Памятка по работе на дому для новых удаленных сотрудников

Опубликовано: 2022-04-12

Если вы один из тысяч сотрудников, которые недавно присоединились к миру удаленной работы, добро пожаловать в клуб.

В Mailshake, Voila Norbert и других наших компаниях Ramp Ventures более 40 человек по всему миру работают в командах, которые были намеренно распределены с самого начала. За последние пять лет мы многое узнали о том, что работает, а что нет, когда речь идет об успешной работе распределенной команды.

В большинстве случаев удаленная работа — это не то, что люди ожидают. Это не ленивые дни в пижаме, и это не обязательно должен быть режим «всегда на связи», которого боятся многие новые удаленные работники. Чтобы помочь вам сориентироваться в этом новом переходе, я собрал несколько моих любимых ресурсов и лучших советов как часть «шпаргалки» по удаленной работе.

Я надеюсь, что вы найдете их полезными, будь то удаленная работа, которую вы берете на себя в краткосрочной перспективе, или потенциальное направление карьеры для вас в долгосрочной перспективе.

Отличные инструменты для удаленной работы, которые стоит попробовать

Этот первый список включает в себя инструменты, которые мои компании успешно использовали и на которые стали полагаться в своей работе:

Trello (для управления проектами)
JIRA (для разработки ПО)
Slack (для командного общения) или Pumble — бесплатная альтернатива Slack.
CrankWheel (для перехода к сеансу совместного использования экрана во время телефонного звонка)
Zoom (для видеоконференций) — не забудьте также проверить бесконечные альтернативы Zoom.
Livestorm (для видеоконференций)
Nifty (все в одном программном обеспечении для управления офисом)
Loom и Cloudapp (для скринкастинга)
Krisp (для отключения фонового шума во время звонков)
FYI (для поиска документов)
Сделайте перерыв, пожалуйста (за то, что не забывайте время от времени отходить от компьютера)
Placeit (для создания макетов, логотипов, видео и дизайнов)
Salesmate CRM (CRM для отделов продаж)
Улей (для повышения производительности труда)
Scalefusion (программное обеспечение для удаленной работы)
Экран (программа для мониторинга активности пользователей)
EngageBay (программное обеспечение для маркетинга, продаж и поддержки «все в одном»)

Кроме того, не забудьте убедиться, что у вас есть надежная система управления паролями и другие решения для обеспечения безопасности. Быстрое увеличение числа неподготовленных удаленных сотрудников может поставить компании и их данные под угрозу.

Мои любимые ресурсы для удаленной работы

Все эти компании подготовили фантастические учебники для начинающих удаленных работников:

Help Scout «Удаленная работа: советы от более чем 100 удаленных сотрудников и руководителей»
«47 безумно практичных советов по работе на дому от нашей полностью удаленной команды» от Groove
«Полное руководство по удаленной работе» Zapier.
«Руководства по удаленной работе» от Twist
«Контрольный список готовности к работе на дому» Owl Labs
Работа на дому: адаптация к удаленной работе
Фонд «15 отличных идей поощрения удаленных сотрудников»
Аналитика электронной почты «20 лучших программных инструментов для удаленного мониторинга сотрудников»
5 способов Ремо воспользоваться преимуществами виртуальных мероприятий в 2021 году
«Статистика удаленной работы» Flamingo
19 идей домашнего офиса
Если вы любите слушать музыку во время работы, ознакомьтесь со следующими плейлистами «Работа из дома» от Lifehacker и Spotify: Плейлист «Неделя работы из дома»
10 потрясающих плейлистов Spotify для прослушивания на работе

Приложение Focus@Will — отличная альтернатива, если вы не можете воспроизводить тексты во время работы, или вы можете поискать на Youtube «музыку для концентрации» и найти часы бесплатной фоновой музыки:

Есть также множество учетных записей в социальных сетях, на которые вы можете подписаться как для работы на дому, так и для юмора по этой теме. Ищите хэштег #workfromhome в Twitter и Instagram, чтобы следить за новостями.

Мои 5 главных советов по адаптации к удаленной работе

Имея так много других замечательных ресурсов по переходу на удаленную работу, я не хочу изобретать велосипед здесь. Но есть несколько советов, которые я усвоил за последние несколько лет и которые не встречались в других источниках и которые могут быть полезны как новым удаленным работникам, так и их руководителям:

Совет № 1: привыкните к излишнему общению

Когда вы только начинаете работать удаленно с личной работы, происходит большой сдвиг, и людям требуется время, чтобы приспособиться к этому сдвигу.

В конце концов происходит то, что люди сходят с ума, потому что это изменение, а затем страдает общение, потому что люди не привыкли использовать почти исключительно письменное общение. Люди заканчивают тем, что роняют мяч, пока они приспосабливаются.

Так что первое правило перехода от личной работы к удаленной, на мой взгляд, состоит в том, чтобы привыкнуть к чрезмерному общению. Это также означает, что ваш стиль общения должен измениться. Помните, люди не могут понять контекст при письменном общении. Они и сарказма не понимают.

Один из способов обойти это — дополнить ваши письменные сообщения роликами Loom или другими скринкастами, которые придают больше контекста вашим сообщениям.

Совет № 2: не пытайтесь реагировать на все сразу

Второе правило — помнить, что общение не обязательно должно происходить синхронно. Если вы, будучи удаленным работником, возлагаете надежды на то, что будете отвечать на все вопросы по мере их поступления, вы будете затоплены. Вы закончите работать над неправильными вещами.

Тот факт, что общение должно происходить в течение дня, не означает, что вы должны отвечать на каждое сообщение Slack или электронное письмо, которое вы получаете, как только оно появляется. Установите конкретное время, чтобы все проверить и ответить, чтобы вы могли сосредоточиться на своей работе.

Совет № 3: Установите протоколы связи в команде

Независимо от того, являетесь ли вы руководителем группы или сотрудником, вам нужно объединиться, чтобы выяснить, как именно ваша команда будет общаться. Вы должны установить правила игры. Например, может быть, вы собираетесь проводить свои обычные встречи один на один, может быть, вы собираетесь отмечать друг друга в Slack, когда вам нужно обновление, или, может быть, вы собираетесь перенести свои ежемесячные встречи команды на еженедельные или двухнедельный график, пока люди управляют переходом.

Следите за тем, есть ли у вас люди в разных часовых поясах, и обращайте внимание на то, что работает, а что нет. То, что вы решили начать с одного протокола связи, не означает, что вы не можете изменить его, если он не работает.

Совет № 4: настройте продуктивную среду

У большинства людей, которые совершают этот переход, внезапно не будет надлежащей настройки для работы из дома. Идеи домашнего офиса у всех разные, но для меня это означает наличие либо свободных от шума зон, либо мест, где я могу слушать музыку во время работы. И мне нужно время от времени что-то менять. Например, я могу работать на своем ноутбуке с кухонного стола по утрам, а затем проводить встречи в своем офисе во второй половине дня.

Выясните, что работает для вас, и ожидайте, что вам придется корректировать свой график по ходу дела. Возможно, вам неожиданно придется заниматься уходом за детьми дома, или вам может понадобиться выйти, чтобы поддержать пожилых родственников. Обратите внимание на свой уровень энергии и свои новые привычки и подумайте, как обойти их по мере необходимости. Существуют шаблоны планов на день, которые вы можете использовать для организации своей рабочей нагрузки.

Совет № 5: помните, что вы не одиноки в этом

То, что вы работаете удаленно, не означает, что вы работаете в одиночку. Каждый божий день, чтобы отогнать потенциальное одиночество, я стараюсь вести видеочат или разговаривать с кем-то из моей команды. Когда это возможно, я стараюсь раз в неделю назначать личные встречи с людьми, не входящими в мою компанию, будь то предприниматели или другие люди из моей сети.

Очевидно, что многие из этих личных встреч сейчас приостановлены, поэтому я стараюсь быть более активным в группах Facebook и чатах Slack. Находите время для своего сообщества. Наличие надежной сети имеет решающее значение в эти времена, и это поможет вам почувствовать, что вы не одиноки среди всех этих изменений.

Специальное примечание для менеджеров

Мои приведенные выше советы в основном ориентированы на сотрудников, которые справляются с внезапным переходом на удаленную работу. Но если вы управляете командой, ожидайте, что ваши обычные рабочие процессы также изменятся.

Как вы, наверное, заметили, вы не можете просто подойти к чьему-нибудь столу или поговорить с ним, как раньше. Это делает более важным, чем когда-либо, чтобы у вас была структура для ваших коммуникаций, а также четкие системы и процессы, обеспечивающие выполнение задач в вашей команде.

Две системы, которые я рекомендую для выяснения того, как разрабатывать новые управленческие протоколы, включают операционную систему предпринимателя (EOS) из книги Джино Викмана Traction и те, что описаны в книге Верна Харниша Scaling Up .

Что бы вы ни выбрали, дайте время проверить, работает это или нет. Прямо сейчас у меня обычно есть встречи один на один с моей командой, а также групповые встречи по отделам, где мы устанавливаем приоритеты, которые нам нужно выполнить на следующей неделе. А затем, между этими встречами, если нам нужно о чем-то поговорить, мы будем общаться через Slack и по электронной почте. Мы также используем Trello и JIRA для продвижения проектов.

Поскольку мы занимались этим так долго, мы дошли до того, что можем проводить проверки раз в две недели или даже ежемесячно без потери прогресса. Но если вы новичок в удаленном управлении, ходите еженедельно.

Благодаря еженедельным встречам и встречам один на один у вас будет две точки соприкосновения с каждым человеком и одна точка соприкосновения с командой в целом. Если что-то не получится, то все будет отложено только на одну неделю до следующей регистрации. Если вы чувствуете, что процесс не работает, измените его так, чтобы он работал на вас.

Просто дайте членам вашей команды немного отсрочки, пока они во всем разбираются. Я слышу несколько сообщений о новых удаленных менеджерах, которые просят ежечасные отчеты о производительности или немедленные ответы от членов своей команды. И я понимаю, как трудно быть уверенным в том, что вы сможете поддерживать тот же уровень производительности, если вы не можете видеть своих работников лицом к лицу. Но не увеличивайте их бремя. Доверьтесь процессу и адаптируйте свои системы по мере необходимости. Помните, что такие быстрые переходы могут быть тяжелыми для всех. Вы найдете путь вперед быстрее, если будете руководить с позиции эмпатии.

Теперь я хочу услышать от вас. Какие другие ресурсы или советы по работе из дома были для вас наиболее полезными? Оставьте комментарий, поделившись своими мыслями ниже:

Источник изображения: Unsplash