Zarządzanie zasobami cyfrowymi i luka w wiedzy: odkrycie

To druga część trwającej serii. Część pierwsza dotyczyła Faktu 1: Zarządzanie zasobami cyfrowymi to silnik metadanych

Fakt 2: Nie wiesz, czego nie wiesz!

Jeśli wyobrażasz sobie zarządzanie zasobami cyfrowymi jako grę w szachy, niektórzy z nas mają podstawową wiedzę. Być może znamy kilka sztuczek pozwalających szybko wygrać z słabszym przeciwnikiem. Możemy nawet wiedzieć, że po trzech ruchach gry gracze stają przed 121 milionami możliwości; jeszcze jedno działanie to oszałamiające 288 miliardów potencjalnych wyników. Zarządzanie zasobami cyfrowymi przypomina szachy. I podobnie jak w szachy, eksperci DAM stosują zasadę 20/40/40.

20% Discovery – ludzie, systemy, przepływy pracy, informacje.

40% Planowanie – zarządzanie, modele danych, prawa, role, uprawnienia.

40% Wykonanie – Implementacja, Migracja, Integracja, Analiza.

W tym artykule skupimy się na odkrywczej części budowania strategii DAM, znajdowaniu odpowiednich zespołów, budowaniu KPI i demonstrowaniu ROI. W związku z tym firma rozumie korzyści i koszty oraz, co ważniejsze, zasoby potrzebne do tego, aby program DAM odniósł sukces i był maksymalnie wykorzystany w organizacji. Najważniejszą częścią jest tutaj myślenie w całym przedsiębiorstwie. Jak stwierdzono w poprzednim artykule, „ilu z nas nie angażuje się, nie używa i nie wykorzystuje ponownie treści codziennie”. Mówiąc najprościej, większość z nas każdego dnia angażuje się w treści na różnych poziomach. Jednak większość inicjatyw DAM rozpoczyna się w silosie wydziałowym i zapomina się, że prawie 100% firmy również potrzebuje scentralizowanego repozytorium treści.

Jeśli silos biznesowy rozpoczyna inicjatywę z zamiarem skupienia się na cyklu życia treści, od pomysłu do archiwum, wszystko dobrze. Zazwyczaj okazuje się, że jest to dział marketingu, operacje kreatywne lub IT, a najczęściej kilka osób, które rozpoznają problem lub rozwiązanie gwałtownego wzrostu treści, platform, kampanii, komunikacji i sprzedaży.

Aby rozwiązać problem myślenia silosowego, przejdź na szerszą skalę w fazie odkrywania. Jednym z najlepszych sposobów gromadzenia wiedzy organizacyjnej jest poszukiwanie wkładu od jak największej liczby interesariuszy. Opracuj pytania, które zapewnią wgląd w przepływy pracy z treścią, dowiedz się, jak użytkownicy obecnie korzystają z treści. Czy są pomysłodawcami, twórcami, kuratorami czy analitykami?

Warstwa pytań jest podstawową częścią gromadzenia operacji opartych na wiedzy. Zaczynając od prostych pytań, takich jak liczba prób odnalezienia potrzebnych treści, liczba systemów i narzędzi programowych używanych w codziennych operacjach. Znaczny zwrot z inwestycji wynika z rozwiązania liczby prób potrzebnych do znalezienia odpowiedniej treści oraz tego, jak często ludzie rezygnują i ponownie wysyłają brief do agencji. Krwotok czasu i stresu jest jednym z najważniejszych czynników.

Zalecamy ankietę systemową opartą na formularzach, rozpowszechnianą za pośrednictwem poczty elektronicznej, wykorzystującą zebrane dane do agregowania cyklu życia treści w różnych działach. Polega na znajdowaniu typowych problemów, narzędzi, przepływów pracy i wąskich gardeł w łańcuchu dostaw treści. Takie podejście pomaga zbudować widok stanu obecnego, który może odwzorować wizję stanu przyszłego. Pomoże Ci zidentyfikować ekspertów w danej dziedzinie dla Twoich interesariuszy, zbudować konsensus i rozmach na etapie planowania i realizacji.

Błąd 2: DAM nie jest wydarzeniem silosowym

Podczas fazy odkrywania wśród klientów raz po raz słyszymy zdanie „używamy treści tak jak inne firmy”. Gdyby tylko to była prawda. Tak, rodzaje treści, takie jak kampanie, reklamy, materiały drukowane i posty w mediach społecznościowych, mają stosunkowo spójny format. To samo dotyczy plików o wysokiej rozdzielczości, jpegs, png, eps i innych standardowych formatach plików.

Typy i formaty plików DAM są standardowym sposobem działania większości dostawców. Jednak jako analitycy i konsultanci przyglądamy się metadanym i przepływom pracy oraz uwzględniamy zarządzanie zmianami, prawa, role, uprawnienia, specyfikacje techniczne, kontrolę wersji, silniki szablonów, udostępnianie w chmurze, osadzanie, śledzenie, analizę i interfejsy API. Planowanie zarządzania, zgodności i praw z zarządzaniem prawami cyfrowymi w połączeniu z niezliczonymi stosami technologii marketingowych, z embargami, rozmiarami treści i datami wygaśnięcia. Oto kilka kluczowych atrybutów i pytań potrzebnych do szczegółowej strategii zarządzania zasobami cyfrowymi.

Szachy, podobnie jak poker, są łatwe do gry, ale ich opanowanie może zająć całe życie. Jednak czasami szczęście odgrywa rolę w krótkoterminowych wygranych. Możesz najpierw wybrać dostawcę, który może być doskonałym rozwiązaniem do wszystkich intensywnych celów, dopóki nie opanujesz cyklu życia treści od pomysłu, tworzenia, kuracji i analizy. Solidna strategia DAM wymaga wiedzy, umiejętności i pełnego zrozumienia wszystkich czynników.

Ocena twojego obecnego stanu obejmuje kilka czynników, po pierwsze będziesz musiał ocenić swój obecny stan w wymiarach takich jak ludzie, systemy, procesy i informacje.

Najlepsza wskazówka 1: Zrób wszystko o ludziach

Niestety, aspekt ludzki strategii transformacyjnej, związany z zakupami technologii, dość często zawodzi. Mówiąc najprościej, firma zbytnio koncentruje się na systemach, przepływach pracy i platformach, nie dbając o rzeczywistych użytkowników. W DAM metadane odgrywają istotną rolę w doświadczeniu użytkownika i jego automatyzacji poprzez przepływy pracy i analizy.

Zapotrzebowanie na utalentowane zespoły ludzi jest niezbędne do efektywnego działania DAM, ponieważ ludzie stanowią kręgosłup każdego systemu DAM. W fazie odkrywania, zamiast skupiać się na pojedynczych osobach lub poszczególnych działach, należy podjąć próbę oceny ogólnej biegłości firmy.

Ekspertyza techniczna

Ocena możliwości osób tworzących infrastrukturę DAM w zarządzaniu technologiami DAM. Firmy o optymalnym lub operacyjnym poziomie biegłości rozumieją znaczenie transferu wiedzy i działają ze zrozumieniem przyszłych wymagań biznesowych związanych z RDN.

Wiedza biznesowa

Wiedza i wizja biznesowa odnoszą się do zrozumienia podstawowych koncepcji DAM, aby zachować nadrzędną ideę strategii DAM. Firmy będą obsługiwać skuteczny system nastawiony na zorganizowany transfer wiedzy i gotowość na przyszłość z wiedzą techniczną oraz poziomem operacyjnym i optymalnym.

Wyrównanie

Rozpoczęcie i pozostanie w mentalności silosu nie zapewni orkiestracji, którą DAM może wnieść do operacji. Firmy na poziomie funkcjonalnym i optymalnym będą zatrudniać zespoły międzyfunkcyjne, aby stale udoskonalać możliwości DAM i utrzymywać wysoki poziom wartości aktywów w przyszłości.

Czytaj dalej: Platformy Enterprise DAM: Przewodnik marketera

Wszystko w i en passant

Prawidłowe odkrycie DAM umożliwi nawet mniejszym organizacjom pozbycie się króla obecnych domen. Prawidłowe działanie DAM jest przewagą konkurencyjną, a przyszłość potwierdza cykl życia treści w kontrolowany sposób. Poświęcenie czasu i energii na odkrycie na samym początku podróży pozwoli Ci zaoszczędzić tysiąc godzin i zmarnowanych zasobów, jeśli i kiedy spróbujesz to zrobić w punkcie negocjacji i wdrożenia dostawcy.

Weź to od kogoś, kto zna ból zarówno DAM, jak i pokera.

W następnym artykule omówimy analizę luk i zasoby.

Opinie wyrażone w tym artykule są opiniami gościa i niekoniecznie MarTech. Lista autorów personelu znajduje się tutaj.