Che cos'è il blocco del tempo? Una guida per principianti

Che si tratti di riunioni improvvisate, colleghi che interrompono la nostra attenzione o del flusso infinito di e-mail che ci arrivano, rimanere in pista e avere il controllo dei nostri programmi può sembrare impossibile.

Ecco perché le tecniche di gestione del tempo sono diventate sempre più popolari negli ultimi anni. Nella nostra cultura digitale "sempre attiva", la maggior parte di noi vive in uno stato di costante distrazione. Per poter lavorare come vogliamo, dobbiamo implementare una struttura reale e tangibile. E di tutti i molti sistemi di gestione del tempo di cui si parla in questo momento, il blocco del tempo potrebbe essere quello che può cambiare in modo più significativo le nostre vite in meglio.

Ma cos'è esattamente il blocco del tempo e come possiamo usarlo per lavorare in modo più intelligente?

Che cos'è il blocco del tempo?

Il blocco del tempo è un sistema di gestione del tempo che suddivide la giornata in unità finite. Implica la pianificazione della giornata in anticipo e l'assegnazione di porzioni di tempo specifiche a determinate attività, ad esempio 20 minuti per l'e-mail, 30 minuti per le riunioni, due ore per il lavoro approfondito, ecc.

Il tempo che dedichi a te dipende da te – ed Elon Musk e Bill Gates sono solo due esempi di persone che preferiscono lavorare in periodi di tempo più brevi; entrambi sono fan della micro-programmazione , il che significa tracciare la propria giornata in blocchi di cinque minuti. Data la produttività piuttosto leggendaria di entrambi i magnati, cinque minuti potrebbero non essere sufficienti per la maggior parte di noi per affrontare la nostra e-mail, ma puoi utilizzare questo sistema in un modo adatto a te, alle tue responsabilità e alle tue capacità.

Il punto di blocco del tempo è che ti consente di lavorare senza interruzioni o esitazioni e assicurarti che tutto venga effettivamente eseguito. Quante volte sei stato immerso in un compito importante, ma sei stato distratto dalla tua casella di posta in arrivo e poi hai perso tutto lo slancio e la concentrazione? È anche facile essere troppo assorbiti da un compito al punto da iniziare a trascurare altri doveri.

In definitiva, poiché non puoi diventare un eremita digitale e chiudere completamente il mondo esterno, il blocco del tempo ti consente di creare il tempo e lo spazio di cui hai bisogno per rimanere concentrato e portare a termine le cose.

Perché il time block è efficace?

Ci sono diversi motivi per cui il blocco del tempo è così efficace, ma essenzialmente si riduce al fatto che questo modo di lavorare è progettato specificamente per concentrarsi.

Se hai familiarità con il concetto di legge di Parkinson, saprai che il lavoro che dobbiamo fare si espande per adattarsi al tempo che abbiamo a disposizione. Quindi, se hai sei ore per scrivere un articolo, ci vorranno sei ore per finirlo – quando forse ti ci sarebbero volute solo quattro, o anche tre. La ragione di ciò è perché riempiamo il tempo extra con la procrastinazione, il cambio di contesto o il tentativo di multitasking, che secondo gli studi possono effettivamente danneggiare il nostro cervello e le nostre carriere, nonché la nostra produttività.

Ma diamo un'occhiata più da vicino al motivo per cui il blocco del tempo funziona così bene.

Il blocco del tempo promuove un lavoro profondo

Programmando la tua giornata in modo così dettagliato, sei in grado di concentrarti esclusivamente sull'attività in corso e, senza interruzioni continue o cambi di contesto, puoi fare molto di più. Uno dei maggiori sostenitori del time blocking è Cal Newport, autore di Deep Work e guru della produttività a tutto tondo.

Mentre potresti pensare che passare così tanto tempo a pianificare il tuo programma piuttosto che semplicemente andare al lavoro sia controproducente, Newport afferma che è vero il contrario:

“Genera un'enorme quantità di produttività. Una settimana lavorativa di 40 ore bloccata nel tempo, stimo, produce la stessa quantità di output di una settimana lavorativa di oltre 60 ore perseguita senza struttura".

Questo perché il blocco del tempo promuove il lavoro profondo più di qualsiasi altra tecnica di gestione del tempo. Quando hai una determinata quantità di tempo per lavorare su una singola attività, puoi dedicarvi tutta la tua attenzione, invece di saltare da un'attività all'altra. E quando raggiungi uno stato di flusso, scoprirai di essere in grado di fare molto di più e probabilmente ti sembrerà anche tutto molto più semplice.

Potresti non rendertene conto, ma ogni volta che interrompi la concentrazione e rivolgi la tua attenzione a qualcos'altro, soffri di qualcosa chiamato "residuo di attenzione" - quando la tua capacità di concentrazione viene lentamente diluita mentre cambi contesto durante il giorno. Gli studi dimostrano che ogni volta che ci si distrae, ci vogliono circa 25 minuti per rimettersi in carreggiata .

Il blocco del tempo non solo promuove il lavoro approfondito, ma protegge anche dal cambio di contesto e, in definitiva, ci consente di sviluppare le competenze necessarie per un lavoro approfondito di successo.

Il blocco del tempo ti aiuta a svolgere un lavoro di basso valore

Per la maggior parte di noi, il lavoro superficiale di basso valore è una parte necessaria del lavoro. Ma ha anche un modo per prendere il controllo della giornata – ed esistere in un costante stato di occupazione non è utile per la tua produttività, per non parlare del tuo benessere mentale o della tua salute fisica .

Attività come rispondere alle e-mail, partecipare a riunioni di recupero, effettuare telefonate e rispondere ai colleghi sugli strumenti di chat possono essere un ciclo infinito, ma sebbene queste attività possano essere urgenti, raramente sono utili quando si tratta di raggiungere effettivamente il proprio tempo - obiettivi a termine. E se hai mai trascorso un'intera giornata in un lavoro superficiale, probabilmente saprai che può farti sentire esausto e stressato... ma anche come se non avessi ottenuto nulla di valore.

Poiché è così difficile raggiungere il leggendario stato di posta in arrivo zero o essere aggiornato al 100% con tutte le risposte dei colleghi e gli stati delle attività, non dovresti perdere tempo prezioso nel tentativo di farlo. Invece, dovresti mettere da parte un blocco di tempo per arare il tuo lavoro superficiale e, quando quel tempo scade, ti fermi semplicemente, anche se non hai finito tutto.

Inoltre, programmando insieme tutto il tuo lavoro superficiale, puoi entrare nello spazio di testa giusto per questo tipo di lavoro e affrontarlo in modo più efficiente. Quindi puoi sederti e rilassarti, sapendo di aver protetto buona parte della tua giornata per lavorare sulle cose che contano davvero.

Il blocco del tempo ti aiuta a usare il tempo in modo più intenzionale

Un altro potente vantaggio del blocco del tempo è che ti dà un'idea di dove sta davvero andando il tuo tempo. La maggior parte di noi non è brava a gestire il tempo. Tendiamo anche a sottovalutare grossolanamente quanto tempo sprechiamo controllando i social media, leggendo e-mail o semplicemente distraendoci dalla vita quotidiana.

Abbiamo anche l'abitudine di sottovalutare quanto tempo impiegheranno i compiti, non importa quante volte abbiamo lottato per rispettare le stesse scadenze in passato! Questo fenomeno è chiamato errore di pianificazione e può causare seri problemi.

Ma quando usi il blocco del tempo, sei costretto a diventare più consapevole di dove sta davvero andando il tuo tempo, il che ti consente di diventare più intenzionale sui modi in cui vuoi usarlo. Non vuoi passare due ore in un ciclo di e-mail avanti e indietro? Pianifica solo 10 minuti per questo. Vuoi trovare lo spazio per lavorare sulle cose che in realtà significano qualcosa per te? Ritaglia lo spazio nel tuo calendario, quindi assicurati di proteggerlo in modo aggressivo.

Il blocco del tempo ti aiuta a raggiungere i tuoi obiettivi

Il blocco del tempo non funziona solo a breve termine, aiutandoti a lavorare nel modo in cui desideri ogni giorno; ti consente anche di raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine. Non importa quanto tu sia entusiasta di scrivere elenchi di cose da fare e cancellare le attività, la ricerca mostra che il 41% delle cose da fare non viene mai completato.

Nonostante le nostre migliori intenzioni, gli studi dimostrano che avere una struttura reale e piani solidi ha un potente effetto sulla probabilità che tu agisca effettivamente in base a queste intenzioni. Quando si tratta di portare a termine le cose e raggiungere i propri obiettivi, il solo desiderio di farlo non è sufficiente; hai bisogno di piani concreti per spingerti avanti e assicurarti di fare tutto ciò di cui hai bisogno.

Ed è esattamente ciò che fa il blocco del tempo.

Come avviare il tempo bloccando la tua pianificazione

Quindi, una volta che sai che vuoi provare a bloccare il tempo, qual è il modo migliore per farlo? Ecco i tre passaggi più importanti per iniziare.

1. Delineare le priorità quotidiane e i risultati

Per prima cosa, cerca di identificare le tue priorità più importanti. Pensa al motivo per cui vuoi usare il blocco del tempo. È per proteggere la tua concentrazione e smettere di procrastinare? È per raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine? O è semplicemente per svolgere più lavoro più velocemente, in modo da poter godere di più tempi di inattività?

Conoscere il motivo preciso per cui stai utilizzando il blocco del tempo ti aiuterà a capire come bloccare al meglio la tua giornata. Ad esempio, se vuoi finalmente raggiungere un compito importante su cui stai lavorando da un po', puoi costruire i tuoi blocchi attorno alla creazione di spazio per farlo; se ti ritrovi appesantito da un lavoro superficiale, puoi raggruppare queste attività insieme e pianificare un periodo limitato per lavorare il più possibile.

2. Determinare compiti urgenti e meno urgenti

Una volta che sai quali sono le tue priorità, devi pensare a quali attività dare la priorità. Mentre uno dei motivi principali per cui le persone usano il blocco del tempo è quello di creare e proteggere lo spazio per il lavoro profondo, è anche importante assicurarsi di avere abbastanza spazio nella giornata per affrontare il lavoro superficiale.

Ma il bello del blocco del tempo è che puoi creare un programma adatto al modo in cui ti piace lavorare. Quindi, se ti occorre circa un'ora per svegliarti completamente al mattino, o raggiungere un punto in cui senti che i tuoi succhi creativi stanno fluendo, puoi pianificare di lavorare su attività facili e poco profonde per la prima ora, quindi pianificare il tuo lavoro impegnativo per quando ti senti più produttivo.

Potresti anche trovare utile iniziare e terminare la giornata con compiti più delicati che ti consentano di prepararti e poi rilassarti per la giornata. Controllare e rispondere alle e-mail come prima cosa al mattino e poi di nuovo prima che il tempo scada può essere un buon modo per sentirsi coinvolti e avere il controllo fintanto che non devii dal tuo piano e controlli anche la tua casella di posta durante il giorno .

3. Includere i tempi di inattività, le pause pranzo e il tempo libero

Per ottenere il massimo dal blocco del tempo, è importante programmare anche il tempo per le pause e il tempo libero. Siamo esseri umani, non macchine, e abbiamo bisogno di fare delle pause per funzionare al meglio, ma se non le programmiamo è facile rimanere coinvolti nel lavoro. Crea spazio per prenderti del tempo bloccando parti della tua giornata, quindi proteggi quello spazio, anche se ritieni di essere troppo occupato per fermarti.

Potresti anche voler aggiungere 30 minuti liberi ogni giorno solo per affrontare eventuali attività ad hoc che si presentano inaspettatamente; in questo modo puoi assicurarti di non rimanere indietro.

Sottotipi di blocco del tempo

Il bello del blocco del tempo è che puoi adattarlo facilmente al modo in cui ti piace lavorare, al tipo di attività che devi svolgere e al tipo di programma che desideri. Ma oltre alla versione "classica" del time block, ci sono anche altre varianti che potrebbero essere più adatte a te. Questi sottotipi sono il batch delle attività, il tema del giorno e il time boxing.

Raggruppamento di attività

Se tendi ad avere un sacco di lavoro superficiale da portare a termine, potresti trovare utile raggrupparli tutti insieme. Questo metodo è chiamato task batching ed è progettato per ridurre il cambio di contesto e aiutarti a rimanere in pista.

Ad esempio, se hai molte e-mail da passare, invece di entrare e uscire dalla tua casella di posta tutto il giorno, puoi pianificare di rispondere a tutte le tue e-mail per 20 minuti alle 10:00 e alle 15:00 Questo ti aiuta ad avere la ragione mentalità per questo tipo di lavoro e raggruppando tutte queste attività insieme puoi lavorare in modo molto più efficiente.

Sebbene il batch delle attività venga solitamente applicato a attività più piccole, puoi usarlo come preferisci. Se trovi utile raggruppare insieme attività più impegnative o creative e lavorarci sopra quando ti senti più produttivo, anche questo funziona.

Tema del giorno

Il tema del giorno è quando dedichi determinati giorni a responsabilità diverse. Questo metodo di gestione del tempo può funzionare molto bene quando hai molte responsabilità diverse; è notoriamente utilizzato da Elon Musk, che lavora a SpaceX il lunedì e il martedì, a Tesla il mercoledì e il giovedì, e poi di nuovo a SpaceX il venerdì.

Se hai molti compiti e responsabilità che attirano la tua attenzione, potresti scoprire che devi dedicare più tempo a ciascun argomento, quindi invece di dedicare due ore al giorno per un'attività, dedichi un'intera giornata, ad es. per il marketing, il martedì è per la creazione di contenuti, il mercoledì per lo sviluppo del prodotto e così via.

Ancora una volta, questo può aiutare a evitare il cambio di contesto e assicurarti di rimanere concentrato e in sintonia con il tipo di lavoro che stai facendo.

Pugilato a tempo

Il time blocking e il time boxing potrebbero suonare simili – e lo sono – ma c'è una differenza fondamentale. Sebbene il blocco del tempo richieda di impostare un limite per quanto tempo dedichi a un'attività in quel giorno (ad es. lavorerai su un'attività dalle 11:00 alle 13:00), il time boxing implica l'impostazione di un limite per quanto tempo dovrai spendere per completare un compito.

Quindi, quando fai il time boxing, invece di concederti due ore per lavorare su un piano di contenuti, mirerai a finire il tuo piano entro quelle due ore. Il time boxing a volte può funzionare meglio del time blocking, perché avere un tempo limitato per completare un'attività può farti lavorare più velocemente e aiutarti a metterti alla prova.

Strumenti per aiutare con il blocco del tempo

Potresti provare i diversi tipi di blocco del tempo e vedere quale funziona meglio per te. Qualunque sia il tipo di blocco del tempo che pensi di voler provare, la buona notizia è che ci sono un sacco di strumenti che semplificano l'intero processo. Inoltre, questi strumenti possono anche aiutarti a mostrarti se la tua tecnica di blocco del tempo sta effettivamente funzionando o meno.

App del calendario

Quasi tutte le app di calendario funzionano bene per il blocco del tempo e, se condividi i calendari con i tuoi colleghi, possono essere più facili per rimanere aggiornati su ciò su cui stanno lavorando tutti gli altri. Quando utilizzi un'app di calendario, puoi bloccare parti di tempo direttamente sulla tua app, il che significa che sarai al sicuro sapendo che il tuo calendario e le tue attività si trovano nello stesso posto.

Inoltre, gli strumenti e le app del calendario di solito sono dotati di funzioni di scadenza e promemoria, che possono aiutarti a lasciarti abbastanza tempo per lavorare su tutto.

Strumenti di pianificazione del progetto

Esistono dozzine di strumenti di pianificazione dei progetti che possono essere utilizzati per bloccare il tempo, ma in genere funzionano suddividendo i progetti in singole attività a cui allocare il tempo. Questi tipi di strumenti spesso si integrano con altri strumenti di pianificazione del progetto, quindi una volta creata un'attività può connettersi automaticamente al tuo calendario. Questo può aiutarti a stare tranquillo sapendo che nulla sfugge alla rete.

Strumenti di gestione delle attività

Con gli strumenti di gestione delle attività, puoi assegnare attività, impostare date di scadenza e avere una visione chiara di quanto tempo viene dedicato a ciascun progetto e attività. Gli strumenti di definizione delle priorità delle attività possono aiutarti a capire meglio su cosa devi lavorare ogni giorno e semplificare il monitoraggio delle attività imminenti, oltre a stabilire la priorità di quelle giuste. Ad esempio, la gestione delle attività per i commercianti di forex aiuta nella gestione di processi essenziali come la contabilità, la conduzione di ricerche di mercato e il ribilanciamento. Ciascuno di questi compiti richiede tempo e attenzione significativi affinché un trader abbia successo. Pertanto, il blocco del tempo tramite uno strumento di gestione delle attività può mantenere un trader al top del suo gioco.

Timer/orologi

Timer e orologi possono essere buoni modi per aiutare a proteggere la tua concentrazione e rimanere sul compito. Vedere il tempo che scorre spesso può motivare le persone a lavorare in modo più rapido ed efficiente, quindi se sei una persona a cui piace davvero correre contro il tempo, questi strumenti possono fare la differenza.

Strumenti di monitoraggio del tempo

Tenere traccia di tutto ciò che fai, in particolare quando utilizzi un localizzatore automatico che non richiede alcuno sforzo, ti aiuta a vedere quando e dove tendi a distrarti, così puoi quindi provare ad affrontare il problema. Ti aiuta anche a identificare eventuali perdite di tempo e capire quando sei più produttivo, il che ti consente di programmare il tuo lavoro più impegnativo per questi periodi.

In generale, gli strumenti di monitoraggio del tempo ti aiutano ad allocare il tuo tempo in modo più intelligente. Una volta che hai le informazioni necessarie per sapere esattamente quanto tempo devi dedicare alla posta elettronica ogni giorno, puoi assicurarti di non dedicare troppo tempo a queste attività e concentrarti su lavori più importanti.

Conclusione

In questi giorni può sembrare che ci siano troppe tecniche e sistemi di gestione del tempo che promettono di cambiare le nostre vite, per non parlare degli strumenti e delle app per la produttività. Ma il blocco del tempo è così popolare per un motivo: perché funziona e perché è un modo semplice per aggiungere struttura e concentrazione alla tua giornata.

Il blocco del tempo non solo può aiutarti a svolgere un lavoro profondo in modo più produttivo, ma può anche aiutarti ad arare il lavoro poco profondo in modo molto più efficiente. Inoltre, ti aiuta a usare il tuo tempo in modo più intenzionale e, in definitiva, ti rende più facile raggiungere i tuoi obiettivi a lungo termine.

La cosa fantastica del blocco del tempo è che è un sistema che può funzionare per tutti e, a seconda delle tue responsabilità e del modo in cui ti piace lavorare, ci sono diversi modi per applicarlo. Quando si tratta di tecniche di blocco del tempo, una dimensione non va bene per tutti e, sebbene il classico sistema di blocco del tempo possa essere l'ideale per alcune persone, potresti scoprire che uno dei sottotipi, come il raggruppamento di attività, il tema del giorno o il time boxing funziona meglio per te.

Come con qualsiasi nuova tecnica, prova le cose, permetti a te stesso di inciampare e apporta modifiche e aggiustamenti mentre procedi. Piuttosto che essere schiavo del tuo calendario o sentirti come se stessi continuamente lavorando contro il tempo, il blocco del tempo potrebbe essere ciò di cui hai bisogno per rimanere in pista e sentirti veramente in controllo del tuo programma.