Formater un communiqué de presse à l'aide de ce modèle de communiqué de presse gratuit

Un communiqué de presse efficace attire l'attention des médias, génère une large couverture et a un impact sur la perception de la marque. Alors, qu'est-ce qui distingue un communiqué de presse ? Quelle est la différence entre un communiqué de presse repris et celui ignoré ?

Tout commence par la compréhension des éléments clés du communiqué de presse. Savoir quoi dire - et comment le dire - vous aidera à attirer l'attention des médias influents. Alors que beaucoup   services de distribution de communiqués de presse   avoir des équipes éditoriales pour vous aider à rédiger des communiqués de presse, créer votre propre communiqué de presse est payant à long terme.

Si vous avez du mal à comprendre ce qui doit figurer dans un communiqué de presse, ne vous inquiétez pas. Nous décomposerons les éléments et vous ferons créer le format de communiqué de presse parfait en un rien de temps.

Types de communiqués de presse

Techniquement, un communiqué de presse peut porter sur tout ce qu'une entreprise considère comme « digne d'intérêt ». Cela dit, des modèles sont apparus dans les scénarios les plus courants où un communiqué de presse peut bien fonctionner.

Voici quelques communiqués de presse standard que les entreprises utilisent :

• Communiqué de presse sur les récompenses : annonce toutes les victoires telles que les certifications ISO, les organisations renommées qui récompensent le produit ou la solution d'une entreprise, la reconnaissance du travail d'une entreprise, etc.
• Annonce de nouvelle embauche : informe le public cible et les investisseurs de chaque membre de niveau C qui rejoint une entreprise à un certain titre.
• Annonce de partenariat : Déclare une alliance stratégique entre deux organisations ou plus et son impact sur l'industrie.
• Annonce de financement : annonce les cycles de financement et explique ce que l'entreprise prévoit de faire avec l'investissement.
• Communiqué de presse d'événement : fait la promotion d'un événement digne d'intérêt qu'une entreprise organise, assiste ou parraine.
• Communiqué de presse de lancement de produit : révèle des informations sur la dernière solution, la mise à niveau de produit ou l'expansion de la gamme de produits d'une entreprise.
• Communiqué de presse sur le rebranding : annonce la nouvelle identité visuelle d'une entreprise (nouveau nom, fusion et acquisition, ou nouveau logo et couleurs de la marque).
• Communiqué de presse sur les initiatives caritatives : annonce les causes qui passionnent une entreprise et ses actions pour faire avancer ces causes.
  
  

Comprendre les éléments de base et le format des communiqués de presse vous mènera loin. Les journalistes sont plus susceptibles de vous récompenser avec une couverture médiatique lorsque le contenu que vous soumettez est structuré pour attirer leur attention.

Bien que tous les communiqués de presse n'aient pas besoin de suivre ce format, certains éléments cruciaux ne doivent pas être oubliés lors de la rédaction de votre communiqué de presse.

En parlant d'éléments, regardons chaque élément qui compose un communiqué de presse.

Éléments d'un communiqué de presse

Un bon communiqué de presse suit un format pyramidal inversé d'informations de cotation. Une pyramide inversée est large en haut et se rétrécit en bas.

Les informations contenues dans un communiqué de presse doivent également suivre un modèle similaire avec les informations les plus importantes en haut et d'autres données qui ne s'ajoutent pas nécessairement au point principal mais peuvent toujours être mentionnées en bas.

Commencez un communiqué de presse avec un titre accrocheur en caractères gras. Commencez le corps du texte par la date et la ville d'où provient la publication. Votre phrase principale doit être un résumé concis du sujet du communiqué.

Le reste du corps raconte tous les détails importants de votre histoire : qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment. Mettez les informations les plus importantes en premier, suivies des informations plus générales, et n'oubliez pas d'inclure vos coordonnées à la fin.

Examinons un exemple de communiqué de presse pour mieux le comprendre. Voici un   exemple de communiqué de presse   annonçant que G2 devient une licorne de démarrage après avoir levé un financement de série D. Cet exemple de communiqué de presse utilise sept éléments clés.

La source:   G2

1. Titre

Considérez votre titre comme un titre dans un grand journal. L'idée est de communiquer le point principal de votre communiqué de presse et d'intriguer suffisamment le lecteur pour qu'il veuille en savoir plus.

Il y a un art dans la rédaction de grands titres de communiqués de presse, maîtrisé seulement après suffisamment de pratique. En cas de doute, réfléchissez à plusieurs options parmi lesquelles choisir et demandez à votre équipe quelle est la plus convaincante.

Pour le titre idéal, court et doux est la voie à suivre. Votre titre ne devrait pas être beaucoup plus long qu'un tweet. Un bon chiffre approximatif pour n'importe quel titre est de 170 caractères ou moins.

2. Sous-titre

Considérez le sous-titre comme le frère le plus intéressant de votre titre. Il exprime un message similaire mais légèrement plus approfondi.

Ce n'est pas le moment de révéler tous les détails. Votre objectif est d'ajouter un peu plus de contexte et de piquer la curiosité menant au cœur de la version - 350 caractères devraient être plus que suffisants.

Un bon titre amène les gens à lire le sous-titre, mais un bon sous-titre les amène au corps du texte : la majeure partie de votre communiqué de presse.

Votre sous-titre doit informer et intriguer, mais ce ne sera probablement pas le facteur décisif - que les médias couvrent ou non votre sortie. C'est à cela que servent les paragraphes du corps.

3. Date limite

La prochaine étape est votre date limite, qui couvre deux des "cinq W" du journalisme : quand et où se produit votre événement digne d'intérêt.

La ligne de date est le point de départ de votre premier paragraphe du corps. Les dates et les lieux doivent être écrits en gras, avec le lieu en toutes lettres majuscules.

Le guide de style Associated Press (AP) est préféré par les médias, donc ses règles s'appliquent ici. Attention aux emplacements en particulier. Certaines des plus grandes villes sont autonomes, vous n'avez donc pas besoin de spécifier un état après. Pensez CHICAGO ou SAN FRANCISCO. D'autres exigent une abréviation d'état, comme SACRAMENTO, Californie ou MEMPHIS, Tenn.

4. Paragraphes du corps

Vos paragraphes principaux constituent l'essentiel de votre communiqué de presse, en particulier lorsque vous entrez dans les détails, tels que le parcours professionnel de votre nouveau cadre, les nouvelles fonctionnalités de vos derniers produits, etc.

Rappelez-vous les cinq W du journalisme : qui, quoi, quand, où et pourquoi. Les meilleurs communiqués de presse incluent les cinq, certains avec beaucoup de temps consacré au pourquoi. C'est le « pourquoi » qui excitera les médias et augmentera vos chances de couverture.

Votre communiqué de presse doit avoir une piste solide expliquant votre contenu digne d'intérêt en une phrase. Ensuite, développez le point principal du premier paragraphe et incluez les détails suivants :

• Qui fait partie de cette nouvelle
• Comment cette nouvelle est arrivée
• Qui sont les principales parties prenantes
• Ce que cela signifie pour l'organisation

Ajoutez des informations sur ce que cette nouvelle pourrait signifier pour les clients ou les investisseurs de l'organisation. N'oubliez pas que les communiqués de presse doivent être   paragraphes courts   pas plus de trois à quatre lignes.

À la fin du communiqué de presse, commencez par énumérer les détails qui n'étaient pas inclus initialement mais qui semblent importants. Incluez des informations générales sur l'entreprise, son parcours et toutes les données à l'appui.

Tous les paragraphes du communiqué de presse doivent contenir des informations par ordre décroissant de priorité, avec la nouvelle la plus importante au début et la moins importante vers la fin. N'oubliez pas que les communiqués de presse seront publiés en ligne. Il est donc bon d'adopter   optimisation des moteurs de recherche (SEO)   bonnes pratiques lors de la création d'une version.

Vous pouvez incorporer des images, des citations et des hyperliens dans vos paragraphes de corps pour les rendre plus convaincants.

5. Hyperliens

Bien que la couverture médiatique soit importante, le but ultime de votre communiqué est de renforcer la notoriété de la marque. Idéalement, votre communiqué de presse n'est que le point de départ d'une relation durable. En incluant des opportunités d'interaction, vous franchissez une étape supplémentaire pour vous assurer de ne pas être oublié.

Considérez les hyperliens comme un moyen de poursuivre la relation. En renvoyant vers des pages pertinentes de votre site Web, votre lecteur peut établir cette relation d'un simple clic de souris. Cela donne également aux médias des moyens faciles d'obtenir plus d'informations et de recherches.

Assurez-vous simplement de respecter les règles et de ne pas inclure plus de liens que les fils de presse ne le permettent. N'ajoutez pas de liens juste pour ajouter des liens - dirigez-les vers des pages utiles pertinentes pour l'histoire et donnez-leur des informations supplémentaires.

6. Citations

Tous les éléments ont jusqu'ici été objectifs. Comme toute grande nouvelle, les communiqués de presse se concentrent sur les faits. C'est qui, quoi, quand, et ainsi de suite - assez stéréotypé.

Les citations sont le seul domaine de vos communiqués de presse où vous pouvez ajouter un attrait émotionnel. C'est l'occasion pour vous de replacer les faits dans un contexte qui enthousiasmera les lecteurs.

Il n'y a personne de mieux que les personnes qui ont travaillé sans relâche pour préparer votre dernier lancement de produit, accord de partenariat ou initiative caritative lorsqu'il s'agit d'ajouter des citations. Inclure une courte déclaration d'une personne clé aidera à transmettre votre enthousiasme.

Incluez des citations d'intervenants pertinents et d'experts de l'industrie - des influenceurs et des grands noms dont les opinions intéresseraient les gens. Vous devez mentionner clairement le nom de la personne, sa désignation actuelle et sa société avant de commencer son devis. "N'oubliez pas d'ajouter des guillemets pour marquer le début et la fin de la citation."

7. Passe-partout

Aussi connu sous le nom de section "à propos de nous" ou "résumé de l'entreprise", le passe-partout est l'endroit où vous offrez un aperçu de haut niveau sur votre entreprise. En environ 100 mots ou moins, vous pourriez inclure :

• Prix, distinctions et reconnaissances
• Des mesures impressionnantes (nombre de clients, d'employés et de capitaux levés)
• Liens vers les pages de votre site Web
• Symboles boursiers (s'ils sont cotés en bourse)
• Le public que vos produits ou services servent
• Positionnement unique ou avantage sur les concurrents
• Ce que fait votre entreprise
• Le slogan, le slogan ou le slogan de votre entreprise

Contrairement à d'autres éléments de votre communiqué de presse, vous n'avez qu'à rédiger votre passe-partout une seule fois. Vous pouvez le réutiliser dans chaque version pour rester cohérent avec votre message. Cependant, mettez régulièrement à jour les chiffres, comme les revenus et le nombre d'employés, pour rester à jour.

Éléments supplémentaires du communiqué de presse

Outre les éléments que nous avons couverts jusqu'à présent, il y en a quelques autres qui devraient être inclus dans un communiqué de presse avant qu'il ne soit envoyé aux médias, notamment :

• Images
• Informations de contact
• Date de sortie
• Terminer votre communiqué de presse

Images

Les images brisent les murs de texte, ajoutent une touche visuelle et rendent généralement votre publication un peu plus intéressante. Nous connaissons tous le cliché « une image vaut mille mots ? » Bien que cela ne soit pas tout à fait vrai, une image vous permet de développer votre histoire de manière unique.

La plupart des organisations comprennent que les images sont puissantes et décident de les inclure dans leurs communiqués de presse. Malheureusement, trop de gens oublient qu'il doit être pertinent pour être puissant.

Soyons honnêtes - personne ne veut d'un communiqué de presse avec une image de stock. D'abord et avant tout, pouvez-vous dire "ennuyeux" ? Mais cela pourrait même se retourner contre vous si vous avez affaire à des médias qui reçoivent le communiqué après sa publication. L'utilisation d'une image de stock garantit presque que votre communiqué de presse se fondra dans le reste.

Les images pertinentes, cependant, attireront l'attention et amplifieront le message que vous transmettez. Par exemple, supposons que votre nouveau logo soit prêt ou que vous ayez une superbe photo de votre nouveau cadre supérieur. Si c'est le cas, n'oubliez pas d'inclure le visuel.

Enfin, si votre communiqué de presse est diffusé en ligne, étiqueter les images avec des mots-clés appropriés augmentera votre visibilité. Quelqu'un qui recherche sur Google "nouveaux appartements à Chicago", par exemple, pourrait tomber sur l'image de votre développement révolutionnaire à côté de Wrigley Field.

Informations de contact

Inclure les informations de contact semble être une évidence. Cela dit, cela peut être un facteur décisif s'il est oublié. Si un journaliste s'intéresse à votre histoire et souhaite faire un suivi mais ne trouve pas de moyen de vous contacter, il passera au communiqué de presse suivant dans la pile.

Il est crucial d'ajouter un contact média (professionnels des relations publiques, coordinateurs médias ou responsables des communications) comme premier point de contact pour les journalistes pour plus d'informations. Incluez les éléments suivants pour tirer le meilleur parti de chaque opportunité :

• Nom
• La désignation
• Numéro de téléphone
• Adresse e-mail
• Nom de l'entreprise
• Logo d'entreprise

Assurez-vous de recevoir chaque message en mettant à jour votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Quant à savoir qui inclure, cela dépend. Certaines entreprises ont un agent de liaison dédié aux médias, tandis que d'autres préfèrent le modifier en fonction de la nature de la publication.

Date de sortie

Le premier élément (et sans doute l'un des plus importants) de votre communiqué de presse est la date de publication. Cela donne aux médias votre calendrier - essentiellement lorsque vous prévoyez de rendre l'information publique.

Les communiqués de presse se concentrent sur les articles dignes d'intérêt, donc le timing est primordial. Certaines dates de diffusion indiquent « pour diffusion immédiate », signalant aux médias que vous êtes prêt à publier l'information immédiatement.

Mais qu'en est-il du cauchemar de tout professionnel des relations publiques ? Planifiant secrètement le lancement d'un nouveau produit, seulement pour qu'un journaliste enthousiaste déverse la mèche un peu trop tôt. Pour éviter cela, vous pouvez régler votre date de sortie sur "sous embargo jusqu'au [date]". Cela interdit aux médias de partager votre communiqué de presse jusqu'à la date que vous spécifiez.

Le saviez-vous? Un embargo sur les médias est émis lorsqu'une entreprise (la source d'information) distribue des informations dignes d'intérêt aux publications des médias avant qu'elles ne soient diffusées au grand public. L'embargo est une exigence de l'entreprise qui interdit aux points de vente de publier les nouvelles jusqu'à ce qu'une certaine date ou condition soit remplie.

La préparation précoce de vos communiqués de presse et leur embargo jusqu'à une date ultérieure facilitent la coordination de la grande révélation. Cela donne également aux médias le temps de préparer une couverture approfondie ou de rechercher plus d'informations au lieu de se démener.

Que ce soit pour libérer maintenant ou embargo jusqu'à plus tard dépend de la situation respective. Il n'y a probablement pas de bonne raison de retarder l'annonce de votre dernière initiative caritative. D'un autre côté, garder votre nouvelle embauche de CMO secrète jusqu'à ce que le contrat soit signé a beaucoup de sens.

Terminer votre communiqué de presse

La transition de pages dans un communiqué de presse - ou leur fermeture - est souvent déroutante. Il est facile de penser qu'un communiqué de presse est terminé lorsqu'il y a plus d'informations. Ou quelqu'un suppose qu'il manque quelque chose même si la version est terminée.

Au fil du temps, les médias ont développé un format standardisé pour éviter toute confusion. C'est simple. Si votre communiqué de presse continue sur une page suivante, terminez la page en cours avec la commande "plus" (affiche un écran à la fois lorsque le fichier texte est volumineux).

Cependant, si votre communiqué de presse est terminé, indiquez la fin du document avec trois symboles dièse ( ### ).

La prochaine étape dans l'apprentissage de la rédaction d'un communiqué de presse consiste à comprendre le format du communiqué de presse.

Si votre communiqué de presse est dans un format qu'un journaliste connaît bien, vos chances de le faire publier sont plus élevées.

Modèle de communiqué de presse gratuit

Maintenant que vous avez appris les bases d'un communiqué de presse et ce qu'il contient, il est temps pour vous de commencer à établir des relations publiques. Voici un modèle de communiqué de presse gratuit pour vous aider à démarrer.

Le contenu de votre communiqué de presse peut être structuré différemment selon le type de communiqué de presse et l'événement entourant l'actualité. Il n'est pas pratique d'avoir des modèles de communiqués de presse prêts pour toute situation possible. Cependant, il est recommandé de créer des modèles génériques pour les occasions critiques.

Bien que le format du communiqué de presse varie en fonction de l'occasion, une règle générale s'applique à tous : priorisez les messages clés et ne les laissez pas se perdre dans une avalanche de mots. En conservant le format du communiqué de presse comme partie intégrante de votre   Plan de relations publiques, vous pouvez éviter les contretemps de dernière minute qui ont tendance à survenir lors d'une campagne de relations publiques.

Tenir au statu quo

Les formats ne sont pas toujours contraignants. Selon le canal que vous souhaitez cibler et le contenu lui-même, les éléments que vous incluez dans votre communiqué de presse varieront d'un article à l'autre. Le plus important est de présenter votre message et vos informations de la meilleure façon possible afin que les lecteurs et les journalistes puissent digérer le contenu et le retenir efficacement.

Maintenant que vous connaissez le format, il est temps d'apprendre à rédiger un communiqué de presse.