Gestione delle prestazioni del progetto: massimizza i ritorni del progetto

Ogni progetto sembra cruciale, finché non lo è.

Troppo spesso, le aziende intraprendono progetti credendo che saranno utili per l'organizzazione, solo per vederli non riuscire a fornire ciò che ci si aspettava. Secondo PMI, il 9,9% di ogni dollaro viene sprecato per una cattiva gestione ed esecuzione dei progetti. Di conseguenza, le organizzazioni sprecano un'enorme quantità di risorse, inclusi tempo, denaro e personale, eseguendo attività che non producono un ritorno sull'investimento.

Il project management, un campo ben sviluppato intorno all'organizzazione e all'esecuzione dei compiti coinvolti in un progetto, è certamente la chiave per portare a termine un progetto con successo, ma deve anche essere accompagnato da un elemento di project performance management , un processo più ampio che assicuri il successo strategico .

Che cos'è la gestione delle prestazioni del progetto?

La gestione delle prestazioni del progetto è il processo di creazione, implementazione e gestione di progetti che contribuiscono alle prestazioni di un'organizzazione e alla sua strategia. Piuttosto che concentrarsi sull'esecuzione delle attività, la gestione delle prestazioni del progetto riguarda il quadro più ampio.

Si concentra su tre aree per garantire che ogni progetto produca un vantaggio aziendale:

• Collega i tuoi progetti alla tua strategia. Prendersi il tempo necessario per identificare i vantaggi specifici del progetto prima di iniziare getta le basi per tutto il resto. Molti progetti si collegheranno naturalmente alla tua strategia; altri, tuttavia, potrebbero essere i progetti preferiti dai dirigenti che non faranno avanzare l'azienda. Questi progetti dovrebbero essere evitati. È importante notare qui che inevitabilmente avrai alcuni progetti che non rientrano nell'ambito della tua strategia. Ad esempio, un progetto che si concentra sull'ottenimento dell'accreditamento di sicurezza richiesto, ma la maggior parte del tuo portafoglio di progetti dovrebbe allinearsi direttamente alla tua strategia.
• Monitorare le prestazioni dei tuoi progetti nel tempo. I progetti vengono eseguiti eseguendo una varietà di compiti, tra i dipartimenti e tutti i livelli organizzativi. È fondamentale non solo rimanere al passo con le componenti tradizionali di tempo, ambito e budget, ma anche controllare se le attività del progetto stanno effettivamente producendo i risultati desiderati. Molte organizzazioni utilizzano software di strategia per assicurarsi di fare sempre progressi verso gli obiettivi.
• Revisione dei completamenti del tuo progetto per miglioramenti. Quando un progetto è completo, è fondamentale verificare se gli obiettivi del progetto sono stati raggiunti, nonché quali attività sono andate bene e quali potrebbero essere migliorate.

La gestione delle prestazioni del progetto fa parte del più ampio processo di gestione delle prestazioni; essenzialmente, si tratta di sfruttare i tuoi progetti per eseguire la tua strategia.

In che modo la gestione delle prestazioni del progetto offre un vantaggio alla tua azienda?

Realizzare continuamente progetti che non contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi strategici non è solo uno spreco di tempo e risorse, ma mina anche la capacità dell'organizzazione di rimanere competitiva.

La maggior parte dei leader esecutivi ritiene che i propri progetti stiano andando bene, quando in realtà un progetto su tre non raggiunge i propri obiettivi. Le organizzazioni che gestiscono attivamente i progetti per allinearsi con la strategia (e eseguirli bene) significa che stanno facendo meglio di molti dei loro concorrenti nell'allocare le risorse in un modo che contribuisce direttamente al benessere dell'organizzazione. Stanno spendendo saggiamente, aumentando la redditività, risparmiando tempo e riducendo gli sprechi.

Con un processo di gestione e reporting definito, puoi monitorare e adattare lungo il percorso.

Stanno anche creando una cultura incentrata sui risultati dell'organizzazione piuttosto che sui risultati del progetto. Una notevole quantità di denaro viene spesa per questi progetti, a volte fino al 20%–30% del budget di un'organizzazione. Consentire ai progetti di deviare dalla rotta per soddisfare le esigenze dipartimentali piuttosto che gli obiettivi organizzativi diminuisce la tua capacità di raggiungere quegli obiettivi più grandi nel tempo. Senza un processo di gestione delle prestazioni del progetto in atto, i progetti a basso rendimento potrebbero diventare la norma.

Gestione delle prestazioni del progetto vs. gestione delle prestazioni organizzative (OPM)

La gestione delle prestazioni organizzative (chiamata anche gestione delle prestazioni aziendali) è il concetto di gestione della strategia dell'intera organizzazione: quali sono i suoi obiettivi? Come li misurerai? Quali azioni intraprenderete per ottenere risultati migliori?

La gestione delle prestazioni organizzative riguarda interamente il modo in cui comunichi, ti allinei ed esegui la tua strategia. Balanced Scorecard (un sistema di pianificazione e gestione strategica che tiene conto di diversi punti di vista organizzativi oltre all'aspetto finanziario), EFQM Excellence Model, MPO e Six Sigma, sono tutti framework utilizzati per aiutare a gestire le prestazioni aziendali.

La gestione delle prestazioni del progetto è un sottoinsieme della gestione delle prestazioni organizzative.

Molte organizzazioni hanno un sistema OPM che include progetti. Se disponi di un ufficio di gestione dei progetti separato, assicurati che lavori a stretto contatto con il tuo team OPM. Solo il 41% delle organizzazioni con un ufficio di gestione dei progetti a livello aziendale dichiara di essere altamente allineato alla strategia dell'organizzazione.

Gestione delle prestazioni del progetto vs. gestione delle prestazioni dei dipendenti

La gestione delle prestazioni dei dipendenti è un sottoinsieme delle risorse umane e della gestione delle risorse di progetto che mira a migliorare la produttività, la soddisfazione e la capacità operativa dei dipendenti. Quest'area si concentra sullo sviluppo delle competenze, sul colmare i divari di competenze e sulla guida delle carriere dei dipendenti, sulle promozioni, sugli aumenti e sulle normali revisioni. È correlato alla gestione delle prestazioni del progetto e alla gestione delle prestazioni organizzative, nel senso che hai bisogno di dipendenti qualificati per gestire i progetti e devi assicurarti di avere il personale giusto con le competenze giuste per la tua strategia generale.

6 fasi di gestione delle prestazioni del progetto

Anche se un progetto viene completato in tempo e rispettando gli obiettivi per quanto riguarda budget e scopo, non è sufficiente per dichiararlo un successo. La vera misura di un progetto di successo è se soddisfa tali criteri e se contribuisce effettivamente o meno a un obiettivo aziendale strategico. Per andare oltre la gestione degli elementi tecnici e mantenere i progetti in linea strategicamente, segui i sei passaggi seguenti.

1. Comprendi il business case

La maggior parte delle organizzazioni ha più progetti di quanti ne possa gestire. Troppo spesso i progetti vengono proposti non per il bene dell'organizzazione ma a beneficio di un determinato dipartimento. Ad esempio, un reparto IT potrebbe voler acquistare e implementare una soluzione software specifica perché ha funzionalità interessanti, non perché aiuterà a raggiungere un obiettivo aziendale.

Il valore di tutti i progetti dovrebbe essere messo in discussione prima di metterli in gioco. Ogni progetto ha quindi bisogno di un business case ben definito: perché lo stai facendo? In questa fase dovresti anche considerare delle alternative al progetto che stai proponendo e se la tua proposta genererà o meno il massimo valore.

Per semplificare questo passaggio, crea un modello di "piano aziendale" che puoi utilizzare in tutti i progetti, delineando gli obiettivi, i costi e i tempi di ciascun progetto (incluso il costo indiretto del tempo delle persone) e mostra come ogni progetto porterà risultati migliori nel tempo . Rivedere spesso questo documento durante la fase di esecuzione.

2. Definire gli obiettivi del progetto

Gli obiettivi forniscono una chiara direzione per i progetti, specificando esattamente cosa ti aspetti che realizzino. Sii realistico su ciò che il progetto sosterrà realmente. Alcune organizzazioni mettono in atto regole che impediscono ai progetti di collegarsi a più di due o tre obiettivi (per mantenere i progetti concentrati). Molte organizzazioni municipali richiedono ai dipartimenti di collegare i progetti agli attuali KPI dell'organizzazione per mostrare come investire in un progetto porterà risultati a lungo termine. In questo modo, tutti i progetti che vengono finanziati sono chiaramente collegati alla strategia in modo trasparente.

3. Stabilire punti dati per misurare i risultati

C'è molto scritto sui "tripli vincoli" della gestione del progetto: tempo, ambito e costi:

• Come stai entro le scadenze di ogni traguardo?
• Qual è la percentuale di completamento (in un dato momento)?
• Rientri nelle tue spese preventivate per questo punto del progetto?
• Il progetto affronterà tutti i componenti che intendevi?
• Quanto è andato avanti il ​​progetto?

Questi punti dati dovrebbero sempre far parte del tuo processo di gestione delle prestazioni e dovresti essere in grado di monitorarli con facilità. Ma ci saranno anche misure al di fuori di queste che cambieranno a seconda degli obiettivi che il tuo progetto sta cercando di migliorare. Ad esempio, la tua organizzazione potrebbe avere una visione strategica a lungo termine per diventare più sostenibile.

Un progetto correlato potrebbe essere l'implementazione di un sistema di monitoraggio dell'Internet delle cose per ridurre l'uso dell'acqua da parte dell'organizzazione. Oltre a gestire i tradizionali punti dati sopra elencati, questo particolare progetto avrebbe un punto dati sull'uso dell'acqua in modo specifico. Quanta acqua risparmierai grazie a questo progetto? Tale miglioramento dovrebbe avere un impatto diretto su un punto dati già esistente nella strategia organizzativa.

L'ambiente aziendale cambia rapidamente, motivo per cui è fondamentale monitorare continuamente i progressi verso tutti i punti dati (non solo le misure guidate dal progetto). Se, ad esempio, è entrata nel mercato una nuova tecnologia che interessa la tua organizzazione o il tuo progetto, devi essere agile e consapevole e pronto a modificare i tuoi punti dati.

4. Assegna pietre miliari, azioni e scadenze

I progetti hanno molti passaggi diversi e, sebbene un progetto possa avere un unico project manager, le attività associate al raggiungimento di diversi traguardi possono essere di proprietà di persone diverse. Sia che tu stia utilizzando un approccio agile o un approccio a cascata alla gestione dei progetti, tutti i mini-passaggi all'interno di un progetto devono essere gestiti bene.

Le scadenze all'interno di questi progetti possono avere dipendenze che causano gravi interruzioni. Ad esempio, potresti non essere in grado di aggiungere nuove funzionalità a un software senza le basi del database in atto. Oppure potresti non essere in grado di pavimentare o illuminare un tunnel di costruzione se le pareti non sono stabili e le attrezzature vengono spostate. Vale la pena preparare tutti i passaggi dei tuoi progetti e comprendere le interrelazioni e le dipendenze se esistono.

5. Organizza riunioni per verificare lo stato di avanzamento

Non dare mai per scontato che i progetti funzioneranno senza intoppi. Le riunioni regolari sono un buon forum per risolvere i problemi e controllare i progressi relativi sia ai singoli progetti che ai portafogli di progetti. Il tuo progetto potrebbe essere incappato in una sfida tecnica che impone una decisione o un cambiamento nell'ambito, nei tempi o nei costi che potrebbe influire su tutte le altre pietre miliari del progetto. Oppure, la tua organizzazione potrebbe subire tagli al budget o qualche altra incertezza aziendale che non è completamente correlata al progetto, ma potrebbe comunque causare una modifica o ritardare la sua esecuzione.

Ti consigliamo anche di creare rapporti di gestione per mostrare i progressi. I rapporti dovrebbero includere le date di inizio e fine del progetto, la percentuale di completamento, la spesa fino ad oggi e tutti i passaggi chiave e i punti di controllo (traguardi) nel progetto. A volte, il modo più semplice per mostrare queste informazioni è attraverso un diagramma di Gantt.

Gli incontri sui singoli progetti dovrebbero avvenire abbastanza frequentemente, anche giornalmente o settimanalmente a seconda del progetto. In genere, riunioni organizzative più ampie si svolgono mensilmente o trimestralmente per discutere i progetti nel contesto della strategia.

6. Fare una relazione/valutazione finale del progetto

Non importa quale sia il progetto, è importante fare un riepilogo alla fine, segnalando che sei passato dall'implementazione del progetto al "business as usual". Ad esempio, un'implementazione software potrebbe trasformarsi in un progetto senza fine se si considera che ci saranno sempre nuove versioni di software e nuove funzionalità da aggiungere. Il tuo team di progetto deve avere dei limiti chiari su quando interrompere il progetto e trasferire la gestione del software ai team di vendita e marketing.

Lo stesso vale per il passaggio da un progetto di costruzione a un progetto di manutenzione . Il Big Dig di Boston ha richiesto 13 anni e, quando è stato completato, erano già in corso lavori di manutenzione su strade, ponti e tunnel coinvolti nel progetto.

Alla fine di ogni progetto, è utile mettere insieme un riepilogo del progetto e una revisione post-azione (AAR). La RAA si compone essenzialmente di due parti:

• La parte I copre gli obiettivi del progetto e le modifiche in termini di tempo, ambito e budget. Queste informazioni dovrebbero guidare una discussione su ciò che è andato bene e potrebbe essere migliorato.
• La parte II copre le informazioni emerse dalla discussione. Quali decisioni hai preso e come influenzeranno i progetti futuri? Abbiamo bisogno di modificare il nostro modello di business plan iniziale? Ci serve un altro punto di check-in? Dovremmo cambiare il modo in cui gestiamo il nostro budget di emergenza per i progetti?

La discussione dovrebbe includere i membri del gruppo dirigente e dei dipartimenti che hanno beneficiato dell'attuazione del progetto.

Misurare il successo della gestione delle prestazioni del progetto

Dovresti misurare i risultati di ciascuno dei tuoi progetti al termine e guardare il tuo portafoglio di progetti ogni mese o trimestre. Al termine dei progetti, monitora la loro efficacia e AAR e utilizza le informazioni per migliorare i progetti futuri. Quando esamini il tuo portafoglio, dovrebbe essere per l'allineamento strategico e l'uso efficace delle risorse nel contesto della strategia più ampia. Crea una tabella per guidare la tua recensione, pensando a ogni singola fase del processo di progetto.

È prevedibile che i tuoi metodi di sistema di gestione delle prestazioni cambieranno nel tempo. Quali informazioni vogliono vedere i tuoi leader? Potrebbe essere diverso da quello che hai presentato per un progetto precedente e potrebbe essere necessario apportare modifiche per un pubblico diverso. Questo è normale e dovresti essere pronto ad adattarti.

Questo vale anche per gli strumenti che stai utilizzando (idealmente, il software) per eseguire il processo. Dovrebbe essere sufficientemente flessibile per evolversi in base alle tue esigenze, fungendo al contempo da hub per tutti i dati strategici che stai raccogliendo all'interno della tua organizzazione.

La performance del progetto come vantaggio competitivo

La competitività di un'organizzazione dipende in parte dalla sua capacità di portare a termine i progetti in modo redditizio. Il processo di gestione delle prestazioni assicura che i progetti rimangano redditizi non solo in senso tecnico, ma anche in senso strategico, in modo che ogni progetto porti al miglioramento organizzativo.

Le aziende che sviluppano un approccio completo per allineare i progetti alla loro strategia aziendale, quindi monitorarli e gestirli bene, sono in una posizione migliore per raggiungere i loro obiettivi perché possono distillare visioni strategiche di alto livello in azioni tangibili. Questo è ciò che spinge le organizzazioni ad alte prestazioni in avanti e le distingue dalla concorrenza.