新遠程工作者在家工作備忘單

如果您是最近加入遠程工作世界的數千名員工中的一員，歡迎加入俱樂部。

在 Mailshake、Voila Norbert 和我們的其他 Ramp Ventures 公司中，我們在世界各地有 40 多名員工組成的團隊從一開始就有意分配。 在過去的五年裡，我們學到了很多關於成功運營分佈式團隊的方法和無效方法。

在大多數情況下，遠程工作並不是人們所期望的。 這不是穿著睡衣的慵懶日子，也不是許多新的遠程工作者害怕的“永遠在線”的安排。 為了幫助您駕馭這一新的過渡，我匯總了一些我最喜歡的資源和最佳技巧，作為遠程工作“備忘單”的一部分。

我希望它們對您有所幫助，無論遠程工作是您短期從事的工作，還是長期潛在的職業方向。

可以嘗試的出色遠程工作工具

第一個列表包括我的公司已成功使用並在我們的工作中依賴的工具：

• Trello（用於項目管理）
• JIRA（用於軟件開發）
• Slack（用於團隊溝通）或 Pumble – 免費的 Slack 替代品。
• CrankWheel（在通話期間跳轉到屏幕共享會話）
• Zoom（用於視頻會議）——不要忘記查看無盡的 Zoom 替代品。
• Livestorm（用於視頻會議）
• Nifty（多合一辦公管理軟件）
• Loom 和 Cloudapp（用於截屏）
• Krisp（用於在通話期間靜音背景噪音）
• 僅供參考（用於查找文件）
• 請休息一下（因為要記得經常離開你的電腦）
• Placeit（用於創建模型、徽標、視頻和設計）
• Salesmate CRM（銷售團隊的 CRM）
• Hive（提高工作場所的生產力）
• Scalefusion（遠程工作軟件）
• Ekran（用戶活動監控軟件）
• EngageBay（一體化營銷、銷售和支持軟件）

此外，不要忘記確保您擁有強大的密碼管理系統和其他安全解決方案。 毫無準備的遠程工作人員的迅速增加可能會使公司及其數據面臨風險。

我最喜歡的遠程工作資源

這些公司都為新的遠程工作者準備了出色的入門知識：

• Help Scout 的“遠程工作：來自 100 多名遠程工作者和領導者的提示”
• 來自 Groove 的“來自我們 100% 遠程團隊的 47 個非常實用的在家工作技巧”
• Zapier 的“遠程工作終極指南”
• Twist 的“遠程工作指南”
• 貓頭鷹實驗室的“在家工作準備清單”
• 在家工作：適應遠程辦公
• Fond 的“遠程工作者的 15 個偉大的員工欣賞點子”
• 電子郵件分析“20 種最佳遠程員工監控軟件工具”
• Remo 在 2021 年利用虛擬活動的 5 種方法
• Flamingo 的“遠程工作統計”
• 19 個家庭辦公室創意
• 如果您喜歡在工作時聽音樂，請查看以下來自 Lifehacker 和 Spotify 的“在家工作”播放列表：“在家工作週”播放列表
• 10 個很棒的 Spotify 播放列表，可以在工作中收聽

如果您在工作時無法處理歌詞，Focus@Will 應用程序是一個不錯的選擇，或者您可以在 Youtube 上搜索“集中音樂”以獲得數小時的免費背景音樂：

您還可以關注許多社交媒體帳戶，以了解有關該主題的家庭見解和幽默感。 在 Twitter 和 Instagram 上查找#workfromhome 標籤以跟進。

我適應遠程工作的 5 個重要提示

有這麼多其他關於過渡到遠程工作的重要資源，我不想在這裡重新發明輪子。 但是在過去的幾年裡，我學到了一些在其他地方沒有提到的技巧，這些技巧可能對新的遠程工作者和他們的經理都有用：

提示＃1：習慣於過度溝通

當您剛開始遠程工作而不是親自工作時，就會發生重大轉變——人們需要時間來適應這種轉變。

最終發生的事情是人們因為這是一種變化而嚇壞了，然後溝通受到影響，因為人們幾乎不習慣於完全使用書面溝通。 人們最終會在調整時丟球。

因此，在我看來，從面對面工作到遠程工作的第一條規則是習慣於過度溝通。 這也意味著您的溝通方式需要改變。 請記住，人們無法通過書面交流來理解上下文。 他們也不懂諷刺。

解決此問題的一種方法是使用 Loom 或其他截屏視頻來補充您的書面交流，從而為您的信息提供更多背景信息。

提示＃2：不要試圖立即回應一切

第二條規則是記住通信不必同步發生。 如果您將期望設定為遠程工作者，即您將在收到所有信息時立即回答，那麼您將被淹沒。 你最終會做錯事。

僅僅因為應該全天進行交流並不意味著您必須在收到每條 Slack 消息或電子郵件時立即回复。 設置特定的時間來檢查所有內容並做出回應，以便您仍然可以專注於您的工作。

提示 #3：建立團隊溝通協議

無論您是團隊領導者還是員工，您都需要聯合起來弄清楚您的團隊將如何溝通。 你必須設置遊戲規則。 比如，也許你會進行正常的一對一，也許你會在需要更新時在 Slack 中互相標記，或者你可能會將每月的團隊會議改為每週或當人們管理過渡時，每兩周安排一次。

密切關注您是否有不同時區的人，並註意哪些有效，哪些無效。 僅僅因為您決定從一種通信協議開始並不意味著如果它不起作用，您就無法更改它。

提示＃4：建立一個生產環境

大多數突然進行這種轉變的人都無法在家中進行適當的工作。 每個人的家庭辦公室想法都會有所不同，但對我來說，這意味著要有無噪音區或工作時可以聽音樂的區域。 我需要每隔一段時間就改變一下。 例如，我可能早上在廚房櫃檯上使用筆記本電腦工作，但下午我會在辦公室開會。

找出適合你的方法，並期望你需要隨時調整你的日程安排。 您可能會意外地在家中照顧兒童，或者您可能需要能夠出去贍養年長的親戚。 注意你的能量水平和你的新習慣，並根據需要弄清楚如何解決它們。 您可以使用日間計劃模板來組織工作量。

提示#5：記住你並不孤單

僅僅因為你在遠程工作並不意味著你是一個人工作。 每一天，為了避免潛在的孤獨感，我都會嘗試進行視頻聊天或與團隊中的某個人交談。 如果可能，我會嘗試每週與公司以外的人進行一次面對面的會議——無論是企業家還是我網絡中的其他人。

顯然，現在很多面對面的會議都處於暫停狀態，所以我正努力在 Facebook 群組和 Slack 聊天中更加活躍。 為您的社區騰出時間。 在這些時期，擁有強大的網絡至關重要，它將大大有助於幫助您在所有這些變化中感覺自己並不孤單。

給經理的特別說明

我上面的提示主要針對正在管理這種突然過渡到遠程工作的員工。 但是，如果您管理一個團隊，那麼您的常規工作流程也會發生變化。

您可能已經註意到，您不能像過去那樣只是走到某人的辦公桌前或與他們交談。 這使得擁有溝通結構以及確保團隊完成工作的清晰系統和流程變得比以往任何時候都更加重要。

我推薦的兩個系統用於確定如何開發新的管理協議，包括 Gino Wickman 的Traction一書中的 Entrepreneur Operating System (EOS) 和 Verne Harnish 在Scaling Up中描述的系統。

不管你選擇什麼，給它時間看看它是否有效。 現在，我通常會與我的團隊進行一對一的交流，以及按部門召開的團隊會議，我們會在會議上確定下週需要執行的優先事項。 然後，在這些會議之間，如果有什麼需要聊聊的，我們將通過 Slack 和電子郵件聯繫。 我們還使用 Trello 和 JIRA 來推動項目向前發展。

由於我們已經這樣做了這麼長時間，我們已經到了可以每兩週甚至每月進行一次簽到而不會失去進度的地步。 但是，如果您不熟悉遠程管理，請每週進行一次。

通過每週會議和一對一，您將與每個人有兩個接觸點，與整個團隊有一個接觸點。 如果事情不順利，那麼一切只會在您下次辦理入住手續之前延遲一周。 如果您覺得該過程不起作用，請更改該過程以適合您。

當你的團隊成員弄清楚一切時，只要給他們一點恩典。 我聽到一些新遠程經理的報告，他們要求每小時的生產力報告或團隊成員的即時響應。 而且我明白，如果你不能面對面地看到你的工人，那麼相信你將能夠維持同樣水平的生產力是多麼困難。 但不要增加他們的負擔。 相信這個過程，並根據需要調整您的系統。 請記住，像這樣的快速過渡對每個人來說都是艱難的。 如果您從同理心出發，您會更快地找到前進的道路。

現在，我想听聽你的意見。 家庭資源或技巧中的其他哪些工作對您最有幫助？ 在下面發表評論分享您的想法：

圖片來源：不飛濺