เอกสารโกงการทำงานจากที่บ้านสำหรับผู้ทำงานระยะไกลใหม่

หากคุณเป็นหนึ่งในพนักงานนับพันที่เพิ่งเข้าร่วมโลกแห่งการทำงานทางไกล ยินดีต้อนรับสู่คลับ

ทั่วทั้ง Mailshake, Voila Norbert และบริษัท Ramp Ventures อื่นๆ ของเรา เรามีผู้คนมากกว่า 40 คนทั่วโลกที่ทำงานในทีมที่ได้รับการแจกจ่ายโดยเจตนาตั้งแต่เริ่มต้น ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา เราได้เรียนรู้มากมายเกี่ยวกับสิ่งที่ใช้ได้ผลและไม่ได้ผลเมื่อต้องดำเนินการให้ประสบความสำเร็จในการดำเนินงานทีมแบบกระจาย

ในกรณีส่วนใหญ่ การทำงานระยะไกลไม่ใช่งานที่ผู้คนคาดหวัง ไม่ใช่วันที่ขี้เกียจในชุดนอนและไม่จำเป็นต้องเป็นการเตรียมการ "ตลอดเวลา" ที่พนักงานทางไกลใหม่ ๆ หลายคนกลัว เพื่อช่วยคุณในการนำทางในช่วงเปลี่ยนผ่านใหม่นี้ ฉันได้รวบรวมแหล่งข้อมูลที่ฉันโปรดปรานและเคล็ดลับที่ดีที่สุดบางส่วนไว้เป็นส่วนหนึ่งของ "เอกสารโกง" สำหรับงานทางไกล

ฉันหวังว่าคุณจะพบว่าสิ่งเหล่านี้มีประโยชน์ ไม่ว่างานทางไกลจะเป็นสิ่งที่คุณทำในระยะสั้น หรือเป็นแนวทางในอาชีพที่เป็นไปได้สำหรับคุณในระยะยาว

เครื่องมือทำงานระยะไกลที่ยอดเยี่ยมที่ต้องลอง

รายการแรกนี้รวมถึงเครื่องมือที่บริษัทของฉันใช้สำเร็จและต้องพึ่งพาในงานของเรา:

• Trello (สำหรับการจัดการโครงการ)
• JIRA (สำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์)
• Slack (สำหรับการสื่อสารในทีม) หรือ Pumble – ทางเลือก Slack ฟรี
• CrankWheel (เพื่อข้ามไปยังเซสชันการแชร์หน้าจอระหว่างการโทร)
• ซูม (สำหรับการประชุมทางวิดีโอ) - อย่าลืมตรวจสอบทางเลือกการซูมที่ไม่มีที่สิ้นสุดด้วยเช่นกัน
• Livestorm (สำหรับการประชุมทางวิดีโอ)
• Nifty (ซอฟต์แวร์การจัดการสำนักงานทั้งหมดในที่เดียว)
• Loom และ Cloudapp (สำหรับ screencasting)
• Krisp (สำหรับปิดเสียงพื้นหลังระหว่างการโทร)
• FYI (สำหรับการค้นหาเอกสาร)
• Take a Break Please (สำหรับการจำที่จะอยู่ห่างจากคอมพิวเตอร์ของคุณบ่อยๆ)
• Placeit (สำหรับสร้างแบบจำลอง โลโก้ วิดีโอ และการออกแบบ)
• Salesmate CRM (CRM สำหรับทีมขาย)
• Hive (เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน)
• Scalefusion (ซอฟต์แวร์ทำงานระยะไกล)
• Ekran (ซอฟต์แวร์ตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้)
• EngageBay (ซอฟต์แวร์การตลาด การขาย และการสนับสนุนแบบครบวงจร)

นอกจากนี้ อย่าลืมตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีระบบการจัดการรหัสผ่านที่รัดกุมและโซลูชันการรักษาความปลอดภัยอื่นๆ การเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของพนักงานทางไกลที่ไม่ได้เตรียมตัวไว้อาจทำให้บริษัทและข้อมูลของพวกเขาตกอยู่ในความเสี่ยง

แหล่งข้อมูลการทำงานระยะไกลที่ฉันโปรดปราน

บริษัทเหล่านี้ได้รวบรวมไพรเมอร์ที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกลใหม่:

• Help Scout's “การทำงานจากระยะไกล: เคล็ดลับจากผู้ปฏิบัติงานและผู้นำทางไกลกว่า 100 คน”
• “47 เคล็ดลับการทำงานจริงอย่างเหลือเชื่อจากที่บ้านจากทีมงานระยะไกล 100% ของเรา” จาก Groove
• Zapier's "สุดยอดคู่มือการทำงานระยะไกล"
• “คู่มือการทำงานระยะไกล” ของ Twist
• รายการตรวจสอบความพร้อมในการทำงานจากที่บ้านของ Owl Labs
• ทำงานจากที่บ้าน: ปรับตัวเข้ากับการสื่อสารโทรคมนาคม
• Fond's "15 ไอเดียชื่นชมพนักงานที่ยอดเยี่ยมสำหรับคนทำงานระยะไกล"
• การวิเคราะห์อีเมล "20 เครื่องมือซอฟต์แวร์ตรวจสอบพนักงานระยะไกลที่ดีที่สุด"
• 5 วิธีในการใช้ประโยชน์จากกิจกรรมเสมือนจริงของ Remo ในปี 2021
• “สถิติการทำงานระยะไกล” ของฟลามิงโก
• 19 ไอเดียโฮมออฟฟิศ
• หากคุณชอบฟังเพลงขณะทำงาน ลองดูเพลย์ลิสต์ "work from home" ต่อไปนี้จาก Lifehacker และ Spotify: เพลย์ลิสต์ "Work From Home Week"
• 10 เพลย์ลิสต์ Spotify ที่ยอดเยี่ยมสำหรับฟังในที่ทำงาน

แอป Focus@Will เป็นทางเลือกที่ดี หากคุณไม่สามารถจัดการกับเนื้อเพลงได้ในขณะทำงาน หรือคุณสามารถค้นหา Youtube สำหรับ "เพลงที่มีสมาธิ" สำหรับเพลงประกอบฟรีหลายชั่วโมง:

นอกจากนี้ยังมีบัญชีโซเชียลมีเดียมากมายที่คุณสามารถติดตามได้ทั้งจากข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการทำงานที่บ้านและเรื่องตลกในหัวข้อ มองหาแฮชแท็ก #workfromhome ทั้งบน Twitter และ Instagram เพื่อติดตาม

เคล็ดลับยอดนิยม 5 ข้อของฉันในการปรับการทำงานทางไกล

ด้วยทรัพยากรที่ยอดเยี่ยมอื่นๆ มากมายในการเปลี่ยนไปใช้งานทางไกล ฉันไม่ต้องการสร้างวงล้อขึ้นมาใหม่ที่นี่ แต่มีเคล็ดลับสองสามข้อที่ฉันได้เรียนรู้ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาซึ่งฉันไม่เคยเห็นการกล่าวถึงในที่อื่นๆ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์สำหรับทั้งพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ใหม่และผู้จัดการของพวกเขา:

เคล็ดลับ #1: ทำความคุ้นเคยกับการสื่อสารมากเกินไป

เมื่อคุณเพิ่งเริ่มต้นการทำงานทางไกลจากการทำงานด้วยตนเอง จะเกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ และต้องใช้เวลาในการปรับตัวเข้ากับกะนั้น

สิ่งที่เกิดขึ้นคือการที่ผู้คนคลั่งไคล้เพราะเป็นการเปลี่ยนแปลง จากนั้นการสื่อสารก็ประสบปัญหาเพราะผู้คนไม่คุ้นเคยกับการใช้การสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยเฉพาะ คนจบลงด้วยการทิ้งบอลในขณะที่พวกเขากำลังปรับตัว

ดังนั้น กฎข้อแรกในการเปลี่ยนจากการทำงานแบบตัวต่อตัวเป็นการทำงานทางไกล ในความคิดของฉัน ก็คือการทำความคุ้นเคยกับการสื่อสารสิ่งต่างๆ มากเกินไป นั่นหมายถึงรูปแบบการสื่อสารของคุณต้องเปลี่ยน จำไว้ว่าผู้คนไม่เข้าใจบริบทด้วยการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร พวกเขาไม่เข้าใจการเสียดสีเช่นกัน

วิธีหนึ่งในการแก้ปัญหานี้คือ การเสริมการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณกับ Loom หรือวิดีโอ screencast อื่นๆ ที่ให้บริบทเพิ่มเติมกับข้อความของคุณ

เคล็ดลับ #2: อย่าพยายามตอบสนองต่อทุกสิ่งทันที

กฎข้อที่สองคือต้องจำไว้ว่าการสื่อสารไม่จำเป็นต้องเกิดขึ้นพร้อมกัน หากคุณตั้งความคาดหวังในฐานะคนทำงานนอกสถานที่ ว่าคุณจะตอบทุกอย่างที่เข้ามา คุณจะถูกน้ำท่วม คุณจะเลิกทำงานในสิ่งที่ผิด

เพียงเพราะการสื่อสารควรจะเกิดขึ้นตลอดทั้งวัน ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องตอบกลับทุกข้อความ Slack หรืออีเมลที่คุณได้รับทันทีที่เจอ กำหนดเวลาเฉพาะเพื่อตรวจสอบทุกอย่างและตอบสนองเพื่อให้คุณยังคงมุ่งความสนใจไปที่งานของคุณ

เคล็ดลับ #3: สร้างโปรโตคอลการสื่อสารเป็นทีม

ไม่ว่าคุณจะเป็นหัวหน้าทีมหรือพนักงาน คุณจำเป็นต้องร่วมมือกันเพื่อค้นหาว่าทีมของคุณจะสื่อสารกันอย่างไร คุณต้องตั้งกฎการเล่น เช่น บางทีคุณอาจจะทำแบบตัวต่อตัวตามปกติ บางทีคุณอาจจะแท็กกันใน Slack เมื่อคุณต้องการการอัปเดต หรือบางทีคุณอาจจะเปลี่ยนการประชุมทีมรายเดือนของคุณเป็นรายสัปดาห์หรือ กำหนดการรายปักษ์ในขณะที่ผู้คนกำลังจัดการการเปลี่ยนแปลง

คอยดูว่าคุณมีผู้คนในเขตเวลาที่ต่างกันหรือไม่ และให้ความสนใจกับสิ่งที่ใช้ได้ผลและไม่ได้ผล เพียงเพราะคุณตัดสินใจเริ่มต้นด้วยโปรโตคอลการสื่อสารเดียว ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หากไม่ได้ผล

เคล็ดลับ #4: ตั้งค่าสภาพแวดล้อมการผลิต

คนส่วนใหญ่ที่ทำการเปลี่ยนแปลงนี้กะทันหันจะไม่มีการตั้งค่าการทำงานจากที่บ้านอย่างเหมาะสม ไอเดียโฮมออฟฟิศของทุกคนจะแตกต่างกัน แต่สำหรับฉัน มันหมายถึงการมีโซนปลอดเสียงรบกวนหรือพื้นที่ที่ฉันสามารถฟังเพลงขณะทำงาน และฉันต้องเปลี่ยนสิ่งต่าง ๆ เป็นระยะ ๆ ตัวอย่างเช่น ฉันอาจใช้แล็ปท็อปทำงานจากเคาน์เตอร์ในครัวในตอนเช้า แต่แล้วฉันจะไปประชุมที่สำนักงานในตอนบ่าย

คิดหาสิ่งที่เหมาะกับคุณ และคาดหวังว่าคุณจะต้องปรับตารางเวลาของคุณเมื่อคุณไป คุณอาจต้องรับมือกับการดูแลเด็กที่บ้านโดยไม่คาดคิด หรือคุณอาจต้องออกไปช่วยเหลือญาติผู้สูงอายุ ให้ความสนใจกับระดับพลังงานและกิจวัตรใหม่ของคุณ และหาวิธีแก้ไขตามความจำเป็น มีเทมเพลตแผนวันที่คุณสามารถใช้เพื่อจัดระเบียบปริมาณงานของคุณ

เคล็ดลับ #5: จำไว้ว่าคุณไม่ได้อยู่ในนี้คนเดียว

เพียงเพราะคุณทำงานจากระยะไกลไม่ได้หมายความว่าคุณทำงานคนเดียว ทุกวัน เพื่อปัดเป่าความเหงา ฉันพยายามวิดีโอแชทหรือพูดคุยกับใครบางคนในทีมของฉัน เมื่อเป็นไปได้ ฉันพยายามจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวกับบุคคลภายนอกบริษัทสัปดาห์ละครั้ง ไม่ว่าจะเป็นผู้ประกอบการหรือคนอื่นๆ ในเครือข่ายของฉัน

เห็นได้ชัดว่าขณะนี้การประชุมแบบตัวต่อตัวจำนวนมากถูกระงับ ดังนั้นฉันจึงพยายามใช้งาน Facebook Groups และแชท Slack ให้มากขึ้น ให้เวลากับชุมชนของคุณ การมีเครือข่ายที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งสำคัญในช่วงเวลาเหล่านี้ และจะช่วยให้คุณรู้สึกราวกับว่าไม่ได้อยู่คนเดียวท่ามกลางการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้

หมายเหตุพิเศษสำหรับผู้จัดการ

เคล็ดลับของฉันข้างต้นมุ่งไปที่พนักงานที่จัดการการเปลี่ยนไปใช้งานทางไกลอย่างกะทันหันนี้ แต่ถ้าคุณจัดการทีม ก็คาดหวังว่าเวิร์กโฟลว์ปกติของคุณจะเปลี่ยนไปเช่นกัน

อย่างที่คุณอาจสังเกตเห็น คุณไม่สามารถเดินไปที่โต๊ะของใครบางคนหรือพูดคุยกับพวกเขาแบบที่คุณเคยทำได้ นั่นทำให้มีความสำคัญมากกว่าที่เคยที่คุณมีโครงสร้างในการสื่อสารของคุณ เช่นเดียวกับระบบและกระบวนการที่ชัดเจนเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งต่าง ๆ จะเสร็จสิ้นในทีมของคุณ

สองระบบที่ฉันแนะนำสำหรับการหาวิธีพัฒนาโปรโตคอลการจัดการใหม่ ได้แก่ Entrepreneur Operating System (EOS) จากหนังสือ Traction โดย Gino Wickman และระบบที่อธิบายไว้ใน Scaling Up โดย Verne Harnish

สิ่งที่คุณเลือก ให้เวลากับมันเพื่อดูว่ามันใช้ได้ผลหรือไม่ ตอนนี้ ปกติแล้ว ฉันจะมีตัวต่อตัวกับทีมของฉัน เช่นเดียวกับการประชุมทีมตามแผนกที่เรากำหนดลำดับความสำคัญที่เราต้องดำเนินการในสัปดาห์ถัดไป จากนั้น ระหว่างการประชุมเหล่านั้น หากมีสิ่งที่เราต้องการพูดคุย เราจะเชื่อมต่อผ่าน Slack และอีเมล เรายังใช้ Trello และ JIRA เพื่อให้โครงการเดินหน้าต่อไป

เนื่องจากเราทำสิ่งนี้มาเป็นเวลานาน เรามาถึงจุดที่เราสามารถเช็คอินรายปักษ์หรือรายเดือนโดยไม่สูญเสียความคืบหน้า แต่ถ้าคุณยังใหม่กับการจัดการรีโมต ให้เลือกทุกสัปดาห์

ด้วยการประชุมรายสัปดาห์และแบบตัวต่อตัว คุณจะมีจุดติดต่อสองจุดสำหรับแต่ละคนและจุดติดต่อกับทีมทั้งหมด หากทุกอย่างไม่ได้ผล ทุกอย่างจะล่าช้าเพียงหนึ่งสัปดาห์ก่อนที่คุณจะมีการเช็คอินครั้งต่อไป หากคุณรู้สึกว่ากระบวนการนี้ใช้ไม่ได้ผล ให้เปลี่ยนกระบวนการเพื่อให้ทำงานแทนคุณ

เพียงให้เกียรติสมาชิกในทีมของคุณเล็กน้อยเมื่อพวกเขาเข้าใจทุกอย่าง ฉันได้ยินรายงานบางฉบับของผู้จัดการระยะไกลรายใหม่ซึ่งขอรายงานประสิทธิภาพการทำงานรายชั่วโมงหรือตอบกลับทันทีจากสมาชิกในทีม และฉันเข้าใจดีว่ามันยากแค่ไหนที่จะเชื่อใจว่าคุณจะสามารถรักษาระดับผลิตภาพได้เท่าเดิม หากคุณไม่เห็นคนงานของคุณแบบเห็นหน้ากัน แต่อย่าเพิ่มภาระของพวกเขา เชื่อถือกระบวนการ และปรับระบบของคุณตามความจำเป็น จำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วเช่นนี้อาจเป็นเรื่องยากสำหรับทุกคน คุณจะค้นพบหนทางข้างหน้าได้เร็วขึ้นหากคุณนำจากที่ที่มีความเห็นอกเห็นใจ

ตอนนี้ฉันอยากได้ยินจากคุณ งานอื่นๆ จากแหล่งข้อมูลหรือคำแนะนำเกี่ยวกับบ้านที่เป็นประโยชน์สำหรับคุณมากที่สุดคืออะไร แสดงความคิดเห็นแบ่งปันความคิดของคุณด้านล่าง:

ที่มาของภาพ: Unsplash