Zarządzanie dokumentami pracowniczymi: Organizuj dokumentację firmy

W dziale zasobów ludzkich często znajdują się złożone dokumenty zawierające poufne informacje.

Te akta mogą być niezorganizowane w szafce na dokumenty wypełnionej po brzegi aktami pracowniczymi. Lub mogą być przechowywane bezpiecznie i dobrze zorganizowane dzięki systemowi zarządzania dokumentami pracowniczymi.

Efektywne zarządzanie dokumentami pracowniczymi poprzez   Oprogramowanie do dostarczania usług HR   ułatwia wyszukiwanie, przechowywanie i zarządzanie wszystkimi danymi pracowników. W ten sposób, jeśli potrzebujesz dostępu do pliku lub akt pracownika, możesz je szybko znaleźć bez przedzierania się przez nieskończoną ilość papierkowej roboty.

Jak skonfigurować zarządzanie dokumentami pracowniczymi

Tworzenie strategii zarządzania dokumentami pracowniczymi jest łatwe, gdy znasz niezbędne kroki. Oto jak zacząć.

1. Określ niezbędne dokumenty

Najpierw zidentyfikuj pliki i rekordy, które gromadzi Twoja firma. Dokumenty są zwykle związane z funkcjami HR, które obsługuje dział.

2. Zdefiniuj ograniczenia dostępu

Niektóre dokumenty kadrowe są poufne lub wymagają ograniczonego dostępu do określonych pracowników. Organizując pliki, będziesz chciał zdefiniować potrzeby dostępu.

Aby kontrolować dostęp do rekordów, zastanów się, czy wszyscy pracownicy, menedżerowie, czy tylko dział HR muszą mieć dostęp do dokumentów. Możesz także określić uprawnienia według tego, kiedy i jak często te osoby mogą potrzebować tych plików. Ponadto zastanów się, w jaki sposób chcesz, aby te osoby uzyskiwały dostęp do tych konkretnych dokumentów.

3. Zidentyfikuj wygaśnięcie informacji

Jako zapracowany specjalista ds. HR dobrze byłoby utworzyć jeden dokument raz i skończyć z nim.

Zwykle tak nie jest, ponieważ czasami dane w tych plikach mają daty ważności. Ponadto czasami od zespołu ds. zasobów ludzkich zależy przechowywanie dokumentów przez określony czas, zanim staną się nieważne. Konfigurując zarządzanie dokumentami pracowników, rozważ sprawdzenie, które pliki mają daty wygaśnięcia i ustaw przypomnienia, kiedy wygasają. Zarządzanie sprawami może również pomóc w określeniu początku i końca konkretnego problemu.

4. Określ poziomy bezpieczeństwa

W miarę usprawniania procesu zarządzania dokumentami niektóre rekordy wymagają większego bezpieczeństwa i ochrony niż inne. Na przykład niektóre informacje w tych aktach mogą być chronione przez prawo, takie jak informacje medyczne i informacje o niepełnosprawności, które należy przechowywać oddzielnie od folderów akt pracowników.

Dodatkowo, jeśli dokument stracił ważność lub nie musi już być przechowywany przez organizację, jak można go wyrzucić? Niektóre pliki, np. nieaktualne dokumenty szkoleniowe, można po prostu wyrzucić. Te, które zawierają dane osobowe dotyczące byłego lub obecnego pracownika, powinny zostać zniszczone.

5. Utwórz plan przechowywania i archiwizacji plików

Gdy lepiej zrozumiesz zabezpieczenia, jakich potrzebują Twoje pliki, możesz przejść do zarządzania plikami. Będziesz chciał określić, które pliki pozostaną jako kopie papierowe (takie jak te, które ostatecznie będziesz musiał zniszczyć), a które można przechowywać cyfrowo. Jeśli możesz całkowicie zrezygnować z papieru, może to być najłatwiejsza opcja.

Następnie możesz zdecydować, jak grupować pliki. Na przykład pracownicy mogą mieć dostęp do biblioteki zasobów z kluczowymi informacjami o ubezpieczeniach lub podatkach, podczas gdy menedżerowie i kierownicy zespołów mogą uzyskać dostęp do danych pracowniczych.

6. Wykorzystaj oprogramowanie

Gdy Twoja organizacja potrzebuje czasu na znalezienie odpowiedniego oprogramowania do świadczenia usług HR, łatwo jest wykorzystać to narzędzie, aby uprościć zarządzanie dokumentami pracowników. Wszystkie potrzebne pliki będą znajdować się w jednym miejscu, co ułatwia ustawianie parametrów, ograniczeń i ustawień zabezpieczeń dla rekordów, które najbardziej tego potrzebują.

Korzyści z systemu zarządzania dokumentami pracowniczymi

Bez względu na branżę lub organizację, wdrożenie systemu zarządzania dokumentami pracowniczymi w zespole HR przynosi wiele korzyści.

Zachowaj zgodność

Jedną z głównych zalet systemu zarządzania dokumentami dla akt HR jest to, że pozwala organizacji zachować bezpieczeństwo i zgodność. Systemy te ułatwiają zespołom ds. zasobów ludzkich sprawdzenie, jakie dokumenty są w aktach, jakich brakuje, które są nieaktualne lub zgodne z przepisami. Posiadanie kompleksowego systemu przechowywania dokumentów pomaga zapewnić, że Twoja organizacja spełnia wszystkie odpowiednie wymagania.

Legalna ochrona

Jeśli chodzi o ogólne potrzeby biznesowe, zawsze chcesz pozostać w granicach prawa. W związku z licznymi przepisami federalnymi wymagającymi od pracodawców przechowywania niektórych danych pracowniczych, korzystanie z oprogramowania do zarządzania dokumentami pracowniczymi jest absolutną koniecznością. Oprócz tych wymogów federalnych musisz mieć łatwy dostęp do dokumentów pracowniczych, aby odpowiedzieć na określone procesy sądowe, kontrole i zapytania regulacyjne oraz skargi pracowników.

Na przykład, jeśli pracownik złoży skargę dotyczącą dyskryminacji Twojej organizacji, prawdopodobnie dział HR będzie musiał odwołać się do wcześniejszych ocen wyników, danych o wynagrodzeniach i rejestrach obecności. Jeśli skarga przekształci się w dochodzenie prawne i dotyczy Komisji ds. Równych Szans Zatrudnienia (EEOC), zespół HR może wykorzystać te zapisy, aby chronić organizację przed procesem sądowym.

Zachowaj bezpieczeństwo i prywatność

Niektóre akta pracowników muszą być bezpiecznie przechowywane, podczas gdy inne mają określone okresy przechowywania, więc najlepiej przechowywać je wszystkie w jednym miejscu. Pracodawcy są prawnie zobowiązani do zabezpieczania poufnych danych pracowników, takich jak pliki dotyczące informacji medycznych, szczegółów dotyczących niepełnosprawności, numerów ubezpieczenia społecznego i innych danych osobowych.

Posiadanie systemu zarządzania dokumentami pracowniczymi będzie posiadało protokoły bezpieczeństwa, które spełniają te wymagania prawne.

Zwiększ produktywność HR
Działy HR są bardziej produktywne, gdy mogą łatwo wyszukiwać dokumenty i poprawiać spójność akt pracowniczych. Będą mogli spędzać mniej czasu na przeszukiwaniu szafek na dokumenty lub pudeł pełnych niezorganizowanych dokumentów i spędzać więcej czasu na wykonywaniu swoich codziennych zadań, takich jak zarządzanie   relacje między pracownikami.

Na przykład wyobraź sobie czas i wysiłek włożony w zarządzanie zadaniami pracowników, takimi jak transfery wewnętrzne lub relokacje. Zapewnienie, że wszystkie ich pliki znajdują się w jednym miejscu, może sprawić, że zarządzanie przeniesieniem stanie się jeszcze prostszym procesem.

Popraw przepływ pracy

Automatyzacja procesu zamiany plików papierowych na dokumenty elektroniczne usprawnia pracę działu HR, a także innych menedżerów i kadry kierowniczej. Bez względu na to, kiedy potrzebna jest ważna dokumentacja pracownika lub kiedy należy wprowadzić zmiany do   administracja świadczeń   polityki, dzięki czemu można to zrobić szybko i skutecznie.

Oprócz usprawnienia przepływu pracy zespołu HR i innych menedżerów, bezpieczne uporządkowanie i przechowywanie tych plików w systemie zarządzania dokumentami opartym na chmurze ułatwia pracownikom dostęp do potrzebnych im dokumentów bez konieczności zwracania się o pomoc do zespołu HR .

Wyzwania systemu zarządzania dokumentami pracowniczymi

Z drugiej strony wdrożenie systemu zarządzania dokumentami pracowniczymi wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Jednym z głównych wyzwań jest proces szkoleniowy, który idzie w parze z wykorzystaniem nowego procesu po raz pierwszy. Oprócz zainwestowania w to nowe oprogramowanie, będziesz musiał również zainwestować czas i wysiłek w przeszkolenie personelu w zakresie korzystania z niego w sposób zgodny i bezpieczny.

W zależności od narzędzia, na które zdecyduje się Twoja firma, przejście od papieru do plików bez papieru może zająć trochę czasu. Przyzwyczajenie się do tego zajmie trochę czasu i będzie musiało zostać w pełni podniesione, zanim będzie można czerpać korzyści.

W kierunku cyfrowego miejsca pracy

Przestań spędzać godziny na szukaniu ważnych akt pracowniczych i korzystaj z zarządzania dokumentami pracowniczymi. Będziesz pytać: „Gdzie położyłem ten kawałek papieru?” o wiele mniej, a zamiast tego mają więcej czasu na skupienie się na upewnieniu się, że właściwe procesy są stosowane, aby odnieść sukces.

Gdy masz już wszystkie ważne pliki w systemie zarządzania dokumentami pracowników, zobacz, jak jeszcze możesz poprawić zgodność HR w swojej organizacji.