Manajemen Kinerja Proyek: Maksimalkan Pengembalian Proyek

Setiap proyek tampaknya penting - sampai tidak.

Terlalu sering, bisnis melakukan proyek dengan keyakinan bahwa mereka akan bermanfaat bagi organisasi, hanya untuk melihat mereka gagal memberikan apa yang diharapkan. Menurut PMI, 9,9% dari setiap dolar terbuang sia-sia untuk manajemen dan pelaksanaan proyek yang buruk. Akibatnya, organisasi membuang sejumlah besar sumber daya, termasuk waktu, uang, dan personel – melaksanakan tugas yang tidak akan menghasilkan laba atas investasi.

Manajemen proyek, bidang yang berkembang dengan baik seputar pengorganisasian dan pelaksanaan tugas-tugas yang terlibat dalam suatu proyek, tentu saja merupakan kunci untuk berhasilnya proyek, tetapi juga harus disertai dengan elemen manajemen kinerja proyek , proses yang lebih besar yang memastikan keberhasilan strategis. .

Apa itu manajemen kinerja proyek?

Manajemen kinerja proyek adalah proses menciptakan, mengimplementasikan, dan mengelola proyek yang berkontribusi pada kinerja organisasi dan strateginya. Daripada berfokus pada pelaksanaan tugas, manajemen kinerja proyek adalah tentang gambaran yang lebih besar.

Ini berfokus pada tiga bidang untuk memastikan setiap proyek menghasilkan keuntungan bisnis:

• Menghubungkan proyek Anda dengan strategi Anda. Meluangkan waktu untuk mengidentifikasi manfaat spesifik proyek sebelum Anda mulai meletakkan dasar untuk semua hal lain di masa depan. Banyak proyek akan terhubung secara alami dengan strategi Anda; yang lain, bagaimanapun, mungkin merupakan proyek kesayangan para eksekutif yang tidak akan memajukan perusahaan. Proyek-proyek ini harus dihindari. Penting untuk dicatat di sini bahwa Anda pasti akan memiliki beberapa proyek yang berada di luar cakupan strategi Anda. Misalnya, proyek yang berfokus pada perolehan akreditasi keselamatan yang diperlukan, tetapi sebagian besar portofolio proyek Anda harus selaras langsung dengan strategi Anda.
• Melacak kinerja proyek Anda dari waktu ke waktu. Proyek dijalankan dengan melaksanakan berbagai tugas, lintas departemen dan semua tingkat organisasi. Sangat penting untuk tidak hanya tetap berada di atas komponen tradisional waktu, ruang lingkup, dan anggaran, tetapi juga untuk mengelola apakah kegiatan proyek benar-benar menghasilkan hasil yang Anda inginkan. Banyak organisasi menggunakan perangkat lunak strategi untuk memastikan mereka selalu membuat kemajuan menuju tujuan.
• Meninjau penyelesaian proyek Anda untuk perbaikan. Ketika sebuah proyek selesai, sangat penting untuk meninjau apakah tujuan proyek telah tercapai, serta tugas mana yang berjalan dengan baik dan mana yang dapat ditingkatkan.

Manajemen kinerja proyek adalah bagian dari proses manajemen kinerja yang lebih besar; pada dasarnya, ini semua tentang memanfaatkan proyek Anda untuk menjalankan strategi Anda.

Bagaimana manajemen kinerja proyek memberikan keuntungan bagi bisnis Anda?

Terus-menerus melaksanakan proyek yang gagal berkontribusi pada tujuan strategis tidak hanya membuang-buang waktu dan sumber daya, tetapi juga melemahkan kemampuan organisasi Anda untuk tetap kompetitif.

Kebanyakan pemimpin eksekutif percaya proyek mereka berkinerja baik, padahal kenyataannya, satu dari tiga proyek tidak memenuhi tujuan mereka. Organisasi yang secara aktif mengelola proyek untuk menyelaraskan dengan strategi (dan melaksanakannya dengan baik) berarti mereka melakukan lebih baik daripada banyak pesaing mereka dalam mengalokasikan sumber daya dengan cara yang secara langsung berkontribusi pada kesejahteraan organisasi. Mereka membelanjakan dengan bijak, meningkatkan keuntungan, menghemat waktu, dan mengurangi pemborosan.

Dengan proses manajemen dan pelaporan yang ditentukan, Anda dapat melacak dan menyesuaikan sepanjang jalan.

Mereka juga menciptakan budaya yang berfokus pada hasil organisasi daripada hasil proyek. Sejumlah besar uang dihabiskan untuk proyek-proyek ini—terkadang sebanyak 20%–30% dari anggaran organisasi. Membiarkan proyek menyimpang dari jalur untuk memenuhi kebutuhan departemen daripada tujuan organisasi mengurangi kemampuan Anda untuk mencapai tujuan yang lebih besar dari waktu ke waktu. Tanpa proses manajemen kinerja proyek di tempat, proyek berkinerja rendah bisa menjadi norma.

Manajemen kinerja proyek vs. manajemen kinerja organisasi (OPM)

Manajemen kinerja organisasi (juga disebut manajemen kinerja perusahaan) adalah konsep pengelolaan strategi seluruh organisasi: Apa tujuannya? Bagaimana Anda akan mengukurnya? Tindakan apa yang akan Anda ambil untuk mencapai hasil yang lebih baik?

Manajemen kinerja organisasi sepenuhnya berurusan dengan cara Anda berkomunikasi, menyelaraskan, dan menjalankan strategi Anda. Balanced Scorecard (sistem perencanaan dan manajemen strategis yang mempertimbangkan beberapa sudut pandang organisasi selain sudut keuangan), EFQM Excellence Model, MPO, dan Six Sigma, adalah semua kerangka kerja yang digunakan untuk membantu mengelola kinerja perusahaan.

Manajemen kinerja proyek adalah bagian dari manajemen kinerja organisasi.

Banyak organisasi memiliki sistem OPM yang mencakup proyek. Jika Anda memiliki kantor manajemen proyek yang terpisah, pastikan mereka bekerja sama dengan tim OPM Anda. Hanya 41% organisasi dengan kantor manajemen proyek skala perusahaan yang melaporkan bahwa itu sangat selaras dengan strategi organisasi.

Manajemen kinerja proyek vs. manajemen kinerja karyawan

Manajemen kinerja karyawan adalah bagian dari sumber daya manusia dan manajemen sumber daya proyek yang berupaya meningkatkan produktivitas, kepuasan, dan kemampuan operasional karyawan. Area ini berfokus pada pengembangan kompetensi, menutup kesenjangan keterampilan, dan membimbing karier karyawan, promosi, kenaikan gaji, dan ulasan normal. Ini terkait dengan manajemen kinerja proyek dan manajemen kinerja organisasi dalam arti bahwa Anda membutuhkan karyawan yang memenuhi syarat untuk menjalankan proyek, dan Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki staf yang tepat dengan keterampilan yang tepat untuk keseluruhan strategi Anda.

6 tahap manajemen kinerja proyek

Bahkan jika sebuah proyek selesai tepat waktu dan tepat sasaran sejauh anggaran dan ruang lingkup, itu tidak cukup untuk menyatakannya sukses. Ukuran sebenarnya dari sebuah proyek yang sukses adalah jika memenuhi kriteria itu – dan apakah itu benar-benar berkontribusi pada tujuan bisnis strategis atau tidak. Untuk lebih dari sekadar mengelola elemen teknis dan menjaga proyek tetap pada jalurnya secara strategis, ikuti enam langkah di bawah ini.

1. Pahami kasus bisnis

Sebagian besar organisasi memiliki lebih banyak proyek daripada yang dapat mereka tangani. Terlalu sering, proyek diusulkan bukan untuk kebaikan organisasi tetapi untuk keuntungan departemen tertentu. Misalnya, departemen TI mungkin ingin membeli dan menerapkan solusi perangkat lunak tertentu karena memiliki fitur keren, bukan karena akan membantu mencapai tujuan bisnis.

Nilai dari semua proyek harus dipertanyakan sebelum menerapkannya. Jadi, setiap proyek membutuhkan kasus bisnis yang terdefinisi dengan baik: mengapa Anda melakukannya? Pada tahap ini Anda juga harus mempertimbangkan alternatif untuk proyek yang Anda usulkan, dan apakah proposisi Anda akan menghasilkan nilai paling banyak atau tidak.

Untuk menyederhanakan langkah ini, buat templat “rencana bisnis” yang dapat Anda gunakan di seluruh proyek, menguraikan tujuan, biaya, dan waktu setiap proyek (termasuk biaya tidak langsung dari waktu orang), dan tunjukkan bagaimana setiap proyek akan mendorong hasil yang lebih baik dari waktu ke waktu . Tinjau dokumen ini sesering mungkin selama fase eksekusi.

2. Tentukan tujuan proyek

Sasaran memberikan arahan yang jelas untuk proyek, menentukan dengan tepat apa yang Anda harapkan akan mereka capai. Bersikaplah realistis tentang apa yang benar-benar akan didukung oleh proyek. Beberapa organisasi menerapkan aturan yang mencegah proyek terhubung ke lebih dari dua atau tiga tujuan (untuk menjaga agar proyek tetap fokus). Banyak organisasi kota memerlukan departemen untuk menghubungkan proyek ke KPI organisasi saat ini untuk menunjukkan bagaimana berinvestasi dalam proyek akan mendorong hasil jangka panjang. Dengan begitu, semua proyek yang mendapatkan pendanaan jelas terkait dengan strategi secara transparan.

3. Tetapkan titik data untuk mengukur hasil

Ada banyak tulisan tentang "tiga kendala" manajemen proyek: waktu, ruang lingkup, dan biaya:

• Bagaimana kabar Anda dalam tenggat waktu setiap pencapaian?
• Berapa persentase penyelesaian (pada waktu tertentu)?
• Apakah Anda berada dalam pengeluaran yang dianggarkan untuk titik ini dalam proyek?
• Apakah proyek akan membahas semua komponen yang Anda maksudkan?
• Seberapa baik proyek telah berkembang?

Titik data ini harus selalu menjadi bagian dari proses manajemen kinerja Anda, dan Anda harus dapat melacaknya dengan mudah. Tetapi juga akan ada langkah-langkah di luar ini yang akan berubah tergantung pada tujuan yang coba ditingkatkan oleh proyek Anda. Misalnya, organisasi Anda mungkin memiliki visi strategis jangka panjang untuk menjadi lebih berkelanjutan.

Proyek terkait mungkin menerapkan sistem pemantauan Internet of Things untuk mengurangi penggunaan air organisasi Anda. Selain mengelola titik data tradisional yang tercantum di atas, proyek khusus ini akan memiliki titik data seputar penggunaan air secara khusus. Berapa banyak air yang akan Anda hemat sebagai hasil dari proyek ini? Peningkatan seperti itu harus berdampak langsung pada titik data yang sudah ada dalam strategi organisasi.

Lingkungan bisnis berubah dengan cepat, oleh karena itu penting untuk terus melacak kemajuan ke semua titik data Anda (bukan hanya ukuran yang digerakkan oleh proyek). Jika, misalnya, sebuah teknologi baru telah memasuki pasar yang memengaruhi organisasi atau proyek Anda, Anda harus gesit dan sadar, dan siap untuk membuat perubahan pada titik data Anda.

4. Tetapkan tonggak, item tindakan, dan tenggat waktu

Proyek memiliki banyak langkah yang berbeda, dan sementara proyek mungkin memiliki satu manajer proyek, tugas yang terkait dengan pencapaian tonggak yang berbeda mungkin dimiliki oleh individu yang berbeda. Apakah Anda menggunakan pendekatan tangkas atau pendekatan air terjun untuk manajemen proyek, langkah-langkah kecil dalam sebuah proyek semua perlu dikelola dengan baik.

Tenggat waktu dalam proyek ini mungkin memiliki ketergantungan yang menyebabkan gangguan besar. Misalnya, Anda mungkin tidak dapat menambahkan fitur baru ke perangkat lunak tanpa dasar-dasar database. Atau Anda mungkin tidak dapat mengaspal atau menyalakan terowongan konstruksi jika dindingnya tidak stabil dan peralatan dipindahkan. Perlu mempersiapkan semua langkah dalam proyek Anda dan memahami keterkaitan dan ketergantungan jika ada.

5. Atur rapat untuk memeriksa kemajuan

Jangan pernah berasumsi proyek akan berjalan mulus. Pertemuan rutin adalah forum yang baik untuk menyelesaikan masalah dan memeriksa kemajuan yang terkait dengan proyek individu dan portofolio proyek. Proyek Anda mungkin mengalami tantangan teknis yang memaksa keputusan atau perubahan dalam ruang lingkup, waktu, atau biaya yang dapat memengaruhi semua pencapaian proyek lainnya. Atau, organisasi Anda mungkin mengalami pemotongan anggaran atau ketidakpastian bisnis lain yang sama sekali tidak terkait dengan proyek, tetapi masih dapat menyebabkan perubahan atau penundaan pelaksanaannya.

Anda juga ingin membuat laporan manajemen untuk menunjukkan kemajuan. Laporan harus mencakup tanggal mulai dan akhir proyek, persentase penyelesaian, pengeluaran hingga saat ini, dan langkah-langkah kunci dan titik pemeriksaan (tonggak) dalam proyek. Terkadang, cara termudah untuk menunjukkan informasi ini adalah melalui bagan Gantt.

Pertemuan tentang proyek individu harus sering terjadi, bahkan setiap hari atau setiap minggu tergantung pada proyeknya. Rapat organisasi yang lebih besar biasanya diadakan setiap bulan atau setiap tiga bulan untuk membahas proyek-proyek dalam konteks strategi.

6. Melakukan laporan/penilaian tugas akhir

Apa pun proyeknya, penting untuk melakukan penutupan di akhir, menandakan Anda telah beralih dari implementasi proyek ke "bisnis seperti biasa". Misalnya, implementasi perangkat lunak dapat menjadi proyek yang tidak pernah berakhir jika Anda menganggap bahwa akan selalu ada rilis perangkat lunak baru dan fitur baru untuk ditambahkan. Tim proyek Anda harus memiliki batasan yang jelas tentang kapan harus menghentikan proyek dan mengalihkan pengelolaan perangkat lunak ke tim penjualan dan pemasaran.

Hal yang sama berlaku untuk transisi dari proyek konstruksi ke proyek pemeliharaan . Penggalian Besar di Boston memakan waktu 13 tahun, dan pada saat selesai, sudah ada pemeliharaan yang sedang berlangsung pada jalan, jembatan, dan terowongan yang terkait dengan proyek tersebut.

Di akhir setiap proyek, akan sangat membantu jika Anda mengumpulkan ringkasan proyek dan tinjauan setelah tindakan (AAR). AAR pada dasarnya terdiri dari dua bagian:

• Bagian I mencakup tujuan proyek dan perubahan waktu, ruang lingkup, dan anggaran. Informasi ini harus mendorong diskusi tentang apa yang berjalan dengan baik dan dapat ditingkatkan.
• Bagian II mencakup informasi yang keluar dari diskusi. Keputusan apa yang Anda buat dan bagaimana hal itu akan memengaruhi proyek di masa depan? Apakah kita perlu mengubah template rencana bisnis awal kita? Apakah kami memerlukan titik check-in lain? Haruskah kita mengubah cara kita mengelola anggaran darurat untuk proyek?

Diskusi harus mencakup anggota tim kepemimpinan dan departemen yang mendapat manfaat dari pelaksanaan proyek.

Mengukur keberhasilan manajemen kinerja proyek

Anda harus mengukur hasil setiap proyek Anda saat selesai, dan melihat portofolio proyek Anda setiap bulan atau kuartal. Ketika proyek selesai, lacak efektivitas dan AAR mereka, dan gunakan informasi untuk meningkatkan proyek di masa depan. Ketika Anda meninjau portofolio Anda, itu harus untuk penyelarasan strategis dan penggunaan sumber daya yang efektif dalam konteks strategi yang lebih besar. Buat tabel untuk membantu memandu ulasan Anda, dengan memikirkan setiap langkah individual dari proses proyek.

Diharapkan bahwa metode sistem manajemen kinerja Anda akan berubah seiring waktu. Informasi apa yang ingin dilihat pemimpin Anda? Ini mungkin berbeda dari apa yang Anda presentasikan untuk proyek sebelumnya, dan Anda mungkin perlu melakukan penyesuaian untuk audiens yang berbeda. Ini normal, dan Anda harus siap untuk beradaptasi.

Itu berlaku untuk alat yang Anda gunakan (idealnya, perangkat lunak) untuk melakukan proses juga. Ini harus cukup fleksibel untuk berkembang dengan kebutuhan Anda, sekaligus berfungsi sebagai pusat untuk semua data strategis yang Anda kumpulkan di seluruh organisasi Anda.

Kinerja proyek sebagai keunggulan kompetitif

Daya saing organisasi sebagian bergantung pada kemampuannya untuk menyelesaikan proyek secara menguntungkan. Proses manajemen kinerja memastikan bahwa proyek tetap menguntungkan tidak hanya dalam arti teknis, tetapi juga dalam arti strategis, sehingga setiap proyek mendorong perbaikan organisasi.

Perusahaan yang mengembangkan pendekatan komprehensif untuk menyelaraskan proyek dengan strategi bisnis mereka, dan kemudian melacak dan mengelolanya dengan baik, memiliki posisi yang lebih baik untuk mencapai tujuan mereka karena mereka dapat menyaring visi strategis tingkat tinggi menjadi tindakan nyata. Itulah yang mendorong organisasi berkinerja tinggi maju – dan membedakan mereka dari kompetisi.