Un cheat sheet per il lavoro da casa per i nuovi lavoratori a distanza

Pubblicato: 2022-04-12

Se sei uno dei migliaia di dipendenti che sono entrati di recente nel mondo del lavoro a distanza, benvenuto nel club.

Tra Mailshake, Voila Norbert e le altre nostre società Ramp Ventures, abbiamo oltre 40 persone in tutto il mondo che lavorano in team che sono stati deliberatamente distribuiti dall'inizio. Negli ultimi cinque anni, abbiamo imparato molto su cosa funziona e cosa no quando si tratta di gestire con successo un team distribuito.

Nella maggior parte dei casi, il lavoro a distanza non è quello che le persone si aspettano che sia. Non sono giorni di pigrizia in pigiama, né deve essere l'accordo "always on" di cui molti nuovi lavoratori a distanza hanno paura. Per aiutarti a navigare in questa nuova transizione, ho raccolto alcune delle mie risorse preferite e i migliori suggerimenti come parte di un "cheat sheet" per il lavoro a distanza.

Spero che tu li trovi utili, sia che il lavoro a distanza sia qualcosa che stai assumendo a breve termine o una potenziale direzione professionale per te a lungo termine.

Ottimi strumenti di lavoro a distanza da provare

Questo primo elenco include strumenti che le mie aziende hanno utilizzato con successo e su cui hanno fatto affidamento nel nostro lavoro:

Trello (per la gestione del progetto)
JIRA (per lo sviluppo del software)
Slack (per le comunicazioni di squadra) o Pumble: un'alternativa gratuita a Slack.
CrankWheel (per passare alla sessione di condivisione dello schermo durante una telefonata)
Zoom (per le videoconferenze): non dimenticare di dare un'occhiata anche alle infinite alternative di Zoom disponibili.
Livestorm (per videoconferenza)
Nifty (software di gestione per ufficio tutto in uno)
Loom e Cloudapp (per lo screencast)
Krisp (per disattivare il rumore di fondo durante le chiamate)
FYI (per trovare documenti)
Prenditi una pausa per favore (per ricordarti di allontanarti dal computer ogni tanto)
Placeit (per creare mockup, loghi, video e design)
Salesmate CRM (CRM per i team di vendita)
Hive (per migliorare la produttività sul posto di lavoro)
Scalefusion (software di lavoro remoto)
Ekran (software di monitoraggio dell'attività dell'utente)
EngageBay (software all-in-one di marketing, vendita e supporto)

Inoltre, non dimenticare di disporre di un solido sistema di gestione delle password e di altre soluzioni di sicurezza in atto. Un rapido aumento dei lavoratori remoti impreparati potrebbe mettere a rischio le aziende e i loro dati.

Le mie risorse di lavoro a distanza preferite

Queste aziende hanno tutte messo insieme fantastici primer per i nuovi lavoratori a distanza:

Aiuta Scout "Lavorare in remoto: suggerimenti da oltre 100 lavoratori e leader remoti"
"47 Suggerimenti per il lavoro da casa follemente pratici dal nostro team remoto al 100%" di Groove
"La guida definitiva al lavoro a distanza" di Zapier
Le "Guide di lavoro a distanza" di Twist
"Lista di controllo per la preparazione al lavoro da casa" di Owl Labs
Lavorare da casa: adeguarsi al telelavoro
"15 grandi idee di apprezzamento dei dipendenti per i lavoratori a distanza" di Fond
Email Analytics "20 migliori strumenti software di monitoraggio dei dipendenti da remoto"
I 5 modi di Remo per sfruttare gli eventi virtuali nel 2021
"Statistiche sul lavoro a distanza" di Flamingo
19 Idee per il Ministero degli Interni
Se ti piace ascoltare la musica mentre lavori, dai un'occhiata alle seguenti playlist "lavora da casa" di Lifehacker e Spotify: La playlist "Lavora da casa settimana"
10 fantastiche playlist di Spotify da ascoltare al lavoro

L'app Focus@Will è un'ottima alternativa se non riesci a gestire i testi mentre lavori, oppure puoi cercare su Youtube "musica di concentrazione" per ore di musica di sottofondo gratuita:

Ci sono anche molti account di social media che puoi seguire sia per approfondimenti sul lavoro da casa che per umorismo sull'argomento. Cerca l'hashtag #workfromhome sia su Twitter che su Instagram da seguire.

I miei 5 migliori consigli per l'adattamento al lavoro a distanza

Con così tante altre grandi risorse disponibili sul passaggio al lavoro a distanza, non voglio reinventare la ruota qui. Ma ci sono alcuni suggerimenti che ho imparato negli ultimi anni che non ho visto menzionato tanto altrove che potrebbero essere utili sia per i nuovi lavoratori a distanza che per i loro manager:

Suggerimento n. 1: abituati a comunicare in modo eccessivo

Quando inizi a lavorare a distanza dal lavoro di persona, si verifica un grande cambiamento e le persone richiedono tempo per adattarsi a quel turno.

Quello che finisce per accadere è che le persone vanno fuori di testa perché è un cambiamento, e poi la comunicazione ne risente perché le persone non sono abituate a usare quasi esclusivamente la comunicazione scritta. Le persone finiscono per far cadere la palla mentre si stanno adattando.

Quindi la prima regola per passare dal lavoro di persona al lavoro a distanza, secondo me, è abituarsi a comunicare eccessivamente le cose. Ciò significa anche che il tuo stile di comunicazione deve cambiare. Ricorda, le persone non possono capire il contesto con la comunicazione scritta. Non capiscono nemmeno il sarcasmo.

Un modo per aggirare questo problema è integrare le tue comunicazioni scritte con Loom o altri video screencast che danno più contesto ai tuoi messaggi.

Suggerimento n. 2: non cercare di rispondere a tutto immediatamente

La seconda regola è ricordare che la comunicazione non deve avvenire in modo sincrono. Se imposti le tue aspettative come lavoratore a distanza di rispondere a tutto non appena arriva, verrai sommerso. Finirai per lavorare sulle cose sbagliate.

Solo perché la comunicazione dovrebbe avvenire durante il giorno non significa che devi rispondere a ogni messaggio o e-mail di Slack che ricevi non appena arriva. Imposta orari specifici per controllare tutto e rispondere in modo da poterti concentrare ancora sul tuo lavoro.

Suggerimento n. 3: stabilire protocolli di comunicazione come una squadra

Che tu sia un team leader o un dipendente, devi unirti per capire esattamente come comunicherà il tuo team. Devi stabilire le regole di gioco. Ad esempio, forse farai i tuoi normali incontri individuali, forse ti taggherai a vicenda in Slack quando avrai bisogno di un aggiornamento, o forse sposterai le riunioni mensili del tuo team a una settimanale o programma bisettimanale mentre le persone gestiscono la transizione.

Tieni d'occhio se ci sono persone in fusi orari diversi e fai attenzione a cosa funziona e cosa no. Solo perché hai deciso di iniziare con un protocollo di comunicazione non significa che non puoi cambiarlo se non funziona.

Suggerimento n. 4: creare un ambiente produttivo

La maggior parte delle persone che stanno effettuando questa transizione improvvisamente non avranno una corretta configurazione del lavoro da casa. Le idee per l'home office di ognuno saranno diverse, ma per me significa avere zone silenziose o aree dove posso ascoltare musica mentre lavoro. E ho bisogno di cambiare le cose ogni tanto. Ad esempio, la mattina potrei lavorare sul mio laptop dal bancone della cucina, ma nel pomeriggio terrò le riunioni nel mio ufficio.

Scopri cosa funziona per te e aspettati che dovrai adattare il tuo programma mentre procedi. Potresti avere a che fare con l'assistenza all'infanzia a casa inaspettatamente o potresti dover essere in grado di uscire per sostenere i parenti anziani. Presta attenzione ai tuoi livelli di energia e alle tue nuove routine e scopri come aggirarli secondo necessità. Esistono modelli di piani giornalieri che puoi utilizzare per organizzare il tuo carico di lavoro.

Suggerimento n. 5: ricorda che non sei solo in questo

Solo perché lavori in remoto non significa che lavori da solo. Ogni singolo giorno, per scongiurare la potenziale solitudine, provo a fare una chat video o a parlare con qualcuno della mia squadra. Quando possibile, cerco di organizzare incontri di persona con persone esterne alle mie aziende una volta alla settimana, che si tratti di imprenditori o di altre persone nella mia rete.

Ovviamente, molte di queste riunioni di persona sono sospese in questo momento, quindi sto cercando di essere più attivo nei gruppi di Facebook e nelle chat Slack. Trova il tempo per la tua comunità. Avere una rete forte è fondamentale in questi tempi e ti aiuterà molto a sentirti come se non fossi solo in mezzo a tutti questi cambiamenti.

Una nota speciale per i manager

I miei suggerimenti sopra sono in gran parte rivolti ai dipendenti che stanno gestendo questa improvvisa transizione al lavoro a distanza. Ma se gestisci un team, aspettati che anche i tuoi normali flussi di lavoro cambino.

Come probabilmente avrai notato, non puoi semplicemente avvicinarti alla scrivania di qualcuno o parlare con loro come facevi prima. Ciò rende più importante che mai disporre di una struttura per le comunicazioni, nonché di sistemi e processi chiari per garantire che le cose vengano svolte nel tuo team.

Due sistemi che consiglio per capire come sviluppare nuovi protocolli manageriali includono l'Entrepreneur Operating System (EOS), dal libro Traction di Gino Wickman e quelli descritti in Scaling Up , di Verne Harnish.

Qualunque cosa tu scelga, dagli il tempo di vedere se funziona o meno. In questo momento, in genere ho incontri faccia a faccia con il mio team, oltre a riunioni di gruppo per dipartimento in cui stabiliamo le priorità su cui dobbiamo eseguire la settimana successiva. E poi, tra queste riunioni, se c'è qualcosa di cui dobbiamo parlare, ci collegheremo tramite Slack ed e-mail. Utilizziamo anche Trello e JIRA per portare avanti i progetti.

Dato che lo facciamo da così tanto tempo, siamo arrivati al punto in cui possiamo fare check-in bisettimanali o addirittura mensili senza perdere i progressi. Ma se non conosci la gestione remota, vai settimanalmente.

Con incontri settimanali e uno contro uno, avrai due punti di contatto con ogni individuo e un punto di contatto con il team nel suo insieme. Se le cose non funzionano, tutto verrà ritardato solo una settimana prima del check-in successivo. Se ritieni che il processo non funzioni, modifica il processo in modo che funzioni per te.

Fai solo un po' di grazia ai membri del tuo team mentre capiscono tutto. Sento alcune segnalazioni di nuovi manager remoti che chiedono rapporti sulla produttività oraria o risposte immediate ai membri del loro team. E capisco quanto possa essere difficile credere che sarai in grado di mantenere lo stesso livello di produttività se non riesci a vedere i tuoi lavoratori faccia a faccia. Ma non aumentare il loro peso. Fidati del processo e adatta i tuoi sistemi secondo necessità. Ricorda che transizioni rapide come queste possono essere difficili per tutti. Troverai una via da seguire più velocemente se guidi da un luogo di empatia.

Ora, voglio sentirti. Quali altre risorse o suggerimenti per il lavoro da casa sono stati più utili per te? Lascia un commento condividendo i tuoi pensieri qui sotto:

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