Gestión de activos digitales y la brecha de conocimiento: descubrimiento

Esta es la segunda parte de una serie en curso. La primera parte analizó el Hecho 1: la gestión de activos digitales es un motor de metadatos

Hecho 2: ¡No sabes lo que no sabes!

Si imagina la gestión de activos digitales como un juego de ajedrez, algunos de nosotros tenemos una comprensión básica. Es posible que conozcamos algunos trucos para ganar rápidamente contra un oponente menor. Incluso podemos saber que después de tres movimientos del juego, los jugadores enfrentan 121 millones de posibilidades; una acción más es la asombrosa cantidad de 288 mil millones de resultados potenciales. La gestión de activos digitales se parece mucho al ajedrez. Y como el ajedrez, los expertos de DAM practican la regla 20/40/40.

20% Descubrimiento: personas, sistemas, flujos de trabajo, información.

40% Planificación: Gobernanza, Modelos de datos, Derechos, Roles, Permisos.

40% Ejecución – Implementación, Migración, Integración, Análisis.

Este artículo se centrará en la parte de descubrimiento de la creación de su estrategia DAM, la búsqueda de los equipos adecuados, la creación de KPI y la demostración del ROI. Por lo tanto, la empresa comprende los beneficios y los costos y, lo que es más importante, los recursos necesarios para que DAM sea exitoso y se utilice al máximo de su capacidad dentro de una organización. La parte crítica aquí es pensar en toda la empresa. Como se indicó en el último artículo, "cuántos de nosotros no interactuamos, usamos y reutilizamos el contenido a diario". En pocas palabras, la mayoría de nosotros interactuamos con el contenido en varios niveles todos los días. Sin embargo, la mayoría de las iniciativas de DAM comienzan dentro de un silo departamental y olvidan que casi el 100 % de la empresa también necesita un repositorio de contenido centralizado.

Si el silo comercial inicia la iniciativa con una intención enfocada en el ciclo de vida del contenido, desde la idea hasta el archivo, todo está muy bien. Por lo general, encontramos que es el departamento de marketing, operaciones creativas o TI y, en la mayoría de los casos, algunas personas que reconocen un problema o una solución al crecimiento exponencial del contenido, las plataformas, las campañas, la comunicación y las ventas.

Para solucionar el problema del pensamiento aislado, vaya más allá en la fase de descubrimiento. Una de las mejores formas de obtener conocimiento organizacional es buscar aportes de tantas partes interesadas como sea posible. Desarrolle preguntas que proporcionen información sobre los flujos de trabajo de contenido, busque cómo los usuarios operan actualmente con el contenido. ¿Son ideadores, creadores, curadores o analistas?

La capa de preguntas es una parte fundamental para obtener operaciones de conocimiento basadas en contenido. Partiendo de preguntas simples como cuántos intentos le toma encontrar el contenido que necesita, cuántos sistemas y qué herramientas de software utiliza en sus operaciones diarias. Una cantidad considerable de retorno de la inversión proviene de resolver la cantidad de intentos necesarios para encontrar el contenido correcto y la frecuencia con la que las personas se dan por vencidas y vuelven a enviar un resumen a la agencia. La hemorragia del tiempo y el estrés es uno de los factores más significativos.

Recomendamos una encuesta del sistema basada en formularios distribuida por correo electrónico, utilizando los datos recopilados para agregar el ciclo de vida del contenido en todos los departamentos. Es encontrar problemas, herramientas, flujos de trabajo y cuellos de botella comunes en la cadena de suministro de contenido. Este enfoque ayuda a construir una vista del estado actual, que puede mapear una visión del estado futuro. Le ayudará a identificar expertos en la materia para sus partes interesadas, generar consenso e impulso para las etapas de planificación y ejecución.

Error 2: DAM no es un evento aislado

Durante la fase de descubrimiento con los clientes, escuchamos una y otra vez la frase 'utilizamos el contenido como otras empresas'. Si tan solo eso fuera cierto. Sí, los tipos de contenido como campañas, anuncios, material impreso y publicaciones en redes sociales tienen un formato relativamente uniforme. Lo mismo es válido para alta resolución, jpegs, png, eps y otros formatos de archivo estándar.

Los tipos y formatos de archivos DAM son el modus operandi estándar para la mayoría de los proveedores. Sin embargo, como analistas y consultores, analizamos los metadatos y los flujos de trabajo y tenemos en cuenta la gestión de cambios, los derechos, las funciones, los permisos, las especificaciones técnicas, el control de versiones, los motores de plantillas, el aprovisionamiento en la nube, la incorporación, el seguimiento, el análisis y las API. Planificación de la gobernanza, el cumplimiento y los derechos con la administración de derechos digitales que se conecta a una miríada de pilas de tecnología de marketing, con embargos, tamaño del contenido y fechas de vencimiento. Estos son algunos de los atributos críticos y las preguntas necesarias para una estrategia detallada de gestión de activos digitales.

El ajedrez, como el póquer, es fácil de jugar, pero puede llevar toda una vida dominarlo. Sin embargo, a veces la suerte juega un papel importante en las victorias a corto plazo. Primero puede elegir un proveedor, que puede ser una excelente opción para todos los propósitos intensos hasta que domine el ciclo de vida del contenido desde la ideación, la creación, la curación y el análisis. Una estrategia DAM sólida requiere conocimiento, habilidad y una comprensión completa de todos los factores en juego.

Evaluar su estado actual implica varios factores, en primer lugar, deberá evaluar las capacidades de su estado actual en dimensiones como personas, sistemas, procesos e información.

Consejo principal 1: Hágalo todo sobre las personas

Lamentablemente, el aspecto de las personas de una estrategia de transformación en lo que respecta a las compras de tecnología falla con bastante frecuencia. En pocas palabras, el negocio se enfoca demasiado en los sistemas, flujos de trabajo y plataformas con poca preocupación por los usuarios reales. En el DAM, los metadatos juegan un papel importante en la experiencia del usuario y su automatización a través de flujos de trabajo y análisis.

La necesidad de equipos de personas talentosas es necesaria para una operación DAM efectiva, ya que las personas forman la columna vertebral de cualquier sistema DAM. En la fase de descubrimiento, en lugar de centrarse en las personas o los departamentos individuales, se debe intentar evaluar la competencia general de la empresa.

Conocimientos técnicos

Una evaluación de las habilidades de quienes forman la infraestructura DAM en el manejo de las tecnologías DAM. Las empresas con niveles de competencia óptimos u operativos comprenden la importancia de la transferencia de conocimientos y operan con una comprensión de los futuros requisitos comerciales relacionados con DAM.

Experiencia empresarial

La experiencia y la visión empresarial se relacionan con la comprensión de los conceptos fundamentales de DAM para mantener la idea primordial de la estrategia DAM. Las empresas operarán un sistema efectivo orientado hacia la transferencia organizada de conocimientos y la preparación para el futuro con experiencia técnica y niveles operativos y óptimos.

Alineación

Comenzar y permanecer en una mentalidad de silo no obtendrá la orquestación que DAM puede aportar a las operaciones. Las empresas en niveles funcionales y óptimos emplearán equipos multifuncionales para refinar constantemente las capacidades de DAM y mantener un alto nivel de valor de los activos en el futuro.

Lea a continuación: Plataformas Enterprise DAM: una guía para especialistas en marketing

Todo dentro y al paso

El descubrimiento de DAM bien hecho permitirá que incluso la organización más pequeña elimine al rey de los dominios actuales. DAM bien hecho es una ventaja competitiva y prepara el ciclo de vida del contenido para el futuro de manera gobernada. Tomarse el tiempo y la energía para hacer el descubrimiento justo al comienzo de su viaje le ahorrará mil horas y recursos desperdiciados si intenta hacerlo en el punto de negociación e implementación del proveedor.

Tómalo de alguien que conoce el dolor de DAM y el póquer.

En el próximo artículo, analizaremos el análisis de brechas y los recursos.

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