Gestione dei documenti dei dipendenti: organizzazione dei registri aziendali

Il dipartimento delle risorse umane è spesso sede di documenti complessi che contengono informazioni sensibili.

Questi file possono essere disorganizzati all'interno di uno schedario pieno fino all'orlo di record dei dipendenti. Oppure possono essere conservati in modo sicuro, protetto e ben organizzato, grazie a un sistema di gestione dei documenti dei dipendenti.

Efficace gestione dei documenti dei dipendenti attraverso   Software per l'erogazione di servizi HR   semplifica la ricerca, l'archiviazione e la gestione di tutti i dati dei dipendenti. In questo modo, se hai bisogno di accedere a un file o al record di un dipendente, puoi trovarlo velocemente senza passare al setaccio una quantità infinita di scartoffie.

Come impostare la gestione dei documenti dei dipendenti

Creare una strategia di gestione dei documenti dei dipendenti è facile una volta che conosci i passaggi necessari. Ecco come iniziare.

1. Determinare i documenti necessari

Innanzitutto, identifica i file e i record raccolti dalla tua azienda. I documenti sono generalmente correlati alle funzioni HR gestite dal dipartimento.

2. Definire le restrizioni di accesso

Alcuni documenti delle risorse umane sono riservati o richiedono un accesso limitato a dipendenti specifici. Mentre organizzi i file, ti consigliamo di definire le esigenze di accesso.

Per controllare l'accesso ai record, considera se tutti i dipendenti, i manager o solo il dipartimento delle risorse umane devono accedere ai documenti. Puoi anche determinare le autorizzazioni in base a quando e con quale frequenza è probabile che queste persone abbiano bisogno di quei file. Inoltre, considera come desideri che queste persone ottengano l'accesso a questi documenti specifici.

3. Identificare la scadenza delle informazioni

Come professionista delle risorse umane impegnato, sarebbe utile creare un documento una sola volta e finire con esso.

Di solito non è così, poiché a volte i dati all'interno di questi file hanno date di scadenza. Inoltre, a volte spetta al team delle risorse umane conservare i documenti per un determinato periodo di tempo prima che diventino nulli. Durante la configurazione della gestione dei documenti dei dipendenti, considera di esaminare quali file hanno date di scadenza e imposta promemoria per quando scadono. La gestione dei casi può anche aiutare a determinare l'inizio e la fine di un problema specifico.

4. Determinare i livelli di sicurezza

Se snellisci il processo di gestione dei documenti, scoprirai che alcuni record richiedono maggiore sicurezza e protezione rispetto ad altri. Ad esempio, alcune informazioni in questi file potrebbero essere protette dalla legge, come le informazioni mediche e sulla disabilità che devono essere mantenute separate dalle cartelle dei file dei dipendenti.

Inoltre, se un documento è scaduto o non deve più essere conservato dall'organizzazione, come può essere scartato? Alcuni file, come i documenti di formazione scaduti, possono essere semplicemente gettati via. Quelli che contengono informazioni personali su un dipendente passato o attuale dovrebbero essere distrutti.

5. Creare un piano per l'archiviazione e l'archiviazione dei file

Dopo aver compreso meglio la sicurezza di cui hanno bisogno i tuoi file, puoi procedere con la gestione dei file. Ti consigliamo di determinare quali file rimarranno come copie cartacee (come quelli che alla fine dovrai distruggere) e quali possono essere archiviati digitalmente. Se puoi andare completamente senza carta, questa potrebbe essere l'opzione più semplice.

Puoi quindi decidere come raggruppare i file. Ad esempio, i dipendenti possono avere accesso a una libreria di risorse con informazioni chiave su assicurazioni o tasse, mentre i manager e i responsabili del team possono accedere ai record dei dipendenti.

6. Utilizzare il software

Quando la tua organizzazione ha bisogno di tempo per trovare il giusto software per la fornitura di servizi HR, è facile utilizzare questo strumento per semplificare la gestione dei documenti dei dipendenti. Tutti i file di cui hai bisogno saranno in un unico posto, semplificando l'impostazione di parametri, restrizioni e impostazioni di sicurezza per i record che ne hanno più bisogno.

Vantaggi di un sistema di gestione dei documenti dei dipendenti

Indipendentemente dall'organizzazione o dal settore, l'implementazione di un sistema di gestione dei documenti dei dipendenti all'interno del team delle risorse umane offre numerosi vantaggi.

Rimani conforme

Uno dei principali vantaggi di un sistema di gestione dei documenti per i file delle risorse umane è che consente a un'organizzazione di rimanere sicura e conforme. Questi sistemi consentono ai team delle risorse umane di vedere facilmente quali documenti sono in archivio, mancanti, non aggiornati o conformi. Avere un sistema completo di archiviazione dei documenti aiuta a garantire che la tua organizzazione soddisfi tutti i requisiti pertinenti.

Protezione legale

Quando si tratta delle tue esigenze aziendali complessive, vuoi sempre rimanere entro i vincoli della legge. Con numerose leggi federali che richiedono ai datori di lavoro di archiviare determinati record dei dipendenti, l'utilizzo di software con la gestione dei documenti dei dipendenti è un must assoluto. Oltre a questi requisiti federali, devi essere in grado di accedere prontamente ai documenti dei dipendenti per rispondere a determinate azioni legali, audit e richieste di informazioni normative e reclami dei dipendenti.

Ad esempio, se un dipendente presenta un reclamo per discriminazione contro la tua organizzazione, è probabile che le risorse umane debbano fare riferimento a valutazioni delle prestazioni passate, dati sulla retribuzione e registrazioni delle presenze. Se il reclamo si trasforma in un'indagine legale e coinvolge la Commissione per le pari opportunità di lavoro (EEOC), il team delle risorse umane può utilizzare questi record per proteggere l'organizzazione da una causa.

Mantieni la sicurezza e la privacy

Alcuni record dei dipendenti devono essere archiviati in modo sicuro, mentre altri hanno periodi di conservazione specifici, quindi è meglio conservarli tutti in un unico posto. I datori di lavoro sono legalmente tenuti a proteggere i dati sensibili dei dipendenti, come file relativi a informazioni mediche, dettagli su disabilità, numeri di previdenza sociale e altre informazioni personali.

Avere un sistema di gestione dei documenti dei dipendenti in atto avrà protocolli di sicurezza che soddisfano questi requisiti legali.

Aumenta la produttività delle risorse umane
I dipartimenti delle risorse umane sono più produttivi quando possono cercare facilmente i documenti e migliorare la coerenza dei file dei dipendenti. Saranno in grado di dedicare meno tempo a cercare negli schedari o in scatole piene di documenti disorganizzati e dedicare più tempo al loro ruolo quotidiano, come gestire   rapporti con i dipendenti.

Ad esempio, immagina il tempo e lo sforzo necessari per gestire le attività dei dipendenti come i trasferimenti interni o le ricollocazioni. Garantire che tutti i loro file siano in un unico posto può aiutare a rendere la gestione degli spostamenti un processo ancora più semplice.

Migliora il flusso di lavoro

L'automazione del processo di trasformazione dei file cartacei in documenti elettronici migliora il flusso di lavoro del dipartimento delle risorse umane, così come di altri manager e dirigenti della C-suite. Non importa quando è necessario un record importante del dipendente o quando devono essere apportate modifiche   amministrazione dei benefici   politiche, ciò può essere fatto in modo rapido ed efficiente.

Oltre a migliorare il flusso di lavoro del team delle risorse umane e degli altri manager, avere questi file organizzati e archiviati in modo sicuro all'interno di un sistema di gestione dei documenti basato su cloud consente ai dipendenti di accedere facilmente ai documenti di cui hanno bisogno, senza dover chiedere assistenza al team delle risorse umane .

Sfide di un sistema di gestione dei documenti dei dipendenti

D'altra parte, l'implementazione di un sistema di gestione dei documenti dei dipendenti presenta alcune sfide. Una delle sfide principali è il processo di formazione che va di pari passo con l'utilizzo di un nuovo processo per la prima volta. Oltre a investire in questo nuovo software, dovrai anche investire tempo e fatica nella formazione del tuo personale su come utilizzarlo in modo conforme e sicuro.

A seconda dello strumento scelto dalla tua azienda, può anche volerci del tempo per passare da file cartacei a file senza carta. Ci vorrà un po' di tempo per abituarsi e dovrà essere completamente potenziato prima di poter godere dei vantaggi.

Verso un ambiente di lavoro digitale

Smetti di passare ore a cercare file importanti dei dipendenti e sfrutta la gestione dei documenti dei dipendenti. Ti ritroverai a chiedere "dove ho messo quel pezzo di carta?" molto meno e invece hai più tempo per concentrarti sull'assicurare che i processi giusti siano in atto per il successo.

Una volta che hai tutti i file importanti all'interno del tuo sistema di gestione dei documenti dei dipendenti, scopri in che altro modo puoi migliorare la conformità delle risorse umane della tua organizzazione.