Kompletny przewodnik po arkuszach podpisów projektów (w tym 7 szablonów)

Opublikowany: 2019-02-19

W ramach każdego procesu twórczego może nie być definitywnego końca dla nowych pomysłów, które wydają się pojawiać po drodze. Chociaż z jednej strony zmiany i dodatki do projektu mogą wnieść znaczną wartość, mogą również go wykoleić, jeśli nie są trzymane w ryzach. Korzystanie z arkusza podpisu jest skutecznym sposobem na utrzymanie projektu zgodnie z celami, a wszystkie zainteresowane strony są poinformowane i zadowolone z jego postępów.

Zawartość

Dlaczego arkusz podpisu jest niezbędny

Arkusze podpisów są jednym z kluczowych fragmentów dokumentacji , które są niezbędne w każdym procesie twórczym do prowadzenia rejestru tego, co zostało uzgodnione , gdzie projekt jest w trakcie rozwoju i czy wszystkie strony zgadzają się z ostateczny wynik.

Bez arkuszy podpisów towarzyszących życiu projektu, Twój zespół projektowy i Twój klient mogą mieć różne pomysły na temat koncepcji projektu , kształtu produktów, a nawet harmonogramu, wokół którego powinny być dostarczane.

Nawet dla kierowników projektów, którzy nienawidzą papierkowej roboty, arkusz podpisów jest ukrytym błogosławieństwem, ponieważ służy jako proste przypomnienie oczekiwań zarówno klienta, jak i zespołu projektowego . Każdy, kto ma pytanie dotyczące różnych etapów projektu, może wrócić do karty podpisu, aby zobaczyć, jakie działania zostały podjęte do tej pory i kto je zatwierdził.

3 zalety arkuszy podpisów

Zarządzaj oczekiwaniami między klientem a zespołem kreatywnym
Zapewnij miejsce na dodatki lub zmiany, zachowując przejrzystość komunikacji
Zachowuje ostateczną odpowiedzialność za każdy etap projektu

Korzystanie z arkuszy podpisów zapobiega wyprzedzaniu projektów, co jest szczególnie ważne w każdej kreatywnej firmie. Każdy główny etap projektu jest sprawdzany i zatwierdzany, aby upewnić się, że wszyscy interesariusze są zadowoleni z postępów, zanim przejdziemy dalej.

DARMOWY SZABLON

Uzyskaj BEZPŁATNE szablony arkuszy podpisów

Jak wygląda proces podpisywania projektu?

Uzyskanie formalnego potwierdzenia jest ważne, ponieważ oznacza oficjalne zakończenie projektu lub zakończenie elementu dostawy i akceptację produktu przez klienta (wewnętrznego lub zewnętrznego). Chociaż proces nie jest skomplikowany, jest niezbędnym krokiem w zapewnieniu satysfakcji klienta.

Proces ukończonych elementów dostawy

Kiedy Twój zespół projektowy dobiegnie końca, możesz to sprawdzić z klientem. Zapewnienie możliwości pełnego przeglądu klienta da wszystkim interesariuszom przestrzeń do rozważenia i zaakceptowania rezultatu lub przekazania informacji zwrotnych w celu dostosowania go do oczekiwań klienta.

Narzędzie do przeglądania i zatwierdzania, takie jak Filestage, może pomóc w zebraniu informacji zwrotnych na temat elementów dostarczanych i projektów od wszystkich zaangażowanych stron. Oto jak to się robi w 6 prostych krokach:

1. Rozpocznij bezpłatny okres próbny Filestage tutaj

2. Skonfiguruj kroki recenzji w Filestage

Zanim zaczniesz, powinieneś zreplikować istniejący proces przeglądania i zatwierdzania w Filestage. Skonfiguruj kroki recenzji dla każdego wystąpienia recenzji, przez które mają przejść Twoje pliki.

Każdy etap recenzji może obejmować różnych recenzentów i różne pliki. Na przykład pierwszy krok przeglądu może być wykorzystany do przejrzenia informacji o produkcie wraz z zespołem, podczas gdy drugi krok przeglądu obejmuje kierownictwo, aby uzyskać zgodę na ostateczny wynik.

3. Prześlij wynik do Filestage

Teraz musisz przesłać swój wynik do Filestage, po prostu klikając przycisk PRZEŚLIJ PLIK .

krok 3 wgraj plik w fazie plików W naszym przykładzie najpierw prześlesz odprawę podczas pierwszego etapu przeglądu, a ostateczny wynik do drugiego etapu przeglądu.

4. Zaproś wszystkich odpowiednich recenzentów

Na każdym etapie recenzji zaproś potrzebnych recenzentów, klikając ikonę Recenzenci lub bezpośrednio udostępniając link do recenzji.

5. Poproś ich o pozostawienie opinii

Gdy recenzent zostanie zaproszony i dowie się, czym jest Filestage, nadal może być ciekawy, jak działa to nowe oprogramowanie.

Dzięki temu, że komentarz jest widoczny w pliku, recenzenci mogą zobaczyć korzyści płynące z tego narzędzia przed pozostawieniem własnej opinii. Ponadto o wiele mniej onieśmielające jest pozostawienie widocznej opinii, gdy ktoś inny zostawił już pierwszy ślad.

6. Uzyskaj gotowe podpisy

Gdy recenzenci skończą sprawdzać element dostarczany, mogą zażądać zmian lub zatwierdzić plik.

krok 6 zatwierdzenie Zdobywanie podpisów nigdy nie było łatwiejsze.

Gdy projekt zostanie uznany przez wszystkich interesariuszy za zadowalający, w grę wchodzi arkusz podpisu. Wszyscy główni interesariusze podpiszą swoją część tego arkusza. Po zatwierdzeniu tego arkusza projekt dobiegł końca .

Proces dla zakończonych projektów

Jeśli używasz arkusza podpisu, aby ukończyć jeden element dostarczany, który jest częścią większego projektu, będziesz powtarzać poprzedni proces, aż wszystkie elementy dostarczane w projekcie zostaną ukończone i zatwierdzone.

Wypełniony arkusz podpisu jest niezbędny do oznaczenia końca projektu z jednego powodu, dla którego klienci często powracają ze zmieniającymi się wymaganiami, pożądanymi uzupełnieniami lub rozszerzeniami do oryginalnych produktów. Po oficjalnym zamknięciu projektu Twój zespół ma teraz swobodę rozpoczęcia nowego projektu dla tego klienta z nowymi warunkami płatności. W ten sposób nie pracujesz bez końca i otwarcie nad jednym projektem za skończoną kwotę.

Po wypełnieniu arkusza podpisu i zakończeniu projektu kierownicy projektu mogą chcieć przejrzeć projekt w całości wraz ze swoim zespołem, aby określić, co poszło dobrze, a co można poprawić. Możesz nawet poprosić klienta o informację zwrotną na temat projektu jako całości, jakości produktu i spójności komunikacji między zespołem kreatywnym a klientem.

Szablon arkusza podpisu pliku etapu dla materiałów dostarczanych

Najlepszym sposobem na utrzymanie oczekiwań klienta i zespołu projektowego jest użycie arkusza podpisu dla każdego elementu dostarczanego projektu. Spowoduje to uniemożliwienie klientowi dodawania żądań z ostatniej chwili, które nie są objęte zakresem projektu.

😎 Arkusz podpisu + Filestage = płynny obieg projektu

Daje również klientowi pełny wgląd w mniejsze elementy całego projektu, zapewniając im ważny dostęp do przepływu projektu. Muszą zatwierdzić rezultaty, potwierdzając zadowolenie z produktu i dając zgodę na przejście do kolejnego etapu projektu.

Arkusze podpisów dla produktów dostarczanych zapewniają dodatkową ochronę dla zespołu projektowego, ponieważ zapewniają, że oczekiwania klienta są całkowicie zgodne z oczekiwaniami zespołu kreatywnego. W ten sposób nie ma niespodzianek na drodze do zakończenia projektu.

Tak wygląda szablon:

GRAFIKA DOSTARCZONA – KARTA PODPISANIA

Nazwa dostawy: __________________________

Nr dostawy: ______________ Z ____________________

Dostarczono w dniu: __________________________

Nazwa klienta: __________________________

Zatwierdzający przedstawiciel klienta: __________________________

Nazwa firmy projektowej: __________________________

Kierownik projektu projektowego: __________________________

DOSTARCZONE ZATWIERDZENIE

Podpisanie w tym dokumencie oznacza, że zatwierdzający przedstawiciel klienta jest zadowolony z ukończonego elementu dostawy wymienionego powyżej. Klient potwierdza satysfakcję i wykonanie wszystkich elementów dostawy.

Podpis Klienta: __________________________

Data: __________________________

Podpis kierownika projektu: __________________________

Data: __________________________

DOSTAWA NIE ZATWIERDZONA

Jeśli nie jesteś gotowy na zatwierdzenie tego materiału wyjściowego, prześlij opinię poniżej i dołącz wszelkie istotne informacje, aby pomóc zespołowi projektowemu we wprowadzeniu niezbędnych zmian:

__________________________

Podpis Klienta: __________________________

Data: __________________________

Szablon arkusza podpisu pliku dla ukończonych projektów

Równie ważny, jak każdy dostarczany arkusz podpisu, jest całościowy arkusz podpisu ukończonego projektu. Bez podpisanego arkusza podpisu klient może czuć się uprawniony do powrotu z dodatkowymi prośbami lub zmianami w przekonaniu, że projekt nigdy nie został oficjalnie zamknięty, zwłaszcza jeśli nie ma podpisu klienta, który mógłby go poprzeć.

To pozostawia Twój zespół projektowy w trudnej sytuacji, zwłaszcza jeśli przeszedłeś do nowego projektu dla innego klienta. Im więcej możesz zrobić, aby udokumentować porozumienie między klientem a zespołem kreatywnym, bez ugrzęźnięcia w biurokracji lub bycia zbędnym, tym lepszy będzie twój zespół.

Arkusz podpisu służy również jako głośny i jasny komunikat dla klienta, że musi poświęcić temu projektowi pełną uwagę, aby upewnić się, że jest całkowicie zadowolony z pracy, którą mu wykonałeś. Jeśli tak nie jest, arkusz podpisu to twój sposób na powiedzenie „Mów teraz lub na zawsze zachowaj spokój”.

DARMOWY SZABLON

Uzyskaj BEZPŁATNE szablony arkuszy podpisów

ZAKOŃCZENIE PROJEKTU – KARTA PODPISANIA

Nazwa Projektu: __________________________

Dostarczono w dniu: __________________________

Nazwa klienta: __________________________

Zatwierdzający przedstawiciel klienta: __________________________

Nazwa firmy projektowej: __________________________

Kierownik projektu projektowego: __________________________

DOSTARCZONE PROJEKTY

ZATWIERDZENIE PROJEKTU

Podpisanie na tym dokumencie oznacza, że zatwierdzający przedstawiciel klienta jest zadowolony z ukończonych produktów wymienionych w powyższej tabeli i nie brakuje żadnych produktów. Klient potwierdza satysfakcję i wykonanie wszystkich elementów projektu.

Podpis Klienta: __________________________

Data: __________________________

Podpis kierownika projektu: __________________________

Data: __________________________

PROJEKT NIE ZATWIERDZONY

__________________________

Podpis Klienta: __________________________

Data: __________________________

6 dodatkowych szablonów arkuszy podpisów i przykładów, które możesz ukraść

Arkusze podpisów mogą być tak proste lub złożone, jak tego potrzebujesz. Nie musisz jednak wymyślać koła na nowo, tworząc je. Skorzystaj z jednego z powyższych przykładów lub spójrz na mnóstwo szablonów dostępnych online.

1. Formularz podpisu projektu

(Źródło: STUDYLIB)

Ten przykład formularza zatwierdzenia projektu szczegółowo określa parametry zatwierdzenia projektu. Podpisując ten formularz, klient wyraża zgodę na proponowane przez zespół projektowy wybory i rozmiary czcionek, wybór kolorów, rozmieszczenie nawigacji, hierarchię informacji, układ strony, szerokość strony i wybór obrazu. W tym zatwierdzeniu stwierdzają również, że wszelkie zmiany potrzebne do projektu po podpisaniu tego zatwierdzenia będą podlegać dodatkowym opłatom.

Jest to prosty sposób, aby upewnić się, że otrzymujesz wynagrodzenie za pracę, którą wykonujesz, a klient jest zadowolony z tego, co do tej pory dla niego stworzyłeś. Dodaj lub usuń elementy tego formularza, aby dopasować je do swoich konkretnych potrzeb.

2. Arkusz podpisu marketingowego

(Źródło: Lepsze propozycje)

Jest to przykład wbudowanego systemu zarządzania projektami z interfejsem klienta dla całej towarzyszącej dokumentacji. W przypadku firm marketingowych zatwierdzenie przez klienta każdego aspektu proponowanej strategii marketingowej jest niezbędne do skutecznego zarządzania oczekiwaniami. Wraz z marketingiem karta podpisu powinna być kopią szczegółowego proponowanego planu marketingowego.

3. Szablon podpisu klienta

(Źródło: Gameis.us )

Arkusz podpisu klienta jest bardzo podobny do arkusza podpisu projektu. Jeden może być użyty w miejsce drugiego lub oba mogą służyć do podkreślenia zgody klienta na wszystkie rezultaty w projekcie. Niezależnie od tego, którego używasz, zawarty w nim język powinien być napisany wyraźnie. Powinna zawierać pola na imię i nazwisko klienta (lub sponsora), nazwisko kierownika projektu oraz miejsca na złożenie podpisu przez obie strony pod oświadczeniem podobnym do tego wymienionego w próbce: „Podpisując ten dokument, potwierdzam, że doręczyłem wszystkie określone rezultaty.” lub „Podpisując ten dokument, potwierdzam, że otrzymałem wszystkie dokumenty państwowe”.

4. Formularz akceptacji klienta

(Źródło: Scribd)

Formularz akceptacji klienta określa charakter relacji między firmą kreatywną a klientem i zawiera wszystkie istotne dane o kliencie, których firma kreatywna potrzebowałaby do wykonania uzgodnionych usług.

W zależności od charakteru Twojej firmy możesz nie potrzebować tak szczegółowego formularza akceptacji klienta. Podaj tylko potrzebne informacje. Możesz nawet połączyć formularz akceptacji klienta z formularzem podpisu klienta lub formularzem podpisu projektu, aby zminimalizować dodatkową papierkową robotę.

5. Dokument podpisania projektu

(Źródło: StudyLib)

Ten arkusz podpisu projektu jest przykładem prostego szablonu, który można wykorzystać do uzyskania ostatecznej akceptacji klienta dla ukończonego projektu. Ten rodzaj formularza jest szczególnie przydatny w przypadku mniejszych firm lub mniejszych projektów, które składają się tylko z jednego lub kilku wyników.

Użyj tego formularza bez zmian lub rozszerz go, aby uwzględnić wszystkie elementy dostarczane klientowi, aby miał rejestr wszystkiego, co do tej pory otrzymał przed zatwierdzeniem ostatecznego projektu. Wprowadź tyle informacji, ile potrzebujesz, bez zaśmiecania formularza bezużytecznymi lub nieistotnymi informacjami. Im prostszy jesteś ze swoim klientem, tym większe prawdopodobieństwo, że stanie się on stałym klientem.

6. Formularz akceptacji projektu

(Źródło: Zestaw propozycji)

Ten formularz akceptacji projektu zawiera obszar dla kompletnej umowy między firmą a klientem. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się zawrzeć umowę, czy nie, w pierwszej połowie formularza znajduje się ważna część: dane klienta i firmy oraz miejsce na podpis akceptacji.

Formularze akceptacji projektu można wykorzystać na początku projektu, aby zaznaczyć jego początek. Lub może być wykorzystany po zakończeniu projektu, aby wykazać, że klient zaakceptował wyniki.

Wniosek

Korzystaj z formularzy podpisu, gdy potrzebujesz jasnego i uzasadnionego zrozumienia rozpoczęcia lub zakończenia projektu lub dostarczenia produktów i elementów wynikowych. Jeśli nie korzystasz obecnie z oprogramowania do zarządzania projektami, do utworzenia arkusza podpisów można użyć prostego szablonu dokumentu.

Jeśli używasz oprogramowania do zarządzania projektami lub rozważasz jego użycie, wiedz, że wiele aplikacji do zarządzania ma interfejs klienta lub narzędzie do tworzenia formularzy jako część pakietu. Możesz tworzyć niestandardowe formularze i wysyłać je klientom do zatwierdzenia. Niezależnie od tego, czy korzystasz z kreatora formularzy, korzystasz z wbudowanego formularza, wypełniasz szablon online, czy tworzysz własny arkusz podpisu, pamiętaj, aby używać go dla każdego klienta, aby zoptymalizować relacje i uczynić swoją pracę tak wydajną, jak to tylko możliwe.

Interesuje Cię temat zarządzania projektami?

Jak stworzyć efektywną oś czasu projektu (w tym 5 szablonów)
Ponad 25 najlepszych rozwiązań oprogramowania do kreatywnego zarządzania projektami (które zwiększą produktywność Twojego zespołu)
Ponad 50 DARMOWYCH szablonów do zarządzania projektami dla Twoich kreatywnych projektów w 2020 roku
Jak skutecznie obsługiwać wnioski o zmianę projektu (w tym 10 szablonów)
Ponad 75 najlepszych narzędzi do zarządzania projektami dla Twoich projektów
Top 30 darmowych rozwiązań oprogramowania do zarządzania projektami, aby załatwić sprawy
Ponad 20 najlepszych praktyk w zakresie zarządzania projektami (które podniosą poziom Twoich projektów)