Отформатируйте пресс-релиз, используя этот бесплатный шаблон пресс-релиза

Эффективный пресс-релиз привлекает правильное внимание средств массовой информации, обеспечивает широкое освещение и влияет на восприятие бренда. Так что же выделяет пресс-релиз? В чем разница между пресс-релизом, который подхватили, и тем, который проигнорировали?

Все начинается с понимания ключевых элементов пресс-релиза. Знание того, что и как сказать, поможет вам привлечь внимание влиятельных средств массовой информации. В то время как многие   услуги по распространению пресс-релизов   есть редакционные команды, которые помогут вам написать пресс-релизы, создание собственного пресс-релиза окупается в долгосрочной перспективе.

Если вы изо всех сил пытаетесь понять, что должно быть в пресс-релизе, не волнуйтесь. Мы разберем элементы, и вы в кратчайшие сроки создадите идеальный формат выпуска новостей.

Виды пресс-релизов.

Технически, пресс-релиз может быть о чем угодно, что компания считает «заслуживающим освещения в печати». Тем не менее, в наиболее распространенных сценариях, где пресс-релиз может сработать, появились закономерности.

Вот несколько стандартных пресс-релизов, которые используют компании:

• Пресс-релиз о награждении: объявляет о любых победах, таких как сертификаты ISO, известные организации, которые награждают продукт или решение компании, признание работы бизнеса и т. д.
• Объявление о новом найме: информирует целевую аудиторию и инвесторов о каждом члене высшего звена, который присоединяется к компании в той или иной должности.
• Объявление о партнерстве: объявляет о стратегическом союзе между двумя или более организациями и о том, как он повлияет на отрасль.
• Объявление о финансировании : объявляет раунды финансирования и объясняет, что компания планирует делать с инвестициями.
• Пресс-релиз о событии: рекламирует значимое событие, которое компания проводит, посещает или спонсирует.
• Пресс-релиз о запуске продукта: раскрывает информацию о последнем решении компании, обновлении продукта или расширении линейки продуктов.
• Пресс-релиз о ребрендинге: объявляет о новом фирменном стиле компании (новое название, слияние и поглощение или новый логотип и фирменные цвета).
• Пресс-релиз благотворительной инициативы: объявляет о делах, которыми увлечен бизнес, и о его действиях по их продвижению.
  
  

Понимание основных элементов и формата пресс-релизов поможет вам далеко продвинуться. Журналисты с большей вероятностью вознаградят вас освещением в СМИ, если контент, который вы отправляете, структурирован так, чтобы привлечь их внимание.

Хотя не каждый пресс-релиз должен следовать этому формату, не следует забывать о некоторых важных элементах при составлении заявления для прессы.

Говоря об элементах, давайте рассмотрим каждый элемент, из которого состоит пресс-релиз.

Элементы пресс-релиза

Хороший пресс-релиз следует формату перевернутой пирамиды информации о листинге. Перевернутая пирамида широкая вверху и сужается к низу.

Информация в пресс-релизе также должна следовать аналогичному шаблону: самая важная информация должна быть вверху, а другие данные, которые не обязательно добавляют к основной мысли, но все же могут быть упомянуты внизу.

Начните пресс-релиз с привлекающего внимание заголовка, выделенного жирным шрифтом. Начните основной текст с даты и города, из которого выпущен выпуск. Ваше вводное предложение должно быть кратким изложением темы релиза.

Остальная часть тела рассказывает все важные детали вашей истории: кто, что, когда, где, почему и как. Сначала поместите самую важную информацию, а затем более общую информацию, и не забудьте указать свою контактную информацию в конце.

Давайте посмотрим на образец пресс-релиза, чтобы понять его лучше. Вот   пример пресс-релиза   объявляя, что G2 становится стартапом-единорогом после привлечения финансирования серии D. В этом образце пресс-релиза используются семь ключевых элементов.

Источник:   G2

1. Название

Думайте о своем заголовке как о заголовке в крупной газете. Идея состоит в том, чтобы сообщить основную мысль вашего выпуска новостей и заинтриговать читателя настолько, чтобы он захотел узнать больше.

Написание отличных заголовков для пресс-релизов — это искусство, которым можно овладеть только после достаточной практики. Если вы сомневаетесь, проведите мозговой штурм нескольких вариантов на выбор и спросите у своей команды, какой из них является наиболее убедительным.

Для идеального заголовка лучше всего подойдет короткий и приятный. Ваш заголовок не должен быть намного длиннее твита. Хорошая приблизительная цифра для любого заголовка — 170 символов или меньше.

2. Подзаголовок

Думайте о подзаголовке как о более интересном брате вашего заголовка. Он выражает похожее, но немного более глубокое сообщение.

Сейчас не время раскрывать каждую деталь. Ваша цель — добавить немного больше контекста и возбудить любопытство, ведущее к сути релиза — 350 символов должно быть более чем достаточно.

Хороший заголовок заставляет людей читать подзаголовок, но хороший подзаголовок приводит их к основному тексту: основной части вашего пресс-релиза.

Ваш подзаголовок должен информировать и интриговать, но, скорее всего, он не будет решающим фактором, независимо от того, освещают ли СМИ ваш релиз. Вот для чего нужны абзацы тела.

3. Линия дат

Далее следует ваша линия дат, которая охватывает два из «пяти W» журналистики: когда и где происходит ваше событие, заслуживающее освещения в печати.

Линия даты — это отправная точка вашего первого абзаца основного текста. Даты и места должны быть выделены жирным шрифтом, а места указаны заглавными буквами.

Новостные агентства предпочитают руководство по стилю Associated Press (AP), поэтому здесь применяются его правила. В частности, обратите внимание на локации. Некоторые из крупнейших городов являются автономными, поэтому после них не нужно указывать штат. Вспомните ЧИКАГО или САН-ФРАНЦИСКО. В других требуется аббревиатура штата, например SACRAMENTO, Калифорния или MEMPHIS, Tenn.

4. Основные абзацы

Основные абзацы — это основная часть вашего пресс-релиза, особенно если вы вдаетесь в подробности, такие как профессиональный опыт вашего нового руководителя, новые функции, предлагаемые вашим последним продуктом, и многое другое.

Помните пять W из журналистики: кто, что, когда, где и почему. Лучшие пресс-релизы включают в себя все пять, в некоторых из которых много времени посвящено «почему». Это «почему» взбудоражит средства массовой информации и повысит ваши шансы на освещение.

В вашем пресс-релизе должно быть сильное лидерство, объясняющее ваш новостной контент в одном предложении. Затем уточните основную мысль в первом абзаце и включите следующие детали:

• Кто является частью этой новости
• Как появилась эта новость
• Кто является ключевыми заинтересованными сторонами
• Что это значит для организации

Добавьте информацию о том, что эта новость может означать для клиентов или инвесторов организации. Помните, что пресс-релизы должны быть   короткие абзацы   не более трех-четырех строк.

В конце пресс-релиза начните с перечисления деталей, которые не были включены изначально, но кажутся важными. Включите справочную информацию о компании, их пути и любые вспомогательные данные.

Все абзацы пресс-релиза должны содержать информацию в порядке убывания приоритета, причем наиболее важная новость должна быть в начале, а менее важная — в конце. Не забывайте, что пресс-релизы будут публиковаться онлайн. Поэтому хорошо принять   поисковая оптимизация (SEO)   лучшие практики при создании релиза.

Вы можете включать изображения, цитаты и гиперссылки в основные абзацы, чтобы сделать их более привлекательными.

5. Гиперссылки

Хотя освещение в СМИ важно, конечной целью вашего релиза является повышение узнаваемости бренда. В идеале ваш пресс-релиз — это только отправная точка для прочных отношений. Добавляя возможности для взаимодействия, вы делаете дополнительный шаг к тому, чтобы о вас не забыли.

Думайте о гиперссылках как о способе продолжения отношений. Ссылаясь на релевантные страницы вашего веб-сайта, ваш читатель может построить эту связь одним щелчком мыши. Это также дает средствам массовой информации удобные пути для получения дополнительной информации и исследований.

Просто убедитесь, что вы играете по правилам и не включаете больше ссылок, чем позволяют новостные ленты. Не добавляйте ссылки только для того, чтобы добавить ссылки — укажите им полезные страницы, имеющие отношение к истории, и предоставьте им дополнительную информацию.

6. Цитаты

Все элементы до сих пор были объективными. Как и любая хорошая новость, пресс-релизы сосредоточены на фактах. Это кто, что, когда и так далее — довольно шаблонно.

Цитаты — это та область ваших пресс-релизов, где вы можете добавить немного эмоциональной привлекательности. Это ваша возможность поместить факты в контекст, который заинтересует читателей.

Нет никого лучше, чем люди, которые неустанно работали над подготовкой вашего последнего продукта, партнерской сделки или благотворительной инициативы, когда дело доходит до добавления цитат. Включение короткого заявления ключевого человека поможет передать ваше волнение.

Включите цитаты соответствующих заинтересованных сторон и отраслевых экспертов — влиятельных лиц и громких имен, чье мнение может заинтересовать людей. Вы должны четко указать имя человека, нынешнюю должность и компанию, прежде чем начать его цитату. «Не забудьте добавить кавычки, чтобы отметить начало и конец цитаты».

7. Шаблон

Также известный как раздел «о нас» или «корпоративное резюме», шаблон — это место, где вы предлагаете высокоуровневую информацию о своей компании. Примерно в 100 слов или меньше вы можете включить:

• Награды, почести и признания
• Впечатляющие показатели (количество клиентов, сотрудников и привлеченный капитал)
• Ссылки на страницы вашего сайта
• Символы акций (если они публично торгуются на бирже)
• Аудитория, которую обслуживают ваши продукты или услуги
• Уникальное позиционирование или преимущество перед конкурентами
• Чем занимается ваша компания
• Слоган, слоган или крылатая фраза вашей компании

В отличие от других элементов вашего пресс-релиза, вам нужно написать шаблон только один раз. Вы можете повторно использовать его в каждом выпуске, чтобы оставаться в соответствии с вашими сообщениями. Тем не менее, регулярно обновляйте цифры, такие как доход и количество сотрудников, чтобы оставаться в курсе последних событий.

Дополнительные элементы пресс-релиза

Помимо элементов, которые мы рассмотрели до сих пор, есть несколько других, которые должны быть включены в пресс-релиз, прежде чем он будет отправлен в новостные агентства, в том числе:

• Картинки
• Контакты
• Дата выхода
• Завершение вашего пресс-релиза

Картинки

Изображения разбивают стены текста, добавляют визуальную изюминку и в целом делают ваш релиз более интересным. Мы все знаем клише «картинка стоит тысячи слов?» Хотя это может быть не совсем так, изображение позволяет вам уникально рассказать о своей истории.

Большинство организаций понимают, что изображения имеют большое значение, и решают включить их в свои пресс-релизы. К сожалению, слишком многие забывают, что для того, чтобы быть влиятельным, нужно быть актуальным.

Давайте будем честными — никому не нужен пресс-релиз со стоковым изображением. Прежде всего, можете ли вы сказать «скучно»? Но это может даже иметь неприятные последствия, если вы имеете дело со СМИ, которые получают информацию после ее публикации. Использование стокового изображения почти гарантирует, что ваш пресс-релиз будет гармонировать с остальными.

Однако релевантные изображения будут привлекать внимание и усиливать сообщение, которое вы передаете. Например, предположим, что ваш логотип с ребрендингом готов, или у вас есть отличный портрет вашего нового руководителя. Если это так, не забудьте включить визуал.

Наконец, если ваш пресс-релиз распространяется в Интернете, пометка изображений соответствующими ключевыми словами повысит вашу видимость. Кто-то, например, погуглив «новые квартиры в Чикаго», может натолкнуться на изображение вашего новаторского проекта рядом с Ригли Филд.

Контакты

Включение контактной информации кажется легкой задачей. Тем не менее, это может стать нарушением условий сделки, если его забудут. Если репортер заинтересован в вашей истории и хочет продолжить, но не может найти способ связаться с вами, он перейдет к следующему пресс-релизу в стопке.

Крайне важно добавить контактное лицо для СМИ (специалистов по связям с общественностью, координаторов СМИ или руководителей по связям с общественностью) в качестве первого контакта для журналистов для получения дополнительной информации. Включите следующее, чтобы максимально использовать каждую возможность:

• Имя
• Обозначение
• Номер телефона
• Адрес электронной почты
• Название компании
• Логотип компании

Убедитесь, что вы получаете каждое сообщение, обновляя свой номер телефона и адрес электронной почты. Что касается того, кого включать, это зависит. В некоторых компаниях есть специальный отдел по связям со СМИ, в то время как некоторые предпочитают менять его в зависимости от характера выпуска.

Дата выхода

Первым элементом (и, возможно, одним из самых важных) вашего пресс-релиза является дата выпуска. Это дает средствам массовой информации вашу временную шкалу — в основном, когда вы планируете обнародовать информацию.

Пресс-релизы сосредоточены на материалах, заслуживающих освещения в печати, поэтому время решает все. В некоторых датах публикации указано «для немедленного выпуска», сигнализируя средствам массовой информации о том, что вы готовы немедленно обнародовать информацию.

Но как насчет кошмара каждого пиарщика? Тайно планирует запуск нового продукта только для того, чтобы нетерпеливый журналист проболтался слишком рано. Чтобы предотвратить это, вы можете изменить дату выпуска на «эмбарго до [дата]». Это запрещает средствам массовой информации публиковать ваш пресс-релиз до указанной вами даты.

Вы знали? Медиа-эмбарго вводится, когда компания (источник новостей) распространяет информацию, заслуживающую внимания, в публикациях СМИ до того, как она будет опубликована для широкой публики. Эмбарго — это требование компании, которое запрещает СМИ публиковать новости до тех пор, пока не будет соблюдена определенная дата или установленное условие.

Заблаговременная подготовка пресс-релизов и перенос их на более поздний срок упрощает координацию крупного раскрытия информации. Это также дает средствам массовой информации время для подготовки подробного освещения или поиска дополнительной информации вместо того, чтобы карабкаться.

Освобождать ли сейчас или ввести эмбарго на потом, зависит от соответствующей ситуации. Вероятно, нет веских причин откладывать новости о вашей последней благотворительной инициативе. С другой стороны, сохранение вашего нового CMO в секрете до подписания контракта имеет большой смысл.

Завершение вашего пресс-релиза

Переход страниц в пресс-релизе или их завершение часто сбивает с толку. Легко думать, что пресс-релиз закончился, когда есть больше информации. Или кто-то предполагает, что он что-то упускает, даже несмотря на то, что выпуск закончился.

Со временем средства массовой информации разработали стандартный формат, чтобы избежать путаницы. Это просто. Если ваш пресс-релиз продолжается на следующей странице, завершите текущую страницу командой «больше» (отображает один экран за раз, когда текстовый файл большой).

Однако, если ваш пресс-релиз закончен, обозначьте конец документа тремя символами решетки ( ### ).

Следующим шагом в обучении написанию пресс-релиза является понимание формата пресс-релиза.

Если ваш пресс-релиз написан в знакомом журналисту формате, ваши шансы на его публикацию выше.

Бесплатный шаблон пресс-релиза

Теперь, когда вы изучили основы пресс-релиза и то, что в нем содержится, пришло время приступить к налаживанию связей с общественностью. Вот бесплатный шаблон пресс-релиза, который поможет вам начать.

Содержание вашего пресс-релиза может быть структурировано по-разному в зависимости от типа пресс-релиза и события, связанного с новостями. Непрактично иметь готовые шаблоны пресс-релизов для любой возможной ситуации. Однако рекомендуется создавать общие шаблоны для критических случаев.

Хотя формат пресс-релиза варьируется в зависимости от случая, общее правило применяется ко всем: отдавайте приоритет ключевым сообщениям и не позволяйте им затеряться в потоке слов. Сохраняя формат пресс-релиза как неотъемлемую часть вашего   PR-план, вы можете избежать сбоев в последнюю минуту, которые обычно возникают во время PR-кампании.

Придерживайтесь статус-кво

Форматы не всегда обязательны. В зависимости от канала, на который вы хотите ориентироваться, и самого контента элементы, которые вы включаете в свой пресс-релиз, будут варьироваться от статьи к статье. Что более важно, так это представить ваше сообщение и информацию наилучшим образом, чтобы читатели и журналисты могли переварить содержание и эффективно его запомнить.

Теперь, когда вы знаете формат, пришло время научиться писать пресс-релиз.