La guida definitiva ai fogli di approvazione del progetto (inclusi 7 modelli)
Pubblicato: 2019-02-19All'interno di qualsiasi processo creativo, potrebbe non esserci una fine definitiva per le nuove idee che sembrano spuntare lungo la strada. Mentre da un lato, le modifiche e le aggiunte a un progetto possono aggiungere un valore significativo, possono anche far deragliare se non vengono tenute sotto controllo. L'uso di un foglio di approvazione è un modo efficace per mantenere il tuo progetto in linea con l'obiettivo e tutte le parti interessate informate e soddisfatte dei suoi progressi.
Perché un foglio di approvazione è indispensabile
I fogli di approvazione sono uno di quei documenti chiave che sono essenziali per qualsiasi processo creativo per tenere traccia di ciò che è stato concordato , dove il progetto è in corso di sviluppo e se tutte le parti sono o meno d'accordo con il risultato finale.
Senza fogli di approvazione che accompagnino la vita di un progetto, il tuo team di progetto e il tuo cliente potrebbero avere idee diverse sul concetto del progetto , sulla forma dei risultati finali e persino sulla sequenza temporale attorno alla quale dovrebbero essere consegnati.
Anche per i project manager che odiano le scartoffie, il foglio di approvazione è una benedizione nascosta perché serve come semplice promemoria delle aspettative del cliente e del team di progetto . Chiunque abbia domande sulle diverse fasi del progetto può fare riferimento al foglio di approvazione per vedere quali azioni sono state intraprese finora e chi le ha approvate.
3 vantaggi dei fogli di approvazione
- Gestire le aspettative tra cliente e team creativo
- Consenti spazio per aggiunte o modifiche mantenendo chiara la comunicazione
- Mantiene la responsabilità finale per ogni fase del progetto
L'uso dei fogli di approvazione impedisce ai progetti di andare avanti da soli, il che è particolarmente importante in qualsiasi azienda creativa. Ogni fase principale del progetto viene rivista e approvata per garantire che tutte le parti interessate siano soddisfatte dei suoi progressi prima di andare avanti.
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Che aspetto ha il processo di approvazione del progetto?
Ottenere l'approvazione formale è importante perché significa la fine ufficiale di un progetto o il completamento di un deliverable e l'accettazione del prodotto da parte del cliente (interno o esterno). Sebbene il processo non sia complicato, è un passaggio essenziale per garantire la soddisfazione del cliente.
Processo per i risultati finali completati
Quando il tuo team di progetto è giunto al termine del deliverable, sei pronto per esaminarlo con il cliente. Fornire un'opportunità per una revisione completa del cliente darà a tutte le parti interessate lo spazio per considerare e accettare il risultato finale, o fornire un feedback per renderlo più in linea con le aspettative del cliente.
Uno strumento di revisione e approvazione come Filestage può aiutarti a raggruppare feedback sui risultati finali e sui progetti di tutte le parti interessate coinvolte. Ecco come è fatto in 6 semplici passaggi:
1. Inizia qui la tua prova gratuita di Filestage
2. Imposta i tuoi passaggi di revisione in Filestage
Prima di poter iniziare, è necessario replicare il processo di revisione e approvazione esistente in Filestage. Imposta i passaggi di revisione per ogni istanza di revisione che i tuoi file devono superare.
Ogni passaggio di revisione può coinvolgere diversi revisori e file diversi. Ad esempio, il tuo primo passaggio di revisione potrebbe essere utilizzato per rivedere il briefing del tuo deliverable insieme al tuo team, mentre il secondo passaggio di revisione coinvolge i dirigenti della direzione per ottenere l'approvazione per il tuo deliverable finale.
3. Carica il deliverable su Filestage
Ora devi caricare il tuo deliverable su Filestage semplicemente facendo clic sul pulsante UPLOAD FILE .
Nel nostro esempio, devi prima caricare il briefing durante la prima fase di revisione e caricare il risultato finale nella seconda fase di revisione.
4. Invita tutti i revisori pertinenti
Per ogni fase di revisione, invitare i revisori necessari facendo clic sull'icona Revisori o condividendo direttamente il collegamento di revisione.
5. Chiedi loro di lasciare il loro feedback
Una volta che il revisore è stato invitato ed è a conoscenza di cosa sia Filestage, potrebbe essere ancora curioso di sapere come funziona questo nuovo software.
Avendo un commento visibile sul file, i revisori possono effettivamente vedere i vantaggi dello strumento prima di lasciare il proprio feedback. Inoltre, è molto meno intimidatorio lasciare un feedback visibile quando qualcun altro ha già lasciato il primo segno.
6. Ottieni le tue firme di consegna
Una volta che i revisori hanno finito di esaminare il risultato finale, possono richiedere modifiche o approvare il file.
Ottenere le firme non è mai stato così facile. 🎉
Una volta che il progetto è ritenuto soddisfacente da tutte le parti interessate, entra in gioco il foglio di approvazione. Tutte le parti interessate primarie firmeranno la loro parte di questo foglio. Una volta approvata questa scheda, il progetto è ufficialmente terminato .
Processo per i progetti completati
Se stai utilizzando un foglio di approvazione per completare un deliverable che fa parte di un progetto più grande, ripeterai il processo precedente fino a quando tutti i deliverable nel progetto non saranno stati completati e approvati.
Un foglio di approvazione completato è essenziale per indicare la fine del progetto per l'unico motivo per cui i clienti possono spesso tornare con requisiti mutevoli, aggiunte desiderate o espansioni ai prodotti originali. Una volta che un progetto è stato ufficialmente chiuso, il tuo team ora ha la libertà di iniziare un nuovo progetto per quel cliente con nuovi termini di pagamento. In questo modo, non stai lavorando all'infinito e apertamente su un progetto per una quantità limitata di denaro.
Dopo che il foglio di approvazione è stato completato e il progetto è terminato, i project manager potrebbero voler rivedere il progetto nella sua interezza con il suo team per identificare cosa è andato bene e cosa può essere migliorato. Puoi anche scegliere di chiedere il feedback del cliente in merito al progetto nel suo insieme, alla qualità del risultato finale e alla coerenza della comunicazione tra il team creativo e il cliente.
Modello di foglio di approvazione Filestage per i risultati finali
Il modo migliore per tenere sotto controllo le aspettative del cliente e del team di progetto è utilizzare un foglio di approvazione per ogni consegna del progetto. Ciò impedirà al cliente di aggiungere richieste dell'ultimo minuto che non rientrano nell'ambito del progetto.
Offre inoltre al cliente una visibilità completa sui componenti più piccoli del progetto complessivo, fornendo loro un'importante portata nel flusso del progetto. Devono approvare i risultati finali riconoscendo la loro soddisfazione per il prodotto e dando il via libera per passare alla fase successiva del progetto.
I fogli di approvazione per i risultati forniscono una protezione aggiuntiva per il team di progetto perché assicurano che le aspettative del cliente siano completamente in linea con le aspettative del team creativo. In questo modo non ci sono sorprese lungo il percorso verso il completamento del progetto.
Ecco come appare il modello:
GRAFICA DISPONIBILE – FOGLIO DI ACCESSO
Nome consegnabile: __________________________
Consegnabile n.: ______________ DI ____________________
Data di consegna: __________________________
Nome cliente: __________________________
Rappresentante del cliente che approva: __________________________
Nome azienda di progettazione: __________________________
Responsabile del progetto di progettazione: __________________________
APPROVAZIONE CONSEGNABILE
La firma di questo documento significa che il rappresentante del cliente che approva è soddisfatto del risultato finale completato sopra elencato. Il cliente riconosce la soddisfazione e il completamento di tutti gli elementi della consegna.
Firma del Cliente: __________________________
Data: __________________________
Firma del responsabile del progetto: __________________________
Data: __________________________
CONSEGNABILE NON APPROVATO
Se non sei pronto ad approvare questo risultato, fornisci un feedback di seguito e allega tutte le informazioni pertinenti per aiutare il team di progetto ad apportare le modifiche necessarie:
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Firma del Cliente: __________________________
Data: __________________________
Modello di foglio di approvazione Filestage per progetti completati
Altrettanto importante di ogni foglio di approvazione del deliverable è il foglio di approvazione del progetto complessivamente completato. Senza un foglio di approvazione firmato, il cliente potrebbe sentirsi autorizzato a tornare con ulteriori richieste o modifiche ritenendo che il progetto non sia mai arrivato a una chiusura ufficiale, soprattutto se non c'è la firma del cliente a sostegno.
Questo lascia il tuo team di progetto in una situazione difficile, soprattutto se sei passato a un nuovo progetto per un altro cliente. Più puoi fare per documentare la comprensione tra cliente e team creativo senza impantanarti nella burocrazia o diventare ridondante, meglio sarà il tuo team.
Il foglio di approvazione serve anche come messaggio forte e chiaro al cliente che deve dedicare a questo progetto tutta la sua attenzione per assicurarsi che sia completamente soddisfatto del lavoro che gli hai fornito. In caso contrario, il foglio di approvazione è il tuo modo per dire "Parla ora o taci per sempre".
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COMPLETAMENTO DEL PROGETTO – SCHEDA DI ACCESSO
Nome del progetto: __________________________
Data di consegna: __________________________
Nome cliente: __________________________
Rappresentante del cliente che approva: __________________________
Nome azienda di progettazione: __________________________
Responsabile del progetto di progettazione: __________________________
DELIVERABLE DEL PROGETTO
APPROVAZIONE DEL PROGETTO
La firma di questo documento significa che il rappresentante del cliente che approva è soddisfatto dei risultati finali completati elencati nella tabella sopra e non mancano i risultati finali. Il cliente riconosce la soddisfazione e il completamento di tutti gli elementi del progetto.
Firma del Cliente: __________________________
Data: __________________________
Firma del responsabile del progetto: __________________________
Data: __________________________
PROGETTO NON APPROVATO
Se non sei pronto ad approvare questo risultato, fornisci un feedback di seguito e allega tutte le informazioni pertinenti per aiutare il team di progetto ad apportare le modifiche necessarie:
__________________________
__________________________
__________________________
__________________________
Firma del Cliente: __________________________
Data: __________________________
6 Ulteriori modelli di foglio di approvazione ed esempi che puoi rubare
I fogli di approvazione possono essere davvero tanto semplici quanto complessi quanto ne hai bisogno. Tuttavia, non devi reinventare la ruota creandone una. Usa uno degli esempi sopra o dai un'occhiata alla miriade di modelli disponibili online.
1. Modulo di approvazione del progetto
(Fonte: STUDIOLIB)
Questo esempio di modulo di approvazione del progetto definisce in modo specifico i parametri dell'approvazione del progetto. Firmando questo modulo, il cliente acconsente alle scelte e alle dimensioni dei caratteri proposte dal team di progettazione, alle selezioni di colore, al posizionamento nella navigazione, alla gerarchia delle informazioni, al layout della pagina, alla larghezza della pagina e alla selezione dell'immagine. In questa approvazione affermano inoltre che qualsiasi modifica necessaria al progetto dopo la firma di questa approvazione sarà soggetta a costi aggiuntivi.
Questo è un modo semplice per assicurarti di essere pagato per il lavoro che stai facendo e che il cliente sia soddisfatto di ciò che hai creato per loro finora. Aggiungi o elimina elementi di questo modulo in base alle tue esigenze specifiche.
2. Foglio di approvazione del marketing
(Fonte: proposte migliori)
Questo è un esempio di un sistema di gestione dei progetti integrato con un'interfaccia client per tutta la documentazione di accompagnamento. Per le aziende di marketing, l'approvazione da parte del cliente di ogni aspetto della strategia di marketing proposta è necessaria per una gestione di successo delle aspettative. Insieme al marketing, il foglio di approvazione dovrebbe essere una copia dettagliata del piano di marketing proposto.
3. Modello di approvazione del cliente
(Fonte: Gameis.us )
Un foglio di approvazione del cliente è molto simile a un foglio di approvazione del progetto. Uno può essere utilizzato al posto dell'altro, oppure entrambi possono essere utilizzati per enfatizzare il consenso del cliente a tutti i risultati finali all'interno di un progetto. Qualunque cosa tu usi, la lingua all'interno dovrebbe essere scritta in modo chiaro. Dovrebbe includere i campi per il nome del cliente (o sponsor), il nome del project manager e i luoghi in cui entrambe le parti possono fornire una firma sotto una dichiarazione simile a quella elencata nell'esempio: "Firmando questo documento, confermo di aver consegnato tutti i risultati dichiarati”. o "Firmando questo documento, riconosco di aver ricevuto tutti i risultati dello stato".
4. Modulo di accettazione del cliente
(Fonte: Scribd)
Un modulo di accettazione del cliente stabilisce la natura della relazione tra l'impresa creativa e il cliente e include tutti i dati rilevanti sul cliente di cui l'impresa creativa avrebbe bisogno per eseguire i servizi concordati.
A seconda della natura della tua attività, potresti non aver bisogno di un modulo di accettazione del cliente così dettagliato. Basta includere le informazioni di cui hai bisogno. Potresti anche combinare il modulo di accettazione del cliente con il modulo di approvazione del cliente o il modulo di approvazione del progetto per ridurre al minimo le scartoffie extra.
5. Documento di approvazione del progetto
(Fonte: StudyLib)
Questo foglio di approvazione del progetto è un esempio di un semplice modello che può essere utilizzato per ottenere l'approvazione del cliente finale del progetto completato. Questo tipo di modulo è particolarmente utile per le aziende più piccole o per i progetti più piccoli che consistono solo in uno o pochi risultati.
Utilizza questo modulo così com'è o espandilo per includere tutti i tuoi risultati da consegnare al cliente in modo che abbia una registrazione di tutto ciò che ha ricevuto finora prima di approvare il progetto finale. Inserisci tutte le informazioni di cui hai bisogno senza ingombrare il modulo con informazioni inutili o estranee. Più sei diretto con il tuo cliente, più è probabile che diventi un cliente abituale.
6. Modulo di accettazione del progetto
(Fonte: Kit Proposta)
Questo modulo di accettazione del progetto include un'area per il contratto completo tra l'azienda e il cliente. Che tu scelga di inserire o meno il contratto, la parte importante si trova nella prima metà del modulo: i dati del cliente e dell'azienda e un luogo per una firma di accettazione.
I moduli di accettazione del progetto possono essere utilizzati all'inizio del progetto per segnarne l'inizio. Oppure, può essere utilizzato dopo che un progetto è stato completato per dimostrare l'approvazione da parte del cliente dei risultati finali.
Conclusione
Utilizza i moduli di approvazione ogni volta che è necessario creare una comprensione chiara e legittima dell'inizio o della conclusione di un progetto o della consegna di prodotti e risultati finali. Se al momento non stai utilizzando un software di gestione dei progetti, puoi utilizzare un semplice modello di documento per creare un foglio di approvazione.
Se stai utilizzando un software di gestione dei progetti o stai pensando di utilizzarne uno, sappi che molte app di gestione hanno un'interfaccia cliente o un generatore di moduli come parte del pacchetto. Puoi creare moduli personalizzati e inviarli ai tuoi clienti per l'approvazione. Sia che utilizzi un generatore di moduli, un modulo integrato, compili un modello online o crei il tuo foglio di approvazione, assicurati di utilizzarne uno per ogni cliente per ottimizzare la tua relazione e rendere il tuo lavoro il più efficiente possibile.
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