Perencanaan yang efektif sangat penting dalam pemasaran yang gesit

Berikut ini adalah pilihan dari e-book “pemasaran tangkas MarTech untuk tim.” Silakan klik tombol di bawah untuk mengunduh e-book lengkap.

Tantangan besar yang dihadapi pemasar tangkas adalah mencoba menyeimbangkan sikap tangkas dengan pekerjaan yang direncanakan. Anda perlu mencari tahu bagaimana tim Anda dapat tetap fokus dan tidak terganggu, sambil tetap membiarkan perubahan penting terjadi. Banyak dari ini tergantung pada sifat pekerjaan Anda, tetapi pasti ada beberapa praktik yang baik untuk dipelajari.

Pertama, mari kita periksa tim pemasaran yang sangat gesit. Mereka merencanakan pekerjaan mereka dalam sprint dua minggu dan sama sekali tidak ada yang dapat mengganggu mereka. Saat pemangku kepentingan memiliki permintaan mendesak, mungkin diperlukan waktu berbulan-bulan untuk menyelesaikannya dan itu sangat mengganggu tim. Di sisi positifnya, tim mungkin berkinerja sangat tinggi karena mereka dapat fokus pada pekerjaan mereka tanpa gangguan.

Namun, yang lebih umum, saya melihat apa yang saya sebut praktik "kekacauan gesit" terjadi. Tim akan mengatakan hal-hal seperti, "Kami tidak perlu merencanakan, kami gesit." Atau, menurut organisasi, pemasaran yang gesit berarti mereka dapat mengganti persneling lebih cepat daripada Beyonce mengganti pakaian selama pertunjukan.

Tim Anda perlu menemukan jalan tengah.

Perencanaan Sprint untuk sukses

Langkah pertama untuk menemukan jalan tengah itu adalah praktik Perencanaan Sprint. Saya menyarankan perencanaan selama satu minggu jika sulit bagi tim Anda untuk tetap berpegang pada rencana, dan perencanaan selama dua minggu jika Anda cenderung mengerjakan proyek atau kampanye yang lebih besar.

Tujuan Perencanaan Sprint adalah agar tim melihat item-item dalam backlog yang diprioritaskan dan memutuskan mana yang dapat mereka komitmenkan untuk diselesaikan dalam kotak waktu sprint yang diberikan satu atau dua minggu. Idenya adalah untuk menjauh dari tim memulai banyak pekerjaan dan melakukannya secara mandiri, ke fokus pada pengiriman nilai kepada pelanggan pada akhir sprint.

Praktik yang baik adalah memulai dengan menyatakan tujuan sprint. Ini harus datang dari pemilik pemasaran (atau peran serupa). Ini bukan daftar setiap item yang diharapkan, melainkan seperti apa kesuksesan tim pada akhir satu atau dua minggu.

Ini mungkin seperti, “Tujuan kami dalam sprint ini adalah meluncurkan kampanye mikro untuk menjangkau calon pembeli di area Seattle untuk rasa kopi cold brew baru kami bulan ini. Kami akan fokus minggu ini pada penjangkauan media sosial.”

Ketika tim dapat bersatu pada seperti apa kesuksesan itu, itu membuat mereka tetap fokus dan semua orang bekerja lebih baik bersama untuk mencapai tujuan bersama.

Selanjutnya, lihat kapasitas tim. Anda tidak perlu memperhitungkan setiap menit waktu orang, tetapi tim harus berkomunikasi jika ada orang yang mengambil waktu liburan atau memiliki pekerjaan lain di luar tim yang akan memengaruhi komitmen mereka terhadap tujuan sprint.

Tim kemudian akan melihat backlog yang diprioritaskan dan menarik item yang mereka yakini dapat mereka capai. Tidak ada yang harus mempengaruhi tim di sini atau memberi tahu mereka bahwa mereka bisa berbuat lebih banyak. Tim Anda bertanggung jawab untuk pengiriman dan perlu merasa mengendalikan apa yang dapat dicapainya.

Setelah tim memilih item simpanan yang mereka rasa dapat diselesaikan, ini adalah praktik yang baik untuk melakukan mosi percaya. Teknik yang disebut Fist of Five membantu tim Anda memutuskan apakah semua orang setuju tentang berapa banyak pekerjaan yang dipilih. Angka lima berarti mereka sangat setuju, sedangkan angka satu menunjukkan ketidaksetujuan yang kuat, dengan angka tengah berupa kisaran.

Untuk sebagian besar tim, saya akan merencanakan apa yang menurut Anda 80 persen penuh, masih memberikan ruang bagi orang-orang untuk keluar kantor secara tidak terduga dan pekerjaan memakan waktu lebih lama dari yang diharapkan tim (karena jujur ​​saja, itu selalu terjadi).

Jika tim Anda lebih baru dalam hal gesit dan masih bekerja di lingkungan yang sangat mengganggu, saya akan menurunkan komitmen kerja yang direncanakan menjadi sekitar 50%, dengan gagasan bahwa Anda ingin mencapai 80% yang direncanakan di masa mendatang. Dalam hal ini, ada baiknya untuk membuat tiket yang disebut "Pekerjaan Tidak Direncanakan" dan melacak berapa banyak waktu yang terjadi dalam kategori ini.

Menangani gangguan sprint

Setelah tim berkomitmen pada pekerjaan dalam sprint, maksudnya adalah bahwa setiap interupsi pada sprint perlu didiskusikan oleh tim, karena hal itu berdampak pada pekerjaan yang telah mereka lakukan.

Permintaan tersebut perlu diperhatikan oleh peran pemilik pemasaran dan dipresentasikan kepada tim. Dalam kebanyakan kasus, pekerjaan tidak harus ditambahkan ke sprint, tetapi ditukar dengan sesuatu yang lain yang tidak dimulai.

Pemilik produk mungkin datang ke tim dan berkata, “Jim dari Penjualan mengatakan bahwa mereka baru saja mendaftar untuk menghadiri pameran dagang minggu depan dan mereka membutuhkan lembar produk untuk dibagikan. Bisakah kita menyelesaikannya dalam sprint ini?”

Sebagai sebuah tim, Anda pasti ingin memastikan bahwa Anda memiliki pemahaman yang cukup tentang pekerjaan baru untuk dapat menyelesaikannya sekarang juga. Jika masih ada pertanyaan yang belum terjawab, itu akan memakan waktu lebih lama. Maka jawaban default tim adalah, “Jika kami mengerjakan lembar produk, kami tidak akan dapat mengerjakan webinar minggu ini.”

Dengan menangani gangguan sprint dengan cara ini, kami tidak membahayakan komitmen tim, namun tetap agak fleksibel jika ada sesuatu yang benar-benar lebih mendesak.

Jika tim Anda merencanakan hal yang tidak direncanakan, Anda dapat memesan sejumlah waktu tertentu untuk permintaan ad hoc, tetapi tidak boleh tidak terbatas. Katakanlah tim Anda menghemat delapan jam untuk permintaan ad hoc, tetapi 20 jam dari mereka sedang terjadi. Pemilik pemasaran perlu memprioritaskan mana yang perlu dilakukan sprint ini, dan mana yang bisa datang di sprint berikutnya.

Dengan sebagian besar tim, permintaan kerja tampaknya tidak pernah berakhir dan tidak ada batasan untuk apa yang diminta tim. Dengan menetapkan beberapa batasan, namun tetap fleksibel, Anda akan dapat mencapai keseimbangan yang tepat antara menyelesaikan pekerjaan dan memenuhi kebutuhan mendesak pemangku kepentingan.

Pendapat yang diungkapkan dalam artikel ini adalah dari penulis tamu dan belum tentu MarTech. Penulis staf tercantum di sini.