ketika konten yang Anda kirimkan disusun untuk menarik perhatian mereka.

Meskipun tidak semua siaran pers harus mengikuti format ini, beberapa elemen penting tidak boleh dilupakan saat menyusun pernyataan pers Anda.

Berbicara tentang elemen, mari kita lihat setiap elemen yang membentuk siaran pers.

Elemen siaran pers

Siaran pers yang baik mengikuti format piramida terbalik dari informasi daftar. Piramida terbalik lebar di bagian atas dan meruncing di bagian bawah.

Informasi dalam rilis media juga harus mengikuti pola yang sama dengan informasi terpenting di bagian atas dan data lain yang tidak serta merta menambah poin utama tetapi masih dapat disebutkan di bagian bawah.

Mulai siaran pers dengan judul yang menarik perhatian dalam huruf tebal. Mulailah body copy dengan tanggal dan kota asal rilis. Kalimat utama Anda harus merupakan ringkasan singkat dari subjek rilis.

Bagian tubuh lainnya menceritakan semua detail penting dari cerita Anda: siapa, apa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana. Tempatkan informasi yang paling penting terlebih dahulu, diikuti dengan informasi yang lebih umum, dan jangan lupa untuk menyertakan informasi kontak Anda di bagian akhir.

Mari kita lihat contoh siaran pers untuk lebih memahaminya. Berikut adalah   contoh siaran pers   mengumumkan G2 menjadi startup unicorn setelah menggalang pendanaan Seri D. Contoh siaran pers ini menggunakan tujuh elemen kunci.

Sumber:   G2

1. Judul

Pikirkan judul Anda sebagai berita utama di surat kabar besar. Idenya adalah untuk mengomunikasikan poin utama dari rilis berita Anda dan membuat pembaca cukup penasaran untuk ingin tahu lebih banyak.

Ada seni dalam menulis berita utama siaran pers yang hebat, hanya dikuasai setelah latihan yang cukup. Jika ragu, lakukan brainstorming beberapa opsi untuk dipilih dan tanyakan kepada tim Anda mana yang paling menarik.

Untuk judul yang ideal, pendek dan manis adalah cara yang tepat. Judul Anda tidak boleh lebih panjang dari tweet. Angka rata-rata yang bagus untuk judul apa pun adalah 170 karakter atau kurang.

2. Subjudul

Pikirkan subjudul sebagai saudara judul Anda yang lebih menarik. Ini mengungkapkan pesan yang serupa tetapi sedikit lebih mendalam.

Ini bukan waktunya untuk mengungkapkan setiap detail terakhir. Tujuan Anda adalah menambahkan sedikit lebih banyak konteks dan keingintahuan yang mengarah ke inti rilis — 350 karakter seharusnya sudah lebih dari cukup.

Judul yang bagus membuat orang membaca subjudul, tetapi subjudul yang bagus membawa mereka ke body copy: sebagian besar siaran pers Anda.

Subjudul Anda harus memberi informasi dan intrik, tetapi kemungkinan besar itu tidak akan menjadi faktor penentu —apakah media meliput rilis Anda atau tidak. Itulah gunanya paragraf tubuh.

3. Garis Tanggal

Selanjutnya adalah dateline Anda, yang mencakup dua dari "lima W" jurnalisme: kapan dan di mana acara Anda yang layak diberitakan terjadi.

Garis tanggal adalah titik awal paragraf tubuh pertama Anda. Tanggal dan lokasi harus ditulis dalam huruf tebal, dengan lokasi dieja dengan huruf kapital semua.

Panduan gaya Associated Press (AP) lebih disukai oleh outlet berita, jadi aturannya berlaku di sini. Hati-hati dengan lokasi khususnya. Beberapa kota terbesar berdiri sendiri, jadi Anda tidak perlu menentukan negara bagian setelahnya. Pikirkan CHICAGO atau SAN FRANCISCO. Lainnya memerlukan singkatan negara, seperti SACRAMENTO, California atau MEMPHIS, Tenn.

4. Paragraf isi

Paragraf tubuh Anda adalah bagian terbesar dari rilis media Anda, terutama saat Anda membahas detailnya, seperti latar belakang profesional karyawan eksekutif baru Anda, fitur baru yang ditawarkan produk terbaru Anda, dan banyak lagi.

Ingat lima W dari jurnalisme: siapa, apa, kapan, di mana, dan mengapa. Siaran pers terbaik mencakup kelimanya, beberapa dengan banyak waktu yang dikhususkan untuk alasannya. Ini adalah "mengapa" yang akan membuat media bersemangat dan meningkatkan peluang Anda untuk meliput.

Siaran pers Anda harus memiliki petunjuk kuat yang menjelaskan konten Anda yang layak diberitakan dalam satu kalimat. Kemudian uraikan poin utama di paragraf pertama dan sertakan detail berikut:

• Siapa yang menjadi bagian dari berita ini?
• Bagaimana berita ini terjadi
• Siapa pemangku kepentingan utama?
• Apa artinya ini bagi organisasi?

Tambahkan informasi tentang apa arti berita ini bagi pelanggan atau investor organisasi. Ingat, siaran pers harus   paragraf pendek   tidak lebih dari tiga sampai empat baris.

Di akhir siaran pers, mulailah dengan mencantumkan detail yang awalnya tidak disertakan tetapi tampaknya penting. Sertakan informasi latar belakang tentang perusahaan, perjalanan mereka, dan data pendukung lainnya.

Semua paragraf dalam siaran pers harus memuat informasi dalam urutan prioritas, dengan berita yang paling penting di awal dan yang kurang penting di akhir. Jangan lupa bahwa siaran pers akan dipublikasikan secara online. Oleh karena itu, ada baiknya untuk mengadopsi   optimisasi mesin pencari (SEO)   praktik terbaik saat membuat rilis.

Anda dapat memasukkan gambar, kutipan, dan hyperlink ke dalam paragraf tubuh Anda untuk membuatnya lebih menarik.

5. Hyperlink

Meskipun liputan media itu penting, tujuan akhir dari rilis Anda adalah untuk mendorong kesadaran merek. Idealnya, siaran pers Anda hanyalah titik awal untuk hubungan yang langgeng. Dengan memasukkan peluang untuk berinteraksi, Anda mengambil langkah ekstra untuk memastikan Anda tidak akan dilupakan.

Pikirkan hyperlink sebagai cara untuk melanjutkan hubungan. Dengan menautkan kembali ke halaman yang relevan di situs web Anda, pembaca Anda dapat membangun hubungan itu dengan mengklik mouse. Hal ini juga memberikan media jalan yang mudah untuk informasi lebih lanjut dan penelitian.

Pastikan Anda bermain sesuai aturan dan tidak menyertakan lebih banyak tautan daripada yang diizinkan oleh kabel berita. Jangan menambahkan tautan hanya untuk menambahkan tautan — arahkan tautan ke halaman berguna yang relevan dengan cerita dan beri mereka informasi tambahan.

6. Kutipan

Semua elemen sejauh ini objektif. Seperti berita hebat lainnya, siaran pers fokus pada fakta. Itu siapa, apa, kapan, dan seterusnya — cukup rumusan.

Kutipan adalah salah satu area siaran pers Anda di mana Anda dapat menambahkan beberapa daya tarik emosional. Itu adalah kesempatan Anda untuk menempatkan fakta dalam konteks yang akan membuat pembaca bersemangat.

Tidak ada yang lebih baik daripada orang-orang yang telah bekerja tanpa lelah mempersiapkan peluncuran produk terbaru Anda, kesepakatan kemitraan, atau inisiatif amal dalam hal menambahkan penawaran. Menyertakan pernyataan singkat dari orang penting akan membantu menyampaikan kegembiraan Anda.

Sertakan kutipan dari pemangku kepentingan dan pakar industri yang relevan — influencer dan nama besar yang pendapatnya akan menarik minat orang. Anda harus dengan jelas menyebutkan nama orang tersebut, penunjukan saat ini, dan perusahaan sebelum memulai kutipan mereka. "Jangan lupa untuk menambahkan tanda kutip untuk menandai awal dan akhir kutipan."

7. Pelat ketel

Juga dikenal sebagai bagian “tentang kami” atau “ringkasan perusahaan,” boilerplate adalah tempat Anda menawarkan latar belakang tingkat tinggi di perusahaan Anda. Dalam sekitar 100 kata atau kurang, Anda dapat menyertakan:

• Penghargaan, penghargaan, dan pengakuan
• Metrik yang mengesankan (jumlah pelanggan, karyawan, dan modal yang dikumpulkan)
• Tautan ke halaman situs web Anda
• Simbol saham (jika diperdagangkan secara publik di bursa)
• Audiens yang dilayani produk atau layanan Anda
• Posisi atau keunggulan unik atas pesaing
• Apa yang dilakukan perusahaan Anda?
• Tagline, slogan, atau slogan perusahaan Anda

Tidak seperti elemen lain dalam siaran pers Anda, Anda hanya perlu menulis boilerplate Anda sekali. Anda dapat menggunakannya kembali di setiap rilis agar tetap konsisten dengan pesan Anda. Namun, perbarui angka secara teratur, seperti pendapatan dan jumlah karyawan, agar tetap terbarui.

Elemen siaran pers tambahan

Selain elemen yang telah kita bahas sejauh ini, ada beberapa elemen lain yang harus disertakan dalam siaran pers sebelum dikirim ke outlet berita, termasuk:

• Gambar-gambar
• Kontak informasi
• Tanggal rilis
• Mengakhiri siaran pers Anda

Gambar-gambar

Gambar memecah dinding teks, menambahkan bakat visual, dan umumnya membuat rilis Anda sedikit lebih menarik. Kita semua tahu klise “sebuah gambar bernilai seribu kata?” Meskipun itu mungkin tidak sepenuhnya benar, sebuah gambar memungkinkan Anda untuk menguraikan cerita Anda secara unik.

Sebagian besar organisasi memahami bahwa gambar itu kuat dan memutuskan untuk memasukkannya ke dalam siaran pers mereka. Sayangnya, terlalu banyak yang lupa bahwa itu harus relevan untuk menjadi kuat.

Jujur saja — tidak ada yang menginginkan siaran pers dengan gambar stok. Pertama dan terpenting, bisakah Anda mengatakan 'membosankan'? Tapi itu bahkan bisa menjadi bumerang jika Anda berurusan dengan outlet media yang menerima rilis setelah diterbitkan. Menggunakan gambar stok hampir memastikan siaran pers Anda akan berbaur dengan yang lain.

Namun, gambar yang relevan akan menarik perhatian dan memperkuat pesan yang Anda sampaikan. Misalnya, katakanlah logo Anda yang telah diganti mereknya sudah siap, atau Anda memiliki gambaran hebat tentang perekrutan eksekutif baru Anda. Jika ya, jangan lupa sertakan visualnya.

Terakhir, jika siaran pers Anda didistribusikan secara online, menandai gambar dengan kata kunci yang tepat akan meningkatkan visibilitas Anda. Seseorang yang mencari di "apartemen Chicago baru", misalnya, mungkin akan menemukan gambar pembangunan inovatif Anda di sebelah Wrigley Field.

Kontak informasi

Memasukkan informasi kontak sepertinya tidak perlu dipikirkan lagi. Yang mengatakan, itu bisa menjadi pemecah kesepakatan jika dilupakan. Jika seorang reporter tertarik dengan cerita Anda dan ingin menindaklanjuti tetapi tidak dapat menemukan cara untuk menghubungi Anda, mereka akan melanjutkan ke siaran pers berikutnya di tumpukan.

Sangat penting untuk menambahkan kontak media (profesional PR, koordinator media, atau eksekutif komunikasi) sebagai titik kontak pertama bagi jurnalis untuk informasi lebih lanjut. Sertakan hal-hal berikut untuk memanfaatkan setiap peluang dengan sebaik-baiknya:

• Nama
• Penamaan
• Nomor telepon
• Alamat email
• Nama Perusahaan
• Logo perusahaan

Pastikan Anda menerima setiap pesan dengan memperbarui nomor telepon dan alamat email Anda. Adapun siapa yang harus dimasukkan, itu tergantung. Beberapa perusahaan memiliki penghubung media khusus, sementara beberapa lebih memilih untuk mengubahnya berdasarkan sifat rilis.

Tanggal rilis

Elemen pertama (dan bisa dibilang, salah satu yang paling penting) dari siaran pers Anda adalah tanggal rilis. Ini memberi outlet media timeline Anda — pada dasarnya ketika Anda berencana untuk membuat informasi publik.

Siaran pers fokus pada item yang layak diberitakan, jadi waktu adalah segalanya. Beberapa tanggal rilis menunjukkan “untuk rilis segera”, menandakan ke media bahwa Anda siap untuk mempublikasikan informasi tersebut segera.

Tapi bagaimana dengan mimpi buruk setiap profesional PR? Diam-diam merencanakan peluncuran produk baru, hanya untuk membuat jurnalis yang bersemangat mengungkapkannya terlalu dini. Untuk mencegah hal ini, Anda dapat menyesuaikan tanggal rilis menjadi “embargo hingga [tanggal]”. Ini melarang outlet media membagikan siaran pers Anda hingga tanggal yang Anda tentukan.

Tahukah kamu? Sebuah embargo media dikeluarkan ketika sebuah perusahaan (sumber berita) mendistribusikan informasi yang layak diberitakan ke publikasi media sebelum dirilis ke masyarakat umum. Embargo adalah persyaratan dari perusahaan yang melarang media untuk menerbitkan berita sampai tanggal atau kondisi tertentu terpenuhi.

Mempersiapkan siaran pers Anda lebih awal, dan mengembargonya hingga di kemudian hari, memudahkan untuk mengoordinasikan pengungkapan besar. Ini juga memberi media waktu untuk mempersiapkan liputan mendalam atau mencari lebih banyak informasi daripada mengacak-acak.

Apakah akan melepaskan sekarang atau embargo sampai nanti tergantung pada situasi masing-masing. Mungkin tidak ada alasan bagus untuk menunda berita tentang inisiatif amal terbaru Anda. Di sisi lain, menjaga perekrutan CMO baru Anda tetap tersembunyi sampai kontrak ditandatangani sangat masuk akal.

Mengakhiri siaran pers Anda

Transisi halaman dalam siaran pers — atau mengakhirinya — sering membingungkan. Sangat mudah untuk berpikir bahwa siaran pers telah berakhir ketika ada lebih banyak informasi. Atau seseorang menganggap mereka kehilangan sesuatu meskipun rilis telah berakhir.

Seiring waktu, media telah mengembangkan format standar untuk menghindari kebingungan. Itu mudah. Jika siaran pers Anda berlanjut pada halaman berikutnya, akhiri halaman saat ini dengan perintah “lebih” (menampilkan satu layar pada satu waktu ketika file teks berukuran besar).

Namun, jika siaran pers Anda sudah selesai, tunjukkan akhir dokumen dengan tiga simbol hash ( ### ).

Langkah selanjutnya dalam belajar menulis siaran pers adalah memahami format siaran pers.

Jika siaran pers Anda dalam format yang akrab dengan jurnalis, peluang Anda untuk menerbitkannya lebih tinggi.

Templat siaran pers gratis

Sekarang setelah Anda mempelajari dasar-dasar siaran pers dan apa yang ada di dalamnya, inilah saatnya bagi Anda untuk mulai membangun hubungan masyarakat. Berikut adalah template siaran pers gratis untuk Anda mulai.

Konten dalam siaran pers Anda dapat disusun secara berbeda tergantung pada jenis siaran pers dan acara seputar berita tersebut. Tidaklah praktis untuk memiliki templat siaran pers yang siap untuk situasi apa pun yang mungkin terjadi. Namun, ini adalah praktik yang baik untuk membuat template umum untuk acara-acara penting.

Meskipun format siaran pers bervariasi berdasarkan kesempatan, aturan umum berlaku untuk semua: prioritaskan pesan utama dan jangan biarkan mereka tersesat dalam kebingungan kata-kata. Dengan menjaga format siaran pers sebagai bagian integral dari   Rencana PR, Anda dapat menghindari cegukan menit terakhir yang cenderung muncul selama kampanye PR.

Tetap pada status quo

Format tidak selalu mengikat. Bergantung pada saluran yang ingin Anda targetkan dan konten itu sendiri, elemen yang Anda sertakan dalam siaran pers Anda akan bervariasi dari satu cerita ke cerita lainnya. Yang lebih penting adalah menyajikan pesan dan informasi Anda sebaik mungkin sehingga pembaca dan jurnalis dapat mencerna konten dan menyimpannya secara efektif.

Sekarang setelah Anda mengetahui formatnya, saatnya mempelajari cara menulis siaran pers.