Skuteczne planowanie jest niezbędne w zwinnym marketingu

Poniżej znajduje się wybór z e-booka „Zwinny marketing MarTech dla zespołów”. Kliknij poniższy przycisk, aby pobrać pełną wersję e-booka.

Dużym wyzwaniem, przed którym stoją zwinni marketerzy, jest próba zrównoważenia bycia zwinnym z zaplanowaną pracą. Musisz dowiedzieć się, jak Twój zespół może pozostać skoncentrowany i nieprzerwany, jednocześnie pozwalając na wprowadzenie ważnych zmian. Wiele z tego zależy od charakteru Twojej pracy, ale na pewno jest kilka dobrych praktyk, których należy się nauczyć.

Najpierw przyjrzyjmy się wyjątkowo sztywnemu zespołowi marketingu Agile. Planują swoją pracę w dwutygodniowych sprintach i absolutnie nic im nie przeszkadza. Gdy interesariusz ma pilną prośbę, przetworzenie jej przez kolejkę może zająć miesiące i naprawdę denerwuje zespół. Plusem jest to, że zespół może być bardzo wydajny, ponieważ jest w stanie skoncentrować się na swojej pracy bez żadnych przerw.

Częściej jednak obserwuję to, co nazywam praktykami „chaos agile”. Zespół powie takie rzeczy jak: „Nie musimy planować, jesteśmy zwinni”. Albo organizacja uważa, że ​​zwinny marketing oznacza, że ​​mogą zmieniać biegi szybciej niż Beyonce zmienia strój podczas występu.

Twój zespół musi znaleźć złoty środek.

Planowanie sprintu dla sukcesu

Pierwszym krokiem do znalezienia tego środka jest praktyka planowania sprintu. Sugeruję planowanie przez tydzień, jeśli Twój zespół ma trudności z trzymaniem się planu, i planowanie przez dwa tygodnie, jeśli masz tendencję do pracy nad większymi projektami lub kampaniami.

Celem Planowania Sprintu jest umożliwienie zespołowi przyjrzenia się elementom w zaległościach z priorytetami i zdecydowaniu, które z nich może zobowiązać do ukończenia w danym przedziale czasu sprintu wynoszącym jeden lub dwa tygodnie. Ideą jest odejście od zespołu rozpoczynającego masę pracy i wykonującego ją samodzielnie, do skupienia się na dostarczaniu wartości do klienta pod koniec sprintu.

Dobrą praktyką jest rozpoczęcie od określenia celu sprintu. Powinno to pochodzić od właściciela marketingu (lub podobnej roli). Nie jest to lista wszystkich oczekiwanych przedmiotów, ale raczej to, jak wyglądałby sukces zespołu na koniec tygodnia lub dwóch.

Może to być coś w stylu: „Naszym celem w tym sprincie jest uruchomienie mikrokampanii, aby dotrzeć do potencjalnych nabywców w rejonie Seattle dla naszego nowego smaku kawy na zimno parzonej w tym miesiącu. W tym tygodniu skupimy się na dotarciu do mediów społecznościowych”.

Kiedy zespół może być zjednoczony w tym, jak wygląda sukces, utrzymuje się koncentracja i wszyscy lepiej współpracują ze sobą, aby osiągnąć wspólny cel.

Następnie spójrz na możliwości zespołu. Nie musisz liczyć się z każdą minutą czasu ludzi, ale zespół powinien komunikować się, jeśli ktoś bierze urlop lub wykonuje inną pracę poza zespołem, która wpłynęłaby na jego zaangażowanie w cel sprintu.

Następnie zespół przyjrzy się zaległościom z priorytetami i pobierze elementy, które według nich mogą osiągnąć. Nikt nie powinien tutaj wpływać na zespół ani mówić im, że mogą zrobić więcej. Twój zespół jest odpowiedzialny za dostawę i musi mieć poczucie kontroli nad tym, co może osiągnąć.

Gdy zespół wybierze elementy zaległości, które według niego można wykonać, dobrą praktyką jest przeprowadzenie wotum zaufania. Technika o nazwie Pięść do pięciu pomaga zespołowi zdecydować, czy wszyscy są zgodni co do tego, ile pracy zostało wybrane. Piątka oznacza, że ​​zdecydowanie się zgadzają, a jedynka oznacza silny brak zgody, przy czym środkowe liczby to zakres.

W przypadku większości zespołów zaplanowałbym, że to, co Twoim zdaniem jest zajęte w 80 procentach, nadal pozwalałoby ludziom nieoczekiwanie wyjść z biura i pracować dłużej, niż oczekiwał zespół (ponieważ nie oszukujmy się, to się zawsze zdarza).

Jeśli Twój zespół jest nowszy w zakresie zwinności i nadal pracuje w wysoce destrukcyjnym środowisku, obniżyłbym planowane zaangażowanie w pracę do około 50%, z myślą, że chciałbyś osiągnąć 80% zaplanowane w przyszłości. W takim przypadku dobrym pomysłem jest utworzenie zgłoszenia o nazwie „Praca nieplanowana” i śledzenie, ile czasu upływa w tej kategorii.

Obsługa przerw w sprintach

Gdy zespół zaangażuje się w pracę w sprincie, intencją jest, aby wszelkie przerwy w sprincie zostały omówione przez zespół, ponieważ wpływa to na pracę, do której już się zobowiązał.

Prośby należy zwrócić uwagę właściciela działu marketingu i przedstawić zespołowi. W większości przypadków praca nie powinna być dodawana do sprintu, ale wymieniana na coś innego, co nie zostało rozpoczęte.

Właściciel produktu może przyjść do zespołu i powiedzieć: „Jim z działu sprzedaży powiedział, że właśnie zapisali się na targi w przyszłym tygodniu i potrzebują karty produktu, żeby zemdleć. Czy możemy to zrobić w tym sprincie?

Jako zespół będziesz chciał upewnić się, że masz wystarczające zrozumienie nowej pracy, aby móc ją wykonać już teraz. Jeśli nadal będą pytania bez odpowiedzi, zajmie to więcej czasu. Wtedy domyślna odpowiedź zespołu powinna brzmieć: „Jeśli zajmiemy się kartą produktu, nie będziemy mogli pracować nad webinarium w tym tygodniu”.

Obchodząc się w ten sposób z przerwami w sprintach, nie narażamy zaangażowania zespołu, ale pozostajemy nieco elastyczni, jeśli pojawi się coś naprawdę pilniejszego.

Jeśli Twój zespół planuje to, co nieplanowane, możesz zarezerwować określoną ilość czasu zespołu na żądania ad hoc, ale nie może to być nieograniczone. Załóżmy, że Twój zespół oszczędza osiem godzin na żądania ad hoc, ale dzieje się to 20 godzin. Właściciel marketingu musi ustalić, które z nich muszą się odbyć w tym sprincie, a które mogą pojawić się w kolejnych sprintach.

W przypadku większości zespołów żądania pracy wydają się nie mieć końca i nie ma ograniczeń co do tego, o co zespół jest proszony. Wyznaczając pewne granice, a jednocześnie zachowując elastyczność, będziesz w stanie znaleźć właściwą równowagę między wykonywaniem pracy a zaspokajaniem pilnych potrzeb interesariuszy.

Opinie wyrażone w tym artykule są opiniami gościa i niekoniecznie MarTech. Lista autorów personelu znajduje się tutaj.