Jak dopasować swój stos technologiczny do swojej organizacji

Dopasowanie swojego stosu technologicznego do organizacji jest niezbędne. Jako ekspert operacyjny wiesz, że pozyskiwanie technologii, która nie jest odpowiednia dla Twojego przypadku użycia lub osób, które jej potrzebują, to przepis na półki, których nikt nie używa. A niskie wskaźniki adopcji prowadzą do niskiego zwrotu z inwestycji (ROI). Niski zwrot z inwestycji prowadzi do niewygodnych pytań, gdy liderzy budżetu pytają, dlaczego Twój zespół wydaje tak dużo na oprogramowanie, którego nikt nie używa lub nie tworzy wartości dla firmy.

Przyjęcie oprogramowania ma znaczenie dla firm i często ma wymierny wpływ na wyniki finansowe. Na przykład badania pokazują, że organizacje sprzedażowe z mniej niż 75% przyjęciem CRM mają zauważalnie niższe wskaźniki wygranych i osiąganie limitów. Odwrotna sytuacja jest prawdziwa – wyższa adopcja CRM prowadzi do zauważalnie wyższych wskaźników wygranych i osiągania limitów.

W innym artykule, jak zbudować swój stos technologiczny dla operacji przychodowych, omówiono najlepsze praktyki, aby upewnić się, że Twój stos technologiczny pasuje do Twoich ludzi, procesów i celów biznesowych.

Faza I: Zatwierdzenie i planowanie budżetu

Co zaskakujące, dużą częścią pomyślnego wdrażania nowej technologii jest posiadanie (lub nawiązywanie) przyjaźni. Jako minimum warto budować silne relacje z:

• Twój właściciel budżetu – W większości przypadków właściciel budżetu jest Twoim szefem. Ryzykując stwierdzenie oczywiste, dobre relacje z szefem będą ważne, aby uzyskać ich poparcie dla nowej technologii. W zależności od sytuacji może być konieczne złożenie wniosku biznesowego, który zawiera:
  
  – Cel(e)
  – Stwierdzenie problemu / Powód(y) nabycia nowej technologii
  – Koszt(y)
  – Korzyści i/lub oszczędności
  
  Możesz również oczekiwać, że przedstawisz pełną analizę kosztów i korzyści dla kolejnego przejęcia.
  
• IT/zaopatrzenie — w zależności od wielkości i terenu Twojej organizacji, być może będziesz musiał przejść przez IT, aby uzyskać nową technologię. Poinformowanie partnerów z działu IT o potrzebach biznesowych, potrzebach technicznych, ramach czasowych i budżecie — a także dokonanie ustaleń w celu usunięcia większości problemów technicznych z ich barków — zapewnia płynniejszą implementację.
  
• Bezpieczeństwo + prawo — znasz już tendencję do rosnących przepisów dotyczących prywatności danych, takich jak RODO dla Europy, CCPA w Kalifornii i HIPAA dla opieki zdrowotnej. Wiesz więc, że konieczna jest ścisła i wczesna współpraca z zespołami ds. bezpieczeństwa i prawników, aby upewnić się, że każda nowa technologia, którą nabywasz, jest zgodna z każdym rozporządzeniem InfoSec, którego przestrzega Twoja firma, zanim ją nabędziesz.
  
• Twoi użytkownicy końcowi — Pomocna jest również współpraca z użytkownikami końcowymi, którzy korzystają lub będą korzystać z nowej technologii. Utrzymywanie relacji roboczych oznacza, że ​​możesz ściśle współpracować w zakresie wdrażania i włączania oraz zbierać wczesne informacje zwrotne na temat tego, czy nowa aplikacja jest dobrze dopasowana i czy przyniesie wartość.
  

Uwaga na temat harmonogramu — ważne jest również, aby być organizacyjnie przygotowanym na nowe narzędzia, szczególnie te, które mogą wymagać tygodni (lub miesięcy, co bardziej prawdopodobne) wdrożenia. Najlepszą praktyką jest zaplanowanie wystarczająco długiego okresu pilotażowego, aby zapewnić pełną adopcję, użytkownicy końcowi pokonują wszelkie krzywe uczenia się, integrują się z niezbędnymi systemami w istniejącym stosie i zbierają wystarczającą ilość danych. Odpowiednio zaplanuj czas wdrożenia w stosunku do budżetów kwartalnych/rocznych!

Faza II: Identyfikacja interesariuszy i ról

Jak wspomnieliśmy wcześniej, istotnym krokiem w pozyskiwaniu nowej technologii jest identyfikacja interesariuszy. Mogą to być:

• Mistrz biznesu – Pierwotny wnioskodawca nowej technologii.
• Sponsor – Twój właściciel budżetu
• Menedżer produktu – Ty lub współpracownik, który będzie zarządzał zakupami, wdrażaniem i post-wdrożeniowym, rozumiejąc ból użytkowników biznesowych na tyle dobrze, aby mapować cechy produktu do potrzeb biznesowych
• Interesariusz — wszyscy dodatkowi interesariusze w procesie
• Dostawca(y) — dostawcy, których rozważasz

Spośród tych stron możesz pracować z:

• Operacje – Twój własny zespół. Często zdarza się, że firmy zajmujące się przychodami mają największy wgląd w nowe technologie, aby pozyskać i działać jako eksperci merytoryczni, aktywiści i kierownicy projektów do wdrożenia.
• IT/zaopatrzenie — może być zaangażowany jako interesariusze, aby pomóc w zaopatrzeniu i wdrożeniu.
• Bezpieczeństwo + prawo — prawdopodobnie zaangażowani jako interesariusze w pomoc w sprawdzaniu zakupów nowych technologii pod kątem bezpieczeństwa danych lub problemów prawnych.
• Doświadczenie klienta (CX) — może być zaangażowany jako doradcy, aby pomóc Ci odwzorować określone funkcje stosu technologicznego z obecnymi lub przyszłymi inicjatywami klientów.
• Dodatkowi interesariusze międzyfunkcyjni — w zależności od wielkości i struktury firmy może być sensowne rekrutowanie innych interesariuszy w celu przyjęcia stosu technologii w całej organizacji. (Patrz poniżej.)

Faza III: Własność, przyjęcie i umożliwienie

Dzięki aktualizacjom wersji lub wydaniom funkcji, zmieniającym się potrzebom biznesowym i rosnącym zespołom specjaliści operacyjni wiedzą, że wdrażanie to ciągły proces, który nigdy się nie kończy. Jednak kierowanie odpowiedzialnością na każdym etapie procesu zakupu, wdrażania i adopcji maksymalizuje zwrot z inwestycji i minimalizuje bolesne opóźnienia. Oto kilka taktyk, dzięki którym każdy interesariusz przejmie swoją rolę po drodze:

• Jasno komunikuj oczekiwania z góry — konieczne jest wcześniejsze sprecyzowanie oczekiwań w odniesieniu do ról, oczekiwań, harmonogramów i zakresu pracy. Jednak badania pokazują, że główną przyczyną niepowodzeń projektów oprogramowania są zmieniające się lub słabo udokumentowane wymagania. Niezwykle ważne jest, aby przedstawić wizję swojego obecnego i przyszłego stosu technologii, a także komunikować się i dokumentować rolę, jaką będzie pełnić każdy interesariusz.
• Zidentyfikuj właściciela wewnętrznego, który będzie posiadał kluczowe wskaźniki efektywności — jak wspomnieliśmy, organizacje często oczekują, że ich zespoły operacyjne będą ekspertami merytorycznymi w zakresie oprogramowania. Jednak często nierozsądne i przynoszące efekt przeciwny do zamierzonego jest oczekiwanie, że zespoły operacyjne będą posiadać wszystkie kluczowe wskaźniki wydajności dla każdej aplikacji, zwłaszcza gdy nie są głównymi użytkownikami. Najlepszą praktyką, o ile to możliwe, jest zidentyfikowanie wewnętrznego właściciela nowego oprogramowania, który będzie posiadał kluczowe wskaźniki wydajności.
• Oświadczenie o pracy — Jeśli to możliwe, rozważ oficjalny status własności, wydając oświadczenie o pracy swojemu mistrzowi biznesowemu i/lub użytkownikom technicznym.
• Sponsoring kadry kierowniczej — jak można się spodziewać, wpisowe dla kadry kierowniczej może również pomóc w wyegzekwowaniu adopcji.
• Rozważ powołanie rady ds. produktów — Rada ds. produktów składa się z przedstawicieli każdego głównego zespołu funkcjonalnego w Twojej organizacji, aby pomóc nadzorować procesy rozważań, zamówień i adopcji.
  

Uwaga na temat rad ds. produktów — zbudowanie wielofunkcyjnej rady ds. produktów może działać jako funkcja wymuszająca, która uświadamia, jak ważne jest terminowe uzupełnianie stosu technologii. Jeśli nie masz pewności, czy potrafisz zebrać taką grupę, warto poszukać sponsora wykonawczego, aby zacząć działać. Kiedy nadejdzie czas, aby eskalować zakup nowej technologii lub wymusić adopcję drogiego oprogramowania, może się okazać, że warto mieć więcej głosów przemawiających za twoją racją niż tylko o twój własny!

Uwaga na temat włączania — jak wiesz, kiedy w końcu zdobędziesz nową, błyszczącą technologię, twoja praca się nie kończy. Kolejnym kluczowym elementem układanki jest przejrzysta dokumentacja, która umożliwia użytkownikom korzystanie z nowego oprogramowania. Jednak wspólne obciążenie dla profesjonalistów operacyjnych staje się wewnętrznym ekspertem merytorycznym w zakresie domyślnego rozwiązywania problemów z każdym nowym oprogramowaniem. Dostarczenie materiałów wspomagających może odciążyć ten ciężar i pomóc członkom zespołu w samoobsłudze (podczas gdy Ty i Twój zespół operacyjny skupicie się na bardziej strategicznych kwestiach).

Aby umożliwić zespołowi samoobsługę, dobrym pomysłem jest rozważenie co najmniej jednego z poniższych:

• Wewnętrzne sesje szkoleniowe dotyczące produktów — Przeprowadzanie wewnętrznych sesji szkoleniowych to jeden z najskuteczniejszych sposobów na umożliwienie użytkownikom wewnętrznym. Często dobrym pomysłem jest skorzystanie z zespołu ds. sukcesu klienta dostawcy, aby wykonać ciężkie prace podczas takich sesji. Jeśli to możliwe, rozważ nagrywanie i archiwizację sesji szkoleniowych do wykorzystania w przyszłości, aby umożliwić przyszłym użytkownikom.
• Dokumentacja wewnętrzna – Prowadzenie dokumentacji pod ręką, niezależnie od tego, czy obejmuje ona pełne materiały informacyjne, czy nawet podstawowe arkusze z poradami.
• Zapewnij bezpośrednią ścieżkę do zespołów pomocy technicznej dostawców — dobrym pomysłem jest usunięcie jak największej liczby barier między użytkownikami technicznymi a zespołami pomocy technicznej dostawców. Jeśli to możliwe, udostępnianie informacji kontaktowych i organizowanie rozmów z zespołem ds. kont bezpośrednio między zespołem a dostawcami zapewnia użytkownikom najbardziej bezpośredni dostęp do wiedzy specjalistycznej w danej dziedzinie, jednocześnie zapobiegając powstawaniu wąskich gardeł.

Na wynos

Dopasowywanie nowej technologii do Twojego zespołu to prawdopodobnie niekończący się proces. Ale te najlepsze praktyki zapewnią, że obecne i przyszłe przejęcia technologii będą dobrze pasować do Twojego zespołu. Więcej praktycznych taktyk dotyczących zarządzania ludźmi, procesami i technologią na potrzeby operacji związanych z przychodami znajdziesz w tych dodatkowych artykułach:

• Profesjonalny przewodnik po operacjach przychodowych
• Praktyczny przewodnik po tworzeniu idealnego stosu technologicznego dla operacji przychodowych
• Zbuduj zespół ds. przychodów jako lider ds. przychodów

W tym artykule omówiono sprawdzone metody dostosowania stosu technologicznego oraz wszelkich nowych nabytych aplikacji do organizacji, zespołu oraz obecnych i przyszłych celów. Jest to część większej serii artykułów na temat sprawdzonych metod dotyczących przychodów, marketingu, sprzedaży i obsługi klientów.

Więcej informacji na temat najlepszych praktyk operacyjnych można znaleźć w „Profesjonalnym przewodniku po operacjach przychodowych”.