Una pianificazione efficace è essenziale nel marketing agile

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Una grande sfida che i marketer agili devono affrontare è cercare di bilanciare l'essere agili con il lavoro pianificato. Devi capire come il tuo team può rimanere concentrato e ininterrotto, pur consentendo che avvengano cambiamenti importanti. Molto dipende dalla natura del tuo lavoro, ma ci sono sicuramente alcune buone pratiche da imparare.

Per prima cosa, esaminiamo il team di marketing agile ultra rigido. Pianificano il loro lavoro in sprint di due settimane e assolutamente nulla può interromperli. Quando uno stakeholder ha una richiesta urgente, potrebbero volerci mesi per farla passare in coda e questo infastidisce davvero il team. Tra i lati positivi, il team potrebbe essere molto performante perché è in grado di concentrarsi sul proprio lavoro senza interruzioni.

Più comunemente, tuttavia, vedo che si verificano quelle che chiamo pratiche "agili del caos". Il team dirà cose come: "Non abbiamo bisogno di pianificare, siamo agili". Oppure l'organizzazione pensa che il marketing agile significhi che possono cambiare marcia più velocemente di quanto Beyonce cambi vestito durante una performance.

La tua squadra deve trovare una via di mezzo.

Sprint Pianificazione per il successo

Il primo passo per trovare quella via di mezzo è la pratica dello Sprint Planning. Suggerisco di pianificare per una settimana se è difficile per il tuo team attenersi a un piano e di pianificare per due settimane se tendi a lavorare su progetti o campagne più grandi.

L'obiettivo di Sprint Planning è che il team esamini gli elementi nel backlog prioritario e decida quali possono impegnarsi a completare nella casella del tempo di sprint di una o due settimane. L'idea è di allontanarsi dal team che inizia un sacco di lavoro e lo fa in modo indipendente, per concentrarsi sulla consegna del valore al cliente entro la fine dello sprint.

Una buona pratica è iniziare con l'affermazione dell'obiettivo dello sprint. Questo dovrebbe provenire dal proprietario del marketing (o un ruolo simile). Non è un elenco di tutti gli elementi previsti, ma piuttosto come sarebbe il successo per la squadra alla fine di una o due settimane.

Potrebbe essere qualcosa del tipo: "Il nostro obiettivo in questo sprint è lanciare una micro-campagna per raggiungere potenziali acquirenti nell'area di Seattle per il nostro nuovo gusto di caffè freddo del mese. Questa settimana ci concentreremo sulla diffusione dei social media".

Quando il team può essere unito sull'aspetto del successo, lo mantiene concentrato e tutti lavorano insieme meglio per raggiungere un obiettivo comune.

Quindi, dai un'occhiata alla capacità della squadra. Non è necessario tenere conto di ogni minuto del tempo delle persone, ma il team dovrebbe comunicare se qualcuno si sta prendendo delle ferie o ha altri lavori al di fuori del team che potrebbero influire sul loro impegno per l'obiettivo dello sprint.

Il team esaminerà quindi l'arretrato prioritario e inserirà gli elementi che ritiene di poter realizzare. Nessuno dovrebbe influenzare la squadra qui o dire loro che possono fare di più. Il tuo team è responsabile della consegna e deve sentirsi in controllo di ciò che può realizzare.

Una volta che il team ha selezionato gli elementi del backlog che ritiene di poter completare, è buona norma fare un voto di fiducia. Una tecnica chiamata Fist of Five aiuta il tuo team a decidere se tutti sono d'accordo su quanto lavoro è stato selezionato. Un cinque significa che sono fortemente d'accordo, mentre uno indica un forte disaccordo, con i numeri centrali che sono un intervallo.

Per la maggior parte dei team, pianificherei quello che pensi sia pieno all'80%, lasciando comunque un po' di spazio alle persone fuori dall'ufficio inaspettatamente e il lavoro richiede più tempo del previsto (perché ammettiamolo, succede sempre).

Se il tuo team è più recente dell'agile e lavora ancora in un ambiente altamente dirompente, abbasserei l'impegno di lavoro pianificato a qualcosa come il 50%, con l'idea che vorresti arrivare all'80% pianificato in futuro. In questo caso, è una buona idea creare un ticket chiamato "Lavoro non pianificato" e tenere traccia di quanto tempo sta passando in questa categoria.

Gestire le interruzioni dello sprint

Una volta che il team si è impegnato nel lavoro nello sprint, l'intento è che eventuali interruzioni dello sprint debbano essere discusse dal team, poiché influiscono sul lavoro su cui si sono già impegnati.

Le richieste devono essere portate all'attenzione del ruolo del responsabile marketing e presentate al team. Nella maggior parte dei casi, il lavoro non dovrebbe essere aggiunto allo sprint, ma scambiato con qualcos'altro che non è stato avviato.

Il proprietario del prodotto potrebbe venire dal team e dire: "Jim delle vendite ha detto che si sono appena registrati per partecipare a una fiera la prossima settimana e hanno bisogno di una scheda del prodotto per svenire. Possiamo farlo in questo sprint?

Come squadra, vorrai assicurarti di avere abbastanza comprensione del nuovo lavoro per poterlo portare a termine in questo momento. Se ci sono ancora domande senza risposta, ci vorrà più tempo. Quindi la risposta predefinita del team dovrebbe essere: "Se assumiamo il lavoro sulla scheda del prodotto, non saremo in grado di lavorare al webinar questa settimana".

Gestendo le interruzioni dello sprint in questo modo, non mettiamo a repentaglio l'impegno del team, ma rimaniamo alquanto flessibili se dovesse emergere qualcosa di veramente più urgente.

Se il tuo team pianifica per il non pianificato, puoi riservare una certa quantità di tempo del team per richieste ad hoc, ma non può essere illimitato. Supponiamo che il tuo team risparmi otto ore per richieste ad hoc, ma ne stanno accadendo 20 ore. Il proprietario del marketing deve dare la priorità a quali devono avvenire in questo sprint e quali possono arrivare negli sprint successivi.

Con la maggior parte dei team, le richieste di lavoro sembrano non finire mai e non c'è limite a ciò che viene chiesto al team di fare. Fissando alcuni limiti, pur rimanendo flessibili, sarai in grado di trovare il giusto equilibrio tra la realizzazione del lavoro e la soddisfazione dei bisogni urgenti delle parti interessate.

Le opinioni espresse in questo articolo sono quelle dell'autore ospite e non necessariamente di MarTech. Gli autori dello staff sono elencati qui.