Manajemen Aset Digital dan kesenjangan pengetahuan: Discovery

Ini adalah bagian kedua dari seri yang sedang berlangsung. Bagian pertama melihat Fakta 1: Manajemen Aset Digital adalah mesin metadata

Fakta 2: Anda tidak tahu apa yang tidak Anda ketahui!

Jika Anda membayangkan manajemen aset digital sebagai permainan catur, sebagian dari kita memiliki pemahaman dasar. Kita mungkin tahu beberapa trik untuk menang dengan cepat melawan lawan yang lebih rendah. Kita bahkan mungkin tahu bahwa setelah tiga gerakan permainan, pemain menghadapi 121 juta kemungkinan; satu tindakan lagi adalah hasil potensial 288 miliar yang mengejutkan. Manajemen aset digital sangat mirip dengan catur. Dan seperti catur, para ahli DAM mempraktikkan aturan 20/40/40.

20% Discovery – Orang, Sistem, Alur Kerja, Informasi.

40% Perencanaan – Tata Kelola, Model Data, Hak, Peran, Izin.

40% Eksekusi – Implementasi, Migrasi, Integrasi, Analisis.

Artikel ini akan fokus pada bagian penemuan dalam membangun strategi DAM Anda, menemukan tim yang tepat, membangun KPI & mendemonstrasikan ROI. Oleh karena itu, bisnis memahami manfaat dan biaya dan, yang lebih penting, sumber daya yang dibutuhkan untuk membuat DAM berhasil dan dimanfaatkan dengan kemampuan paling totalnya dalam suatu organisasi. Bagian penting di sini adalah berpikir di seluruh perusahaan. Seperti yang dinyatakan dalam artikel terakhir, “berapa banyak dari kita yang tidak terlibat, menggunakan, dan menggunakan kembali konten setiap hari.” Sederhananya, kebanyakan dari kita terlibat dengan konten di berbagai tingkatan setiap hari. Namun, sebagian besar inisiatif DAM dimulai dalam silo departemen dan lupa bahwa hampir 100% bisnis juga membutuhkan repositori konten terpusat.

Jika silo bisnis memulai inisiatif dengan niat terfokus pada siklus hidup konten, dari ide hingga arsip, semuanya baik-baik saja. Biasanya, kami menemukan itu adalah departemen pemasaran, operasi kreatif atau TI dan, lebih sering daripada tidak, beberapa individu yang mengenali masalah atau solusi untuk pertumbuhan eksponensial konten, platform, kampanye, komunikasi, dan penjualan.

Untuk memperbaiki masalah pemikiran silo, lanjutkan ke fase penemuan. Salah satu cara terbaik untuk mengumpulkan pengetahuan organisasi adalah mencari masukan dari sebanyak mungkin pemangku kepentingan. Kembangkan pertanyaan yang akan memberikan wawasan tentang alur kerja konten, cari tahu bagaimana pengguna saat ini beroperasi dengan konten. Apakah mereka ideator, pencipta, kurator atau analis?

Lapisan pertanyaan adalah bagian mendasar dari mengumpulkan operasi pengetahuan berbasis konten. Mulai dari pertanyaan sederhana seperti berapa banyak upaya yang Anda perlukan untuk menemukan konten yang Anda butuhkan, berapa banyak sistem, dan perangkat lunak apa yang Anda gunakan dalam operasi sehari-hari. Pengembalian investasi yang cukup besar berasal dari penyelesaian jumlah upaya yang diperlukan untuk menemukan konten yang tepat dan seberapa sering orang menyerah dan mengirim ulang ringkasan ke agensi. Pendarahan waktu dan stres adalah salah satu faktor yang paling signifikan.

Kami merekomendasikan survei sistem berbasis formulir yang didistribusikan melalui email, menggunakan data yang dikumpulkan untuk menggabungkan siklus hidup konten di seluruh departemen. Ini menemukan masalah umum, alat, alur kerja, dan kemacetan dalam rantai pasokan konten. Pendekatan ini membantu membangun pandangan keadaan saat ini, yang dapat memetakan visi keadaan masa depan. Ini akan membantu Anda mengidentifikasi ahli materi pelajaran untuk pemangku kepentingan Anda, membangun konsensus dan momentum untuk tahap perencanaan dan pelaksanaan.

Kesalahan 2: DAM bukan acara silo

Selama fase penemuan dengan klien, kami berulang kali mendengar ungkapan 'kami menggunakan konten seperti perusahaan lain.' Andai saja itu benar. Ya, jenis konten seperti kampanye, iklan, jaminan cetak, dan posting media sosial relatif konsisten dalam format. Hal yang sama berlaku untuk resolusi tinggi, jpeg, png, eps, dan format file standar lainnya.

Jenis dan format file DAM adalah modus operandi standar untuk sebagian besar vendor. Namun, sebagai analis dan konsultan, kami melihat metadata dan alur kerja dan faktor dalam manajemen perubahan, hak, peran, izin, spesifikasi teknis, kontrol versi, mesin template, penyediaan cloud, penyematan, pelacakan, analisis, dan API. Merencanakan tata kelola, kepatuhan, dan hak dengan manajemen hak digital yang terhubung ke berbagai tumpukan teknologi pemasaran, dengan embargo, ukuran konten, dan tanggal kedaluwarsa. Ini adalah beberapa atribut dan pertanyaan penting yang diperlukan untuk strategi manajemen aset digital yang terperinci.

Catur, seperti poker, mudah dimainkan tetapi membutuhkan waktu seumur hidup untuk dikuasai. Namun, terkadang keberuntungan berperan dalam kemenangan jangka pendek. Anda dapat memilih vendor terlebih dahulu, yang bisa sangat cocok untuk semua tujuan intens hingga Anda menguasai siklus hidup konten mulai dari pembuatan ide, pembuatan, kurasi, dan analisis. Strategi DAM yang solid membutuhkan pengetahuan, keterampilan, dan pemahaman yang lengkap tentang semua faktor yang berperan.

Menilai keadaan Anda saat ini melibatkan beberapa faktor, pertama-tama Anda perlu mengevaluasi kemampuan keadaan Anda saat ini di seluruh dimensi seperti Orang, Sistem, Proses, dan informasi.

Tip Teratas 1: Jadikan semuanya tentang orang-orang

Sayangnya aspek orang dari strategi transformasional yang berkaitan dengan pembelian teknologi cukup sering gagal. Sederhananya, bisnis terlalu fokus pada sistem, alur kerja, dan platform dengan sedikit perhatian pada pengguna sebenarnya. Di DAM, metadata memainkan peran penting dalam pengalaman pengguna dan otomatisasinya melalui alur kerja dan analisis.

Kebutuhan tim orang-orang berbakat diperlukan untuk operasi DAM yang efektif karena orang-orang membentuk tulang punggung sistem DAM apa pun. Dalam fase penemuan, daripada berfokus pada individu atau departemen individu itu sendiri, upaya harus dilakukan untuk menilai kemampuan perusahaan secara keseluruhan.

Keahlian teknis

Penilaian kemampuan mereka yang membentuk infrastruktur DAM dalam pengelolaan teknologi DAM. Perusahaan dengan tingkat kemahiran optimal atau operasional memahami pentingnya transfer pengetahuan dan beroperasi dengan pemahaman tentang kebutuhan bisnis masa depan terkait DAM.

Keahlian bisnis

Keahlian dan visi bisnis berkaitan dengan pemahaman konsep dasar DAM untuk mempertahankan ide utama strategi DAM. Perusahaan akan mengoperasikan sistem yang efektif yang diarahkan pada transfer pengetahuan yang terorganisir dan kesiapan masa depan dengan keahlian teknis dan tingkat operasional dan optimal.

Penyelarasan

Memulai dan bertahan dalam mentalitas silo tidak akan menghasilkan orkestrasi yang dapat dibawa DAM ke operasi. Perusahaan di tingkat fungsional dan optimal akan mempekerjakan tim lintas fungsi untuk terus menyempurnakan kemampuan DAM dan mempertahankan nilai aset tingkat tinggi di masa depan.

Baca selanjutnya: Platform DAM Perusahaan: Panduan pemasar

Semua masuk dan en passant

Penemuan DAM yang dilakukan dengan benar akan memungkinkan bahkan organisasi yang lebih kecil untuk mengalahkan raja domain saat ini. DAM yang dilakukan dengan benar adalah keunggulan kompetitif, dan bukti masa depan siklus hidup konten dengan cara yang diatur. Meluangkan waktu dan energi untuk melakukan penemuan tepat di awal perjalanan Anda akan menghemat seribu jam dan sumber daya yang terbuang jika dan ketika Anda mencoba melakukannya di titik negosiasi dan implementasi vendor.

Ambillah dari seseorang yang mengetahui rasa sakit dari DAM dan poker.

Pada artikel berikutnya, kita akan membahas analisis kesenjangan dan sumber daya.

Pendapat yang diungkapkan dalam artikel ini adalah dari penulis tamu dan belum tentu MarTech. Penulis staf tercantum di sini.