Bu Ücretsiz Basın Bülteni Şablonunu Kullanarak Bir Basın Bülteni Biçimlendirin

Etkili bir basın bülteni medyanın doğru ilgisini çeker, geniş bir kapsama alanı oluşturur ve marka algısını etkiler. Peki bir basın bültenini öne çıkaran nedir? Alınan bir basın bülteni ile göz ardı edilen bir basın bülteni arasındaki fark nedir?

Her şey önemli basın açıklaması öğelerini anlamakla başlar. Ne söyleyeceğinizi ve nasıl söyleyeceğinizi bilmek, etkili medya kuruluşlarının dikkatini çekmenize yardımcı olacaktır. birçok iken   basın bülteni dağıtım hizmetleri   Basın bültenleri yazmanıza yardımcı olacak editoryal ekipleriniz olsun, kendi basın bülteninizi oluşturmanız uzun vadede karşılığını verir.

Bir basın bülteninde ne olması gerektiğini bulmakta zorlanıyorsanız, endişelenmeyin. Öğeleri parçalayacağız ve kısa sürede mükemmel haber bülteni formatını oluşturmanızı sağlayacağız.

Basın bülteni türleri

Teknik olarak, bir basın bülteni, bir şirketin "haber değeri" olarak kabul ettiği herhangi bir şey hakkında olabilir. Bununla birlikte, bir basın bülteninin iyi çalışabileceği en yaygın senaryolarda kalıplar ortaya çıkmıştır.

İşte işletmelerin kullandığı bazı standart basın bültenleri:

• Ödül basın bülteni: ISO sertifikaları, bir şirketin ürün veya çözümünü ödüllendiren tanınmış kuruluşlar, bir işletmenin çalışmasının tanınması vb. gibi kazanımları duyurur.
• Yeni işe alım duyurusu: Bir şirkete belirli bir kapasitede katılan her C düzeyindeki üye hakkında hedef kitleyi ve yatırımcıları bilgilendirir.
• Ortaklık duyurusu: İki veya daha fazla kuruluş arasındaki stratejik ittifakı ve bunun sektörü nasıl etkileyeceğini bildirir.
• Finansman duyurusu: Finansman turlarını duyurur ve şirketin yatırımla ne yapmayı planladığını açıklar.
• Etkinlik basın bülteni: Bir şirketin ev sahipliği yaptığı, katıldığı veya sponsor olduğu haber değeri taşıyan bir etkinliğin tanıtımını yapar.
• Ürün lansmanı basın bülteni: Bir şirketin en son çözümü, ürün yükseltmesi veya ürün hattı genişletmesi hakkında bilgi verir.
• Yeniden markalama basın bülteni: Bir şirketin yeni kurumsal kimliğini duyurur (yeni isim, birleşme ve satın alma veya yeni logo ve marka renkleri).
• Hayırsever girişim haber bülteni: Bir işletmenin tutkulu olduğu nedenleri ve bu nedenleri daha da ileriye götürmek için eylemlerini duyurur.
  
  

Basın bültenlerinin temel unsurlarını ve biçimini anlamak sizi çok ileriye götürecektir. Gönderdiğiniz içerik onların dikkatini çekecek şekilde yapılandırıldığında, gazetecilerin sizi medyada yer alarak ödüllendirme olasılığı daha yüksektir.

Her basın bülteninin bu formatı takip etmesi gerekmese de, basın açıklamanızı hazırlarken bazı önemli unsurlar unutulmamalıdır.

Öğelerden bahsetmişken, bir basın bültenini oluşturan her bir öğeye bakalım.

Basın bülteninin unsurları

İyi bir basın bülteni, listeleme bilgilerinin tersine çevrilmiş bir piramit biçimini takip eder. Ters çevrilmiş bir piramit, üstte geniş ve altta incelir.

Bir medya yayınındaki bilgiler de, en önemli bilgiler en üstte ve diğer verilerin ana noktaya eklenmesi gerekmeyen ancak yine de altta bahsedilebilecek diğer verilerle benzer bir model izlemelidir.

Kalın yazı tipiyle dikkat çekici bir başlıkla bir basın açıklaması başlatın. Gövde kopyasına, sürümün geldiği tarih ve şehirle başlayın. Ana cümleniz, yayın konusunun kısa bir özeti olmalıdır.

Vücudun geri kalanı hikayenizin tüm önemli ayrıntılarını anlatır: kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl. Önce en önemli bilgileri, ardından daha genel bilgileri yazın ve en sona iletişim bilgilerinizi eklemeyi unutmayın.

Daha iyi anlamak için örnek bir basın bültenine bakalım. İşte bir   basın açıklaması örneği   D Serisi finansmanı artırdıktan sonra G2'nin bir başlangıç ​​tek boynuzlu atı olduğunu duyurdu. Bu örnek basın bülteni yedi temel öğeyi kullanır.

Kaynak:   G2

1. Başlık

Başlığınızı büyük bir gazetenin manşeti olarak düşünün. Buradaki fikir, haber bülteninizin ana noktasını iletmek ve okuyucuyu daha fazlasını bilmek isteyecek kadar merak etmektir.

Büyük basın bülteni manşetleri yazmanın bir sanatı vardır, ancak yeterince pratik yaptıktan sonra ustalaşılır. Şüphe duyduğunuzda, aralarından seçim yapabileceğiniz çeşitli seçenekler hakkında beyin fırtınası yapın ve ekibinize hangisinin en zorlayıcı olduğunu sorun.

İdeal başlık için kısa ve tatlı bir yoldur. Başlığınız bir tweet'ten çok daha uzun olmamalıdır. Herhangi bir başlık için iyi bir basketbol sahası figürü 170 karakter veya daha azdır.

2. Alt başlık

Alt başlığı, unvanınızın daha ilginç kardeşi olarak düşünün. Benzer ancak biraz daha derinlemesine bir mesajı ifade eder.

Her ayrıntıyı açıklamanın zamanı değil. Amacınız biraz daha bağlam eklemek ve oyunun kalbine giden merak uyandırmaktır - 350 karakter fazlasıyla yeterli olmalıdır.

Harika bir başlık, insanların alt başlığı okumasını sağlar, ancak harika bir alt başlık onları ana metin haline getirir: basın bülteninizin büyük kısmı.

Alt başlığınız bilgi vermeli ve merak uyandırmalıdır, ancak medyanın yayınınızı kapsayıp kapsamadığına bakılmaksızın, büyük olasılıkla belirleyici faktör olmayacaktır. Gövde paragrafları bunun içindir.

3. Tarih çizgisi

Sırada, gazeteciliğin “beş W'sinden” ikisini kapsayan tarih çizelgeniz var: haber değeri taşıyan etkinliğinizin ne zaman ve nerede gerçekleştiği.

Tarih çizgisi, ilk gövde paragrafınızın başlangıç ​​noktasıdır. Tarihler ve yerler kalın harflerle yazılmalı, yer tamamen büyük harflerle yazılmalıdır.

Associated Press (AP) stil kılavuzu, haber kuruluşları tarafından tercih edilir, bu nedenle kuralları burada geçerlidir. Özellikle konumlara dikkat edin. En büyük şehirlerden bazıları bağımsızdır, bu nedenle daha sonra bir eyalet belirtmeniz gerekmez. CHICAGO veya SAN FRANCISCO'yu düşünün. SACRAMENTO, California veya MEMPHIS, Tenn gibi diğerleri için eyalet kısaltması gerekir.

4. Gövde paragrafları

Özellikle yeni yöneticinizin profesyonel geçmişi, en son ürününüzün sunduğu yeni özellikler ve daha fazlası gibi ayrıntılara girdiğinizde, vücut paragraflarınız medya yayınınızın büyük bir bölümünü oluşturur.

Gazeteciliğin beş W'sini hatırlayın: kim, ne, ne zaman, nerede ve neden. En iyi basın bültenleri beşini de içerir, bazıları nedenine bolca zaman ayırır. Medyayı heyecanlandıracak ve haber alma şansınızı artıracak olan “neden”dir.

Basın bülteniniz, haber değeri taşıyan içeriğinizi tek bir cümleyle açıklayan güçlü bir ipucuna sahip olmalıdır. Ardından, ilk paragraftaki ana noktayı detaylandırın ve aşağıdaki ayrıntıları ekleyin:

• Bu haberin bir parçası kim
• Bu haber nasıl geldi
• Kilit paydaşlar kimlerdir?
• Bunun organizasyon için ne anlama geldiği

Bu haberin kuruluşun müşterileri veya yatırımcıları için ne anlama gelebileceği hakkında bilgi ekleyin. Unutmayın, basın bültenleri   kısa paragraflar   üç ila dört satırdan uzun değil.

Basın bülteninin sonunda, başlangıçta dahil edilmeyen ancak önemli görünen ayrıntıları listeleyerek başlayın. Şirket, yolculukları ve destekleyici veriler hakkında arka plan bilgilerini ekleyin.

Basın bültenindeki tüm paragraflar, haberin en önemli kısmı başında ve daha az önemli olanı sona doğru olacak şekilde azalan öncelik sırasına göre bilgi içermelidir. Basın bültenlerinin çevrimiçi olarak yayınlanacağını unutmayın. Bu nedenle, benimsemek iyidir   arama motoru optimizasyonu (SEO)   bir sürüm oluştururken en iyi uygulamalar.

Görüntüleri, alıntıları ve köprüleri daha çekici hale getirmek için vücut paragraflarınıza dahil edebilirsiniz.

5. Köprüler

Medya kapsamı önemli olsa da, yayınınızın nihai amacı marka bilinirliğini artırmaktır. İdeal olarak, basın bülteniniz kalıcı bir ilişkinin sadece başlangıç ​​noktasıdır. Etkileşim fırsatlarını dahil ederek, unutulmayacağınızdan emin olmak için fazladan bir adım atmış olursunuz.

İlişkiyi sürdürmenin bir yolu olarak köprüleri düşünün. Web sitenizdeki ilgili sayfalara geri bağlantı vererek, okuyucunuz bir fare tıklamasıyla bu ilişkiyi kurabilir. Ayrıca medya kuruluşlarına daha fazla bilgi ve araştırma için kolay yollar sağlar.

Kurallara göre oynadığınızdan ve haber tellerinin izin verdiğinden daha fazla bağlantı eklemediğinizden emin olun. Yalnızca bağlantı eklemek için bağlantı eklemeyin - onları hikayeyle ilgili faydalı sayfalara yönlendirin ve onlara ek bilgiler verin.

6. Alıntılar

Şimdiye kadar tüm unsurlar objektif olmuştur. Her harika haber gibi, basın bültenleri de gerçeklere odaklanır. Kim, ne, ne zaman, vb. - oldukça kalıplaşmış.

Alıntılar, bazı duygusal çekicilik ekleyebileceğiniz basın bültenlerinizin bir alanıdır. Gerçekleri okuyucuları heyecanlandıracak bir bağlama oturtma fırsatınızdır.

En son ürün lansmanınızı, ortaklık anlaşmanızı veya teklif ekleme konusunda hayırsever girişiminizi hazırlamak için yorulmadan çalışan insanlardan daha iyi kimse yoktur. Önemli bir kişiden kısa bir açıklama eklemek, heyecanınızı iletmenize yardımcı olacaktır.

İlgili paydaşlardan ve sektör uzmanlarından - fikirleri insanları ilgilendirecek olan etkileyiciler ve büyük isimlerden alıntılar ekleyin. Teklife başlamadan önce kişinin adını, mevcut unvanını ve şirketini açıkça belirtmelisiniz. "Alıntının başlangıcını ve sonunu belirtmek için tırnak işaretleri eklemeyi unutmayın."

7. Kazan plakası

"Hakkımızda" bölümü veya "kurumsal özet" olarak da bilinen standart, şirketiniz hakkında üst düzey bir arka plan sunduğunuz yerdir. Yaklaşık 100 veya daha az kelimeyle şunları ekleyebilirsiniz:

• Ödüller, onur ve tanıma
• Etkileyici metrikler (müşteri sayısı, çalışan sayısı ve artırılan sermaye)
• Web sitenizin sayfalarına bağlantılar
• Hisse senedi sembolleri (bir borsada halka açık olarak işlem görüyorsa)
• Ürün veya hizmetlerinizin hizmet verdiği hedef kitle
• Rakiplere göre benzersiz konumlandırma veya avantaj
• Şirketiniz ne yapar
• Şirketinizin sloganı, sloganı veya sloganı

Basın bülteninizdeki diğer öğelerden farklı olarak, standart metninizi yalnızca bir kez yazmanız yeterlidir. Mesajınızla tutarlı kalmak için her sürümde yeniden kullanabilirsiniz. Ancak, güncel kalmak için gelir ve çalışan sayısı gibi sayıları düzenli olarak güncelleyin.

Ek basın açıklaması öğeleri

Şu ana kadar ele aldığımız unsurların yanı sıra, bir basın bülteninde haber kaynaklarına gönderilmeden önce dahil edilmesi gereken birkaç unsur daha var:

• Görüntüler
• İletişim bilgileri
• Yayın tarihi
• Basın bülteninizi bitirme

Görüntüler

Görüntüler metin duvarlarını kırar, görsel yetenek ekler ve genellikle yayınınızı biraz daha ilginç hale getirir. Hepimiz “bir resim bin kelimeye bedeldir” klişesini biliriz. Bu tamamen doğru olmasa da bir görsel, hikayenizi benzersiz bir şekilde detaylandırmanıza olanak tanır.

Çoğu kuruluş, görüntülerin güçlü olduğunu anlar ve bunları basın bültenlerine dahil etmeye karar verir. Ne yazık ki, çoğu kişi güçlü olmak için alakalı olması gerektiğini unutuyor.

Dürüst olalım - kimse stok görselli bir basın açıklaması istemez. Her şeyden önce, 'sıkıcı' diyebilir misiniz? Ancak, yayınlandıktan sonra bülteni alan medya kuruluşlarıyla uğraşıyorsanız bile geri tepebilir. Bir stok görsel kullanmak, neredeyse basın bülteninizin geri kalanıyla karışmasını sağlar.

Bununla birlikte, ilgili görüntüler göze çarpacak ve ilettiğiniz mesajı güçlendirecektir. Örneğin, yeniden markalanmış logonuzun hazır olduğunu veya yeni yönetici işe alımınızın harika bir fotoğrafını çektiğinizi varsayalım. Eğer öyleyse, görseli eklemeyi unutmayın.

Son olarak, basın bülteniniz çevrimiçi olarak dağıtılıyorsa, görselleri uygun anahtar kelimelerle etiketlemek görünürlüğünüzü artıracaktır. Örneğin, "yeni Chicago apartmanları"nı arayan biri, Wrigley Field'ın yanındaki çığır açan gelişmenizin görüntüsüne inebilir.

İletişim bilgileri

İletişim bilgilerinin dahil edilmesi beyinsiz gibi görünüyor. Bununla birlikte, unutulursa bir anlaşma kırıcı olabilir. Bir muhabir hikayenizle ilgileniyorsa ve takip etmek istiyor ancak size ulaşmanın bir yolunu bulamıyorsa, yığındaki bir sonraki basın bültenine geçecektir.

Gazetecilerin daha fazla bilgi için ilk temas noktası olarak bir medya yetkilisi (PR uzmanları, medya koordinatörleri veya iletişim yöneticileri) eklemek çok önemlidir. Her fırsattan en iyi şekilde yararlanmak için aşağıdakileri ekleyin:

• İsim
• atama
• Telefon numarası
• E-posta adresi
• Firma Adı
• Şirket logosu

Telefon numaranızı ve e-posta adresinizi güncel tutarak her mesajı aldığınızdan emin olun. Kimin dahil edileceğine gelince, buna bağlı. Bazı şirketler özel bir medya bağlantısına sahipken, bazıları bunu yayının niteliğine göre değiştirmeyi tercih ediyor.

Yayın tarihi

Basın bülteninizin ilk öğesi (ve muhtemelen en önemlilerinden biri) yayın tarihidir. Bu, medya kuruluşlarına zaman çizelgenizi verir - temel olarak bilgiyi kamuya açık hale getirmeyi planladığınızda.

Basın bültenleri haber değeri taşıyan öğelere odaklanır, bu nedenle zamanlama her şeydir. Bazı yayın tarihleri, medya kuruluşlarına bilgileri hemen yayınlamaya hazır olduğunuzu gösteren “hemen yayınlanmak üzere” belirtir.

Peki ya her PR profesyonelinin kabusu? Gizlice yeni bir ürün lansmanı planlamak, ancak hevesli bir gazetecinin fasulyeleri biraz erken dökmesini sağlamak. Bunu önlemek için çıkış tarihinizi “[tarih] tarihine kadar ambargolu” olarak ayarlayabilirsiniz. Bu, medya kuruluşlarının belirttiğiniz tarihe kadar basın bülteninizi paylaşmasını yasaklar.

Biliyor musun? Bir şirket (haber kaynağı) haber değeri taşıyan bilgileri halka açıklanmadan önce medya yayınlarına dağıttığında bir medya ambargosu verilir. Ambargo, şirketlerin belirli bir tarihe veya belirli bir koşul sağlanana kadar haber yayınlamalarını yasaklayan bir zorunluluktur.

Basın bültenlerinizi erkenden hazırlamak ve daha sonraki bir tarihe kadar yasaklamak, büyük açıklamayı koordine etmeyi kolaylaştırır. Ayrıca, medya kuruluşlarına, derinlemesine haber yapmak veya karıştırmak yerine daha fazla bilgi aramak için zaman verir.

Şimdi serbest bırakılıp bırakılmayacağı veya daha sonraya ambargo uygulanıp uygulanmayacağı ilgili duruma bağlıdır. En son yardım girişiminizle ilgili haberleri ertelemek için muhtemelen iyi bir neden yoktur. Öte yandan, yeni CMO alımınızı sözleşme imzalanana kadar gizli tutmak çok mantıklı.

Basın bülteninizi bitirme

Bir basın bültenindeki sayfaları değiştirmek veya bitirmek genellikle kafa karıştırıcıdır. Daha fazla bilgi olduğunda bir basın bülteninin sona erdiğini düşünmek kolaydır. Ya da birisi, sürüm sona erdiği halde bir şeyleri kaçırdığını varsayar.

Zamanla, medya kuruluşları karışıklığı önlemek için standart bir format geliştirdi. Basit. Basın bülteniniz bir sonraki sayfada devam ediyorsa, mevcut sayfayı “daha ​​fazla” komutuyla sonlandırın (metin dosyası büyük olduğunda her seferinde bir ekran görüntüler).

Ancak, basın bülteniniz bittiyse, belgenin sonunu üç kare sembolüyle ( ### ) belirtin.

Basın bülteni yazmayı öğrenmenin bir sonraki adımı, basın bülteni formatını anlamaktır.

Basın açıklamanız bir gazetecinin aşina olduğu bir formattaysa yayımlanma olasılığınız daha yüksektir.

Ücretsiz basın bülteni şablonu

Artık bir basın bülteninin temellerini ve içinde neler olduğunu öğrendiğinize göre, halkla ilişkiler kurmaya başlamanızın zamanı geldi. İşte başlamanıza yardımcı olacak ücretsiz bir basın bülteni şablonu.

Basın bülteninizdeki içerik, basın bülteninin türüne ve haberi çevreleyen olaya bağlı olarak farklı şekilde yapılandırılabilir. Herhangi bir olası durum için basın bülteni şablonlarının hazır olması pratik değildir. Ancak, kritik durumlar için genel şablonlar oluşturmak iyi bir uygulamadır.

Basın bülteni formatı duruma göre değişse de, genel bir kural herkes için geçerlidir: önemli mesajlara öncelik verin ve bir kelime telaşında kaybolmalarına izin vermeyin. Basın bülteni formatını işinizin ayrılmaz bir parçası olarak tutarak   Halkla ilişkiler planı, bir halkla ilişkiler kampanyası sırasında ortaya çıkma eğiliminde olan son dakika hıçkırıklarından kaçınabilirsiniz.

Statükoya bağlı kalın

Biçimler her zaman bağlayıcı değildir. Hedeflemek istediğiniz kanala ve içeriğin kendisine bağlı olarak, basın bülteninize ekleyeceğiniz unsurlar hikayeden hikayeye değişiklik gösterecektir. Daha da önemlisi, mesajınızı ve bilgilerinizi mümkün olan en iyi şekilde sunmaktır, böylece okuyucular ve gazeteciler içeriği sindirebilir ve etkili bir şekilde tutabilir.

Artık formatı bildiğinize göre, bir basın bülteninin nasıl yazılacağını öğrenmenin zamanı geldi.