Lembar Cheat Bekerja dari Rumah untuk Pekerja Jarak Jauh yang Baru

Jika Anda salah satu dari ribuan karyawan yang baru saja bergabung dengan dunia kerja jarak jauh, selamat datang di klub.

Di seluruh Mailshake, Voila Norbert, dan perusahaan Ramp Ventures kami yang lain, kami memiliki lebih dari 40 orang di seluruh dunia yang bekerja dalam tim yang sengaja didistribusikan sejak awal. Selama lima tahun terakhir, kami telah belajar banyak tentang apa yang berhasil dan apa yang tidak ketika berhasil mengoperasikan tim terdistribusi.

Dalam kebanyakan kasus, pekerjaan jarak jauh tidak seperti yang diharapkan orang. Ini bukan hari malas dengan piyama, juga tidak harus menjadi pengaturan "selalu aktif" yang ditakuti oleh banyak pekerja jarak jauh baru. Untuk membantu Anda menavigasi transisi baru ini, saya telah mengumpulkan beberapa sumber daya favorit saya dan tip terbaik sebagai bagian dari "lembar contekan" untuk pekerjaan jarak jauh.

Saya harap Anda menemukan mereka membantu, apakah pekerjaan jarak jauh adalah sesuatu yang Anda ambil untuk jangka pendek, atau arah karir potensial untuk Anda dalam jangka panjang.

Alat Kerja Jarak Jauh yang Hebat untuk Dicoba

Daftar pertama ini mencakup alat-alat yang telah digunakan dengan sukses oleh perusahaan saya dan telah diandalkan dalam pekerjaan kami:

• Trello (untuk manajemen proyek)
• JIRA (untuk pengembangan perangkat lunak)
• Slack (untuk komunikasi tim) atau Pumble – alternatif Slack gratis.
• CrankWheel (untuk melompat ke sesi berbagi layar selama panggilan telepon)
• Zoom (untuk konferensi video) – jangan lupa untuk melihat alternatif Zoom yang tak ada habisnya di luar sana juga.
• Livestorm (untuk konferensi video)
• Bagus (Semua dalam Satu Perangkat Lunak Manajemen Kantor)
• Loom dan Cloudapp (untuk screencasting)
• Krisp (untuk meredam kebisingan latar belakang selama panggilan)
• FYI (untuk mencari dokumen)
• Tolong Istirahat (untuk mengingat untuk sering-sering menjauh dari komputer Anda)
• Placeit (untuk membuat maket, logo, video, dan desain)
• Salesmate CRM (CRM untuk tim penjualan)
• Hive (untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja)
• Scalefusion (Perangkat lunak kerja jarak jauh)
• Ekran (Perangkat lunak pemantauan aktivitas pengguna)
• EngageBay (perangkat lunak pemasaran, penjualan, dan dukungan all-in-one)

Juga, jangan lupa untuk memastikan Anda memiliki sistem manajemen kata sandi yang kuat dan solusi keamanan lainnya. Peningkatan pesat pada pekerja jarak jauh yang tidak siap dapat membahayakan perusahaan dan data mereka.

Sumber Daya Kerja Jarak Jauh Favorit Saya

Semua perusahaan ini telah mengumpulkan primer yang fantastis untuk pekerja jarak jauh baru:

• Bantu Scout "Bekerja dari Jarak Jauh: Kiat dari 100+ Pekerja dan Pemimpin Jarak Jauh"
• “47 Tips Kerja Dari Rumah yang Sangat Praktis dari Tim Jarak Jauh 100% Kami” dari Groove
• "Panduan Utama untuk Pekerjaan Jarak Jauh" Zapier
• "Panduan Kerja Jarak Jauh" Twist
• “Daftar Periksa Kesiapan Bekerja Dari Rumah” Owl Labs
• Bekerja Dari Rumah: Menyesuaikan dengan Telecommuting
• "15 Ide Penghargaan Karyawan Hebat untuk Pekerja Jarak Jauh" dari Fond
• Email Analytics “20 Alat Perangkat Lunak Pemantauan Karyawan Jarak Jauh Terbaik“
• 5 Cara Remo untuk Memanfaatkan Acara Virtual di tahun 2021
• “Statistik Kerja Jarak Jauh” Flamingo
• 19 Ide Rumah Kantor
• Jika Anda suka mendengarkan musik sambil bekerja, lihat daftar putar "bekerja dari rumah" berikut dari Lifehacker dan Spotify: Daftar Putar 'Work From Home Week'
• 10 Daftar Putar Spotify yang Luar Biasa untuk Didengarkan di Tempat Kerja

Aplikasi Focus@Will adalah alternatif yang bagus jika Anda tidak dapat menangani lirik saat Anda bekerja, atau Anda dapat mencari Youtube untuk "musik konsentrasi" selama berjam-jam untuk musik latar gratis:

Ada juga banyak akun media sosial yang dapat Anda ikuti baik untuk wawasan kerja dari rumah maupun humor tentang topik tersebut. Cari tagar #workfromhome di Twitter dan Instagram untuk diikuti.

5 Tips Terbaik Saya untuk Menyesuaikan diri dengan Pekerjaan Jarak Jauh

Dengan begitu banyak sumber daya hebat lainnya di luar sana tentang transisi ke pekerjaan jarak jauh, saya tidak ingin menemukan kembali roda di sini. Tetapi ada beberapa tip yang saya pelajari selama beberapa tahun terakhir yang belum pernah saya lihat disebutkan di tempat lain yang dapat berguna bagi pekerja jarak jauh baru dan manajer mereka:

Tip #1: Biasakan Berkomunikasi Secara Berlebihan

Saat Anda baru mulai bekerja jarak jauh dari bekerja secara langsung, ada perubahan besar yang terjadi – dan orang-orang membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri dengan shift itu.

Apa yang akhirnya terjadi adalah orang-orang panik karena ini adalah perubahan, dan kemudian komunikasi terganggu karena orang tidak terbiasa menggunakan komunikasi tertulis hampir secara eksklusif. Orang-orang akhirnya menjatuhkan bola saat mereka sedang menyesuaikan diri.

Jadi aturan pertama untuk beralih dari bekerja secara langsung ke bekerja jarak jauh, menurut pendapat saya, adalah membiasakan diri untuk berkomunikasi secara berlebihan. Itu juga berarti gaya komunikasi Anda perlu diubah. Ingat, orang tidak dapat memahami konteks dengan komunikasi tertulis. Mereka juga tidak mengerti sarkasme.

Salah satu cara untuk menyiasatinya adalah dengan melengkapi komunikasi tertulis Anda dengan Loom atau video screencast lainnya yang memberikan lebih banyak konteks pada pesan Anda.

Tip #2: Jangan Mencoba Menanggapi Semuanya Segera

Aturan kedua adalah untuk mengingat bahwa komunikasi tidak harus terjadi secara serempak. Jika Anda menetapkan harapan Anda sebagai pekerja jarak jauh bahwa Anda akan menjawab semua yang datang, Anda akan kebanjiran. Anda akan berakhir mengerjakan hal-hal yang salah.

Hanya karena komunikasi harus terjadi sepanjang hari, tidak berarti Anda harus menanggapi setiap pesan atau email Slack yang Anda terima segera setelah pesan tersebut diterima. Tetapkan waktu tertentu untuk memeriksa semuanya dan merespons agar Anda tetap bisa fokus pada pekerjaan Anda.

Tip #3: Tetapkan Protokol Komunikasi sebagai Tim

Apakah Anda seorang pemimpin tim atau karyawan, Anda perlu bersatu untuk mengetahui dengan tepat bagaimana tim Anda akan berkomunikasi. Anda harus menetapkan aturan bermain. Seperti, mungkin Anda akan melakukan satu lawan satu seperti biasa, mungkin Anda akan saling menandai di Slack saat Anda membutuhkan pembaruan, atau mungkin Anda akan mengalihkan rapat tim bulanan Anda ke mingguan atau jadwal dua mingguan sementara orang-orang mengelola transisi.

Awasi apakah Anda memiliki orang-orang di zona waktu yang berbeda, dan perhatikan apa yang berhasil dan apa yang tidak. Hanya karena Anda memutuskan untuk memulai dengan satu protokol komunikasi tidak berarti Anda tidak dapat mengubahnya jika tidak berfungsi.

Tip #4: Siapkan Lingkungan Produktif

Kebanyakan orang yang melakukan transisi ini tiba-tiba tidak akan memiliki pekerjaan yang layak dari pengaturan rumah. Ide kantor di rumah setiap orang akan berbeda, tetapi bagi saya, itu berarti memiliki zona bebas kebisingan atau area di mana saya dapat mendengarkan musik sambil bekerja. Dan saya perlu mengubah segalanya sesekali. Misalnya, saya mungkin mengerjakan laptop dari meja dapur saya di pagi hari, tetapi kemudian saya akan melakukan rapat di kantor saya di sore hari.

Cari tahu apa yang cocok untuk Anda, dan berharap Anda perlu menyesuaikan jadwal Anda saat Anda pergi. Anda mungkin berurusan dengan pengasuhan anak di rumah secara tidak terduga, atau Anda mungkin perlu keluar untuk mendukung kerabat yang sudah lanjut usia. Perhatikan tingkat energi Anda dan rutinitas baru Anda, dan cari tahu cara mengatasinya sesuai kebutuhan. Ada templat rencana harian yang dapat Anda gunakan untuk mengatur beban kerja Anda.

Tip #5: Ingatlah Bahwa Anda Tidak Sendirian

Hanya karena Anda bekerja dari jarak jauh bukan berarti Anda bekerja sendiri. Setiap hari, untuk menangkal potensi kesepian, saya mencoba melakukan obrolan video atau berbicara dengan seseorang di tim saya. Jika memungkinkan, saya mencoba mengatur pertemuan langsung dengan orang-orang di luar perusahaan saya seminggu sekali – apakah itu pengusaha atau orang lain di jaringan saya.

Jelas, banyak pertemuan tatap muka yang ditunda sekarang, jadi saya mencoba untuk lebih aktif di Grup Facebook dan obrolan Slack. Luangkan waktu untuk komunitas Anda. Memiliki jaringan yang kuat sangat penting selama masa-masa ini, dan itu akan sangat membantu Anda merasa seolah-olah Anda tidak sendirian di tengah semua perubahan ini.

Catatan Khusus untuk Manajer

Kiat saya di atas sebagian besar ditujukan untuk karyawan yang mengelola transisi mendadak ke pekerjaan jarak jauh ini. Tetapi jika Anda mengelola tim, harapkan alur kerja reguler Anda juga berubah.

Seperti yang mungkin Anda perhatikan, Anda tidak bisa hanya berjalan ke meja seseorang atau berbicara dengan mereka seperti dulu. Itu membuatnya lebih penting dari sebelumnya bahwa Anda memiliki struktur untuk komunikasi Anda, serta sistem dan proses yang jelas untuk memastikan hal-hal diselesaikan di tim Anda.

Dua sistem yang saya rekomendasikan untuk mencari tahu bagaimana mengembangkan protokol manajerial baru termasuk Sistem Operasi Pengusaha (EOS), dari buku Traction oleh Gino Wickman dan yang dijelaskan dalam Scaling Up , oleh Verne Harnish.

Apa pun yang Anda pilih, berikan waktu untuk melihat apakah itu berhasil atau tidak. Saat ini, saya biasanya memiliki satu lawan satu dengan tim saya, serta rapat tim berdasarkan departemen di mana kami menetapkan prioritas yang perlu kami laksanakan di minggu berikutnya. Dan kemudian, di antara pertemuan itu, jika ada sesuatu yang perlu kami bicarakan, kami akan terhubung melalui Slack dan email. Kami juga menggunakan Trello dan JIRA untuk membuat proyek terus berjalan.

Karena kami telah melakukan ini begitu lama, kami telah sampai pada titik di mana kami dapat melakukan check-in dua mingguan atau bahkan bulanan tanpa kehilangan kemajuan. Tetapi jika Anda baru dalam mengelola jarak jauh, lakukan setiap minggu.

Dengan pertemuan mingguan dan satu lawan satu, Anda akan memiliki dua titik kontak dengan setiap individu dan satu titik kontak dengan tim secara keseluruhan. Jika semuanya tidak berhasil, maka semuanya hanya akan tertunda satu minggu sebelum Anda melakukan check-in berikutnya. Jika Anda merasa prosesnya tidak berhasil, ubah prosesnya agar berhasil untuk Anda.

Beri anggota tim Anda sedikit rahmat saat mereka mengetahui semuanya. Saya mendengar beberapa laporan tentang manajer jarak jauh baru yang meminta laporan produktivitas per jam atau tanggapan langsung dari anggota tim mereka. Dan saya mengerti betapa sulitnya mempercayai bahwa Anda akan mampu mempertahankan tingkat produktivitas yang sama jika Anda tidak dapat melihat pekerja Anda secara langsung. Tapi jangan menambah beban mereka. Percayai prosesnya, dan sesuaikan sistem Anda sesuai kebutuhan. Ingatlah bahwa transisi cepat seperti ini bisa jadi sulit bagi semua orang. Anda akan menemukan jalan ke depan lebih cepat jika Anda memimpin dari tempat empati.

Sekarang, saya ingin mendengar dari Anda. Apa pekerjaan lain dari sumber daya atau tip rumah yang paling membantu Anda? Tinggalkan komentar berbagi pemikiran Anda di bawah ini:

Sumber Gambar: Unsplash