Co to jest blokowanie czasu? Przewodnik dla początkujących

Niezależnie od tego, czy pojawiają się spontaniczne spotkania, współpracownicy przerywają naszą koncentrację, czy niekończący się strumień e-maili napływających, pozostawanie na bieżąco i kontrolowanie naszych harmonogramów może wydawać się niemożliwe.

Dlatego techniki zarządzania czasem stają się w ostatnich latach coraz bardziej popularne. W naszej „zawsze aktywnej” kulturze cyfrowej większość z nas żyje w stanie ciągłego rozproszenia. Aby móc pracować tak, jak chcemy, musimy wdrożyć rzeczywistą, namacalną strukturę. I ze wszystkich wielu systemów zarządzania czasem, o których się teraz mówi, blokowanie czasu może być tym, który może najbardziej znacząco zmienić nasze życie na lepsze.

Ale czym dokładnie jest blokowanie czasu i jak możemy je wykorzystać, aby pracować mądrzej?

Czym jest blokowanie czasu?

Blokowanie czasu to system zarządzania czasem, który dzieli Twój dzień na skończone jednostki. Polega na zaplanowaniu dnia z wyprzedzeniem i przydzieleniu określonych porcji czasu na określone zadania, np. 20 minut na e-mail, 30 minut na spotkania, dwie godziny na głęboką pracę itp.

Czas, jaki poświęcisz, zależy od Ciebie – a Elon Musk i Bill Gates to tylko dwa przykłady osób, które wolą pracować w krótszych fragmentach czasu; obaj są fanami mikroplanowania , co oznacza kreślenie ich dnia w pięciominutowych blokach. Biorąc pod uwagę dość legendarną produktywność obu potentatów, pięć minut może nie wystarczyć większości z nas, aby poradzić sobie z naszą pocztą e-mail, ale możesz korzystać z tego systemu w sposób odpowiadający Tobie, Twoim obowiązkom i możliwościom.

Punktem czasowym blokowania jest to, że pozwala pracować bez przerwy lub wahania i upewnić się, że wszystko jest rzeczywiście zrobione. Jak często byłeś pochłonięty ważnym zadaniem, ale rozpraszała Cię skrzynka odbiorcza, a potem straciłeś cały rozpęd i koncentrację? Łatwo też zbytnio zaabsorbować się jednym zadaniem do tego stopnia, że ​​zaczniesz zaniedbywać inne obowiązki.

Ostatecznie, ponieważ nie możesz zostać cyfrowym pustelnikiem i całkowicie odciąć się od świata zewnętrznego, blokowanie czasu pozwala ci stworzyć czas i przestrzeń, których potrzebujesz, aby pozostać skoncentrowanym i załatwić sprawy.

Dlaczego blokowanie czasu jest skuteczne?

Istnieje kilka powodów, dla których blokowanie czasu jest tak skuteczne, ale zasadniczo sprowadza się to do tego, że ten sposób pracy jest specjalnie zaprojektowany do koncentracji.

Jeśli znasz pojęcie prawa Parkinsona, będziesz wiedział, że praca, którą musimy wykonać, rozszerza się, aby zmieścić się w czasie, w którym musimy to zrobić. Więc jeśli masz sześć godzin na napisanie artykułu, zajmie to sześć godzin, żeby to skończyć, a może zajęłoby ci to tylko cztery, a nawet trzy. Powodem tego jest to, że wypełniamy dodatkowy czas prokrastynacją, zmianą kontekstu lub próbą wielozadaniowości, co według badań może w rzeczywistości zaszkodzić naszemu mózgowi i karierze, a także naszej produktywności.

Przyjrzyjmy się jednak bliżej, dlaczego blokowanie czasu działa tak dobrze.

Blokowanie czasu sprzyja głębokiej pracy

Planując swój dzień w tak szczegółowy sposób, możesz skupić się wyłącznie na zadaniu – a bez ciągłych zakłóceń lub przełączania kontekstu możesz zrobić znacznie więcej. Jednym z największych zwolenników blokowania czasu jest Cal Newport, autor Deep Work i wszechstronny guru produktywności.

Chociaż możesz pomyśleć, że spędzanie tak dużej ilości czasu na planowaniu harmonogramu, a nie tylko dostaniu się do pracy, przynosi efekt przeciwny do zamierzonego, Newport twierdzi, że jest odwrotnie:

„Generuje ogromną wydajność. Szacuję, że 40-godzinny tydzień pracy z blokadą czasową daje taką samą wydajność, jak ponad 60-godzinny tydzień pracy realizowany bez struktury”.

Dzieje się tak, ponieważ blokowanie czasu promuje głęboką pracę bardziej niż jakakolwiek inna technika zarządzania czasem. Kiedy masz określoną ilość czasu na pracę nad jednym zadaniem, możesz poświęcić mu całą swoją uwagę, zamiast przeskakiwać od zadania do zadania. A kiedy osiągniesz stan przepływu, przekonasz się, że jesteś w stanie zrobić o wiele więcej – i prawdopodobnie wszystko będzie o wiele łatwiejsze.

Możesz nie zdawać sobie z tego sprawy, ale za każdym razem, gdy przestajesz koncentrować się i zwracasz uwagę na coś innego, cierpisz na coś, co nazywa się „pozostałością uwagi” – kiedy twoja zdolność koncentracji powoli się zmniejsza, gdy zmieniasz kontekst w ciągu dnia. Badania pokazują, że za każdym razem, gdy się rozpraszasz, powrót na właściwe tory zajmuje około 25 minut .

Blokowanie czasu nie tylko promuje głęboką pracę, ale także chroni przed zmianą kontekstu, a ostatecznie pozwala nam rozwijać umiejętności niezbędne do udanej głębokiej pracy.

Blokowanie czasu pomaga wykonywać prace o niskiej wartości

Dla większości z nas płytka praca o niskiej wartości jest niezbędną częścią pracy. Ale potrafi też przejąć kontrolę nad dniem – a przebywanie w ciągłym stanie zajętości nie jest pomocne dla Twojej produktywności, nie mówiąc już o samopoczuciu psychicznym czy zdrowiu fizycznym .

Zadania takie jak odpowiadanie na e-maile, uczestniczenie w spotkaniach nadrabiających zaległości, wykonywanie połączeń telefonicznych i odpowiadanie współpracownikom za pomocą narzędzi czatu mogą być niekończącym się cyklem – ale chociaż te zadania mogą być pilne, rzadko są pomocne, jeśli chodzi o faktyczne osiągnięcie własnego długiego -terminowe cele. A jeśli kiedykolwiek spędziłeś cały dzień na płytkiej pracy, prawdopodobnie wiesz, że może to sprawić, że poczujesz się wyczerpany i zestresowany… ale także tak, jakbyś nie osiągnął niczego wartościowego.

Ponieważ tak trudno jest osiągnąć legendarny stan skrzynki odbiorczej zero lub być w 100% na bieżąco ze wszystkimi odpowiedziami współpracowników i stanami zadań, nie powinieneś tracić na to cennego czasu. Zamiast tego powinieneś odłożyć blok czasu na przeoranie swojej płytkiej pracy, a kiedy ten czas minie, po prostu przestań – nawet jeśli nie skończyłeś wszystkiego.

Dodatkowo, planując wszystkie swoje płytkie prace razem, możesz uzyskać odpowiednią przestrzeń nad głową do tego rodzaju pracy i wykonać ją bardziej efektywnie. Następnie możesz usiąść wygodnie i zrelaksować się, wiedząc, że udało Ci się popracować nad rzeczami, które naprawdę mają znaczenie.

Blokowanie czasu pomaga bardziej świadomie wykorzystywać czas

Inną potężną zaletą blokowania czasu jest to, że daje ci wgląd w to, dokąd naprawdę zmierza twój czas. Większość z nas nie jest świetna w zarządzaniu czasem. Mamy również tendencję do rażącego niedoceniania tego, ile czasu tracimy na sprawdzanie mediów społecznościowych, czytanie e-maili lub po prostu rozpraszanie się codziennym życiem.

Mamy też zwyczaj nie doceniać, ile czasu potrwają zadania – bez względu na to, ile razy w przeszłości zmagaliśmy się z dotrzymaniem tych samych terminów! Zjawisko to nazywane jest błędem planowania i może powodować poważne problemy.

Ale kiedy używasz blokowania czasu, jesteś zmuszony stać się bardziej świadomy tego, dokąd naprawdę zmierza twój czas, co pozwala ci bardziej świadomie wybierać sposoby, w jakie chcesz go wykorzystać. Nie chcesz spędzać dwóch godzin na ciągłym wysyłaniu e-maili w tę i z powrotem? Zaplanuj na to tylko 10 minut. Chcesz znaleźć przestrzeń do pracy nad rzeczami, które rzeczywiście coś dla Ciebie znaczą? Wydziel miejsce w kalendarzu, a następnie upewnij się, że agresywnie je chronisz.

Blokowanie czasu pomaga osiągnąć Twoje cele

Blokowanie czasu działa nie tylko na krótką metę, ponieważ pomaga pracować tak, jak chcesz każdego dnia; pozwala również osiągnąć długoterminowe cele. Bez względu na to, jak bardzo jesteś entuzjastycznie nastawiony do pisania list rzeczy do zrobienia i skreślania zadań, badania pokazują, że 41% zadań do wykonania nigdy nie jest ukończonych.

Pomimo naszych najlepszych intencji, badania pokazują, że posiadanie prawdziwej struktury i solidnych planów ma potężny wpływ na to, jak prawdopodobne jest, że faktycznie będziesz działać zgodnie z tymi intencjami. Jeśli chodzi o załatwianie spraw i osiąganie celów, sama chęć zrobienia tego nie wystarczy; potrzebujesz konkretnych planów, które pchną Cię naprzód i zapewnią, że zrobisz wszystko, czego potrzebujesz.

I to jest dokładnie to, co robi blokowanie czasu.

Jak rozpocząć blokowanie czasu w swoim harmonogramie

Tak więc, gdy już wiesz, że chcesz dać czas na zablokowanie próby, jaki jest najlepszy sposób, aby to zrobić? Oto trzy najważniejsze kroki na początek.

1. Nakreśl codzienne priorytety i rezultaty

Najpierw spróbuj określić swoje najważniejsze priorytety. Zastanów się, dlaczego dokładnie chcesz korzystać z blokowania czasu. Czy ma to chronić twoje skupienie i przestać zwlekać? Czy ma to na celu osiągnięcie Twoich długoterminowych celów? A może po prostu szybciej wykonać więcej pracy, aby cieszyć się dłuższymi przestojami?

Znajomość dokładnego powodu, dla którego korzystasz z blokowania czasu, pomoże Ci dowiedzieć się, jak najlepiej zablokować swój dzień. Na przykład, jeśli chcesz w końcu osiągnąć ważne zadanie, nad którym pracujesz od jakiegoś czasu, możesz budować bloki wokół tworzenia przestrzeni, aby to zrobić; jeśli czujesz się przytłoczony płytką pracą, możesz zebrać te zadania razem i zaplanować określony czas na pracę, chociaż możesz.

2. Określ pilne i mniej pilne zadania

Kiedy już wiesz, jakie są twoje priorytety, musisz pomyśleć o zadaniach, którym będziesz nadawał priorytety. Chociaż jednym z głównych powodów, dla których ludzie stosują blokowanie czasu, jest tworzenie i ochrona przestrzeni do głębokiej pracy, ważne jest również, aby mieć wystarczająco dużo miejsca w ciągu dnia, aby poradzić sobie z płytką pracą.

Ale wielką zaletą blokowania czasu jest to, że możesz stworzyć harmonogram dopasowany do sposobu, w jaki lubisz pracować. Jeśli więc pełne przebudzenie się rano zajmuje około godziny lub osiągniesz punkt, w którym czujesz, że Twoje kreatywne soki tryskają, możesz zaplanować pracę nad łatwymi, płytkimi zadaniami przez pierwszą godzinę – a następnie zaplanować swoje trudna praca, gdy czujesz się bardziej produktywna.

Pomocne może być również rozpoczęcie i zakończenie dnia delikatniejszymi zadaniami, które pozwolą ci przygotować się, a następnie wyciszyć dzień. Sprawdzanie i odpowiadanie na e-maile z samego rana, a potem jeszcze raz przed godziną odejścia, może być dobrym sposobem, aby poczuć się na bieżąco i mieć kontrolę, o ile nie odbiegasz od planu i nie sprawdzasz swojej skrzynki odbiorczej przez cały dzień .

3. Uwzględnij przestoje, przerwy na lunch i czas wolny

Aby jak najlepiej wykorzystać blokowanie czasu, ważne jest również zaplanowanie czasu na przerwy i czas wolny. Jesteśmy ludźmi, a nie maszynami i musimy robić przerwy, aby funkcjonować jak najlepiej – ale jeśli ich nie zaplanujemy, łatwo jest wciągnąć się w pracę. Stwórz przestrzeń, aby poświęcić czas, blokując fragmenty dnia, a następnie chroń tę przestrzeń – nawet jeśli czujesz, że jesteś zbyt zajęty, aby przestać.

Możesz także chcieć poświęcić 30 minut każdego dnia, aby poradzić sobie z doraźnymi zadaniami, które niespodziewanie się pojawią; w ten sposób możesz mieć pewność, że nie zostaniesz w tyle.

Podtypy blokujące czas

Piękno blokowania czasu polega na tym, że możesz je łatwo dostosować do sposobu, w jaki lubisz pracować, rodzaju zadań, które masz do wykonania i rodzaju harmonogramu, który chcesz. Ale oprócz „klasycznej” wersji blokowania czasu, istnieją również inne warianty, które mogą być dla Ciebie bardziej odpowiednie. Te podtypy to grupowanie zadań, motywy dnia i czas.

Grupowanie zadań

Jeśli masz tendencję do wykonywania wielu płytkich zadań do wykonania, korzystne może być zgrupowanie ich wszystkich razem. Ta metoda jest nazywana przetwarzaniem wsadowym zadań i została zaprojektowana w celu ograniczenia przełączania kontekstu i ułatwienia śledzenia.

Na przykład, jeśli masz dużo e-maili do przesłania, zamiast wskakiwać i wyskakiwać przez cały dzień, możesz zaplanować odpowiadanie na wszystkie e-maile przez 20 minut o 10:00 i 15:00. nastawienie do tego rodzaju pracy, a grupując wszystkie te zadania razem, możesz wykonać znacznie wydajniej.

Chociaż grupowanie zadań jest zwykle stosowane do mniejszych zadań, możesz go używać w dowolny sposób. Jeśli uważasz, że korzystne jest grupowanie bardziej wymagających lub kreatywnych zadań razem i praca nad nimi, gdy czujesz się najbardziej produktywny, to również działa.

Motyw dnia

Motyw dnia polega na tym, że poświęcasz określone dni na różne obowiązki. Ta metoda zarządzania czasem może działać naprawdę dobrze, gdy masz wiele różnych obowiązków; jest powszechnie używany przez Elona Muska, który pracuje w SpaceX w poniedziałki i wtorki, w Tesla w środy i czwartki, a następnie ponownie w SpaceX w piątek.

Jeśli masz dużo zadań i obowiązków przepychających się o twoją uwagę, może się okazać, że będziesz musiał poświęcić więcej czasu na każdy temat – więc zamiast przydzielać dwie godziny dziennie na zadanie, przeznaczasz cały dzień, np. poniedziałki są w przypadku marketingu wtorki służą do tworzenia treści, środy służą do opracowywania produktów i tak dalej.

Ponownie, może to pomóc uniknąć przełączania kontekstu i zapewnić koncentrację i dostosowanie do rodzaju wykonywanej pracy.

Boks na czas

Blokowanie czasu i boks czasowy mogą brzmieć podobnie – i są – ale jest jedna kluczowa różnica. Podczas gdy blokowanie czasu wymaga ustalenia limitu czasu, jaki spędzisz nad zadaniem w danym dniu (np. będziesz pracować nad zadaniem od 11 rano do 1 po południu), boks czasowy polega na ustaleniu limitu tego, jak długo będziesz wydać na wykonanie zadania.

Tak więc, gdy ograniczasz czas, zamiast dawać sobie dwie godziny na pracę nad planem treści, będziesz starał się ukończyć swój plan w ciągu tych dwóch godzin. Boks czasowy może czasami działać lepiej niż blokowanie czasu, ponieważ ograniczony czas na ukończenie zadania może sprawić, że będziesz pracować szybciej i rzucić wyzwanie sobie.

Narzędzia pomagające w blokowaniu czasu

Możesz spróbować różnych rodzajów blokowania czasu i zobaczyć, który z nich najlepiej Ci odpowiada. Niezależnie od tego, jaki rodzaj blokowania czasu chcesz wypróbować, dobrą wiadomością jest to, że istnieje wiele narzędzi, które ułatwiają cały proces. Co więcej, te narzędzia mogą również pomóc Ci pokazać, czy Twoja technika blokowania czasu rzeczywiście działa, czy nie.

Aplikacje kalendarza

Prawie wszystkie aplikacje kalendarza dobrze sprawdzają się w blokowaniu czasu — a jeśli udostępniasz kalendarze współpracownikom, mogą one ułatwić pozostawanie na bieżąco z tym, nad czym pracują wszyscy inni. Gdy korzystasz z aplikacji kalendarza, możesz blokować fragmenty czasu bezpośrednio w aplikacji, co oznacza, że ​​będziesz bezpieczny, wiedząc, że Twój kalendarz i zadania znajdują się w tym samym miejscu.

Ponadto narzędzia i aplikacje kalendarza zwykle zawierają funkcje terminów i przypomnień, dzięki którym masz wystarczająco dużo czasu na pracę nad wszystkim.

Narzędzia do planowania projektów

Istnieją dziesiątki narzędzi do planowania projektów, których można użyć do blokowania czasu, ale generalnie działają one poprzez rozbicie projektów na pojedyncze zadania, którym następnie przydzielasz czas. Tego typu narzędzia często integrują się z innymi narzędziami do planowania projektów, więc po utworzeniu zadania mogą one automatycznie łączyć się z kalendarzem. Może to pomóc Ci spać spokojnie, wiedząc, że nic nie prześlizgnie się przez sieć.

Narzędzia do zarządzania zadaniami

Dzięki narzędziom do zarządzania zadaniami możesz przypisywać zadania, ustawiać terminy i uzyskiwać jasny wgląd w to, ile czasu poświęcasz na każdy projekt i zadanie. Narzędzia do ustalania priorytetów zadań mogą pomóc w lepszym zrozumieniu, nad czym trzeba pracować każdego dnia, i ułatwić monitorowanie nadchodzących zadań, a także ustalanie priorytetów tych właściwych. Na przykład zarządzanie zadaniami dla traderów forex pomaga w zarządzaniu podstawowymi procesami, takimi jak księgowość, prowadzenie badań rynkowych i przywracanie równowagi. Każde z tych zadań wymaga znacznej ilości czasu i uwagi, aby trader odniósł sukces. Dlatego blokowanie czasu za pomocą narzędzia do zarządzania zadaniami może utrzymać tradera na szczycie swojej gry.

Minutniki/zegary

Czasomierze i zegary mogą być dobrym sposobem na ochronę koncentracji i pozostawanie na zadaniu. Upływający czas może często motywować ludzi do szybszej i wydajniejszej pracy, więc jeśli naprawdę lubisz ścigać się z czasem, te narzędzia mogą mieć ogromne znaczenie.

Narzędzia do śledzenia czasu

Śledzenie wszystkiego, co robisz – zwłaszcza gdy korzystasz z automatycznego urządzenia śledzącego, które nie wymaga wysiłku – pomaga zobaczyć, kiedy i gdzie masz tendencję do rozpraszania się, dzięki czemu możesz spróbować rozwiązać problem. Pomaga również zidentyfikować wszelkie upływy czasu i określić, kiedy jesteś najbardziej produktywny, co pozwala zaplanować najtrudniejszą pracę na te okresy.

Ogólnie rzecz biorąc, narzędzia do śledzenia czasu pomagają w bardziej inteligentnym przydzielaniu czasu. Gdy zdobędziesz informacje potrzebne do dokładnego określenia, ile czasu każdego dnia musisz poświęcać na pocztę e-mail, możesz upewnić się, że nie przeznaczasz zbyt dużo czasu na te zadania i skupiasz się na ważniejszych zadaniach.

Wniosek

W dzisiejszych czasach może się wydawać, że istnieje zbyt wiele technik i systemów zarządzania czasem, które obiecują zmienić nasze życie – nie wspominając o narzędziach i aplikacjach zwiększających produktywność. Ale blokowanie czasu jest tak popularne z jakiegoś powodu: ponieważ działa i ponieważ jest to łatwy sposób na dodanie struktury i skupienia się na dniu.

Blokowanie czasu może nie tylko pomóc w bardziej produktywnej, głębokiej pracy, ale może również pomóc w znacznie wydajniejszym przebrnięciu przez płytkie prace. Ponadto pomaga bardziej celowo wykorzystywać czas i ostatecznie ułatwia osiągnięcie długoterminowych celów.

Wspaniałe w blokowaniu czasu jest również to, że jest to system, który może działać dla każdego – i w zależności od Twoich obowiązków i sposobu, w jaki lubisz pracować, istnieją różne sposoby jego zastosowania. Jeśli chodzi o techniki blokowania czasu, jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich i chociaż klasyczny system blokowania czasu może być idealny dla niektórych osób, może się okazać, że najlepiej sprawdza się jeden z podtypów, taki jak grupowanie zadań, motywy dnia lub czas. dla Was.

Jak w przypadku każdej nowej techniki, wypróbuj różne rzeczy, pozwól sobie na potknięcie i wprowadzaj zmiany i poprawki w miarę postępów. Zamiast być niewolnikiem swojego kalendarza lub czuć się, jakbyś ciągle pracował z czasem, blokowanie czasu może być tym, czego potrzebujesz, aby pozostać na dobrej drodze i mieć naprawdę kontrolę nad swoim harmonogramem.