Un nuovo modo di pensare alla gestione delle spese di viaggio

Le piattaforme di gestione delle spese e le piattaforme di prenotazione viaggi, o strumenti di prenotazione online (OBT), sono due diverse applicazioni create per scopi diversi.

La prenotazione del viaggio si concentra sulla ricerca delle soluzioni di viaggio ottimali ai migliori prezzi. Proprio come la prenotazione di un viaggio online per le vacanze personali, i viaggiatori d'affari sono sempre più in grado di utilizzare la piattaforma di viaggio scelta dalle loro aziende per confrontare i voli, scegliere l'hotel giusto nel luogo in cui devono essere e organizzare servizi o servizi di autonoleggio.

La gestione delle spese si concentra sul monitoraggio di tutti i modi in cui i dipendenti spendono denaro, solo uno dei quali, e di solito una delle spese più grandi per un'azienda, è il viaggio. Queste spese potrebbero includere biglietto aereo, camere d'albergo, noleggio auto o trasporto via terra, ma anche pasti, abbonamenti per conferenze, sessioni di formazione continua o intrattenimento. Forse i tuoi viaggiatori hanno bisogno di forniture per una presentazione di vendita, o c'è un incidente inaspettato durante il viaggio che l'azienda coprirà.

Le piattaforme di viaggio e la gestione delle spese sono entrambe importanti per qualsiasi azienda che invia i suoi dipendenti in tutto il paese o nel mondo a partecipare a funzioni aziendali per suo conto. Quando i gestori dei programmi di viaggio dispongono di dati accurati per tutte le spese, non solo per i viaggi, sono in grado di far risparmiare denaro all'azienda, operare in modo molto più efficiente e fornire ai viaggiatori un maggiore dovere di diligenza.

La gestione delle spese può rivelarsi difficile per molte aziende, ma ci sono best practice che possono aiutare. In questo articolo esamineremo come mantenere i viaggiatori in regola con la politica, standardizzare il processo di approvazione, utilizzare l'automazione per aumentare la produttività del gestore del programma di viaggio e trovare la giusta piattaforma combinata sia per la prenotazione del viaggio che per la gestione delle spese.

Gestisci la politica di spesa per gestire i viaggiatori

Le politiche di gestione delle spese sono fondamentali. Forniscono una tabella di marcia per consentire ai viaggiatori di capire cosa è e non è consentito addebitare all'azienda. Una solida politica di gestione delle spese di viaggio dovrebbe occuparsi di tutto ciò che ti aspetti di frequente da un viaggio, come il biglietto aereo, il trasporto via terra, le camere d'albergo e i pasti, ad esempio. La maggior parte delle aziende ha queste linee guida di base delineate abbastanza bene.

Ma hai considerato le spese non di routine che potresti aver visto dai viaggiatori del passato? L'azienda tiene un registro di tali spese? Sono stati implementati sistemi di gestione dell'itinerario? Potresti voler scoprire cosa hanno incluso le esperienze dei viaggiatori in passato. Potrebbero esserci modelli che meritano di essere affrontati, ad esempio quando i viaggiatori si recano in luoghi specifici del mondo o partecipano a determinate conferenze.

La tua polizza tiene conto dei servizi di telefonia mobile o dell'accesso a Internet? Come affrontate le spese mediche o le emergenze sulla strada? Una politica forte include e comunica questi dettagli così come quegli altri articoli "standard".

Oltre a ciò che l'azienda rimborserà, è altrettanto importante avere delle linee guida chiare su ciò che non è consentito. Mantenere la tua politica aggiornata, per far fronte alle mutevoli esigenze tecnologiche, alle linee guida sulla salute e alla sicurezza e ad altre spese consentite aiuta a ridurre i costi imprevisti per l'azienda e aiuta i viaggiatori a sentirsi più sicuri dei loro viaggi quando inviano le note spese.

E infine, tieni presente che potrebbero esserci alcune eccezioni alle tue regole. Se, ad esempio, il gruppo che hai inviato a una conferenza ha un vantaggio per creare più affari ma richiede un cambio di programma per soddisfare i potenziali clienti, ciò sarebbe consentito? Sembrerebbe logico non sprecare quell'opportunità mentre le persone giuste sono già in quella posizione.

Per mantenere la politica il più efficiente e chiara possibile, determinare quale dovrebbe essere la procedura per le eccezioni prima di doverla utilizzare. In questo modo, se è necessario prendere una decisione rapida, ad esempio, per rispondere subito a quei venditori, sarai pronto ad aiutarli. Ed è più probabile che tu venga visto come una risorsa collaborativa che come un ostacolo. Se le politiche e i ritardi impediscono al tuo team di vendita di realizzare più vendite con successo, è improbabile che i tuoi viaggiatori mantengano la conformità.

Standardizza il tuo processo di approvazione delle spese

Le spese possono sembrare un bersaglio mobile. Chiunque abbia partecipato a una conferenza d'affari probabilmente sa che più tardi ti iscrivi, più il prezzo aumenta. Al contrario, se ti registri in anticipo, potresti beneficiare di un prezzo di "registrazione anticipata", che può essere fino a qualche centinaio di dollari in meno rispetto al prezzo normale. E abbiamo tutti sperimentato differenze di prezzo tra la prima volta che abbiamo esplorato la tariffa dell'aereo per le vacanze e quando l'abbiamo effettivamente prenotato. È chiaro che il tempismo può giocare un ruolo importante in quanto paghiamo per i servizi.

Ciò significa che se il tuo programma non dispone di un processo efficiente e ripetibile, le tue spese potrebbero cambiare per nessun motivo diverso dai ritardi nelle approvazioni. Anche conseguenze negative impreviste possono verificarsi per diversi motivi. I ritardi nel rimborso dei tuoi viaggiatori potrebbero far perdere la tua contabilità, rendendo imprecisa la rendicontazione finanziaria legalmente richiesta. E per le aziende che hanno dipendenti in attesa di essere rimborsati, potresti ritrovarti con alcuni viaggiatori infelici e potenzialmente riluttanti a causa di quei ritardi.

Che dire delle aziende che richiedono più approvazioni nel processo di approvazione delle spese? Può sembrare ridondante e inefficiente, ma, soprattutto per le organizzazioni più grandi, può essere necessario. Ad esempio, potresti avere un dipartimento il cui manager deve approvare dove stanno andando i membri del team e perché in modo che possa gestire il budget del dipartimento. Solo dopo che è stato finalizzato è opportuno che il travel manager approvi, poiché i budget delle singole unità si sommano al totale aziendale.

Sia che sia necessaria una sola approvazione o che siano necessarie più approvazioni, un processo di approvazione ben definito e standardizzato aiuta l'intera organizzazione a gestire i propri budget e rendere operativo il proprio programma di viaggi e spese. In passato, i programmi di gestione delle spese e delle trasferte erano processi manuali e dispendiosi in termini di tempo.

Oggi sono disponibili soluzioni migliori e moderne in grado di rimuovere attività noiose e ripetitive come inserire manualmente le singole ricevute, calcolare i rimborsi e rintracciare i viaggiatori per le ricevute cartacee mancanti. E c'è un ulteriore vantaggio nel sapere che, quando c'è un programma standard in atto, tutte le spese che sono al di fuori della politica vengono segnalate più facilmente per un'ulteriore revisione. Invece di dover rivedere manualmente ogni spesa, lo sforzo più dispendioso in termini di tempo è riservato alle eccezioni.

Aumenta l'efficienza della gestione delle spese con l'automazione

I moderni OBT combinano la potenza dell'automazione con la comodità per i viaggiatori e il controllo per i gestori dei programmi di viaggio, che sono in ultima analisi responsabili di cose come la conformità dei viaggiatori, la salute e la sicurezza dei viaggiatori e molti altri compiti. Queste piattaforme di prenotazione online sono altamente personalizzabili, quindi possono limitare le scelte dei viaggiatori in viaggio per fornire solo le opzioni che rientrano nelle politiche aziendali. Quando i dipendenti prenotano un viaggio tramite il loro OBT, tutto è automaticamente conforme: un enorme risparmio di tempo per i travel manager di tutto il mondo.

Per i viaggiatori, non solo la prenotazione dei viaggi necessari è più efficiente, ma anche la creazione di note spese diventa notevolmente più semplice. Le soluzioni automatizzate per le spese consentono ai viaggiatori di scansionare le ricevute cartacee nella piattaforma da un dispositivo mobile e, da lì, direttamente in una nota spese.

Le note spese possono essere compilate anche parzialmente prima che il dipendente si rechi in aeroporto. I report creati nella piattaforma sono disponibili per la revisione e l'approvazione immediata da parte dei travel manager, di solito con pochi clic. L'intero processo può ora essere ridotto a pochi minuti, consentendo sia al viaggiatore che al travel manager di tornare a lavorare con un valore più alto.

Lo stesso vale per i dipendenti durante i loro viaggi. Mentre raccolgono ricevute per pasti, intrattenimento e altre spese necessarie, possono semplicemente utilizzare la fotocamera del proprio dispositivo per acquisire una versione digitale delle ricevute che vanno direttamente nella nota spese o nel portafoglio elettronico. Quando sono a casa, il viaggiatore può inviare immediatamente la nota spese per l'approvazione.

In questo modo, il viaggiatore può tornare in ufficio senza ritardi nel trovare e registrare manualmente ogni ricevuta o, peggio, occupandosi di ricevute smarrite. I travel manager possono aggiungere una maggiore produttività, una riduzione dello stress dei viaggiatori e dipendenti più felici alle ragioni del miglioramento del ROI dei loro programmi di gestione dei viaggi.

Utilizzare una piattaforma di gestione delle spese di viaggio

Negli ultimi anni, abbiamo assistito a una maggiore enfasi sull'integrazione delle funzioni di viaggio e spesa. Questo ha senso: è importante avere quella connessione senza attriti tra le due applicazioni, in cui una nota spese viene compilata automaticamente quando un viaggiatore prenota un viaggio. Per i viaggiatori, ciò significa che risparmiano tempo completando una parte della nota spese prima ancora di partire per il viaggio. E la connessione senza interruzioni significa che non c'è bisogno di un altro nome utente e password. Queste cose fanno risparmiare tempo in modo che il viaggiatore possa concentrarsi su attività più importanti.

Semplificare l'utilizzo della piattaforma da parte dei viaggiatori è un fattore importante per i tassi di adozione della piattaforma, ovvero il numero di viaggiatori dell'azienda che utilizzano la piattaforma di viaggi e spese per prenotare tutti i loro viaggi e registrare tutte le spese correlate. È importante per un'azienda selezionare soluzioni di viaggio e spese il più intuitive possibile da utilizzare. La maggior parte delle persone è ormai abituata a prenotare online i viaggi per la propria vita personale.

Le piattaforme di consumo online sono abbastanza semplici e non richiedono davvero formazione per svolgere le attività. I viaggiatori d'affari ora si aspettano lo stesso tipo di facilità e scelte per i loro viaggi di lavoro. I viaggiatori che hanno il controllo della propria esperienza, che possono utilizzare i propri dispositivi mobili durante i loro viaggi e che hanno la possibilità attraverso la piattaforma di apportare facilmente le modifiche necessarie, ad esempio, hanno molte più probabilità di adottare la piattaforma e, quindi, di rimanere nel rispetto delle linee guida aziendali.

Raggruppa viaggi e spese in un'unica piattaforma

Per le aziende, l'integrazione significa una migliore accuratezza dei dati sia sull'importo addebitato che su chi addebita l'azienda. E con l'integrazione arrivano dati migliorati, combinando viaggi e spese. Con più dati su viaggi e spese, un'azienda può monitorare in modo più efficiente i viaggiatori per la loro sicurezza, monitorare l'aderenza alle politiche ed eseguire analisi per valutare i propri programmi. Tuttavia, l'integrazione è utile solo se puoi raggruppare le migliori applicazioni per te.

L'integrazione è preziosa, ma solo quando i prodotti di viaggio e di spesa sono buoni prodotti. Il problema è che è difficile fare bene sia i viaggi che le spese; sono due diverse applicazioni con due diverse missioni. Il viaggio si concentra sulla ricerca della soluzione di viaggio ottimale, facendo risparmiare tempo ai viaggiatori e sul denaro dell'azienda, mentre le spese si concentrano sul monitoraggio di tutti i modi in cui i dipendenti spendono denaro, viaggiare è solo un modo in cui lo fanno. I migliori fornitori di applicazioni di spesa si concentrano sui loro prodotti di spesa principali.

Piuttosto che pensare in termini di integrazione, ti consigliamo di pensare in termini di "raggruppamento". Ogni azienda ha esigenze uniche e dovrebbe scegliere la migliore piattaforma di gestione delle spese per soddisfarle. Quindi, abbinalo a un prodotto di viaggio che è, molto probabilmente, già integrato con la tua piattaforma di spesa preferita. L'aggiunta di un prodotto di viaggio di qualità non dovrebbe richiedere tempo ai team IT, di gestione o delle risorse umane.

Solo perché hai implementato una piattaforma integrata di gestione dei viaggi e delle spese non significa che puoi dimenticare ciò che abbiamo discusso in precedenza sul processo. In effetti, la politica di viaggio aziendale deve essere definita ancora più chiaramente.

La revisione regolare delle politiche di viaggio aiuta ad affrontare le tendenze e i cambiamenti nel tuo settore, o anche le circostanze geopolitiche, in modo da essere sicuro che le tue politiche siano efficaci e non inaspettate o irragionevoli per i viaggiatori, indipendentemente dal panorama aziendale in cui si trova la tua azienda. È inoltre consigliabile ottenere uno sponsor esecutivo o l'adesione di un dirigente, soprattutto quando si definiscono i confini del programma e un processo per la gestione delle eccezioni.

Risparmia denaro utilizzando una piattaforma di gestione delle spese di viaggio

Dopo aver svolto il duro lavoro di definizione delle politiche aziendali in anticipo, una piattaforma di viaggi e spese integrata, automatizzata, online e mobile può far risparmiare grandi quantità di tempo e aumentare la produttività per tutti durante il resto dell'anno, il che può rendere il processo un utile investimento di tempo e risorse.

Può anche aiutare a far risparmiare un sacco di soldi alla tua azienda. Se la tua soluzione di prenotazione online offre integrazioni GDS, avrai la certezza di ottenere i prezzi migliori insieme a un'ampia scelta per i tuoi viaggiatori. I dati forniti dalla piattaforma possono anche aiutare i travel manager a negoziare tariffe migliori con le compagnie aeree e gli hotel più popolari che i tuoi viaggiatori tendono a selezionare.

Ancora una volta, la tua politica di viaggio aziendale non dovrebbe mai essere scolpita nella pietra. È saggio rivalutare, perfezionare e migliorare le proprie politiche in relazione agli eventi globali attuali, ai potenziali conflitti politici, allo stato dell'economia e, naturalmente, all'inflazione quotidiana. In questo modo, ti assicurerai che i viaggiatori possano prendere le decisioni migliori per la loro attività e l'azienda, indipendentemente da quando e dove stanno andando.