Una hoja de trucos para trabajar desde casa para trabajadores remotos recién llegados

Si eres uno de los miles de empleados que recientemente se unieron al mundo del trabajo remoto, bienvenido al club.

En Mailshake, Voila Norbert y nuestras otras empresas de Ramp Ventures, tenemos más de 40 personas en todo el mundo trabajando en equipos que han sido distribuidos deliberadamente desde el principio. Durante los últimos cinco años, hemos aprendido mucho sobre lo que funciona y lo que no cuando se trata de operar con éxito un equipo distribuido.

En la mayoría de los casos, el trabajo remoto no es lo que la gente espera que sea. No se trata de días de descanso en pijama, ni tiene que ser el arreglo "siempre activo" al que temen muchos nuevos trabajadores remotos. Para ayudarlo a navegar esta nueva transición, reuní algunos de mis recursos favoritos y los mejores consejos como parte de una "hoja de trucos" para el trabajo remoto.

Espero que los encuentre útiles, ya sea que el trabajo remoto sea algo que está tomando a corto plazo o una posible dirección de carrera para usted a largo plazo.

Excelentes herramientas de trabajo remoto para probar

Esta primera lista incluye herramientas que mis empresas han utilizado con éxito y en las que han llegado a confiar en nuestro trabajo:

• Trello (para gestión de proyectos)
• JIRA (para desarrollo de software)
• Slack (para comunicaciones de equipo) o Pumble: una alternativa gratuita de Slack.
• CrankWheel (para saltar a la sesión de pantalla compartida durante una llamada telefónica)
• Zoom (para videoconferencias): no olvide consultar también las infinitas alternativas de Zoom que existen.
• Livestorm (para videoconferencias)
• Nifty (software de gestión de oficina todo en uno)
• Loom y Cloudapp (para screencasting)
• Krisp (para silenciar el ruido de fondo durante las llamadas)
• FYI (para encontrar documentos)
• Take a Break Please (para recordar alejarse de la computadora cada cierto tiempo)
• Placeit (para crear maquetas, logos, videos y diseños)
• Salesmate CRM (CRM para equipos de ventas)
• Hive (para mejorar la productividad en el lugar de trabajo)
• Scalefusion (software de trabajo remoto)
• Ekran (software de seguimiento de la actividad del usuario)
• EngageBay (software de soporte, ventas y marketing todo en uno)

Además, no olvide asegurarse de tener un sistema sólido de gestión de contraseñas y otras soluciones de seguridad. Un rápido aumento de trabajadores remotos no preparados podría poner en riesgo a las empresas y sus datos.

Mis recursos favoritos de trabajo remoto

Todas estas empresas han elaborado fantásticos manuales para los nuevos trabajadores remotos:

• "Trabajar de forma remota: consejos de más de 100 trabajadores y líderes remotos" de Help Scout
• "47 consejos increíblemente prácticos para trabajar desde casa de nuestro equipo 100 % remoto" de Groove
• "La guía definitiva para el trabajo remoto" de Zapier
• "Guías de trabajo remoto" de Twist
• "Lista de verificación de preparación para trabajar desde casa" de Owl Labs
• Trabajar desde casa: adaptarse al teletrabajo
• "15 grandes ideas de reconocimiento de empleados para trabajadores remotos" de Fond
• Análisis de correo electrónico "20 mejores herramientas de software de monitoreo remoto de empleados"
• Las 5 formas de Remo de aprovechar los eventos virtuales en 2021
• “Estadísticas de trabajo remoto” de Flamingo
• 19 ideas para la oficina en casa
• Si le gusta escuchar música mientras trabaja, consulte las siguientes listas de reproducción para "trabajar desde casa" de Lifehacker y Spotify: La lista de reproducción 'Work From Home Week'
• 10 increíbles listas de reproducción de Spotify para escuchar en el trabajo

La aplicación Focus@Will es una gran alternativa si no puedes manejar las letras mientras trabajas, o puedes buscar en Youtube "música de concentración" para horas de música de fondo gratis:

También hay muchas cuentas de redes sociales que puede seguir tanto para obtener información sobre el trabajo desde el hogar como para el humor sobre el tema. Busque el hashtag #workfromhome tanto en Twitter como en Instagram para seguirlo.

Mis 5 mejores consejos para adaptarse al trabajo remoto

Con tantos otros excelentes recursos disponibles sobre la transición al trabajo remoto, no quiero reinventar la rueda aquí. Pero hay algunos consejos que aprendí en los últimos años que no he visto mencionados en otros lugares que podrían ser útiles tanto para los nuevos trabajadores remotos como para sus gerentes:

Consejo #1: Acostúmbrese a sobrecomunicarse

Cuando recién comienza a trabajar de forma remota desde el trabajo en persona, se produce un gran cambio, y a las personas les lleva tiempo adaptarse a ese cambio.

Lo que termina pasando es que la gente se asusta porque es un cambio, y entonces la comunicación se resiente porque la gente no está acostumbrada a usar la comunicación escrita casi exclusivamente. Las personas terminan dejando caer la pelota mientras se ajustan.

Entonces, la primera regla para pasar de trabajar en persona a trabajar a distancia, en mi opinión, es acostumbrarse a sobrecomunicar las cosas. Eso también significa que su estilo de comunicación debe cambiar. Recuerde, las personas no pueden entender el contexto con la comunicación escrita. Ellos tampoco entienden el sarcasmo.

Una forma de evitar esto es complementar sus comunicaciones escritas con Loom u otros videos de screencast que brindan más contexto a sus mensajes.

Consejo n.º 2: no intente responder a todo de inmediato

La segunda regla es recordar que la comunicación no tiene que ocurrir sincrónicamente. Si establece sus expectativas como trabajador remoto de que va a responder todo a medida que se presente, se verá inundado. Vas a terminar trabajando en las cosas equivocadas.

El hecho de que la comunicación deba tener lugar a lo largo del día no significa que tengas que responder a cada mensaje o correo electrónico de Slack que recibas tan pronto como te llegue. Establezca tiempos específicos para verificar todo y responder para que aún pueda concentrarse en su trabajo.

Consejo #3: Establezca protocolos de comunicación como equipo

Ya sea que sea un líder de equipo o un empleado, debe unirse para descubrir exactamente cómo se comunicará su equipo. Tienes que poner las reglas del juego. Por ejemplo, tal vez vayan a hacer sus reuniones individuales normales, tal vez se etiqueten en Slack cuando necesiten una actualización, o tal vez cambien las reuniones mensuales de su equipo a una semanal o horario quincenal mientras las personas gestionan la transición.

Vigile si tiene personas en diferentes zonas horarias y preste atención a lo que funciona y lo que no. El hecho de que haya decidido comenzar con un protocolo de comunicación no significa que no pueda cambiarlo si no funciona.

Consejo #4: Establezca un entorno productivo

La mayoría de las personas que están haciendo esta transición de repente no tendrán una configuración adecuada para trabajar desde casa. Las ideas de oficina en el hogar de cada persona van a ser diferentes, pero para mí, significa tener zonas libres de ruido o áreas donde puedo escuchar música mientras trabajo. Y necesito cambiar las cosas de vez en cuando. Por ejemplo, podría trabajar en mi computadora portátil desde el mostrador de la cocina por las mañanas, pero luego haré reuniones en mi oficina por la tarde.

Averigüe qué funciona para usted y espere que tendrá que ajustar su horario a medida que avanza. Es posible que estés lidiando con el cuidado de los niños en casa de forma inesperada, o que necesites poder salir para ayudar a tus parientes mayores. Preste atención a sus niveles de energía y sus nuevas rutinas, y descubra cómo evitarlas según sea necesario. Hay plantillas de planes diarios que puede usar para organizar su carga de trabajo.

Consejo #5: Recuerda que no estás solo en esto

El hecho de que esté trabajando de forma remota no significa que esté trabajando solo. Todos los días, para evitar la posible soledad, trato de hacer un video chat o hablar con alguien de mi equipo. Cuando es posible, trato de organizar reuniones en persona con personas ajenas a mis empresas una vez a la semana, ya sean empresarios u otras personas de mi red.

Obviamente, muchas de esas reuniones en persona están suspendidas en este momento, por lo que estoy tratando de ser más activo en los grupos de Facebook y los chats de Slack. Haz tiempo para tu comunidad. Tener una red sólida es fundamental durante estos tiempos, y contribuirá en gran medida a ayudarlo a sentirse como si no estuviera solo en medio de todos estos cambios.

Una nota especial para los gerentes

Mis consejos anteriores están dirigidos en gran medida a los empleados que están gestionando esta transición repentina al trabajo remoto. Pero si administra un equipo, espere que sus flujos de trabajo regulares también cambien.

Como probablemente haya notado, no puede simplemente caminar hacia el escritorio de alguien o hablarle como solía hacerlo. Eso hace que sea más importante que nunca que tenga una estructura para sus comunicaciones, así como sistemas y procesos claros para asegurarse de que las cosas se hagan en su equipo.

Dos sistemas que recomiendo para descubrir cómo desarrollar nuevos protocolos gerenciales incluyen el Sistema Operativo Entrepreneur (EOS), del libro Traction de Gino Wickman y los descritos en Scaling Up , de Verne Harnish.

Elijas lo que elijas, dale tiempo para ver si funciona o no. En este momento, normalmente tengo reuniones individuales con mi equipo, así como reuniones de equipo por departamento donde establecemos las prioridades que debemos ejecutar en la semana siguiente. Y luego, entre esas reuniones, si hay algo sobre lo que necesitemos conversar, nos conectaremos a través de Slack y el correo electrónico. También usamos Trello y JIRA para que los proyectos sigan avanzando.

Ya que hemos estado haciendo esto durante tanto tiempo, hemos llegado al punto en que podemos hacer controles quincenales o incluso mensuales sin perder el progreso. Pero si eres nuevo en la gestión remota, ve semanalmente.

Con reuniones semanales e individuales, tendrá dos puntos de contacto con cada individuo y un punto de contacto con el equipo en su conjunto. Si las cosas no funcionan, entonces todo se retrasará una semana antes de que tenga el próximo check-in. Si siente que el proceso no está funcionando, cámbielo para que funcione para usted.

Solo dale a los miembros de tu equipo un poco de gracia mientras resuelven todo. Escucho algunos informes de nuevos gerentes remotos que solicitan informes de productividad por hora o respuestas inmediatas de los miembros de su equipo. Y entiendo lo difícil que puede ser confiar en que podrá mantener el mismo nivel de productividad si no puede ver a sus trabajadores cara a cara. Pero no añadas a su carga. Confíe en el proceso y adapte sus sistemas según sea necesario. Recuerde que las transiciones rápidas como estas pueden ser difíciles para todos. Descubrirá un camino a seguir más rápido si lidera desde un lugar de empatía.

Ahora, quiero saber de ti. ¿Qué otros recursos o consejos para trabajar desde casa te han resultado más útiles? Deja un comentario compartiendo tus pensamientos a continuación:

Fuente de la imagen: Unsplash