Formate um comunicado de imprensa usando este modelo de comunicado de imprensa gratuito

Um comunicado de imprensa eficaz atrai a atenção certa da mídia, gera ampla cobertura e afeta a percepção da marca. Então, o que faz um comunicado de imprensa se destacar? Qual é a diferença entre um comunicado de imprensa que é recebido e o que é ignorado?

Tudo começa com a compreensão dos principais elementos do comunicado de imprensa. Saber o que dizer – e como dizê-lo – ajudará você a atrair a atenção de meios de comunicação influentes. Enquanto muitos   serviços de distribuição de press releases   tenha equipes editoriais para ajudá-lo a escrever comunicados à imprensa, criar seu próprio comunicado à imprensa compensa a longo prazo.

Se você está lutando para descobrir o que precisa ir em um comunicado de imprensa, não se preocupe. Vamos detalhar os elementos e fazer com que você crie o formato de comunicado de imprensa perfeito em pouco tempo.

Tipos de comunicados de imprensa

Tecnicamente, um comunicado de imprensa pode ser sobre qualquer coisa que uma empresa considere “digna de notícia”. Dito isto, surgiram padrões nos cenários mais comuns em que um comunicado de imprensa pode funcionar bem.

Aqui estão alguns comunicados de imprensa padrão que as empresas usam:

• Comunicado de imprensa do prêmio: anuncia quaisquer vitórias, como certificações ISO, organizações de renome que premiam o produto ou solução de uma empresa, reconhecimento pelo trabalho de uma empresa e assim por diante.
• Anúncio de nova contratação: informa o público-alvo e os investidores sobre todos os membros de nível C que ingressam em uma empresa em alguma capacidade.
• Anúncio de parceria: Declara uma aliança estratégica entre duas ou mais organizações e como isso afetaria o setor.
• Anúncio de financiamento : anuncia rodadas de financiamento e explica o que a empresa planeja fazer com o investimento.
• Comunicado de imprensa do evento: promove um evento interessante que uma empresa hospeda, participa ou patrocina.
• Comunicado de imprensa de lançamento de produto: revela informações sobre a solução mais recente de uma empresa, atualização de produto ou expansão da linha de produtos.
• Comunicado de imprensa de rebranding: anuncia a nova identidade corporativa de uma empresa (novo nome, fusão e aquisição ou novo logotipo e cores da marca).
• Comunicado de imprensa da iniciativa beneficente: anuncia as causas pelas quais uma empresa é apaixonada e suas ações para promover essas causas.
  
  

Compreender os elementos básicos e o formato dos comunicados de imprensa o levará longe. Os jornalistas são mais propensos a recompensá-lo com cobertura da mídia quando o conteúdo que você envia é estruturado para atrair a atenção deles.

Embora nem todo comunicado à imprensa precise seguir esse formato, alguns elementos cruciais não devem ser esquecidos ao elaborar sua declaração de imprensa.

Falando em elementos, vamos ver cada elemento que compõe um comunicado de imprensa.

Elementos de um comunicado de imprensa

Um bom comunicado de imprensa segue um formato de pirâmide invertida de informações de listagem. Uma pirâmide invertida é larga na parte superior e afunilada na parte inferior.

As informações em um comunicado de mídia também devem seguir um padrão semelhante com as informações mais importantes no topo e outros dados que não necessariamente adicionam ao ponto principal, mas ainda podem ser mencionados na parte inferior.

Comece um comunicado de imprensa com um título chamativo em negrito. Comece a cópia do corpo com a data e cidade de onde é o lançamento. Sua frase principal deve ser um resumo conciso do assunto do release.

O resto do corpo conta todos os detalhes importantes de sua história: quem, o quê, quando, onde, por que e como. Coloque as informações mais importantes primeiro, seguidas de informações mais gerais, e não se esqueça de incluir suas informações de contato no final.

Vejamos um exemplo de comunicado de imprensa para entendê-lo melhor. Aqui está um   exemplo de comunicado de imprensa   anunciando que o G2 se tornou um unicórnio de startups depois de levantar o financiamento da Série D. Este exemplo de comunicado à imprensa usa sete elementos-chave.

Fonte:   G2

1. Título

Pense no seu título como uma manchete em um grande jornal. A ideia é comunicar o ponto principal do seu comunicado de imprensa e intrigar o leitor o suficiente para querer saber mais.

Há uma arte em escrever ótimas manchetes para comunicados de imprensa, dominadas somente após bastante prática. Em caso de dúvida, pense em várias opções para escolher e pergunte à sua equipe qual é a mais atraente.

Para o título ideal, curto e doce é o caminho a percorrer. Seu título não deve ser muito maior do que um tweet. Um bom valor aproximado para qualquer título é de 170 caracteres ou menos.

2. Subtítulo

Pense no subtítulo como o irmão mais interessante do seu título. Ele expressa uma mensagem semelhante, mas um pouco mais profunda.

Este não é o momento de revelar todos os detalhes. Seu objetivo é adicionar um pouco mais de contexto e despertar a curiosidade levando ao coração do lançamento – 350 caracteres devem ser mais que suficientes.

Um ótimo título leva as pessoas a lerem o subtítulo, mas um ótimo subtítulo as leva ao corpo do texto: a maior parte do seu comunicado de imprensa.

Seu subtítulo deve informar e intrigar, mas provavelmente não será o fator decisivo – se a mídia cobre ou não seu lançamento. É para isso que servem os parágrafos do corpo.

3. Linha de data

O próximo passo é a sua linha de datas, que cobre dois dos “cinco W's” do jornalismo: quando e onde seu evento digno de notícia está acontecendo.

A linha de data é o ponto de partida do seu primeiro parágrafo do corpo. As datas e locais devem ser escritos em negrito, com o local escrito em letras maiúsculas.

O guia de estilo da Associated Press (AP) é preferido pelos meios de comunicação, portanto, suas regras se aplicam aqui. Cuidado com os locais em particular. Algumas das maiores cidades são independentes, então você não precisa especificar um estado depois. Pense em CHICAGO ou SÃO FRANCISCO. Outros exigem uma abreviação de estado, como SACRAMENTO, Califórnia ou MEMPHIS, Tenn.

4. Parágrafos do corpo

Os parágrafos do seu corpo são a maior parte do seu comunicado à mídia, especialmente quando você entra em detalhes, como o histórico profissional do seu novo executivo contratado, os novos recursos que seu produto mais recente oferece e muito mais.

Lembre-se dos cinco Ws do jornalismo: quem, o quê, quando, onde e por quê. Os melhores press releases incluem todos os cinco, alguns com bastante tempo dedicado ao porquê. É o “porquê” que vai animar a mídia e aumentar suas chances de cobertura.

Seu comunicado de imprensa deve ter uma forte liderança explicando seu conteúdo interessante em uma frase. Em seguida, elabore o ponto principal no primeiro parágrafo e inclua os seguintes detalhes:

• Quem faz parte desta notícia
• Como surgiu esta notícia
• Quem são os principais interessados
• O que isso significa para a organização

Adicione informações sobre o que essa notícia pode significar para os clientes ou investidores da organização. Lembre-se, os comunicados de imprensa devem ser   parágrafos curtos   não mais do que três a quatro linhas.

No final do comunicado à imprensa, comece listando os detalhes que não foram incluídos inicialmente, mas que parecem importantes. Inclua informações básicas sobre a empresa, sua jornada e quaisquer dados de suporte.

Todos os parágrafos do press release devem conter informações em ordem decrescente de prioridade, com a notícia mais importante no início e a menos importante no final. Não se esqueça que os comunicados de imprensa serão publicados online. Portanto, é bom adotar   otimização para mecanismos de busca (SEO)   práticas recomendadas ao criar uma versão.

Você pode incorporar imagens, citações e hiperlinks em seus parágrafos de corpo para torná-los mais atraentes.

5. Hiperlinks

Embora a cobertura da mídia seja importante, o objetivo final do seu lançamento é aumentar o reconhecimento da marca. Idealmente, seu comunicado de imprensa é apenas o ponto de partida para um relacionamento duradouro. Ao incluir oportunidades de interação, você está dando um passo a mais para garantir que não será esquecido.

Pense nos hiperlinks como uma forma de continuar o relacionamento. Ao vincular de volta a páginas relevantes em seu site, seu leitor pode construir esse relacionamento com um clique do mouse. Também oferece aos meios de comunicação caminhos fáceis para obter mais informações e pesquisas.

Apenas certifique-se de seguir as regras e não inclua mais links do que os canais de notícias permitem. Não adicione links apenas para adicionar links - aponte-os para páginas úteis relevantes para a história e forneça informações complementares.

6. Cotações

Todos os elementos até agora foram objetivos. Como qualquer grande notícia, os comunicados de imprensa se concentram nos fatos. É quem, o quê, quando e assim por diante – bastante estereotipado.

As citações são a única área de seus comunicados de imprensa onde você pode adicionar algum apelo emocional. Eles são sua oportunidade de colocar os fatos em um contexto que deixará os leitores animados.

Não há ninguém melhor do que as pessoas que trabalharam incansavelmente preparando seu último lançamento de produto, acordo de parceria ou iniciativa de caridade quando se trata de adicionar cotações. Incluir uma breve declaração de uma pessoa-chave ajudará a transmitir sua empolgação.

Inclua citações de partes interessadas relevantes e especialistas do setor – influenciadores e grandes nomes cujas opiniões possam interessar às pessoas. Você deve mencionar claramente o nome da pessoa, a designação atual e a empresa antes de iniciar a cotação. "Não se esqueça de adicionar aspas para marcar o início e o fim da citação."

7. Caldeira

Também conhecida como seção “sobre nós” ou “resumo corporativo”, o clichê é onde você oferece um histórico de alto nível sobre sua empresa. Em cerca de 100 palavras ou menos, você pode incluir:

• Prêmios, homenagens e reconhecimentos
• Métricas impressionantes (número de clientes, funcionários e capital levantado)
• Links para as páginas do seu site
• Símbolos de ações (se negociados publicamente em uma bolsa)
• O público que seus produtos ou serviços atendem
• Posicionamento único ou vantagem sobre os concorrentes
• O que sua empresa faz
• Slogan, slogan ou slogan da sua empresa

Ao contrário de outros elementos em seu comunicado de imprensa, você só precisa escrever seu clichê uma vez. Você pode reutilizá-lo em cada versão para permanecer consistente com suas mensagens. No entanto, atualize regularmente os números, como receita e contagem de funcionários, para se manter atualizado.

Elementos adicionais de comunicado de imprensa

Além dos elementos que abordamos até agora, há alguns outros que devem ser incluídos em um comunicado à imprensa antes de ser enviado aos meios de comunicação, incluindo:

• Imagens
• Informações de Contato
• Data de lançamento
• Encerrando seu comunicado de imprensa

Imagens

As imagens quebram paredes de texto, adicionam um toque visual e geralmente tornam seu lançamento um pouco mais interessante. Todos nós conhecemos o clichê “uma imagem vale mais que mil palavras?” Embora isso possa não ser totalmente verdade, uma imagem permite que você elabore sua história de maneira exclusiva.

A maioria das organizações entende que as imagens são poderosas e decide incluí-las em seus comunicados de imprensa. Infelizmente, muitos esquecem que tem que ser relevante para ser poderoso.

Sejamos honestos – ninguém quer um comunicado de imprensa com uma imagem de estoque. Em primeiro lugar, você pode dizer 'chato'? Mas pode até sair pela culatra se você estiver lidando com meios de comunicação que recebem o comunicado depois de publicado. Usar uma imagem de estoque quase garante que seu comunicado de imprensa se misture com o resto.

Imagens relevantes, no entanto, chamarão a atenção e amplificarão a mensagem que você está transmitindo. Por exemplo, digamos que seu logotipo renomeado esteja pronto ou que você tenha uma ótima foto de seu novo executivo contratado. Se sim, não se esqueça de incluir o visual.

Finalmente, se o seu comunicado de imprensa for distribuído online, marcar imagens com palavras-chave adequadas aumentará sua visibilidade. Alguém pesquisando “novos apartamentos em Chicago”, por exemplo, pode pousar na imagem de seu empreendimento inovador ao lado de Wrigley Field.

Informações de Contato

Incluir informações de contato parece um acéfalo. Dito isto, pode ser um fator decisivo se esquecido. Se um repórter estiver interessado em sua história e quiser acompanhar, mas não encontrar uma maneira de entrar em contato com você, ele passará para o próximo comunicado de imprensa da pilha.

É crucial adicionar um contato de mídia (profissionais de relações públicas, coordenadores de mídia ou executivos de comunicação) como o primeiro ponto de contato dos jornalistas para obter mais informações. Inclua o seguinte para aproveitar ao máximo todas as oportunidades:

• Nome
• Designação
• Número de telefone
• Endereço de email
• Nome da empresa
• Logo da empresa

Certifique-se de receber todas as mensagens mantendo seu número de telefone e endereço de e-mail atualizados. Quanto a quem incluir, depende. Algumas empresas têm um contato de mídia dedicado, enquanto outras preferem alterá-lo com base na natureza do lançamento.

Data de lançamento

O primeiro elemento (e sem dúvida, um dos mais importantes) do seu comunicado de imprensa é a data de lançamento. Isso dá aos meios de comunicação sua linha do tempo – basicamente quando você planeja tornar as informações públicas.

Os comunicados de imprensa se concentram em itens dignos de notícia, então o tempo é tudo. Algumas datas de lançamento indicam “para lançamento imediato”, sinalizando aos meios de comunicação que você está pronto para divulgar as informações imediatamente.

Mas e o pesadelo de todo profissional de relações públicas? Planejando secretamente o lançamento de um novo produto, apenas para ter um jornalista ansioso derramando o feijão um pouco cedo demais. Para evitar isso, você pode ajustar sua data de lançamento para “embargado até [data]”. Isso proíbe os meios de comunicação de compartilhar seu comunicado de imprensa até a data especificada.

Você sabia? Um embargo de mídia é emitido quando uma empresa (a fonte de notícias) distribui informações interessantes para publicações de mídia antes de serem divulgadas ao público em geral. O embargo é uma exigência da empresa que proíbe os veículos de divulgar a notícia até que determinada data ou condição seja cumprida.

Preparar seus comunicados de imprensa com antecedência e embargá-los até uma data posterior facilita a coordenação da grande revelação. Também dá aos meios de comunicação tempo para preparar uma cobertura aprofundada ou buscar mais informações em vez de embaralhar.

A liberação agora ou o embargo até mais tarde depende da respectiva situação. Provavelmente não há uma boa razão para adiar as notícias sobre sua última iniciativa de caridade. Por outro lado, manter sua nova contratação de CMO em segredo até que o contrato seja assinado faz muito sentido.

Encerrando seu comunicado de imprensa

Fazer a transição de páginas em um comunicado à imprensa – ou finalizá-las – geralmente é confuso. É fácil pensar que um comunicado de imprensa terminou quando há mais informações. Ou alguém assume que está faltando alguma coisa, mesmo que o lançamento tenha terminado.

Com o tempo, os meios de comunicação desenvolveram um formato padronizado para evitar confusão. É simples. Se o seu comunicado de imprensa continuar em uma página subsequente, encerre a página atual com o comando “mais” (exibe uma tela por vez quando o arquivo de texto é grande).

No entanto, se o seu comunicado de imprensa estiver concluído, indique o final do documento com três símbolos de hash ( ### ).

O próximo passo para aprender a escrever um press release é entender o formato do press release.

Se o seu comunicado de imprensa estiver em um formato com o qual um jornalista está familiarizado, suas chances de publicá-lo são maiores.

Modelo de comunicado de imprensa gratuito

Agora que você aprendeu o básico de um comunicado de imprensa e o que está nele, é hora de começar a construir relações públicas. Aqui está um modelo de comunicado de imprensa gratuito para você começar.

O conteúdo do seu comunicado à imprensa pode ser estruturado de forma diferente, dependendo do tipo de comunicado à imprensa e do evento em torno da notícia. É impraticável ter modelos de press releases prontos para qualquer situação possível. No entanto, é uma boa prática criar modelos genéricos para ocasiões críticas.

Embora o formato do comunicado à imprensa varie de acordo com a ocasião, uma regra geral se aplica a todos: priorize as mensagens-chave e não as deixe se perder em uma enxurrada de palavras. Ao manter o formato de comunicado de imprensa como parte integrante do seu   Plano de relações públicas, você pode evitar soluços de última hora que tendem a surgir durante uma campanha de relações públicas.

Atenha-se ao status quo

Os formatos nem sempre são vinculativos. Dependendo do canal que você deseja segmentar e do conteúdo em si, os elementos que você inclui em seu comunicado de imprensa variam de história para história. O mais importante é apresentar sua mensagem e informação da melhor maneira possível para que leitores e jornalistas possam digerir o conteúdo e retê-lo de forma eficaz.

Agora que você conhece o formato, é hora de aprender a escrever um comunicado de imprensa.