Nowy sposób myślenia o zarządzaniu kosztami podróży

Platformy zarządzania wydatkami i platformy rezerwacji podróży lub narzędzia do rezerwacji online (OBT) to dwie różne aplikacje stworzone do różnych celów.

Rezerwacja podróży koncentruje się na znalezieniu optymalnych rozwiązań turystycznych w najlepszych cenach. Podobnie jak w przypadku rezerwacji podróży online na prywatne wakacje, osoby podróżujące w interesach coraz częściej mogą korzystać z wybranej platformy podróżniczej swoich firm, aby porównywać loty, wybierać odpowiedni hotel zlokalizowany w miejscu, w którym muszą się znaleźć, oraz organizować wynajem samochodów lub usługi.

Zarządzanie wydatkami skupia się na śledzeniu wszystkich sposobów, w jakie pracownicy wydają pieniądze, z których tylko jednym – i zwykle jednym z największych wydatków dla firmy – są podróże. Wydatki te mogą obejmować przelot, pokoje hotelowe, wynajem samochodów lub transport naziemny, ale także posiłki, wejściówki na konferencję, sesje kształcenia ustawicznego lub rozrywkę. Być może Twoi podróżni potrzebują materiałów eksploatacyjnych do prezentacji handlowej lub podczas podróży zdarzy się nieoczekiwany incydent, który firma pokryje.

Platformy podróżne i zarządzanie wydatkami są ważne dla każdej firmy, która wysyła swoich ludzi w całym kraju lub na świecie, aby uczestniczyli w funkcjach biznesowych w jej imieniu. Kiedy menedżerowie programów podróży mają dokładne dane dotyczące wszystkich wydatków – nie tylko podróży – są w stanie zaoszczędzić pieniądze firmy, działać znacznie wydajniej i zapewnić większą opiekę podróżnym.

Zarządzanie wydatkami może okazać się trudne dla wielu firm, ale istnieją najlepsze praktyki, które mogą pomóc. W tym artykule omówimy, jak zapewnić podróżnym zgodność z zasadami, ujednolicić proces zatwierdzania, wykorzystać automatyzację w celu zwiększenia produktywności menedżera programu podróży i znaleźć odpowiednią platformę łączoną zarówno do rezerwacji podróży, jak i zarządzania wydatkami.

Zarządzaj polityką wydatków, aby zarządzać podróżnymi

Zasady zarządzania wydatkami mają kluczowe znaczenie. Zapewniają podróżnym mapę drogową, aby zrozumieć, co jest, a co nie może być wydatkowane na firmę. Solidna polityka zarządzania kosztami podróży powinna uwzględniać wszystko, czego często oczekujesz podczas podróży, na przykład przelot, transport naziemny, pokoje hotelowe i posiłki. Większość firm ma dość dobrze zarysowane podstawowe wytyczne.

Ale czy zastanawiałeś się nad nierutynowymi wydatkami, które mogłeś zobaczyć od poprzednich podróżnych? Czy firma prowadzi ewidencję tych wydatków? Czy wdrożono systemy zarządzania trasą? Możesz chcieć dowiedzieć się, jakie doświadczenia podróżnych obejmowały w przeszłości. Mogą istnieć wzorce, które zasługują na omówienie, na przykład kiedy podróżnicy udają się do określonych miejsc na świecie lub uczestniczą w niektórych konferencjach.

Czy Twoja polisa uwzględnia usługi telefonii komórkowej lub dostępu do Internetu? Jak radzisz sobie z wydatkami medycznymi lub nagłymi wypadkami na drodze? Silna polityka obejmuje i przekazuje te szczegóły, a także inne „standardowe” elementy.

Oprócz tego, co firma zwróci, równie ważne jest posiadanie jasnych wytycznych dotyczących tego, co jest niedozwolone. Utrzymywanie aktualnych zasad w celu zaspokojenia zmieniających się potrzeb technologicznych, wytycznych dotyczących zdrowia i bezpieczeństwa oraz innych dopuszczalnych wydatków pomaga zmniejszyć nieoczekiwane koszty dla firmy i pomaga podróżnym czuć się pewniej podczas podróży podczas przesyłania raportów wydatków.

I na koniec pamiętaj, że może być kilka wyjątków od twoich zasad. Jeśli na przykład grupa, którą wysłałeś na konferencję, ma szansę na zbudowanie większego biznesu, ale wymaga zmiany planów, aby spełnić oczekiwania, czy byłoby to dozwolone? Wydaje się sensowne, aby nie marnować tej okazji, gdy właściwi ludzie są już w tym miejscu.

Aby polityka była jak najbardziej wydajna i przejrzysta, określ, jak powinien wyglądać proces wyjątków, zanim będziesz musiał z niego skorzystać. W ten sposób, jeśli trzeba podjąć szybką decyzję, powiedzmy, aby od razu odpowiedzieć tym handlowcom, będziesz gotowy, aby im pomóc. I bardziej prawdopodobne jest, że będziesz postrzegany jako zasób do współpracy niż jako blokada. Jeśli zasady i opóźnienia uniemożliwiają zespołowi sprzedaży pomyślne zwiększanie sprzedaży, podróżujący prawdopodobnie nie będą przestrzegali przepisów.

Standaryzuj proces zatwierdzania wydatków

Wydatki mogą wydawać się ruchomym celem. Każdy, kto był na konferencji biznesowej, zapewne wie, że im później się na nią zarejestrujesz, tym bardziej cena wzrośnie. I odwrotnie, jeśli zarejestrujesz się wcześnie, możesz skorzystać z ceny „wczesnej rejestracji”, która może być nawet o kilkaset dolarów niższa niż cena regularna. I wszyscy doświadczyliśmy różnic w cenach między momentem, w którym po raz pierwszy sprawdziliśmy tę wakacyjną taryfę samolotową, a momentem, w którym ją faktycznie zarezerwowaliśmy. Oczywiste jest, że czas może odgrywać dużą rolę w tym, ile płacimy za usługi.

Oznacza to, że jeśli Twój program nie ma wydajnego, powtarzalnego procesu, Twoje wydatki mogą się zmienić nie tylko z powodu opóźnień w zatwierdzaniu. Nieoczekiwane negatywne konsekwencje mogą również pojawić się z różnych powodów. Opóźnienia w zwrocie kosztów podróżnym mogą spowodować utratę księgowości, powodując niedokładność wymaganych prawem sprawozdań finansowych. A w przypadku firm, które mają pracowników oczekujących na zwrot kosztów, możesz skończyć z niezadowolonymi i potencjalnie niechętnymi podróżnikami z powodu tych opóźnień.

A co z firmami, które wymagają wielokrotnych zatwierdzeń w procesie zatwierdzania wydatków? Może wydawać się zbędne i nieefektywne, ale, szczególnie w przypadku większych organizacji, może być konieczne. Na przykład możesz mieć dział, którego kierownik musi zatwierdzić, dokąd członkowie zespołu idą i dlaczego, aby mógł zarządzać budżetem działu. Dopiero po sfinalizowaniu można zatwierdzić travel managera, ponieważ budżety poszczególnych jednostek sumują się do sumy korporacyjnej.

Niezależnie od tego, czy potrzebne jest tylko jedno zatwierdzenie, czy wymagane jest wiele zatwierdzeń, dobrze zdefiniowany i ustandaryzowany proces zatwierdzania pomaga całej organizacji zarządzać budżetami i operacjonalizować program podróży i wydatków. W przeszłości programy zarządzania podróżami i wydatkami były ręcznymi, czasochłonnymi procesami.

Obecnie dostępne są lepsze, nowoczesne rozwiązania, które mogą wyeliminować żmudne, powtarzające się zadania, takie jak ręczne wprowadzanie poszczególnych paragonów, obliczanie zwrotów kosztów i śledzenie podróżnych w poszukiwaniu brakujących paragonów papierowych. Dodatkową korzyścią jest wiedza, że ​​gdy istnieje standardowy program, wszelkie wydatki, które nie są objęte polityką, są łatwiej oznaczane do dalszego przeglądu. Zamiast konieczności ręcznego sprawdzania każdego wydatku, bardziej czasochłonny wysiłek jest zarezerwowany dla wyjątków.

Zwiększ efektywność zarządzania wydatkami dzięki automatyzacji

Nowoczesne OBT łączą moc automatyzacji z wygodą dla podróżnych i kontrolą dla menedżerów programów podróży, którzy są ostatecznie odpowiedzialni za takie rzeczy, jak zgodność podróżnych, zdrowie i bezpieczeństwo podróżnych oraz wiele innych obowiązków. Te platformy rezerwacji online są wysoce konfigurowalne, dzięki czemu mogą ograniczać wybór podróżnych, aby oferować tylko te opcje, które podlegają zasadom korporacyjnym. Kiedy pracownicy rezerwują podróże za pośrednictwem swojego OBT, wszystko jest automatycznie zgodne - ogromna oszczędność czasu dla menedżerów podróży na całym świecie.

Dla podróżnych nie tylko rezerwowanie niezbędnych podróży jest bardziej efektywne, ale także tworzenie raportów wydatków staje się znacznie prostsze. Zautomatyzowane rozwiązania dotyczące wydatków umożliwiają podróżnym skanowanie papierowych paragonów do platformy z urządzenia mobilnego, a stamtąd bezpośrednio do raportu wydatków.

Raporty o wydatkach mogą być nawet częściowo wypełnione przed udaniem się pracownika na lotnisko. Raporty utworzone na platformie są dostępne do natychmiastowego przeglądu i zatwierdzenia przez travel managerów, zwykle za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Cały proces można teraz skrócić do minut, dzięki czemu zarówno podróżni, jak i menedżerowie podróży mogą wrócić do pracy o wyższej wartości.

To samo dotyczy pracowników podczas ich podróży. Gdy zbierają rachunki za posiłki, rozrywkę i inne niezbędne wydatki, mogą po prostu użyć aparatu urządzenia, aby przechwycić cyfrową wersję rachunków, które trafiają bezpośrednio do ich raportu wydatków lub e-portfela. Po powrocie do domu podróżny może natychmiast przesłać do zatwierdzenia raport z wydatków.

W ten sposób podróżny może wrócić do biura bez opóźnień w odnajdywaniu i rejestrowaniu każdego paragonu ręcznie – lub, co gorsza, radzenia sobie z zagubionymi paragonami. Menedżerowie ds. podróży mogą dodać wyższą produktywność, mniejszy stres podróżnych i szczęśliwszych pracowników do powodów, dla których ich programy zarządzania podróżami mają lepszy zwrot z inwestycji.

Skorzystaj z platformy do zarządzania kosztami podróży

W ostatnich latach obserwujemy coraz większy nacisk na integrację funkcji związanych z podróżami i wydatkami. Ma to sens — bezproblemowe połączenie między tymi dwiema aplikacjami ma wartość, w których raport z wydatków jest automatycznie wypełniany, gdy podróżny rezerwuje podróż. Dla podróżnych oznacza to, że oszczędzają czas, wypełniając część raportu wydatków jeszcze przed wyjazdem. A płynne połączenie oznacza, że ​​nie ma potrzeby podawania kolejnej nazwy użytkownika i hasła. Te rzeczy oszczędzają czas, dzięki czemu podróżnik może skupić się na ważniejszych czynnościach.

Ułatwienie podróżnym korzystania z platformy jest ważnym czynnikiem we wskaźniku przyjęcia platformy, czyli tego, ilu podróżnych firmy korzysta z jej platformy podróżniczej i wydatkowej do rezerwacji wszystkich swoich podróży i rejestrowania wszystkich powiązanych wydatków. Dla firmy ważne jest, aby wybrać rozwiązania podróżnicze i wydatkowe, które są jak najbardziej intuicyjne w obsłudze. Większość ludzi jest już przyzwyczajona do rezerwowania wycieczek w życiu osobistym przez Internet.

Internetowe platformy konsumenckie są dość proste i tak naprawdę nie wymagają szkolenia, aby wykonać zadania. Osoby podróżujące w interesach oczekują teraz tego samego rodzaju łatwości i możliwości wyboru podczas podróży służbowych. Podróżni, którzy mają kontrolę nad własnym doświadczeniem, którzy mogą korzystać z urządzeń mobilnych podczas swoich podróży i którzy dzięki platformie mogą łatwo wprowadzać zmiany w razie potrzeby, są znacznie bardziej skłonni do przyjęcia platformy, a zatem pozostaną zgodnie z wytycznymi firmy.

Połącz podróże i wydatki w jedną platformę

Dla firm integracja oznacza większą dokładność danych zarówno w zakresie pobieranej kwoty, jak i tego, kto obciąża firmę. A wraz z integracją pojawiają się rozszerzone dane, łączące podróże i wydatki. Dzięki większej liczbie danych dotyczących podróży i wydatków firma może skuteczniej śledzić podróżnych pod kątem ich bezpieczeństwa, śledzić przestrzeganie zasad i przeprowadzać analizy w celu oceny ich programów. Jednak integracja jest opłacalna tylko wtedy, gdy możesz połączyć najlepsze aplikacje dla siebie.

Integracja jest cenna, ale tylko wtedy, gdy produkty związane z podróżami i wydatkami są dobrymi produktami. Problem polega na tym, że trudno jest dobrze zarówno podróżować, jak i wydać; są to dwie różne aplikacje z dwiema różnymi misjami. Podróże koncentrują się na znalezieniu optymalnego rozwiązania podróżniczego, oszczędzając czas podróżnych i pieniądze firmy, podczas gdy wydatki koncentrują się na śledzeniu wszystkich sposobów, w jakie pracownicy wydają pieniądze, przy czym podróże są tylko jednym ze sposobów, w jaki to robią. Najlepsi dostawcy aplikacji do obsługi wydatków koncentrują się na swoich podstawowych produktach związanych z wydatkami.

Zamiast myśleć w kategoriach integracji, zalecamy myślenie w kategoriach „sprzedaży wiązanej”. Każda firma ma wyjątkowe potrzeby i powinna wybrać najlepszą platformę zarządzania wydatkami, aby je zaspokoić. Następnie połącz to z produktem turystycznym, który najprawdopodobniej jest już zintegrowany z wybraną przez Ciebie platformą wydatkową. Dodanie wysokiej jakości produktu turystycznego nie powinno zajmować czasu zespołom IT, kierownictwu ani HR.

Tylko dlatego, że wdrożyłeś zintegrowaną platformę do zarządzania podróżami i wydatkami, nie oznacza to, że możesz zapomnieć o tym, o czym rozmawialiśmy wcześniej na temat procesu. W rzeczywistości polityka podróży służbowych musi być jeszcze jaśniej zdefiniowana.

Regularne przeglądanie zasad dotyczących podróży pomaga uwzględniać trendy i zmiany w Twojej branży, a nawet okoliczności geopolityczne, dzięki czemu masz pewność, że Twoje zasady są skuteczne i nie są nieoczekiwane ani nierozsądne dla podróżnych, bez względu na otoczenie biznesowe Twojej firmy. Wskazane jest również, aby uzyskać wpisowe sponsora lub menedżera, zwłaszcza podczas określania granic programu i procesu obsługi wyjątków.

Oszczędzaj pieniądze, korzystając z platformy do zarządzania kosztami podróży

Po wykonaniu ciężkiej pracy polegającej na zdefiniowaniu zasad korporacyjnych z góry, zintegrowana, zautomatyzowana, internetowa i mobilna platforma podróży i wydatków może zaoszczędzić dużo czasu i zwiększyć produktywność dla wszystkich przez resztę roku, co może sprawić, że proces jest wartościową inwestycją czasu i zasobów.

Może również pomóc zaoszczędzić sporo pieniędzy Twojej firmie. Jeśli Twoje rozwiązanie rezerwacji online oferuje integrację z GDS, będziesz mieć pewność, że otrzymujesz najlepsze ceny wraz z szerokim wyborem dla swoich podróżnych. Dane udostępniane przez platformę mogą również pomóc menedżerom ds. podróży w negocjowaniu lepszych stawek z bardziej popularnymi liniami lotniczymi i hotelami, które wybierają Twoi podróżni.

Ponownie, zasady dotyczące podróży służbowych nigdy nie powinny być skostniałe. Rozsądnie jest dokonać ponownej oceny, udoskonalenia i ulepszenia swojej polityki w odniesieniu do bieżących wydarzeń na świecie, potencjalnych konfliktów politycznych, stanu gospodarki i oczywiście codziennej inflacji. W ten sposób zapewnisz podróżnym podejmowanie najlepszych decyzji dla swojej firmy i firmy, bez względu na to, kiedy i dokąd się wybierają.