Ściągawka z pracy z domu dla nowych pracowników zdalnych

Opublikowany: 2022-04-12

Jeśli jesteś jednym z tysięcy pracowników, którzy niedawno dołączyli do świata pracy zdalnej, witaj w klubie.

W Mailshake, Voila Norbert i innych naszych firmach Ramp Ventures mamy ponad 40 osób na całym świecie pracujących nad zespołami, które były celowo dystrybuowane od samego początku. W ciągu ostatnich pięciu lat nauczyliśmy się wiele o tym, co działa, a co nie, jeśli chodzi o skuteczne działanie zespołu rozproszonego.

W większości przypadków praca zdalna nie jest tym, czego oczekują ludzie. To nie są leniwe dni w piżamie, ani też nie musi to być układ „zawsze włączony”, którego obawia się wielu nowych pracowników zdalnych. Aby ułatwić poruszanie się po tym nowym przejściu, zebrałem kilka moich ulubionych zasobów i najlepsze wskazówki w ramach „ściągawki” do pracy zdalnej.

Mam nadzieję, że uznasz je za pomocne, niezależnie od tego, czy praca zdalna jest czymś, co podejmujesz na krótką metę, czy też potencjalnym kierunkiem kariery w dłuższej perspektywie.

Świetne narzędzia do pracy zdalnej do wypróbowania

Ta pierwsza lista zawiera narzędzia, z których moje firmy z powodzeniem korzystały i na których polegają w naszej pracy:

  • Trello (do zarządzania projektami)
  • JIRA (do tworzenia oprogramowania)
  • Slack (do komunikacji zespołowej) lub Pumble – darmowa alternatywa dla Slacka.
  • CrankWheel (aby przejść do sesji udostępniania ekranu podczas rozmowy telefonicznej)
  • Zoom (do wideokonferencji) – nie zapomnij również sprawdzić niekończących się alternatyw Zoom.
  • Livestorm (do wideokonferencji)
  • Nifty (wszystko w jednym oprogramowaniu do zarządzania biurem)
  • Loom i Cloudapp (do screencastingu)
  • Krisp (do wyciszania szumów tła podczas połączeń)
  • FYI (do wyszukiwania dokumentów)
  • Zrób sobie przerwę (aby pamiętać, aby od czasu do czasu odchodzić od komputera)
  • Placeit (do tworzenia makiet, logo, filmów i projektów)
  • Salesmate CRM (CRM dla zespołów sprzedażowych)
  • Hive (w celu poprawy produktywności w miejscu pracy)
  • Scalefusion (oprogramowanie do pracy zdalnej)
  • Ekran (oprogramowanie do monitorowania aktywności użytkowników)
  • EngageBay (kompleksowe oprogramowanie do marketingu, sprzedaży i wsparcia)

Nie zapomnij również upewnić się, że masz silny system zarządzania hasłami i inne rozwiązania zabezpieczające. Szybki wzrost liczby nieprzygotowanych pracowników zdalnych może narazić firmy i ich dane na ryzyko.

Moje ulubione zasoby do pracy zdalnej

Wszystkie te firmy przygotowały fantastyczne podkłady dla nowych pracowników zdalnych:

  • Pomóż Scoutowi „Praca zdalna: wskazówki od ponad 100 zdalnych pracowników i liderów”
  • „47 niesamowicie praktycznych porad dotyczących pracy w domu od naszego 100% zdalnego zespołu” od Groove
  • „Ostateczny przewodnik po pracy zdalnej” Zapiera
  • „Przewodniki pracy zdalnej” Twist
  • „Lista kontrolna gotowości do pracy w domu” autorstwa Owl Labs
  • Praca w domu: przystosowanie się do telepracy
  • Fond „15 wspaniałych pomysłów na docenienie pracowników dla pracowników zdalnych”
  • Analiza poczty e-mail „20 najlepszych narzędzi oprogramowania do zdalnego monitorowania pracowników”
  • 5 sposobów Remo na wykorzystanie wirtualnych wydarzeń w 2021 r.
  • „Statystyka pracy zdalnej” Flamingo
  • 19 pomysłów na domowe biuro
  • Jeśli lubisz słuchać muzyki podczas pracy, sprawdź następujące playlisty „praca z domu” od Lifehacker i Spotify: Playlista „Tydzień pracy z domu”
  • 10 niesamowitych list odtwarzania Spotify do słuchania w pracy

Aplikacja Focus@Will jest świetną alternatywą, jeśli nie radzisz sobie z tekstami podczas pracy lub możesz przeszukiwać Youtube w poszukiwaniu „muzyki koncentracji”, aby uzyskać wiele godzin darmowej muzyki w tle:

Istnieje również wiele kont w mediach społecznościowych, które możesz śledzić, zarówno pod kątem pracy z domu, jak i humoru na ten temat. Poszukaj hashtagu #workfromhome na Twitterze i Instagramie, aby śledzić.

Moje 5 wskazówek, jak dostosować się do pracy zdalnej

Mając tak wiele innych wspaniałych zasobów dotyczących przejścia do pracy zdalnej, nie chcę tutaj wymyślać koła na nowo. Jest jednak kilka wskazówek, których nauczyłem się w ciągu ostatnich kilku lat, a których nie widziałem gdzie indziej, a które mogą być przydatne zarówno dla nowych pracowników zdalnych, jak i ich menedżerów:

Wskazówka 1: Przyzwyczaj się do nadmiernej komunikacji

Kiedy dopiero zaczynasz pracę z dala od pracy osobistej, następuje duża zmiana – a ludzie potrzebują czasu, aby się do niej przyzwyczaić.

Kończy się to tym, że ludzie wariują, bo to zmiana, a potem cierpi na tym komunikacja, ponieważ ludzie nie są przyzwyczajeni do korzystania z komunikacji pisemnej prawie wyłącznie. Ludzie w końcu upuszczają piłkę, gdy się dopasowują.

Tak więc pierwszą zasadą przejścia od pracy osobistej do pracy zdalnej, moim zdaniem, jest przyzwyczajenie się do nadmiernej komunikacji. Oznacza to również, że Twój styl komunikacji musi się zmienić. Pamiętaj, że ludzie nie mogą zrozumieć kontekstu komunikacji pisemnej. Oni też nie rozumieją sarkazmu.

Jednym ze sposobów obejścia tego problemu jest uzupełnienie pisemnej komunikacji o Loom lub inne filmy z screencastami, które nadadzą Twoim wiadomościom więcej kontekstu.

Porada 2: Nie próbuj odpowiadać na wszystko natychmiast

Druga zasada to pamiętać, że komunikacja nie musi odbywać się synchronicznie. Jeśli jako pracownik zdalny ustawisz swoje oczekiwania, że ​​odpowiesz na wszystko, gdy się pojawi, zostaniesz zalany. Skończysz, pracując nad niewłaściwymi rzeczami.

To, że komunikacja powinna odbywać się przez cały dzień, nie oznacza, że ​​musisz odpowiadać na każdą otrzymaną wiadomość lub e-mail na Slack, gdy tylko się pojawi. Ustaw konkretne godziny, aby wszystko sprawdzić i odpowiedzieć, abyś mógł nadal skupić się na swojej pracy.

Wskazówka 3: Ustal protokoły komunikacyjne jako zespół

Niezależnie od tego, czy jesteś liderem zespołu, czy pracownikiem, musisz połączyć siły, aby dokładnie określić, w jaki sposób Twój zespół będzie się komunikował. Musisz ustalić zasady gry. Na przykład, może zamierzasz robić swoje zwykłe spotkania jeden na jednego, może zamierzasz oznaczyć się nawzajem w Slacku, gdy będziesz potrzebować aktualizacji, a może zamierzasz przenieść comiesięczne spotkania zespołu na cotygodniowe lub dwutygodniowy harmonogram, podczas gdy ludzie zarządzają przejściem.

Miej oko na to, czy masz ludzi w różnych strefach czasowych i zwracaj uwagę na to, co działa, a co nie. To, że zdecydowałeś się zacząć od jednego protokołu komunikacyjnego, nie oznacza, że ​​nie możesz go zmienić, jeśli nie działa.

Porada 4: Skonfiguruj wydajne środowisko

Większość ludzi, którzy dokonują tego przejścia, nagle nie będzie mieć odpowiedniej konfiguracji pracy z domu. Pomysły na domowe biuro każdego z nas będą inne, ale dla mnie oznacza to posiadanie stref wolnych od hałasu lub obszarów, w których mogę słuchać muzyki podczas pracy. A co jakiś czas muszę coś zmieniać. Na przykład rano mogę pracować na laptopie na kuchennym blacie, ale po południu prowadzę spotkania w biurze.

Zastanów się, co działa dla Ciebie, i spodziewaj się, że będziesz musiał dostosowywać swój harmonogram w miarę postępów. Być może nieoczekiwanie masz do czynienia z opieką nad dziećmi w domu lub możesz potrzebować możliwości wyjścia, aby wesprzeć starszych krewnych. Zwracaj uwagę na swój poziom energii i nowe nawyki i zastanów się, jak je obejść w razie potrzeby. Istnieją szablony planów dziennych, których możesz użyć do uporządkowania swoich zadań.

Porada 5: Pamiętaj, że nie jesteś w tym sam

To, że pracujesz zdalnie, nie oznacza, że ​​pracujesz sam. Każdego dnia, aby odegnać potencjalną samotność, staram się przeprowadzić wideoczat lub porozmawiać z kimś z mojego zespołu. Jeśli to możliwe, raz w tygodniu staram się umawiać na osobiste spotkania z osobami spoza mojej firmy – niezależnie od tego, czy są to przedsiębiorcy, czy inne osoby z mojej sieci.

Oczywiście wiele z tych osobistych spotkań jest teraz wstrzymanych, więc staram się być bardziej aktywny w grupach na Facebooku i czatach Slack. Znajdź czas dla swojej społeczności. Posiadanie silnej sieci kontaktów ma kluczowe znaczenie w tych czasach i pozwoli ci poczuć się tak, jakbyś nie był sam pośród tych wszystkich zmian.

Specjalna uwaga dla menedżerów

Moje wskazówki powyżej są w dużej mierze skierowane do pracowników, którzy zarządzają tym nagłym przejściem do pracy zdalnej. Ale jeśli zarządzasz zespołem, spodziewaj się, że zmienią się również Twoje regularne przepływy pracy.

Jak zapewne zauważyłeś, nie możesz po prostu podejść do czyjegoś biurka lub porozmawiać z nim tak, jak kiedyś. To sprawia, że ​​ważniejsze niż kiedykolwiek jest posiadanie struktury komunikacji, a także przejrzystych systemów i procesów zapewniających, że wszystko zostanie wykonane w Twoim zespole.

Dwa systemy, które polecam, aby dowiedzieć się, jak opracować nowe protokoły zarządzania, to Entrepreneur Operating System (EOS) z książki Traction Gino Wickmana i te opisane w Scaling Up Verne'a Harnisha.

Cokolwiek wybierzesz, daj mu czas, aby sprawdzić, czy to działa. W tej chwili zazwyczaj spotykam się z moim zespołem jeden na jednego, a także spotkania zespołów według działu, na których ustalamy priorytety, które musimy wykonać w następnym tygodniu. A potem, między tymi spotkaniami, jeśli jest coś, o czym musimy porozmawiać, połączymy się przez Slack i pocztę e-mail. Używamy również Trello i JIRA, aby kontynuować projekty.

Ponieważ robimy to od tak dawna, dotarliśmy do punktu, w którym możemy dokonywać odpraw co dwa tygodnie lub nawet co miesiąc bez utraty postępów. Ale jeśli jesteś nowy w zarządzaniu zdalnym, idź co tydzień.

Dzięki cotygodniowym spotkaniom i spotkaniom indywidualnym będziesz mieć dwa punkty kontaktu z każdą osobą i jeden punkt kontaktu z zespołem jako całością. Jeśli coś nie wyjdzie, wszystko zostanie opóźnione tylko na tydzień przed kolejną odprawą. Jeśli uważasz, że proces nie działa, zmień go tak, aby działał dla Ciebie.

Po prostu daj członkom zespołu odrobinę wdzięku, gdy wszystko rozgryzą. Słyszę raporty o nowych, zdalnych menedżerach, którzy proszą o godzinowe raporty produktywności lub natychmiastowe odpowiedzi od członków swojego zespołu. I rozumiem, jak trudno jest zaufać, że będziesz w stanie utrzymać ten sam poziom produktywności, jeśli nie zobaczysz swoich pracowników twarzą w twarz. Ale nie zwiększaj ich ciężaru. Zaufaj procesowi i dostosuj swoje systemy zgodnie z potrzebami. Pamiętaj, że szybkie zmiany, takie jak te, mogą być trudne dla każdego. Szybciej wymyślisz drogę naprzód, jeśli będziesz prowadzić z miejsca empatii.

Teraz chcę usłyszeć od ciebie. Jakie inne prace z domowych zasobów lub wskazówek były dla Ciebie najbardziej przydatne? Zostaw komentarz dzielący się swoimi przemyśleniami poniżej:

Źródło obrazu: Unsplash