Uma folha de dicas de trabalho em casa para recém-trabalhadores remotos

Publicados: 2022-04-12

Se você é um dos milhares de funcionários que ingressaram recentemente no mundo do trabalho remoto, seja bem-vindo ao clube.

Entre Mailshake, Voila Norbert e nossas outras empresas Ramp Ventures, temos mais de 40 pessoas em todo o mundo trabalhando em equipes que foram deliberadamente distribuídas desde o início. Nos últimos cinco anos, aprendemos muito sobre o que funciona e o que não funciona quando se trata de operar com sucesso uma equipe distribuída.

Na maioria dos casos, o trabalho remoto não é o que as pessoas esperam que seja. Não são dias preguiçosos de pijama, nem precisa ser o arranjo “sempre ativo” que muitos novos trabalhadores remotos têm medo. Para ajudá-lo a navegar nessa nova transição, reuni alguns dos meus recursos favoritos e as melhores dicas como parte de uma “folha de dicas” para trabalho remoto.

Espero que você os ache úteis, seja o trabalho remoto algo que você está assumindo no curto prazo ou uma possível direção de carreira para você no longo prazo.

Ótimas ferramentas de trabalho remoto para experimentar

Esta primeira lista inclui ferramentas que minhas empresas usaram com sucesso e passaram a confiar em nosso trabalho:

Trello (para gerenciamento de projetos)
JIRA (para desenvolvimento de software)
Slack (para comunicações em equipe) ou Pumble – uma alternativa gratuita ao Slack.
CrankWheel (para pular para a sessão de compartilhamento de tela durante uma chamada telefônica)
Zoom (para videoconferência) – não se esqueça de conferir também as infinitas alternativas de Zoom disponíveis.
Livestorm (para videoconferência)
Nifty (software de gerenciamento de escritório tudo em um)
Loom e Cloudapp (para screencasting)
Krisp (para silenciar o ruído de fundo durante as chamadas)
FYI (para encontrar documentos)
Faça uma pausa por favor (para se lembrar de ficar longe do seu computador de vez em quando)
Placeit (para criar maquetes, logotipos, vídeos e designs)
Salesmate CRM (CRM para equipes de vendas)
Hive (para melhorar a produtividade no local de trabalho)
Scalefusion (software de trabalho remoto)
Ekran (software de monitoramento de atividade do usuário)
EngageBay (software completo de marketing, vendas e suporte)

Além disso, não se esqueça de ter um sistema de gerenciamento de senhas forte e outras soluções de segurança instaladas. Um rápido aumento de trabalhadores remotos despreparados pode colocar as empresas e seus dados em risco.

Meus recursos de trabalho remoto favoritos

Todas essas empresas reuniram cartilhas fantásticas para novos trabalhadores remotos:

Help Scout's “Trabalhando remotamente: dicas de mais de 100 trabalhadores e líderes remotos”
“47 dicas insanamente práticas de trabalho em casa da nossa equipe 100% remota” do Groove
Zapier "O guia definitivo para o trabalho remoto"
"Guias de Trabalho Remoto" do Twist
"Lista de verificação de prontidão para trabalhar em casa" da Owl Labs
Trabalhando em casa: ajustando-se ao teletrabalho
Fond's "15 ótimas ideias de valorização de funcionários para trabalhadores remotos"
Email Analytics "20 melhores ferramentas de software de monitoramento remoto de funcionários"
As 5 maneiras do Remo de aproveitar os eventos virtuais em 2021
“Estatísticas de trabalho remoto” do Flamingo
19 Idéias para Home Office
Se você gosta de ouvir música enquanto trabalha, confira as seguintes listas de reprodução de “trabalho em casa” do Lifehacker e Spotify: A lista de reprodução 'Work From Home Week'
10 playlists incríveis do Spotify para ouvir no trabalho

O aplicativo Focus@Will é uma ótima alternativa se você não consegue lidar com letras enquanto trabalha, ou pode pesquisar no Youtube por “música de concentração” por horas de música de fundo gratuita:

Há também muitas contas de mídia social que você pode seguir para obter informações sobre o trabalho em casa e humor sobre o assunto. Procure a hashtag #workfromhome no Twitter e no Instagram para acompanhar.

Minhas 5 principais dicas para se adaptar ao trabalho remoto

Com tantos outros ótimos recursos disponíveis sobre a transição para o trabalho remoto, não quero reinventar a roda aqui. Mas há algumas dicas que aprendi nos últimos anos que não vi mencionadas em outros lugares que podem ser úteis tanto para novos trabalhadores remotos quanto para seus gerentes:

Dica nº 1: Acostume-se a se comunicar em excesso

Quando você está começando a trabalhar remotamente, há uma grande mudança que acontece – e leva tempo para as pessoas se ajustarem a essa mudança.

O que acaba acontecendo é que as pessoas enlouquecem porque é uma mudança, e aí a comunicação sofre porque as pessoas não estão acostumadas a usar a comunicação escrita quase exclusivamente. As pessoas acabam deixando a bola cair enquanto estão se ajustando.

Portanto, a primeira regra de passar do trabalho presencial para o trabalho remoto, na minha opinião, é se acostumar a comunicar demais as coisas. Isso também significa que seu estilo de comunicação precisa mudar. Lembre-se, as pessoas não conseguem entender o contexto com comunicação escrita. Eles não entendem sarcasmo também.

Uma maneira de contornar isso é complementar suas comunicações escritas com o Loom ou outros vídeos de screencast que dão mais contexto às suas mensagens.

Dica # 2: Não tente responder a tudo imediatamente

A segunda regra é lembrar que a comunicação não precisa acontecer de forma síncrona. Se você definir suas expectativas como trabalhador remoto de que responderá a tudo quando chegar, ficará sobrecarregado. Você vai acabar trabalhando nas coisas erradas.

Só porque a comunicação deve acontecer ao longo do dia não significa que você precisa responder a todas as mensagens ou e-mails do Slack que receber assim que chegar. Defina horários específicos para verificar tudo e responder para que você ainda possa se concentrar em seu trabalho.

Dica nº 3: Estabeleça protocolos de comunicação como uma equipe

Seja você um líder de equipe ou funcionário, você precisa se unir para descobrir exatamente como sua equipe vai se comunicar. Você tem que definir as regras de jogo. Tipo, talvez você vá fazer suas reuniões individuais normais, talvez você vá marcar um ao outro no Slack quando precisar de uma atualização, ou talvez você mude suas reuniões mensais de equipe para uma semana ou programação quinzenal enquanto as pessoas estão gerenciando a transição.

Fique de olho se você tem pessoas em fusos horários diferentes e preste atenção no que está funcionando e no que não está. Só porque você decidiu começar com um protocolo de comunicação não significa que você não pode alterá-lo se não estiver funcionando.

Dica #4: Configure um Ambiente Produtivo

A maioria das pessoas que está fazendo essa transição de repente não terá uma configuração adequada de trabalho em casa. As ideias de home office de todos serão diferentes, mas para mim, isso significa ter zonas livres de ruído ou áreas onde eu possa ouvir música enquanto trabalho. E eu preciso mudar as coisas de vez em quando. Por exemplo, posso trabalhar no meu laptop no balcão da cozinha de manhã, mas faço reuniões no meu escritório à tarde.

Descubra o que funciona para você e espere que você precise ajustar sua agenda à medida que avança. Você pode estar lidando com cuidados infantis em casa inesperadamente ou pode precisar sair para apoiar parentes idosos. Preste atenção aos seus níveis de energia e suas novas rotinas e descubra como contorná-los conforme necessário. Existem modelos de planos diários que você pode usar para organizar sua carga de trabalho.

Dica nº 5: Lembre-se de que você não está sozinho nessa

Só porque você está trabalhando remotamente não significa que você está trabalhando sozinho. Todos os dias, para evitar a solidão em potencial, tento fazer um bate-papo por vídeo ou conversar com alguém da minha equipe. Sempre que possível, tento marcar reuniões presenciais com pessoas de fora das minhas empresas uma vez por semana – sejam empresários ou outras pessoas da minha rede.

Obviamente, muitas dessas reuniões presenciais estão suspensas no momento, então estou tentando ser mais ativo nos grupos do Facebook e nos bate-papos do Slack. Arranje tempo para a sua comunidade. Ter uma rede forte é fundamental durante esses tempos e ajudará você a se sentir como se não estivesse sozinho em meio a todas essas mudanças.

Uma nota especial para os gerentes

Minhas dicas acima são amplamente voltadas para funcionários que estão gerenciando essa transição repentina para o trabalho remoto. Mas se você gerencia uma equipe, espere que seus fluxos de trabalho regulares também mudem.

Como você já deve ter notado, você não pode simplesmente ir até a mesa de alguém ou falar com ela do jeito que costumava fazer. Isso torna mais importante do que nunca que você tenha uma estrutura para suas comunicações, bem como sistemas e processos claros para garantir que as coisas sejam feitas em sua equipe.

Dois sistemas que recomendo para descobrir como desenvolver novos protocolos gerenciais incluem o Entrepreneur Operating System (EOS), do livro Traction de Gino Wickman e os descritos em Scaling Up , de Verne Harnish.

Seja qual você escolher, dê um tempo para ver se está funcionando ou não. No momento, normalmente tenho reuniões individuais com minha equipe, bem como reuniões de equipe por departamento, nas quais definimos as prioridades que precisamos executar na semana seguinte. E então, entre essas reuniões, se houver algo sobre o qual precisamos conversar, nos conectaremos pelo Slack e por e-mail. Também usamos Trello e JIRA para manter os projetos em andamento.

Como fazemos isso há tanto tempo, chegamos ao ponto em que podemos fazer check-ins quinzenais ou até mensais sem perder o progresso. Mas se você é novo no gerenciamento remoto, vá semanalmente.

Com reuniões semanais e individuais, você terá dois pontos de contato com cada indivíduo e um ponto de contato com a equipe como um todo. Se as coisas não derem certo, tudo só será adiado uma semana antes do próximo check-in. Se você sentir que o processo não está funcionando, mude o processo para funcionar para você.

Apenas dê aos membros de sua equipe um pouco de graça enquanto eles descobrem tudo. Estou ouvindo alguns relatórios de gerentes remotos que estão solicitando relatórios de produtividade por hora ou respostas imediatas dos membros de sua equipe. E entendo como pode ser difícil confiar que você será capaz de manter o mesmo nível de produtividade se não puder ver seus funcionários cara a cara. Mas não adicione ao seu fardo. Confie no processo e adapte seus sistemas conforme necessário. Lembre-se de que transições rápidas como essas podem ser difíceis para todos. Você descobrirá um caminho a seguir mais rápido se liderar a partir de um lugar de empatia.

Agora, eu quero ouvir de você. Que outros recursos ou dicas de trabalho em casa foram mais úteis para você? Deixe um comentário compartilhando sua opinião abaixo:

Fonte da imagem: Unsplash