ورقة غش عمل من المنزل للعمال عن بعد حديثًا

إذا كنت من بين آلاف الموظفين الذين انضموا مؤخرًا إلى عالم العمل عن بُعد ، فمرحباً بكم في النادي.

عبر Mailshake و Voila Norbert وشركات Ramp Ventures الأخرى ، لدينا أكثر من 40 شخصًا حول العالم يعملون في فرق تم توزيعها عمدًا منذ البداية. على مدى السنوات الخمس الماضية ، تعلمنا الكثير حول ما ينجح وما لا ينجح عندما يتعلق الأمر بتشغيل فريق موزع بنجاح.

في معظم الحالات ، لا يكون العمل عن بُعد كما يتوقعه الناس. إنها ليست أيامًا كسولة في البيجامات ، ولا يجب أن يكون الترتيب "دائمًا" الذي يخاف منه العديد من العمال الجدد عن بعد. لمساعدتك في التنقل في هذا الانتقال الجديد ، جمعت بعضًا من مواردي المفضلة وأفضل النصائح كجزء من "ورقة الغش" للعمل عن بُعد.

أتمنى أن تجدهم مفيدًا ، سواء كان العمل عن بُعد شيئًا تقوم به على المدى القصير ، أو اتجاه وظيفي محتمل بالنسبة لك على المدى الطويل.

أدوات رائعة للعمل عن بعد يجب تجربتها

تتضمن هذه القائمة الأولى الأدوات التي استخدمتها شركتي بنجاح وأصبحت تعتمد عليها في عملنا:

• Trello (لإدارة المشاريع)
• جيرا (لتطوير البرمجيات)
• Slack (لاتصالات الفريق) أو Pumble - بديل Slack مجاني.
• CrankWheel (للانتقال إلى جلسة مشاركة الشاشة أثناء مكالمة هاتفية)
• Zoom (لمؤتمرات الفيديو) - لا تنسَ الاطلاع على بدائل Zoom التي لا نهاية لها هناك أيضًا.
• Livestorm (لمؤتمرات الفيديو)
• نيفتي (الكل في واحد برنامج إدارة المكاتب)
• Loom and Cloudapp (لتسجيل الشاشة)
• Krisp (لكتم ضوضاء الخلفية أثناء المكالمات)
• لمعلوماتك (للعثور على المستندات)
• خذ قسطًا من الراحة من فضلك (لتذكر الابتعاد عن جهاز الكمبيوتر الخاص بك بين الحين والآخر)
• Placeit (لإنشاء نماذج بالأحجام الطبيعية والشعارات ومقاطع الفيديو والتصميمات)
• Salesmate CRM (CRM لفرق المبيعات)
• خلية (لتحسين إنتاجية مكان العمل)
• Scalefusion (برنامج العمل عن بعد)
• عكران (برنامج مراقبة نشاط المستخدم)
• EngageBay (برنامج التسويق والمبيعات والدعم الكل في واحد)

أيضًا ، لا تنس التأكد من وجود نظام قوي لإدارة كلمات المرور وحلول أمنية أخرى. يمكن أن تؤدي الزيادة السريعة في العاملين عن بُعد غير المستعدين إلى تعريض الشركات وبياناتها للخطر.

مصادر العمل عن بعد المفضلة لدي

لقد جمعت هذه الشركات جميعًا مواد أولية رائعة للعاملين الجدد عن بُعد:

• ساعد الكشافة في "العمل عن بعد: نصائح من أكثر من 100 عامل وقادة عن بعد"
• "47 نصائح للعمل العملي بجنون من المنزل من فريقنا البعيد بنسبة 100٪" من Groove
• Zapier "الدليل الشامل للعمل عن بعد"
• "أدلة العمل عن بعد" من Twist
• مختبرات البومة "قائمة التحقق من جاهزية العمل من المنزل"
• العمل من المنزل: التكيف مع العمل عن بعد
• Fond "15 فكرة رائعة عن تقدير الموظف للعمال عن بعد"
• تحليلات البريد الإلكتروني "أفضل 20 أداة برمجية لمراقبة الموظفين عن بعد"
• طرق Remo الخمس للاستفادة من الأحداث الافتراضية في عام 2021
• "إحصائيات العمل عن بعد" في Flamingo
• 19 أفكار وزارة الداخلية
• إذا كنت ترغب في الاستماع إلى الموسيقى أثناء العمل ، فتحقق من قوائم التشغيل التالية "العمل من المنزل" من Lifehacker و Spotify: قائمة التشغيل "Work From Home Week"
• 10 قوائم تشغيل رائعة من Spotify للاستماع إليها في العمل

يعد تطبيق Focus @ Will بديلاً رائعًا إذا كنت لا تستطيع التعامل مع كلمات الأغاني أثناء العمل ، أو يمكنك البحث على Youtube عن "موسيقى التركيز" لساعات من الموسيقى الخلفية المجانية:

هناك أيضًا الكثير من حسابات الوسائط الاجتماعية التي يمكنك متابعتها لكل من رؤى العمل من المنزل والفكاهة حول هذا الموضوع. ابحث عن علامة التصنيف #workfromhome على كل من Twitter و Instagram للمتابعة.

بلدي 5 أهم النصائح للتكيف مع العمل عن بعد

مع وجود العديد من الموارد الرائعة الأخرى حول الانتقال إلى العمل عن بُعد ، لا أريد إعادة اختراع العجلة هنا. ولكن هناك بعض النصائح التي تعلمتها خلال السنوات القليلة الماضية والتي لم أشاهدها تذكر كثيرًا في أي مكان آخر والتي يمكن أن تكون مفيدة لكل من العمال الجدد عن بعد ومديريهم:

النصيحة رقم 1: تعتاد على الإفراط في التواصل

عندما تبدأ للتو العمل عن بُعد من العمل شخصيًا ، هناك تحول كبير يحدث - ويستغرق الأمر وقتًا للناس للتكيف مع هذا التحول.

ما يحدث في النهاية هو أن الناس يفزعون لأنه تغيير ، ثم يعاني التواصل لأن الناس غير معتادين على استخدام الاتصال المكتوب بشكل حصري تقريبًا. ينتهي الأمر بالناس بإسقاط الكرة أثناء تعديلهم.

لذا فإن القاعدة الأولى للانتقال من العمل الشخصي إلى العمل عن بعد ، في رأيي ، هي التعود على الإفراط في التواصل مع الأشياء. هذا يعني أيضًا أن أسلوب الاتصال الخاص بك بحاجة إلى التغيير. تذكر أن الناس لا يستطيعون فهم السياق من خلال التواصل الكتابي. إنهم لا يفهمون السخرية أيضًا.

تتمثل إحدى طرق التغلب على هذا الأمر في استكمال اتصالاتك المكتوبة باستخدام Loom أو مقاطع فيديو أخرى للتسجيل الرقمي للشاشة والتي توفر مزيدًا من السياق لرسائلك.

نصيحة رقم 2: لا تحاول الرد على كل شيء على الفور

القاعدة الثانية هي أن تتذكر أن الاتصال لا يجب أن يحدث بشكل متزامن. إذا قمت بتعيين توقعاتك كعامل عن بعد ، فستقوم بالإجابة على كل شيء عند ظهوره ، فسوف تغرق. ستنتهي في العمل على الأشياء الخاطئة.

فقط لأن الاتصال يجب أن يحدث على مدار اليوم لا يعني أنه يتعين عليك الرد على كل رسالة أو بريد إلكتروني تتلقاه على Slack بمجرد وصوله. حدد أوقاتًا محددة للتحقق من كل شيء والاستجابة حتى يظل بإمكانك التركيز على عملك.

نصيحة رقم 3: إنشاء بروتوكولات الاتصال كفريق

سواء كنت قائد فريق أو موظفًا ، فأنت بحاجة إلى العمل معًا لمعرفة كيفية تواصل فريقك بالضبط. عليك أن تضع قواعد اللعب. مثل ، ربما ستفعل شيئًا عاديًا فرديًا ، أو ربما ستضع علامة على بعضكما البعض في Slack عندما تحتاج إلى تحديث ، أو ربما ستحول اجتماعات فريقك الشهرية إلى اجتماعات أسبوعية أو جدول كل أسبوعين أثناء قيام الأشخاص بإدارة عملية الانتقال.

راقب ما إذا كان لديك أشخاص في مناطق زمنية مختلفة ، وانتبه لما ينجح وما لا ينجح. لمجرد أنك قررت البدء ببروتوكول اتصال واحد لا يعني أنه لا يمكنك تغييره إذا كان لا يعمل.

النصيحة رقم 4: قم بإعداد بيئة منتجة

لن يكون لدى معظم الأشخاص الذين يجرون هذا الانتقال فجأة إعدادًا مناسبًا للعمل من المنزل. ستكون أفكار المكتب المنزلي لكل شخص مختلفة ، لكن بالنسبة لي ، هذا يعني وجود مناطق خالية من الضوضاء أو مناطق حيث يمكنني الاستماع إلى الموسيقى أثناء عملي. وأنا بحاجة لتغيير الأشياء من حين لآخر. على سبيل المثال ، قد أعمل على الكمبيوتر المحمول الخاص بي من منضدة المطبخ في الصباح ، ولكن بعد ذلك سأعقد اجتماعات في مكتبي في فترة ما بعد الظهر.

اكتشف ما يناسبك ، وتوقع أنك ستحتاج إلى تعديل جدولك كما تذهب. قد تتعامل مع رعاية الأطفال في المنزل بشكل غير متوقع ، أو قد تحتاج إلى أن تكون قادرًا على الخروج لدعم الأقارب المسنين. انتبه إلى مستويات طاقتك وروتينك الجديد ، واكتشف كيفية التغلب عليها حسب الحاجة. توجد قوالب خطة يومية يمكنك استخدامها لتنظيم عبء عملك.

نصيحة رقم 5: تذكر أنك لست وحدك

فقط لأنك تعمل عن بعد لا يعني أنك تعمل بمفردك. كل يوم ، لدرء الشعور بالوحدة المحتملة ، أحاول إجراء محادثة فيديو أو التحدث إلى شخص ما في فريقي. عندما يكون ذلك ممكنًا ، أحاول تنظيم اجتماعات شخصية مع أشخاص من خارج شركتي مرة واحدة في الأسبوع - سواء كانوا رواد أعمال أو أشخاص آخرين في شبكتي.

من الواضح أن الكثير من تلك الاجتماعات الشخصية معلقة في الوقت الحالي ، لذلك أحاول أن أكون أكثر نشاطًا في مجموعات Facebook ومحادثات Slack. خصص وقتًا لمجتمعك. يعد امتلاك شبكة قوية أمرًا بالغ الأهمية خلال هذه الأوقات ، وسيقطع شوطًا طويلاً نحو مساعدتك على الشعور كما لو أنك لست وحيدًا وسط كل هذه التغييرات.

ملاحظة خاصة للمديرين

نصائحي أعلاه موجهة إلى حد كبير للموظفين الذين يديرون هذا الانتقال المفاجئ إلى العمل عن بُعد. ولكن إذا كنت تدير فريقًا ، فتوقع أن يتغير سير العمل المعتاد أيضًا.

كما لاحظت على الأرجح ، لا يمكنك الذهاب إلى مكتب شخص ما أو التحدث إليه بالطريقة التي اعتدت عليها. هذا يجعل الأمر أكثر أهمية من أي وقت مضى أن يكون لديك هيكل لاتصالاتك ، بالإضافة إلى أنظمة وعمليات واضحة للتأكد من إنجاز الأشياء مع فريقك.

أوصي باستخدام نظامين لمعرفة كيفية تطوير بروتوكولات إدارية جديدة ، وهما نظام تشغيل رواد الأعمال (EOS) ، من كتاب الجر الذي كتبه جينو ويكمان وتلك التي تم وصفها في Scaling Up ، بقلم فيرن هارنيش.

مهما كان اختيارك ، امنحه الوقت لمعرفة ما إذا كان يعمل أم لا. في الوقت الحالي ، عادةً ما يكون لديّ اجتماعات فردية مع فريقي ، بالإضافة إلى اجتماعات الفريق حسب القسم حيث نحدد الأولويات التي نحتاج إلى تنفيذها في الأسبوع التالي. وبعد ذلك ، بين تلك الاجتماعات ، إذا كان هناك شيء نحتاج إلى التحدث عنه ، فسنقوم بالاتصال عبر Slack والبريد الإلكتروني. نستخدم أيضًا Trello و JIRA لمواصلة المضي قدمًا في المشاريع.

نظرًا لأننا كنا نقوم بذلك لفترة طويلة ، فقد وصلنا إلى النقطة التي يمكننا فيها إجراء تسجيلات وصول كل أسبوعين أو حتى شهرية دون فقدان التقدم. ولكن إذا كنت جديدًا في إدارة جهاز التحكم عن بُعد ، فانتقل أسبوعيًا.

من خلال الاجتماعات الأسبوعية والاجتماعات الفردية ، سيكون لديك نقطتا اتصال مع كل فرد ونقطة اتصال واحدة مع الفريق ككل. إذا لم تنجح الأمور ، فسيتم تأخير كل شيء لمدة أسبوع واحد فقط قبل موعد تسجيل الوصول التالي. إذا كنت تشعر أن العملية لا تعمل ، فغيّر العملية لتعمل من أجلك.

فقط امنح أعضاء فريقك القليل من النعمة لأنهم يكتشفون كل شيء. أسمع بعض التقارير عن المديرين البعيدين الجدد الذين يطلبون تقارير إنتاجية كل ساعة أو ردود فورية من أعضاء فريقهم. وأنا أفهم مدى صعوبة الثقة في قدرتك على الحفاظ على نفس المستوى من الإنتاجية إذا لم تتمكن من رؤية العاملين لديك وجهًا لوجه. لكن لا تضيف إلى أعبائهم. ثق في العملية ، وقم بتكييف أنظمتك حسب الحاجة. تذكر أن مثل هذه التحولات السريعة يمكن أن تكون صعبة على الجميع. ستكتشف طريقًا للمضي قدمًا بشكل أسرع إذا كنت تقود من مكان التعاطف.

الآن ، أريد أن أسمع منك. ما هي الموارد أو النصائح الأخرى الخاصة بالعمل من المنزل والتي كانت مفيدة للغاية بالنسبة لك؟ اترك تعليق لمشاركة أفكارك أدناه:

مصدر الصورة: Unsplash