Une feuille de triche sur le travail à domicile pour les travailleurs nouvellement distants

Si vous faites partie des milliers d'employés qui ont récemment rejoint le monde du travail à distance, bienvenue au club.

Dans Mailshake, Voila Norbert et nos autres sociétés Ramp Ventures, nous avons plus de 40 personnes dans le monde qui travaillent dans des équipes qui ont été délibérément réparties depuis le début. Au cours des cinq dernières années, nous avons beaucoup appris sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas lorsqu'il s'agit de gérer avec succès une équipe distribuée.

Dans la plupart des cas, le travail à distance n'est pas ce que les gens s'attendent à ce qu'il soit. Ce ne sont pas des jours paresseux en pyjama, ni l'arrangement «toujours allumé» dont beaucoup de nouveaux travailleurs à distance ont peur. Pour vous aider à naviguer dans cette nouvelle transition, j'ai rassemblé quelques-unes de mes ressources préférées et les meilleurs conseils dans le cadre d'une « aide-mémoire » pour le travail à distance.

J'espère que vous les trouverez utiles, que le travail à distance soit quelque chose que vous entreprenez à court terme ou une orientation de carrière potentielle pour vous à long terme.

Excellents outils de travail à distance à essayer

Cette première liste comprend des outils que mes entreprises ont utilisés avec succès et sur lesquels nous nous appuyons dans notre travail :

• Trello (pour la gestion de projet)
• JIRA (pour le développement de logiciels)
• Slack (pour les communications d'équipe) ou Pumble - une alternative gratuite à Slack.
• CrankWheel (pour accéder à la session de partage d'écran lors d'un appel téléphonique)
• Zoom (pour la visioconférence) - n'oubliez pas de consulter également les innombrables alternatives Zoom disponibles.
• Livestorm (pour la visioconférence)
• Nifty (logiciel de gestion de bureau tout-en-un)
• Loom et Cloudapp (pour le screencasting)
• Krisp (pour couper le bruit de fond pendant les appels)
• FYI (pour trouver des documents)
• Faites une pause s'il vous plaît (pour vous rappeler de vous éloigner de votre ordinateur de temps en temps)
• Placeit (pour créer des maquettes, des logos, des vidéos et des designs)
• Salesmate CRM (CRM pour les équipes commerciales)
• Hive (pour améliorer la productivité au travail)
• Scalefusion (logiciel de travail à distance)
• Ekran (logiciel de surveillance de l'activité des utilisateurs)
• EngageBay (logiciel tout-en-un de marketing, de vente et d'assistance)

N'oubliez pas non plus de vous assurer que vous disposez d'un système de gestion des mots de passe solide et d'autres solutions de sécurité en place. Une augmentation rapide du nombre de télétravailleurs non préparés pourrait mettre les entreprises et leurs données en danger.

Mes ressources de travail à distance préférées

Ces entreprises ont toutes mis en place des guides fantastiques pour les nouveaux travailleurs à distance :

• Aidez Scout "Travailler à distance: conseils de plus de 100 travailleurs et dirigeants à distance"
• "47 conseils incroyablement pratiques pour le travail à domicile de notre équipe 100% distante" de Groove
• "Le guide ultime du travail à distance" de Zapier
• « Guides de travail à distance » de Twist
• "Liste de contrôle de préparation au travail à domicile" d'Owl Labs
• Travail à domicile : s'adapter au télétravail
• Fond's "15 excellentes idées d'appréciation des employés pour les travailleurs à distance"
• Email Analytics "20 meilleurs outils logiciels de surveillance des employés à distance"
• Les 5 façons de Remo de profiter des événements virtuels en 2021
• « Statistiques sur le travail à distance » de Flamingo
• 19 idées de bureau à domicile
• Si vous aimez écouter de la musique pendant que vous travaillez, consultez les listes de lecture « travail à domicile » suivantes de Lifehacker et Spotify : La liste de lecture « Work From Home Week »
• 10 listes de lecture Spotify impressionnantes à écouter au travail

L'application Focus@Will est une excellente alternative si vous ne pouvez pas gérer les paroles pendant que vous travaillez, ou vous pouvez rechercher sur Youtube la « musique de concentration » pour des heures de musique de fond gratuite :

Il existe également de nombreux comptes de médias sociaux que vous pouvez suivre à la fois pour le travail à domicile et l'humour sur le sujet. Recherchez le hashtag #workfromhome sur Twitter et Instagram pour suivre.

Mes 5 meilleurs conseils pour s'adapter au travail à distance

Avec tant d'autres excellentes ressources sur la transition vers le travail à distance, je ne veux pas réinventer la roue ici. Mais il y a quelques conseils que j'ai appris au cours des dernières années et que je n'ai pas vus autant mentionnés ailleurs qui pourraient être utiles à la fois aux nouveaux télétravailleurs et à leurs managers :

Conseil n° 1 : Habituez-vous à trop communiquer

Lorsque vous commencez tout juste à travailler à distance après avoir travaillé en personne, un grand changement se produit - et il faut du temps aux gens pour s'adapter à ce changement.

Ce qui finit par arriver, c'est que les gens paniquent parce que c'est un changement, puis la communication en souffre parce que les gens ne sont pas habitués à utiliser presque exclusivement la communication écrite. Les gens finissent par laisser tomber la balle pendant qu'ils s'ajustent.

Donc, la première règle pour passer du travail en personne au travail à distance, à mon avis, est de s'habituer à trop communiquer. Cela signifie également que votre style de communication doit changer. N'oubliez pas que les gens ne peuvent pas comprendre le contexte avec une communication écrite. Ils ne comprennent pas non plus le sarcasme.

Une façon de contourner ce problème consiste à compléter vos communications écrites avec Loom ou d'autres vidéos screencast qui donnent plus de contexte à vos messages.

Astuce #2 : N'essayez pas de répondre à tout immédiatement

La deuxième règle est de se rappeler que la communication ne doit pas nécessairement se produire de manière synchrone. Si vous définissez vos attentes en tant que travailleur à distance selon lesquelles vous allez répondre à tout au fur et à mesure, vous allez être inondé. Vous finirez par travailler sur les mauvaises choses.

Ce n'est pas parce que la communication doit avoir lieu tout au long de la journée que vous devez répondre à chaque message ou e-mail Slack que vous recevez dès qu'il arrive. Fixez des heures précises pour tout vérifier et répondez afin que vous puissiez toujours vous concentrer sur votre travail.

Astuce #3 : Établir des protocoles de communication en équipe

Que vous soyez un chef d'équipe ou un employé, vous devez vous regrouper pour déterminer exactement comment votre équipe va communiquer. Vous devez définir les règles du jeu. Comme, peut-être que vous allez faire vos tête-à-tête habituels, peut-être que vous allez vous taguer dans Slack lorsque vous avez besoin d'une mise à jour, ou peut-être que vous allez déplacer vos réunions d'équipe mensuelles vers une semaine ou horaire bihebdomadaire pendant que les gens gèrent la transition.

Surveillez si vous avez des personnes dans différents fuseaux horaires et faites attention à ce qui fonctionne et à ce qui ne fonctionne pas. Ce n'est pas parce que vous avez décidé de commencer avec un protocole de communication que vous ne pouvez pas le changer s'il ne fonctionne pas.

Conseil n° 4 : Configurez un environnement productif

La plupart des personnes qui effectuent cette transition n'auront soudainement pas de configuration de travail à domicile appropriée en place. Les idées de bureau à domicile de chacun seront différentes, mais pour moi, cela signifie avoir des zones sans bruit ou des zones où je peux écouter de la musique pendant que je travaille. Et j'ai besoin de changer les choses de temps en temps. Par exemple, je pourrais travailler sur mon ordinateur portable depuis le comptoir de ma cuisine le matin, mais je ferai des réunions dans mon bureau l'après-midi.

Déterminez ce qui fonctionne pour vous et attendez-vous à ce que vous deviez ajuster votre emploi du temps au fur et à mesure. Vous devrez peut-être faire garder vos enfants à la maison de manière inattendue ou vous devrez peut-être sortir pour aider des parents âgés. Faites attention à votre niveau d'énergie et à vos nouvelles routines, et déterminez comment les contourner au besoin. Il existe des modèles de plan de journée que vous pouvez utiliser pour organiser votre charge de travail.

Conseil n° 5 : rappelez-vous que vous n'êtes pas seul dans cette situation

Ce n'est pas parce que vous travaillez à distance que vous travaillez seul. Chaque jour, pour conjurer une éventuelle solitude, j'essaie de faire un chat vidéo ou de parler à quelqu'un de mon équipe. Dans la mesure du possible, j'essaie d'organiser des réunions en personne avec des personnes extérieures à mes entreprises une fois par semaine, qu'il s'agisse d'entrepreneurs ou d'autres personnes de mon réseau.

Évidemment, beaucoup de ces réunions en personne sont suspendues en ce moment, alors j'essaie d'être plus actif dans les groupes Facebook et les chats Slack. Prenez du temps pour votre communauté. Avoir un réseau solide est essentiel pendant ces périodes, et cela contribuera grandement à vous aider à vous sentir comme si vous n'étiez pas seul au milieu de tous ces changements.

Une note spéciale pour les gestionnaires

Mes conseils ci-dessus s'adressent en grande partie aux employés qui gèrent cette transition soudaine vers le travail à distance. Mais si vous gérez une équipe, attendez-vous à ce que vos flux de travail habituels changent également.

Comme vous l'avez probablement remarqué, vous ne pouvez pas simplement vous diriger vers le bureau de quelqu'un ou lui parler comme vous le faisiez auparavant. Il est donc plus important que jamais que vous disposiez d'une structure pour vos communications, ainsi que de systèmes et de processus clairs pour vous assurer que les choses sont bien faites au sein de votre équipe.

Deux systèmes que je recommande pour comprendre comment développer de nouveaux protocoles de gestion incluent l'Entrepreneur Operating System (EOS), du livre Traction de Gino Wickman et ceux décrits dans Scaling Up , de Verne Harnish.

Quoi que vous choisissiez, laissez-lui le temps de voir si cela fonctionne ou non. En ce moment, j'ai généralement des tête-à-tête avec mon équipe, ainsi que des réunions d'équipe par département où nous fixons les priorités que nous devons exécuter la semaine suivante. Et puis, entre ces réunions, s'il y a quelque chose dont nous devons discuter, nous nous connecterons via Slack et par e-mail. Nous utilisons également Trello et JIRA pour faire avancer les projets.

Depuis que nous faisons cela depuis si longtemps, nous sommes arrivés au point où nous pouvons faire des vérifications bihebdomadaires ou même mensuelles sans perdre de progrès. Mais si vous débutez dans la gestion à distance, allez-y chaque semaine.

Avec des réunions hebdomadaires et des entretiens individuels, vous aurez deux points de contact avec chaque individu et un point de contact avec l'équipe dans son ensemble. Si les choses ne fonctionnent pas, tout ne sera retardé qu'une semaine avant le prochain enregistrement. Si vous avez l'impression que le processus ne fonctionne pas, modifiez-le pour qu'il fonctionne pour vous.

Donnez simplement aux membres de votre équipe un peu de grâce pendant qu'ils comprennent tout. J'entends des rapports de nouveaux gestionnaires à distance qui demandent des rapports de productivité horaires ou des réponses immédiates des membres de leur équipe. Et je comprends à quel point il peut être difficile de croire que vous pourrez maintenir le même niveau de productivité si vous ne pouvez pas voir vos travailleurs face à face. Mais n'ajoutez pas à leur fardeau. Faites confiance au processus et adaptez vos systèmes au besoin. N'oubliez pas que des transitions rapides comme celles-ci peuvent être difficiles pour tout le monde. Vous découvrirez une voie à suivre plus rapidement si vous menez à partir d'un lieu d'empathie.

Maintenant, je veux vous entendre. Quelles autres ressources ou conseils sur le travail à domicile vous ont été les plus utiles ? Laissez un commentaire partageant vos pensées ci-dessous :

Source de l'image : Unsplash