Formatieren Sie eine Pressemitteilung mit dieser kostenlosen Vorlage für Pressemitteilungen

Eine effektive Pressemitteilung erregt die richtige Medienaufmerksamkeit, erzeugt eine breite Berichterstattung und beeinflusst die Markenwahrnehmung. Was zeichnet eine Pressemitteilung aus? Was ist der Unterschied zwischen einer aufgegriffenen und einer ignorierten Pressemitteilung?

Alles beginnt mit dem Verständnis der wichtigsten Elemente der Pressemitteilung. Wenn Sie wissen, was Sie sagen sollen – und wie Sie es sagen – können Sie sich die Aufmerksamkeit einflussreicher Medien sichern. Während viele   Verteilung von Pressemitteilungen   Haben Sie Redaktionen, die Sie beim Verfassen von Pressemitteilungen unterstützen, zahlt sich die Erstellung einer eigenen Pressemitteilung auf lange Sicht aus.

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, herauszufinden, was in eine Pressemitteilung aufgenommen werden muss, machen Sie sich keine Sorgen. Wir schlüsseln die Elemente auf und lassen Sie im Handumdrehen das perfekte Pressemitteilungsformat erstellen.

Arten von Pressemitteilungen

Technisch gesehen kann es in einer Pressemitteilung um alles gehen, was ein Unternehmen für „nachrichtenwürdig“ hält. Allerdings haben sich in den häufigsten Szenarien Muster herauskristallisiert, in denen eine Pressemitteilung gut funktionieren kann.

Hier sind einige Standard-Pressemitteilungen, die Unternehmen verwenden:

• Pressemitteilung zur Auszeichnung: Kündigt alle Erfolge an, wie ISO-Zertifizierungen, renommierte Organisationen, die das Produkt oder die Lösung eines Unternehmens auszeichnen, Anerkennung für die Arbeit eines Unternehmens und so weiter.
• Ankündigung von Neueinstellungen: Informiert die Zielgruppe und Investoren über jedes C-Level-Mitglied, das in irgendeiner Funktion in ein Unternehmen eintritt.
• Partnerschaftsankündigung: Erklärt eine strategische Allianz zwischen zwei oder mehr Organisationen und wie sie sich auf die Branche auswirken würde.
• Finanzierungsankündigung: Kündigt Finanzierungsrunden an und erklärt, was das Unternehmen mit der Investition vorhat.
• Pressemitteilung zu einer Veranstaltung: Wirbt für eine Veranstaltung mit Nachrichtenwert, die ein Unternehmen veranstaltet, an der es teilnimmt oder die es sponsert.
• Pressemitteilung zur Produkteinführung: Enthält Informationen über die neueste Lösung, das Produkt-Upgrade oder die Erweiterung der Produktlinie eines Unternehmens.
• Rebranding-Pressemitteilung: Kündigt die neue Corporate Identity eines Unternehmens an (neuer Name, Fusion und Übernahme oder neues Logo und neue Markenfarben).
• Pressemitteilung zu gemeinnützigen Initiativen: Gibt die Anliegen bekannt, für die sich ein Unternehmen leidenschaftlich einsetzt, und seine Maßnahmen zur Förderung dieser Anliegen.
  
  

Das Verständnis der grundlegenden Elemente und des Formats von Pressemitteilungen wird Sie weit bringen. Journalisten belohnen Sie eher mit Berichterstattung in den Medien, wenn die von Ihnen eingereichten Inhalte so strukturiert sind, dass sie ihre Aufmerksamkeit erregen.

Obwohl nicht jede Pressemitteilung diesem Format folgen muss, sollten einige wichtige Elemente bei der Erstellung Ihrer Pressemitteilung nicht vergessen werden.

Apropos Elemente, lassen Sie uns einen Blick auf jedes Element werfen, aus dem eine Pressemitteilung besteht.

Elemente einer Pressemitteilung

Eine gute Pressemitteilung folgt einem umgekehrten Pyramidenformat von Auflistungsinformationen. Eine umgekehrte Pyramide ist oben breit und verjüngt sich nach unten.

Auch die Informationen in einer Medienmitteilung sollten einem ähnlichen Muster folgen, mit den wichtigsten Informationen oben und anderen Daten, die nicht unbedingt zum Hauptpunkt beitragen, aber dennoch erwähnt werden können, unten.

Beginnen Sie eine Pressemitteilung mit einer aufmerksamkeitsstarken Überschrift in Fettschrift. Beginnen Sie den Haupttext mit dem Datum und der Stadt, aus der die Veröffentlichung stammt. Ihr Leitsatz sollte eine prägnante Zusammenfassung des Themas der Veröffentlichung sein.

Der Rest des Körpers erzählt alle wichtigen Details Ihrer Geschichte: wer, was, wann, wo, warum und wie. Stellen Sie die wichtigsten Informationen zuerst, gefolgt von allgemeineren Informationen, und vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktdaten am Ende anzugeben.

Schauen wir uns eine Beispiel-Pressemitteilung an, um sie besser zu verstehen. Hier ist ein   Beispiel einer Pressemitteilung   Ankündigung, dass G2 ein Startup-Unicorn wird, nachdem es die Finanzierung der Serie D beschafft hat. Diese Beispiel-Pressemitteilung verwendet sieben Schlüsselelemente.

Quelle:   G2

1. Titel

Stellen Sie sich Ihren Titel als Schlagzeile in einer großen Zeitung vor. Die Idee ist, den Hauptpunkt Ihrer Pressemitteilung zu kommunizieren und den Leser so zu faszinieren, dass er mehr wissen möchte.

Es ist eine Kunst, großartige Schlagzeilen für Pressemitteilungen zu schreiben, die man nur mit genügend Übung beherrscht. Wenn Sie Zweifel haben, überlegen Sie sich mehrere Optionen zur Auswahl und fragen Sie Ihr Team, welche die überzeugendste ist.

Für die ideale Überschrift ist kurz und bündig der richtige Weg. Ihr Titel sollte nicht viel länger als ein Tweet sein. Eine gute ungefähre Zahl für jeden Titel sind 170 Zeichen oder weniger.

2. Untertitel

Stellen Sie sich die Unterüberschrift als den interessanteren Bruder Ihres Titels vor. Es drückt eine ähnliche, aber etwas tiefer gehende Botschaft aus.

Dies ist nicht die Zeit, um alle Details zu enthüllen. Ihr Ziel ist es, etwas mehr Kontext hinzuzufügen und Neugierde zu wecken, die zum Kern der Veröffentlichung führt – 350 Zeichen sollten mehr als genug sein.

Ein großartiger Titel bringt die Leute dazu, die Unterüberschrift zu lesen, aber eine großartige Unterüberschrift bringt sie zum Haupttext: dem Großteil Ihrer Pressemitteilung.

Ihre Unterüberschrift sollte informieren und faszinieren, aber sie wird höchstwahrscheinlich nicht der entscheidende Faktor sein – ob die Medien über Ihre Veröffentlichung berichten oder nicht. Dafür sind die Body-Absätze da.

3. Datumsgrenze

Als nächstes kommt Ihre Datumsleiste, die zwei der „fünf W“ des Journalismus abdeckt: wann und wo Ihr berichtenswertes Ereignis stattfindet.

Die Datumsgrenze ist der Ausgangspunkt Ihres ersten Textabschnitts. Daten und Orte sollten fett geschrieben werden, wobei der Ort in Großbuchstaben geschrieben werden sollte.

Der Styleguide von Associated Press (AP) wird von Nachrichtenagenturen bevorzugt, daher gelten hier seine Regeln. Achten Sie besonders auf Standorte. Einige der größten Städte sind eigenständig, sodass Sie danach kein Bundesland angeben müssen. Denken Sie an CHICAGO oder SAN FRANCISCO. Andere erfordern eine staatliche Abkürzung, wie SACRAMENTO, Kalifornien oder MEMPHIS, Tennessee.

4. Körperabsätze

Ihre Hauptabsätze machen den Großteil Ihrer Medienmitteilung aus, insbesondere wenn Sie auf die Details eingehen, wie z. B. den beruflichen Hintergrund Ihrer neuen Führungskraft, die neuen Funktionen Ihrer neuesten Produktangebote und mehr.

Denken Sie an die fünf Ws des Journalismus: wer, was, wann, wo und warum. Die besten Pressemitteilungen enthalten alle fünf, einige mit viel Zeit, die dem Warum gewidmet ist. Es ist das „Warum“, das die Medien begeistern wird und Ihre Chancen auf Berichterstattung erhöht.

Ihre Pressemitteilung sollte einen starken Vorsprung haben, der Ihren berichtenswerten Inhalt in einem Satz erklärt. Gehen Sie dann auf den Hauptpunkt im ersten Absatz ein und fügen Sie die folgenden Details hinzu:

• Wer ist ein Teil dieser News
• Wie es zu dieser Nachricht kam
• Wer sind die wichtigsten Stakeholder
• Was das für die Organisation bedeutet

Fügen Sie Informationen darüber hinzu, was diese Neuigkeiten für die Kunden oder Investoren der Organisation bedeuten könnten. Denken Sie daran, sollten Pressemitteilungen sein   kurze Absätze   nicht länger als drei bis vier Zeilen.

Beginnen Sie am Ende der Pressemitteilung mit der Auflistung von Details, die ursprünglich nicht enthalten waren, aber wichtig erscheinen. Fügen Sie Hintergrundinformationen über das Unternehmen, seine Reise und alle unterstützenden Daten hinzu.

Alle Absätze der Pressemitteilung sollten Informationen in absteigender Reihenfolge enthalten, wobei die wichtigsten Nachrichten am Anfang und die weniger wichtigen am Ende stehen. Vergessen Sie nicht, dass Pressemitteilungen online veröffentlicht werden. Daher ist es gut zu adoptieren   Suchmaschinenoptimierung (SEO)   Best Practices beim Erstellen einer Version.

Sie können Bilder, Zitate und Hyperlinks in Ihre Textabsätze integrieren, um sie ansprechender zu gestalten.

5. Hyperlinks

Während die Berichterstattung in den Medien wichtig ist, besteht das ultimative Ziel Ihrer Veröffentlichung darin, die Markenbekanntheit zu steigern. Im Idealfall ist Ihre Pressemitteilung nur der Ausgangspunkt für eine dauerhafte Beziehung. Indem Sie Möglichkeiten zur Interaktion einbeziehen, unternehmen Sie einen zusätzlichen Schritt, um sicherzustellen, dass Sie nicht vergessen werden.

Betrachten Sie Hyperlinks als eine Möglichkeit, die Beziehung fortzusetzen. Indem Sie auf relevante Seiten Ihrer Website verlinken, kann Ihr Leser diese Beziehung mit einem Mausklick aufbauen. Es bietet auch Medienunternehmen einfache Möglichkeiten für weitere Informationen und Recherchen.

Stellen Sie nur sicher, dass Sie sich an die Regeln halten und nicht mehr Links einfügen, als die Nachrichtenagenturen zulassen. Fügen Sie keine Links hinzu, nur um Links hinzuzufügen – verweisen Sie sie auf nützliche Seiten, die für die Geschichte relevant sind, und geben Sie ihnen zusätzliche Informationen.

6. Zitate

Alle Elemente waren bisher objektiv. Wie jede großartige Nachricht konzentrieren sich Pressemitteilungen auf die Fakten. Es ist wer, was, wann und so weiter – ziemlich formelhaft.

Zitate sind der einzige Bereich Ihrer Pressemitteilungen, in dem Sie emotionale Anziehungskraft hinzufügen können. Sie sind Ihre Gelegenheit, die Fakten in einen Kontext zu stellen, der die Leser begeistern wird.

Wenn es um das Hinzufügen von Angeboten geht, gibt es niemanden, der besser als die Leute ist, die unermüdlich an der Vorbereitung Ihrer neuesten Produkteinführung, Partnerschaft oder Wohltätigkeitsinitiative gearbeitet haben. Ein kurzes Statement einer Schlüsselperson wird helfen, Ihre Aufregung zu vermitteln.

Fügen Sie Zitate von relevanten Stakeholdern und Branchenexperten hinzu – Influencern und großen Namen, deren Meinungen die Menschen interessieren würden. Sie sollten den Namen, die aktuelle Bezeichnung und das Unternehmen der Person deutlich nennen, bevor Sie mit dem Angebot beginnen. "Vergessen Sie nicht, Anführungszeichen hinzuzufügen, um den Anfang und das Ende des Zitats zu markieren."

7. Boilerplate

Auch als „Über uns“-Abschnitt oder „Unternehmenszusammenfassung“ bekannt, bietet der Boilerplate einen allgemeinen Hintergrund zu Ihrem Unternehmen. In etwa 100 Wörter oder weniger könnten Sie Folgendes einschließen:

• Auszeichnungen, Ehrungen und Anerkennungen
• Beeindruckende Kennzahlen (Anzahl Kunden, Mitarbeiter und eingeworbenes Kapital)
• Links zu Ihren Website-Seiten
• Aktiensymbole (falls an einer Börse öffentlich gehandelt)
• Das Publikum, dem Ihre Produkte oder Dienstleistungen dienen
• Einzigartige Positionierung oder Vorteil gegenüber Wettbewerbern
• Was Ihr Unternehmen tut
• Ihr Firmenslogan, Slogan oder Schlagwort

Im Gegensatz zu anderen Elementen in Ihrer Pressemitteilung müssen Sie Ihren Boilerplate nur einmal schreiben. Sie können es in jeder Version wiederverwenden, um mit Ihrer Botschaft konsistent zu bleiben. Aktualisieren Sie jedoch regelmäßig Zahlen wie Umsatz und Mitarbeiterzahl, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Zusätzliche Pressemitteilungselemente

Neben den Elementen, die wir bisher behandelt haben, gibt es noch einige andere, die in eine Pressemitteilung aufgenommen werden sollten, bevor sie an Nachrichtenagenturen gesendet wird, darunter:

• Bilder
• Kontaktinformationen
• Veröffentlichungsdatum
• Abschluss Ihrer Pressemitteilung

Bilder

Bilder brechen Textwände auf, fügen visuelles Flair hinzu und machen Ihre Veröffentlichung im Allgemeinen ein bisschen interessanter. Wir alle kennen das Klischee „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“? Auch wenn das nicht ganz richtig ist, ermöglicht Ihnen ein Bild, Ihre Geschichte auf einzigartige Weise zu vertiefen.

Die meisten Organisationen verstehen, dass Bilder mächtig sind und entscheiden sich dafür, sie in ihre Pressemitteilungen aufzunehmen. Leider vergessen zu viele, dass es relevant sein muss, um mächtig zu sein.

Seien wir ehrlich – niemand möchte eine Pressemitteilung mit einem Bild auf Lager. Können Sie zuallererst „langweilig“ sagen? Aber es könnte sogar nach hinten losgehen, wenn Sie es mit Medien zu tun haben, die die Veröffentlichung nach der Veröffentlichung erhalten. Die Verwendung eines Archivbildes stellt fast sicher, dass sich Ihre Pressemitteilung in den Rest einfügt.

Relevante Bilder werden jedoch ins Auge fallen und die von Ihnen übermittelte Botschaft verstärken. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr umbenanntes Logo ist fertig oder Sie haben ein tolles Porträt Ihrer neuen Führungskraft. Wenn ja, vergessen Sie nicht, das Bild einzufügen.

Wenn Ihre Pressemitteilung schließlich online verbreitet wird, erhöht das Markieren von Bildern mit den richtigen Schlüsselwörtern Ihre Sichtbarkeit. Jemand, der zum Beispiel „neue Wohnungen in Chicago“ googelt, könnte auf dem Bild Ihres bahnbrechenden Bauprojekts neben Wrigley Field landen.

Kontaktinformationen

Das Einfügen von Kontaktinformationen scheint ein Kinderspiel zu sein. Das heißt, es kann ein Deal-Breaker sein, wenn es vergessen wird. Wenn ein Reporter an Ihrer Geschichte interessiert ist und nachfassen möchte, aber keine Möglichkeit findet, Sie zu erreichen, fährt er mit der nächsten Pressemitteilung im Stapel fort.

Es ist wichtig, einen Medienkontakt (PR-Profis, Medienkoordinatoren oder Kommunikationsmanager) als erste Anlaufstelle für Journalisten für weitere Informationen hinzuzufügen. Fügen Sie Folgendes hinzu, um jede Gelegenheit optimal zu nutzen:

• Name
• Bezeichnung
• Telefonnummer
• E-Mail-Addresse
• Name der Firma
• Firmenlogo

Stellen Sie sicher, dass Sie jede Nachricht erhalten, indem Sie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse auf dem neuesten Stand halten. Wer aufgenommen werden soll, hängt davon ab. Einige Unternehmen haben eine dedizierte Medienverbindung, während andere es vorziehen, sie je nach Art der Veröffentlichung zu ändern.

Veröffentlichungsdatum

Das erste Element (und wohl eines der wichtigsten) Ihrer Pressemitteilung ist das Veröffentlichungsdatum. Dies gibt den Medien Ihren Zeitplan – im Grunde, wenn Sie vorhaben, die Informationen zu veröffentlichen.

Pressemitteilungen konzentrieren sich auf Neuigkeiten, daher ist das Timing alles. Einige Veröffentlichungstermine weisen auf „zur sofortigen Veröffentlichung“ hin, was den Medien signalisiert, dass Sie bereit sind, die Informationen sofort zu veröffentlichen.

Aber was ist mit dem Albtraum jedes PR-Profis? Heimlich eine neue Produkteinführung planen, nur um von einem eifrigen Journalisten etwas zu früh verraten zu werden. Um dies zu verhindern, können Sie Ihr Veröffentlichungsdatum auf „Gesperrt bis [Datum]“ ändern. Dies verbietet es Medienunternehmen, Ihre Pressemitteilung bis zu dem von Ihnen angegebenen Datum zu teilen.

Hast Du gewusst? Ein Medienembargo wird verhängt, wenn ein Unternehmen (die Nachrichtenquelle) berichtenswerte Informationen an Medienpublikationen verbreitet, bevor sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Das Embargo ist eine Anforderung des Unternehmens, die es den Verkaufsstellen verbietet, die Nachrichten zu veröffentlichen, bis ein bestimmtes Datum oder eine festgelegte Bedingung erfüllt ist.

Wenn Sie Ihre Pressemitteilungen frühzeitig vorbereiten und auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, ist es einfach, die große Enthüllung zu koordinieren. Es gibt den Medien auch Zeit, um eine ausführliche Berichterstattung vorzubereiten oder mehr Informationen zu suchen, anstatt zu suchen.

Ob jetzt freigegeben oder bis später gesperrt wird, hängt von der jeweiligen Situation ab. Es gibt wahrscheinlich keinen guten Grund, Neuigkeiten über Ihre neueste Wohltätigkeitsinitiative hinauszuzögern. Andererseits ist es sehr sinnvoll, Ihren neuen CMO bis zur Vertragsunterzeichnung unter Verschluss zu halten.

Abschluss Ihrer Pressemitteilung

Das Übergehen von Seiten innerhalb einer Pressemitteilung – oder das Beenden von Seiten – ist oft verwirrend. Es ist leicht zu glauben, dass eine Pressemitteilung beendet ist, wenn es mehr Informationen gibt. Oder jemand geht davon aus, dass ihm etwas fehlt, obwohl die Veröffentlichung beendet ist.

Im Laufe der Zeit haben die Medien ein standardisiertes Format entwickelt, um Verwirrung zu vermeiden. Es ist einfach. Wenn Ihre Pressemitteilung auf einer Folgeseite fortgesetzt wird, beenden Sie die aktuelle Seite mit dem Befehl „mehr“ (zeigt bei großen Textdateien jeweils einen Bildschirm an).

Wenn Ihre Pressemitteilung jedoch fertig ist, kennzeichnen Sie das Ende des Dokuments mit drei Raute-Symbolen ( ### ).

Der nächste Schritt beim Erlernen des Schreibens einer Pressemitteilung ist das Verständnis des Pressemitteilungsformats.

Wenn Ihre Pressemitteilung in einem Format vorliegt, mit dem ein Journalist vertraut ist, sind Ihre Chancen auf eine Veröffentlichung höher.

Kostenlose Vorlage für Pressemitteilungen

Nachdem Sie nun die Grundlagen einer Pressemitteilung und deren Inhalt gelernt haben, ist es an der Zeit, mit dem Aufbau von Öffentlichkeitsarbeit zu beginnen. Hier ist eine kostenlose Vorlage für Pressemitteilungen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Je nach Art der Pressemitteilung und dem Ereignis rund um die Nachricht können die Inhalte Ihrer Pressemitteilung unterschiedlich aufgebaut sein. Es ist unpraktisch, Vorlagen für Pressemitteilungen für jede mögliche Situation parat zu haben. Es empfiehlt sich jedoch, allgemeine Vorlagen für kritische Anlässe zu erstellen.

Während das Format der Pressemitteilung je nach Anlass variiert, gilt eine allgemeine Regel für alle: Priorisieren Sie die Kernbotschaften und lassen Sie sie nicht in einer Flut von Worten verloren gehen. Indem Sie das Pressemitteilungsformat als integralen Bestandteil Ihrer beibehalten   PR-Plan können Sie Schluckaufe in letzter Minute vermeiden, die während einer PR-Kampagne häufig auftreten.

Halten Sie sich an den Status quo

Formate sind nicht immer verbindlich. Abhängig von dem Kanal, den Sie ansprechen möchten, und dem Inhalt selbst variieren die Elemente, die Sie in Ihre Pressemitteilung aufnehmen, von Story zu Story. Wichtiger ist es, Ihre Botschaft und Informationen bestmöglich zu präsentieren, damit Leser und Journalisten den Inhalt verdauen und effektiv behalten können.

Jetzt, da Sie das Format kennen, ist es an der Zeit zu lernen, wie man eine Pressemitteilung schreibt.