O fișă de lucru de acasă pentru lucrătorii proaspăt de la distanță

Dacă ești unul dintre miile de angajați care s-au alăturat recent în lumea lucrului de la distanță, bine ai venit în club.

În Mailshake, Voila Norbert și celelalte companii ale noastre Ramp Ventures, avem peste 40 de oameni din întreaga lume care lucrează în echipe care au fost distribuite în mod deliberat de la început. În ultimii cinci ani, am învățat multe despre ce funcționează și ce nu atunci când vine vorba de operarea cu succes a unei echipe distribuite.

În cele mai multe cazuri, munca de la distanță nu este ceea ce oamenii se așteaptă să fie. Nu sunt zile de lene în pijamale și nici nu trebuie să fie aranjamentul „întotdeuna” de care se tem mulți noi lucrători la distanță. Pentru a vă ajuta să navigați în această nouă tranziție, am adunat câteva dintre resursele mele preferate și cele mai bune sfaturi, ca parte a unui „cheat sheet” pentru lucrul de la distanță.

Sper că le găsiți de ajutor, indiferent dacă munca de la distanță este ceva pe care îl luați pe termen scurt sau o potențială direcție de carieră pentru dvs. pe termen lung.

Instrumente excelente de lucru de la distanță de încercat

Această primă listă include instrumente pe care companiile mele le-au folosit cu succes și pe care au ajuns să se bazeze în munca noastră:

• Trello (pentru management de proiect)
• JIRA (pentru dezvoltare software)
• Slack (pentru comunicarea echipei) sau Pumble – o alternativă gratuită la Slack.
• CrankWheel (pentru a trece la sesiunea de partajare a ecranului în timpul unui apel telefonic)
• Zoom (pentru conferințe video) - nu uitați să verificați și nenumăratele alternative Zoom disponibile.
• Livestorm (pentru videoconferințe)
• Nifty (Software de gestionare a biroului All in One)
• Loom și Cloudapp (pentru screencasting)
• Krisp (pentru dezactivarea zgomotului de fundal în timpul apelurilor)
• FYI (pentru găsirea documentelor)
• Luați o pauză, vă rog (pentru că nu vă amintiți să vă îndepărtați de computer din când în când)
• Placeit (pentru crearea de machete, logo-uri, videoclipuri și design)
• Salesmate CRM (CRM pentru echipe de vânzări)
• Stup (pentru a îmbunătăți productivitatea la locul de muncă)
• Scalefusion (software de lucru la distanță)
• Ekran (software de monitorizare a activității utilizatorului)
• EngageBay (software all-in-one de marketing, vânzări și asistență)

De asemenea, nu uitați să vă asigurați că aveți un sistem puternic de gestionare a parolelor și alte soluții de securitate. O creștere rapidă a lucrătorilor la distanță nepregătiți ar putea pune companiile și datele lor în pericol.

Resursele mele preferate de lucru la distanță

Aceste companii au pregătit toate materialele fantastice pentru noii lucrători la distanță:

• Ajută Scout „Lucrul de la distanță: sfaturi de la peste 100 de lucrători și lideri de la distanță”
• „47 de sfaturi nebunești de practice de acasă de la echipa noastră 100% la distanță” de la Groove
• „Ghidul suprem pentru lucrul la distanță” al lui Zapier
• „Ghidurile de lucru la distanță” de la Twist
• „Lista de verificare a pregătirii pentru lucrul de acasă” a Owl Labs
• Lucrul de acasă: adaptarea la telecommuting
• „15 idei grozave de apreciere a angajaților pentru lucrătorii de la distanță” ale Fondului
• E-mail Analytics „20 cele mai bune instrumente software de monitorizare a angajaților de la distanță“
• Cele 5 moduri ale lui Remo de a profita de evenimentele virtuale în 2021
• „Statistici de lucru la distanță” de la Flamingo
• 19 idei pentru biroul de acasă
• Dacă vă place să ascultați muzică în timp ce lucrați, consultați următoarele liste de redare „muncă de acasă” de la Lifehacker și Spotify: Lista de redare „Work From Home Week”
• 10 liste de redare Spotify minunate de ascultat la serviciu

Aplicația Focus@Will este o alternativă excelentă dacă nu te descurci cu versurile în timp ce lucrezi sau poți căuta pe Youtube „muzică de concentrare” pentru ore întregi de muzică de fundal gratuită:

Există, de asemenea, o mulțime de conturi de rețele sociale pe care le puteți urmări atât pentru informații despre lucrul de acasă, cât și pentru umor pe această temă. Căutați hashtagul #workfromhome atât pe Twitter, cât și pe Instagram, pe care să îl urmăriți.

Cele mai bune 5 sfaturi ale mele pentru adaptarea la lucrul de la distanță

Având atâtea alte resurse grozave în trecerea la munca de la distanță, nu vreau să reinventez roata aici. Dar există câteva sfaturi pe care le-am învățat în ultimii ani și pe care nu le-am văzut menționate la fel de mult în altă parte, care ar putea fi utile atât pentru noii lucrători la distanță, cât și pentru managerii lor:

Sfat #1: Obișnuiți-vă să comunicați excesiv

Când abia începi să lucrezi de la distanță de la lucrul în persoană, are loc o mare schimbare – iar oamenilor le ia timp să se adapteze la schimbarea respectivă.

Ceea ce ajunge să se întâmple este că oamenii se sperie pentru că este o schimbare, iar apoi comunicarea are de suferit pentru că oamenii nu sunt obișnuiți să folosească comunicarea scrisă aproape exclusiv. Oamenii ajung să scadă mingea în timp ce se adaptează.

Așa că prima regulă de a trece de la lucrul personal la lucrul de la distanță, după părerea mea, este să te obișnuiești cu excesul de comunicare. Asta înseamnă, de asemenea, că stilul tău de comunicare trebuie să se schimbe. Amintiți-vă, oamenii nu pot înțelege contextul cu comunicarea scrisă. Nici ei nu înțeleg sarcasmul.

O modalitate de a ocoli acest lucru este să vă completați comunicările scrise cu Loom sau alte videoclipuri screencast care oferă mai mult context mesajelor dvs.

Sfatul #2: Nu încercați să răspundeți imediat la orice

A doua regulă este să ne amintim că comunicarea nu trebuie să aibă loc sincron. Dacă îți stabilești așteptările ca lucrător de la distanță că vei răspunde la toate pe măsură ce intră, vei fi inundat. Vei ajunge să lucrezi la lucrurile greșite.

Doar pentru că comunicarea ar trebui să aibă loc pe tot parcursul zilei, nu înseamnă că trebuie să răspundeți la fiecare mesaj Slack sau e-mail pe care îl primiți imediat ce apare. Stabiliți ore specifice pentru a verifica totul și a răspunde, astfel încât să vă puteți concentra în continuare pe munca dvs.

Sfatul #3: Stabiliți protocoale de comunicare ca o echipă

Indiferent dacă sunteți un lider de echipă sau un angajat, trebuie să vă uniți pentru a vă da seama exact cum va comunica echipa dvs. Trebuie să stabiliți regulile de joc. De exemplu, poate că veți face obișnuitul unu-la-unu, poate vă veți eticheta unul pe celălalt în Slack atunci când aveți nevoie de o actualizare sau poate vă veți schimba întâlnirile lunare ale echipei la una săptămânală sau program bisăptămânal în timp ce oamenii gestionează tranziția.

Urmăriți dacă aveți persoane în diferite fusuri orare și acordați atenție ce funcționează și ce nu. Doar pentru că ați decis să începeți cu un protocol de comunicare nu înseamnă că nu îl puteți schimba dacă nu funcționează.

Sfat #4: Creați un mediu productiv

Majoritatea oamenilor care fac această tranziție dintr-o dată nu vor avea o configurație adecvată de lucru de acasă. Ideile tuturor la biroul de acasă vor fi diferite, dar pentru mine înseamnă să am fie zone fără zgomot, fie zone în care pot asculta muzică în timp ce lucrez. Și trebuie să schimb lucrurile din când în când. De exemplu, s-ar putea să lucrez la laptop de pe blatul din bucătărie dimineața, dar apoi voi face întâlniri în biroul meu după-amiaza.

Aflați ce funcționează pentru dvs. și așteptați-vă că va trebui să vă ajustați programul pe măsură ce mergeți. Este posibil să aveți de-a face cu îngrijirea copiilor acasă în mod neașteptat sau poate fi necesar să puteți ieși pentru a sprijini rudele în vârstă. Acordați atenție nivelurilor dvs. de energie și noilor rutine și descoperiți cum să le rezolvați după cum este necesar. Există șabloane de plan de zi pe care le puteți folosi pentru a vă organiza volumul de lucru.

Sfatul #5: Amintiți-vă că nu sunteți singur în asta

Doar pentru că lucrezi de la distanță nu înseamnă că lucrezi singur. În fiecare zi, pentru a evita potențiala singurătate, încerc să fac un chat video sau să vorbesc cu cineva din echipa mea. Când este posibil, încerc să organizez întâlniri în persoană cu oameni din afara companiei mele o dată pe săptămână – fie că este vorba despre antreprenori sau alți oameni din rețeaua mea.

Evident, multe dintre aceste întâlniri în persoană sunt în așteptare acum, așa că încerc să fiu mai activ în grupurile Facebook și chat-urile Slack. Fă-ți timp pentru comunitatea ta. A avea o rețea puternică este esențială în aceste vremuri și te va ajuta să te simți ca și cum nu ești singur în mijlocul acestor schimbări.

O notă specială pentru manageri

Sfaturile mele de mai sus sunt orientate în mare parte către angajații care gestionează această tranziție bruscă la munca de la distanță. Dar dacă gestionați o echipă, așteptați-vă ca fluxurile de lucru obișnuite să se schimbe și ele.

După cum probabil ați observat, nu puteți pur și simplu să mergeți la biroul cuiva sau să vorbiți cu el așa cum obișnuiați. Acest lucru face ca este mai important ca niciodată să ai o structură a comunicațiilor tale, precum și sisteme și procese clare pentru a te asigura că lucrurile se fac în echipa ta.

Două sisteme pe care le recomand pentru a afla cum să dezvolte noi protocoale manageriale includ Sistemul de operare al antreprenorilor (EOS), din cartea Traction de Gino Wickman și cele descrise în Scaling Up , de Verne Harnish.

Indiferent ce alegeți, acordați-i timp pentru a vedea dacă funcționează sau nu. În acest moment, am de obicei întâlniri individuale cu echipa mea, precum și întâlniri de echipă pe departamente în care stabilim prioritățile pe care trebuie să le executăm în săptămâna următoare. Și apoi, între acele întâlniri, dacă este ceva despre care trebuie să discutăm, ne vom conecta prin Slack și e-mail. De asemenea, folosim Trello și JIRA pentru ca proiectele să continue.

Deoarece facem asta atât de mult timp, am ajuns la punctul în care putem face check-in-uri bisăptămânale sau chiar lunare fără a pierde progresul. Dar dacă sunteți nou în gestionarea telecomenzii, mergeți săptămânal.

Cu întâlniri săptămânale și unu-la-unu, veți avea două puncte de contact cu fiecare individ și un punct de contact cu echipa ca întreg. Dacă lucrurile nu merg, atunci totul va fi amânat doar cu o săptămână înainte de următorul check-in. Dacă simțiți că procesul nu funcționează, schimbați-l astfel încât să funcționeze pentru dvs.

Doar oferiți-le membrilor echipei dvs. puțină grație în timp ce își dau seama totul. Am auzit câteva rapoarte ale unor manageri noi de la distanță care cer rapoarte de productivitate pe oră sau răspunsuri imediate de la membrii echipei lor. Și înțeleg cât de greu poate fi să ai încredere că vei putea menține același nivel de productivitate dacă nu-ți poți vedea lucrătorii față în față. Dar nu adăugați la povara lor. Aveți încredere în proces și adaptați-vă sistemele după cum este necesar. Amintiți-vă că tranzițiile rapide ca acestea pot fi dificile pentru toată lumea. Îți vei da seama mai repede de calea înainte dacă vei conduce dintr-un loc de empatie.

Acum, vreau să aud de la tine. Ce alte resurse sau sfaturi pentru munca de acasă ți-au fost cele mai utile? Lăsați un comentariu împărtășindu-vă gândurile mai jos:

Sursa imagine: Unsplash