Cara Membuat Email Penjangkauan yang Sempurna

Beberapa tahun yang lalu, saya meluncurkan alat penjangkauan email yang disebut Mailshake. Ini adalah platform yang sempurna untuk merampingkan dan mengotomatiskan penjangkauan email dingin Anda … tetapi hanya jika Anda tahu atau mau belajar bagaimana menulis email penjangkauan yang sempurna.

Karena saya telah menjadi kontributor untuk Forbes, Inc., dan Pengusaha, saya mendapatkan banyak email penjangkauan dingin yang masuk ke kotak masuk saya (20-30 hari). Ada yang baik, ada yang buruk, dan ada yang sangat, sangat buruk.

Sayangnya, hanya segelintir dari mereka yang akan saya klasifikasikan sebagai "hebat", namun "hebat" adalah apa yang harus Anda capai dengan setiap email yang Anda kirim. Mengutip Rand Fishkin dari Moz, baik saja tidak cukup baik:

“Untuk menginspirasi tanggapan, Anda harus menjadi “hebat.”

Itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, tetapi saya suka berpikir bahwa menerima begitu banyak pesan penjangkauan – dan mengirim banyak sendiri – telah memberi saya ide yang cukup kuat tentang apa yang diperlukan email penjangkauan “hebat”.

Tentu saja, setiap orang yang Anda hubungi berbeda dan paling baik beresonansi dengan sesuatu yang sedikit berbeda dari penerima berikutnya.

Saya harus jujur ​​kepada Anda: tidak ada “aturan emas” untuk menulis dan mengirim email penjangkauan. Anda tidak akan menyelesaikan membaca artikel ini dengan formula dan template yang akan menjamin tingkat respons 100%. Email penjangkauan yang sempurna sepenuhnya bersifat pribadi bagi penerima, dan itu saja berarti tidak ada solusi satu ukuran untuk semua.

Apa yang akan Anda dapatkan adalah sejumlah hal yang harus, tidak boleh dilakukan, dan praktik terbaik, yang jika diikuti, akan membantu meningkatkan jumlah orang yang benar-benar akan peduli dengan apa yang Anda katakan. Kedengarannya bagus?

Ayo pergi.

Kenali Audiens Anda

Aturan pertama untuk menulis email penjangkauan yang sempurna adalah mengetahui penerima Anda. Anda tidak perlu mengenal mereka secara pribadi , tentu saja. Tetapi Anda harus melakukan penelitian yang cukup untuk mengukur gaya dan nada yang paling cocok untuk mereka, dan temukan beberapa detail pribadi untuk membuat pesan khusus tentang mereka.

Seberapa sibuk mereka?

Minimal, Anda harus menempatkan setiap kontak ke dalam salah satu dari dua grup:

• Sangat sibuk
• Kurang sibuk

Semakin sibuk seseorang, semakin mereka akan menghargai keringkasan dan keterusterangan. Ketika Anda memiliki tenggat waktu yang menjulang dan email yang belum dibuka menumpuk, semakin cepat seseorang dapat langsung ke intinya, semakin baik.

Ketika Anda memiliki sedikit lebih banyak waktu di tangan Anda, itu menjadi lebih sedikit beban – dan berani saya katakan, menyenangkan – untuk membaca email ramah yang memuji pekerjaan Anda dan menambahkan lebih banyak konteks pada apa dan mengapa pesan tersebut.

Tentu saja, tidak ada cara untuk mengetahui dengan pasti seberapa sibuk seseorang pada waktu tertentu. Kita semua berbeda. Sebagian besar dari kita memiliki hari atau minggu ketika kita tidak dapat mengikuti beban kerja kita, dan saat-saat ketika segalanya sedikit lebih tenang.

Namun, sebagai aturan umum, jurnalis dan profesional tingkat pengambil keputusan akan menjadi orang tersibuk yang mungkin Anda hubungi. Waktu mereka sangat berharga dan berharga.

Jurnalis khususnya sering menerima ratusan email setiap hari. Yang terpenting bagi mereka bukanlah seberapa besar Anda menyukai pekerjaan mereka atau berapa lama Anda telah mengikuti mereka: melainkan apakah Anda memiliki sesuatu yang berguna untuk ditawarkan kepada mereka atau tidak. Sekitar 75% responden untuk State of Media Report 2019 percaya bahwa kurang dari 25% promosi yang mereka terima relevan bagi mereka.

Tentu, mereka mungkin menikmati sanjungan, tetapi mereka tidak akan menampilkan cerita yang tidak cocok untuk mereka karena itu, dan mereka tidak akan menolak cerita yang bagus karena Anda gagal membuat mereka senang. Langsung ke intinya. Pastikan itu tepat untuk mereka.

Blogger bervariasi. Rata-rata "blogger hobi" memiliki waktu paling banyak untuk Anda, terlebih lagi jika mereka relatif tidak dikenal dan menerima sangat sedikit email. “Blogger karir” berbeda: mereka cenderung sibuk, namun banyak dari mereka bahkan tidak mengelola kotak masuk mereka sendiri (dan bahkan lebih sulit dijangkau daripada jurnalis yang menumpuk).

Sangat penting bagi Anda untuk mempertimbangkan semua ini sebelum Anda mulai menulis karena itu akan memengaruhi apa yang Anda tulis.

Apakah itu cocok?

Luangkan waktu untuk menjelajahi situs prospek Anda dan rasakan apa yang paling mereka minati dan topik yang biasanya mereka bahas.

Dari waktu ke waktu, saya akan menerima penawaran dari pemasar yang meminta saya untuk meliput sebuah startup.

Sekarang, jika Anda menghabiskan beberapa menit mengamati situs saya, Anda akan menyadari bahwa saya bukan pusat berita bisnis, dan saya biasanya tidak menulis artikel yang membahas satu perusahaan tertentu.

Apa yang saya lakukan adalah menulis posting tentang alat luar biasa atau hal keren lainnya yang pernah saya lihat atau gunakan. Hubungi saya untuk mencoba produk atau layanan Anda, dan kemungkinan besar saya akan merespons.

Hubungi saya menggunakan Mailshake dan saya pasti akan merespons (karena saya selalu menanggapi pelanggan dan pengguna).

Jangan Dinginkan Email

Semua orang merespons lebih baik tawaran dari orang yang sudah mereka kenal, bahkan jurnalis yang sangat sibuk. Akibatnya, menekan "kirim" tidak boleh menjadi kontak pertama yang Anda miliki dengan prospek Anda. Anda seharusnya sudah mengambil langkah-langkah untuk mendapatkan diri Anda di radar mereka, bahkan jika hanya periferal. Lakukan apa pun yang Anda bisa untuk menghangatkan email Anda terlebih dahulu dan kemudian menjangkau prospek Anda di platform lain untuk menghangatkan daftar email Anda.

Ini mungkin berarti berbicara dengan mereka di media sosial atau di forum industri, mengomentari blog mereka atau bertemu langsung di konferensi atau acara jejaring, misalnya. Dengan banyaknya acara yang beralih ke format virtual, seperti pameran dagang virtual, berikut adalah beberapa tip untuk tindak lanjut pemimpin acara virtual.

Pada contoh di bawah, orang ini telah menghubungi saya menggunakan Slack. Mereka telah berhasil membuat saya "menyetujui dengan lembut" untuk nada mereka sebelum memberi saya cerita lengkapnya. Fakta bahwa saya tertarik pada ide topik mereka adalah penentu (email dingin atau tidak – jika saya tidak menyukai apa yang mereka tawarkan, itu akan tetap menjadi “tidak”) tetapi mengetahui email sedang dalam perjalanan pasti membantu. Lihat email basho untuk beberapa sumber lebih lanjut tentang email dingin

Idenya bukan untuk membuat sahabat baru (meskipun itu pasti tidak ada salahnya). Anda tidak ingin memulai kencan makan siang biasa atau mendapatkan undangan ke pernikahan mereka. Anda hanya ingin memastikan bahwa kontak Anda mengenali nama Anda ketika mereka melihatnya di kotak masuk mereka.

The "Do's" dari Email Penjangkauan Sempurna

Lakukan: Personalisasikan

Tidak ada yang akan menghapus email Anda lebih cepat daripada mengirim pesan yang jelas-jelas otomatis atau teriakan "Saya mengirim ini ke 200 orang dalam 10 menit dan yang saya ubah hanyalah nama Anda."

Ambil festival spam otomatis ini, misalnya (terima kasih kepada Digital Third Coast untuk berbagi):

Selain mengakui industri tempat penerima bekerja, email ini sangat dipersonalisasi. Dalam hal personalisasi, tidak ada yang lebih baik daripada video pencarian calon pelanggan di email

Namun, ada lebih banyak hal untuk mempersonalisasi email daripada menangani calon pelanggan dengan nama. Email yang dipersonalisasi relevan dengan apa yang dilakukan dan dipedulikan penerima.

Saya sering melihat pemasar mengambil "personalisasi" berarti berbicara tentang posting blog terbaru prospek mereka, atau menyebutkan cinta bersama bepergian, atau tapas, atau tic tac toe ...

Itu semua membantu, tetapi tidak relevan jika Anda tidak repot-repot mencari tahu dan menjelaskan bagaimana penawaran Anda benar-benar selaras dengan pekerjaan dan minat prospek Anda, dan yang lebih penting, bagaimana hal itu akan membantu mereka .

Email yang dipersonalisasi adalah email yang memberi prospek sesuatu yang akan membuat hidup mereka lebih mudah. Lakukan riset Anda, dan Anda mungkin dapat menemukan apa yang prospek Anda rencanakan untuk ditulis atau titik sakit apa yang mereka hadapi dalam kehidupan kerja mereka.

Bertujuan untuk menawarkan sesuatu yang meningkatkan cerita yang mereka tulis atau menyelesaikan masalah – yaitu jenis personalisasi yang benar- benar berfungsi.

Perlu juga dicatat seberapa banyak upaya personalisasi yang tidak jelas dan setengah-setengah. Hal-hal seperti "Saya penggemar berat blog Anda" atau "Saya telah membaca posting Anda untuk sementara waktu" tidak akan memotongnya. Bahkan jika Anda benar-benar penggemar berat atau pembaca setia, kedengarannya benar-benar palsu. Ini tidak akan berhasil. Personalisasi email Anda perlu berusaha lebih keras dan melangkah lebih jauh.

Personalisasi. Segmentasikan daftar email Anda.

Lakukan: Langsung ke intinya dengan cepat

Ini selalu penting. Bahkan kontak "kurang sibuk" memiliki hal-hal yang mereka lebih suka lakukan daripada membaca email Anda. Jadi perkenalkan dirimu. Mentega mereka. Nama jatuh. Lakukan saja dengan cepat sehingga Anda dapat melanjutkan ke hal-hal penting: mengapa Anda benar-benar mengirim email.

Saya suka contoh di bawah ini, diambil dari pos luar biasa oleh Tim Soulo. Intronya terdengar ramah dan tulus, tetapi yang lebih penting, ini singkat. Dalam satu kalimat, Gerald pindah ke apa yang sebenarnya penting.

Ini kebalikan dari contoh di bawah ini, yang tidak hanya terlalu panjang, tetapi juga gagal menyebutkan bagaimana hal ini berhubungan dengan saya atau mengapa saya harus peduli.

Email penjangkauan yang bagus harus maksimal 3-4 kalimat. Tetap pendek dan dapat dipindai.

Lakukan: Nama drop

Menjatuhkan nama, atau lebih khusus lagi, menamai kontak timbal balik, adalah cara yang bagus untuk memecahkan kebekuan dan menambahkan kredibilitas instan ke email Anda.

Mungkin Anda berdua mengobrol dengan orang yang sama melalui Instagram. Mungkin prospek Anda dulu bekerja dengan seseorang yang sekarang bekerja dengan Anda. Atau mungkin Anda baru-baru ini menghadiri konferensi dan menonton ceramah dari mitra bisnis calon pelanggan Anda.

Kontak timbal balik Anda tidak harus teman dekat atau saudara; nama mereka hanya perlu menunjukkan bahwa Anda dan calon pelanggan ini memiliki kesamaan.

Mari kita praktekkan…

Email 1:

“Hei Sujan,

Saya menyukai karya terbaru Anda tentang berbagai jenis pemasaran konten; Saya selalu berjuang terutama dengan pemasaran untuk klien B2B kami, jadi sangat berguna untuk mendapatkan perincian yang jelas tentang bagaimana pemasaran email B2B dan B2C berbeda.

Saya harap Anda tidak keberatan saya memperkenalkan diri dan mengajukan pertanyaan singkat…”

Itu adalah pembuka yang baik untuk sebuah email, meskipun salah satu yang paling cocok untuk jenis prospek yang "kurang sibuk".

Mari kita lihat apakah kita bisa membuatnya lebih baik.

Email 2:

“Hei Sujan,

Bagaimana Anda bisa membuat Ross Simmonds menulis posting tamu untuk Anda ? Saya pengagum berat pekerjaan yang Anda dan Ross lakukan (saya bahkan melihat Ross berbicara baru-baru ini – hal-hal yang luar biasa) jadi senang melihat kalian berkolaborasi.

Saya harap Anda tidak keberatan saya memperkenalkan diri dan mengajukan pertanyaan singkat…”

Ini benar-benar akan menarik perhatian saya karena ini menunjukkan bahwa mereka menyukai apa yang saya lakukan tanpa berlebihan. Email tersebut juga menunjukkan bahwa kami memiliki kesamaan. Saya telah bekerja dengan Ross, dan oke, orang ini tidak mengenal Ross secara pribadi, tetapi mereka telah melihatnya berbicara dan mereka pikir dia juga pria yang keren – mungkin orang ini akan memiliki sesuatu yang menarik untuk dikatakan.

Itu juga terasa alami dan asli. Email 1 bagus, dan jika pertanyaan mereka relevan, saya mungkin akan menjawab, tetapi masih terasa sedikit template.

Email 2 lolos dari status quo – umumnya merupakan langkah yang bijaksana, jika dilakukan dengan baik.

Lakukan: Jelaskan apa yang Anda inginkan

Terkadang email penjangkauan masuk ke kotak masuk saya yang bagus dalam banyak hal, kecuali satu kegagalan utama: mereka tidak menjelaskan apa yang sebenarnya diinginkan pengirim dari saya.

Kesalahan umum adalah pemasar mengirimi saya tautan ke sesuatu yang mereka ingin saya lihat dan menandatangani dengan samar “Saya ingin mendengar pendapat Anda.”

Betulkah?

Anda benar -benar hanya ingin pendapat saya?

Dengan serius?

Ya, saya tidak berpikir begitu…

Jadi katakan saja apa yang Anda inginkan !

Apakah Anda ingin saya membagikan tautan Anda? Publikasikan ulang konten di situs saya? Mengundang Anda untuk menulis posting tamu untuk saya?

Mari kita menjadi nyata di sini: kemungkinan saya tahu persis apa yang Anda inginkan dari saya, tetapi Anda tidak membantu masalah dengan berbelit-belit.

Ingat apa yang saya katakan tentang orang-orang yang "sangat sibuk"? Mereka tidak ingin bermain-main. Mereka tidak ingin ping email bolak-balik "membangun hubungan" sampai Anda benar-benar masuk untuk membunuh. Terus terang dan jujur, dan Anda akan mendapatkan lebih banyak rasa hormat dari saya dan mungkin dari orang lain yang Anda kirimi email juga.

Lakukan: Sertakan tanda yang menarik

Ini adalah salah satu bagian email yang paling mudah untuk diabaikan.

Prospek Anda telah membuka email Anda dan membaca penawaran Anda. Entah mereka tertarik atau tidak, jadi siapa yang peduli bagaimana Anda menandatangani …?

Saya agak mengerti, tetapi ini adalah kesempatan terakhir Anda untuk membuat kesan, jadi mengapa tidak memanfaatkannya sebaik mungkin?

Ketika saya adalah pengagum berat orang yang saya hubungi, saya akan sering mengucapkan "penggemar terbesar Anda", tetapi favorit saya yang lain adalah "pelukan dan ciuman".

Jangan menilai sampai Anda mencobanya. Anda akan terkejut dengan apa yang berhasil. Cobalah beberapa yang berbeda dan lacak hasilnya.

"Jangan" dari Email Penjangkauan Sempurna

Jangan: Sebutkan nama yang salah

Memastikan untuk memanggil orang dengan nama yang benar sudah jelas, bukan? Yah, sungguh mengejutkan betapa seringnya saya menerima email yang ditujukan kepada orang lain selain Sujan.

Kemungkinan mereka tidak benar- benar mengira saya dipanggil Sam atau Sally atau Sinbad (semua dibuat-buat – tidak ada yang pernah memanggil saya dengan nama itu). Kemungkinan mereka hanya mengirim begitu banyak email sehingga mereka bingung, atau menyalin dan menempelkan email terakhir mereka dan gagal mengubah nama.

Either way, menelepon seseorang dengan nama yang salah tidak membuat awal yang baik, jadi selalu, selalu mengoreksi email Anda. Anda tentu ingin memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa, tetapi Anda juga harus memeriksa apakah Anda memanggil orang dengan nama yang benar. Anda dapat berkonsultasi dengan ahli Essay Tigers untuk penulisan konten yang kompeten.

Jangan: Sertakan lampiran di email Anda

Mereka cenderung menandai filter spam dan secara inheren tidak dapat dipercaya ketika mereka menerima email dari orang asing. Sertakan tautan ke konten dan informasi lain sebagai gantinya.

Jangan: Kirim email yang berantakan

Memformat email Anda dapat dengan mudah diabaikan, tetapi tolong jangan. Kesan pertama penting dalam email seperti halnya secara langsung, dan presentasi adalah kunci untuk memastikan bahwa kesan itu positif.

Sementara saya menanggapi nada di bawah, jaraknya benar-benar mengecewakan.

Desain email adalah seni dan sains, jadi luangkan waktu untuk mempelajari tren terbaru dan praktik terbaik. Lihat Email yang Sangat Bagus untuk mendapatkan inspirasi.

Jangan: Buat semuanya tentang Anda

Ini adalah masalah yang saya perhatikan banyak. Pemasar tampaknya lupa bahwa satu-satunya cara promosi mereka akan berhasil adalah jika mereka menawarkan sesuatu yang akan dipedulikan oleh prospek mereka . Terus terang: mereka tidak peduli tentang Anda. Sama sekali.

Anda bisa bersemangat dan antusias dengan produk baru Anda. Anda dapat diyakinkan bahwa Anda adalah blogger tamu terbaik yang pernah menghiasi planet ini. Semua ini tidak penting jika prospek Anda tidak dapat memahami bagaimana peluncuran produk atau keterampilan menulis Anda bermanfaat bagi mereka .

Promosi email Anda bukan tentang Anda. Nasib Anda ada di tangan orang yang Anda kirimi email, jadi ini semua tentang mereka .

Bersikap lantang dan jelas tentang isi email ini untuk penerima. Saya tidak bisa cukup menekankan itu.

Jangan: Mohon

Atau dalam hal ini, katakan tolong. Ya, ini adalah satu kali dalam hidup Anda ketika tidak apa-apa – lebih baik sebenarnya – untuk tidak mengatakan tolong. Ini melemahkan kekuatan penawaran atau manfaat Anda bagi mereka.

Memaku Baris Subjek

Menulis email penjangkauan yang bagus itu sulit. Menulis baris subjek yang bagus bahkan lebih sulit.

Atau setidaknya sering terlihat seperti itu. Bagaimanapun, ini cukup penting: 47% penerima email memutuskan apakah akan membuka email hanya berdasarkan baris subjek.

Salah, dan isi email itu sendiri tidak relevan.

Tapi itu perlu melakukan lebih dari meyakinkan seseorang untuk membuka email Anda. Itu saja mudah. Siapapun bisa mendapatkan email dibuka jika mereka mengatakan hal yang benar. Sayangnya, membuka email Anda tidak cukup.

Baris subjek email yang bagus harus:

• Jadilah menarik
• Bersikaplah tulus (hindari pembicaraan pemasaran)
• Secara akurat mencerminkan isi email
• Idealnya dipersonalisasi
• Buat urgensi, rasa ingin tahu, dan/atau misteri
• Singkat

Ketika saya ingin mendapatkan tempat blogging tamu, baris subjek saya sering kali sesederhana “ide bagus untuk sebuah posting.”

Jujur dan terbuka tentang isi email. Ini memberikan informasi yang cukup untuk menjadi menarik. Dan sepertinya itu ditulis oleh manusia (yang dimilikinya).

Saya juga menyukai baris subjek ini dari nama saya Sujan Deswal:

Ini tepat sebagai pendahulu untuk permintaan wawancara.

Di sisi lain, ini…

… jelas mencerminkan isi email. Sayangnya, ini juga berbau otomatisasi (“Permintaan Wawancara”+”Nama Blog”).

Sementara ini…

... benar-benar putus asa.

Dalam pengalaman saya, baris subjek terbaik sederhana dan jujur. Cobalah untuk tidak terlalu memikirkan mereka atau terlalu pintar. Bahkan, ketukan yang jelas lucu dan pintar setiap saat. Anda ingin agar email Anda dibuka, tetapi Anda juga ingin agar email tersebut dibaca dan dibalas, jadi pastikan untuk tidak menyesatkan siapa pun.

Jika ditulis dengan baik, email penjangkauan atau sambutan Anda sudah berada dalam posisi yang menguntungkan. Mereka tidak mungkin jatuh ke dalam spam atau 'Promosi' (kecuali Anda telah berbelanja untuk kontak di Amazon). Dengan baris subjek yang tepat, email akan mendapatkan lebih banyak pembukaan daripada buletin dan email penjualan biasa. Menghabiskan waktu tambahan untuk memoles email Anda mungkin merupakan investasi yang sangat baik untuk waktu Anda.

Menindaklanjuti

Gagal menindaklanjuti email penjangkauan adalah salah satu kesalahan terbesar yang dapat dilakukan pemasar. Jason Zook, pendiri I Wear Your Shirt and Wondering Aimfully, adalah pendukung besar untuk mengirim email tindak lanjut. Mengapa? Karena sekitar 75% dari kesepakatan suksesnya dihasilkan dari email tindak lanjut.

Ada banyak alasan membayar untuk mengirim email tindak lanjut. Prospek Anda mungkin telah membaca email Anda dan benar-benar tertarik dengan apa yang Anda tawarkan, tetapi lupa untuk membalasnya. Mungkin email Anda masuk ke folder spam mereka. Mungkin Anda gagal menyebutkan sepotong informasi yang merupakan kunci untuk mengamankan minat prospek Anda untuk pertama kalinya.

Apa pun alasannya, mengabaikan tindak lanjut dapat berarti Anda mengurangi tingkat keberhasilan hingga 75% – atau lebih.

Satu studi menemukan tingkat respons 30% untuk email pertama. Itu cukup bagus. Tetapi juga ditemukan 21% untuk yang kedua, 13% untuk yang kelima, dan 7% untuk yang kesepuluh. Bawa pulang? Kirim tindak lanjut untuk mendapatkan lebih banyak tanggapan. Terlihat jelas.

Studi yang sama menemukan bahwa 70% dari rantai email berhenti setelah hanya satu email yang tidak dijawab, sementara 80% prospek mengatakan 'tidak' empat kali sebelum akhirnya mengatakan 'ya' (tetapi 92% pengirim sudah menyerah setelah mendengar 'tidak'. ' empat kali).

Lihat pemutusan?

Untuk membantu meningkatkan jumlah tanggapan yang diperoleh email tindak lanjut Anda, coba ...

Jaga agar email Anda tetap singkat

Jauhkan lebih singkat dari pertama kali sekitar. Ingatlah bahwa banyak orang yang Anda hubungi akan membaca email pertama Anda dan mengabaikan untuk membalas hanya karena mereka tidak tertarik. Kurangi risiko menggosoknya dengan cara yang salah dengan menjaga tindak lanjut Anda sesingkat dan sesingkat mungkin.

Membalas email asli Anda

Ini membuat baris subjek tetap di tempatnya, tetapi menambahkan "Re:" sehingga tampak seolah-olah prospek Anda sudah terlibat dalam percakapan dengan Anda - teknik yang telah terbukti meningkatkan tingkat keterbukaan dan respons.

Menawarkan informasi atau insentif tambahan

Siapa pun yang mengabaikan untuk menanggapi email pertama Anda karena mereka tidak tertarik melakukannya hanya berdasarkan informasi yang Anda berikan kepada mereka. Lain kali, tawarkan mereka sesuatu yang sedikit berbeda dan Anda mungkin bisa membalikkannya. Tambahkan nilai lebih. Sesuaikan penawaran.

Sebagian besar pemasar akan setuju bahwa mengirim email tindak lanjut adalah hal yang wajar. Soal berapa kali kita harus menindaklanjuti, pendapat cenderung berbeda.

Bagi saya, angka ajaibnya adalah total tiga email. Itu email awal Anda, ditambah dua tindak lanjut. Ketika saya menerima email keempat, saya mulai berpikir "Sudah ambil petunjuknya." Anda tidak ingin berakhir di daftar "diblokir" orang.

Yang mengatakan…

Melacak email dapat sangat membantu dalam tahap tindak lanjut. Lakukan ini, dan Anda akan tahu apakah email Anda telah dibuka atau belum.

Saat email Anda tidak dibuka, Anda dapat membuat dugaan bahwa Anda menggunakan baris subjek yang salah atau bahwa mereka berakhir di folder spam penerima. Jangan takut untuk menguji baris subjek email tindak lanjut yang berbeda. Anda dapat mencoba menambahkan kode utm untuk kampanye email untuk mengukur kinerja dan membandingkan email Anda dengan sumber lalu lintas lainnya.

Bagaimanapun, Anda tahu aman untuk terus mencoba.

Sebaliknya, jika Anda dapat melihat bahwa email Anda telah dibuka tetapi Anda masih belum mendapatkan tanggapan, cukup aman untuk mengasumsikan bahwa setelah tiga atau empat email Anda mungkin harus meneleponnya dalam sehari. Mereka tidak begitu menyukaimu.

Di luar Email

Setelah Anda mengirim email, mendapat tanggapan positif, dan perusahaan/cerita/produk/infografis Anda tercakup dalam publikasi, tahukah Anda apa yang benar-benar membantu selanjutnya?

Memelihara hubungan itu.

Dalam pengalaman saya, ini adalah satu hal yang benar-benar memisahkan PR dari pemasar: PR melakukan apa pun yang mereka bisa untuk mempertahankan hubungan itu setelah kontak dibuat. Anda harus melakukan hal yang sama.

Ingat apa yang saya katakan di atas tentang meluangkan waktu untuk berada di depan kontak Anda sebelum Anda mengirim email itu? Nah, bagaimana jika Anda memiliki daftar kontak dekat yang selalu senang mendengar kabar dari Anda dan mencari tahu apa yang Anda tawarkan selanjutnya?

Itu bukan mimpi pipa. Dibutuhkan waktu dan komitmen, tetapi jika Anda tetap melakukannya, Anda dapat membuat orang-orang ini tetap berada di radar Anda sehingga lain kali Anda ingin mendapatkan cerita atau konten di depan mereka, mereka lebih dari bersedia untuk melihatnya. .

Gunakan email otomatis dan perhatian pribadi untuk memelihara, mengembangkan, dan memelihara hubungan tersebut untuk jangka panjang.

Perlu semua informasi ini dikumpulkan? Berikut adalah takeaways utama untuk Anda:

Sebelum Anda mengirim email…

Ketahui siapa yang Anda kirimi email dan seberapa sibuk mereka

Jurnalis hampir selalu menghargai email super pendek yang langsung ke intinya. Blogger cenderung lebih peduli tentang bekerja dengan orang-orang yang mengikuti mereka dan apa yang mereka lakukan. Ini berarti secara umum ada baiknya meluangkan waktu untuk membuat sesuatu yang sedikit lebih pribadi.

Cari tahu apa yang relevan bagi mereka

Menghubungi prospek tentang sesuatu yang mereka tidak akan pernah tertarik membuang waktu semua orang. Ingin mendapatkan tempat posting tamu? Cari tahu apakah kontak tersebut benar-benar memublikasikan postingan tamu. Mengirim siaran pers? Pastikan untuk menargetkan prospek yang secara teratur meliput berita industri.

Jangan dinginkan email

Pesan prospek Anda di media sosial. Komentar di blog mereka. Bicaralah dengan mereka di sebuah konferensi. Lakukan apa saja untuk mendapatkan nama Anda di depan mereka sebelum Anda menekan kirim.

Di email Anda…

Lakukan personalisasi

Gunakan nama mereka dan sebutkan kesamaan jika Anda memilikinya, tetapi yang paling penting, kerjakan pekerjaan rumah Anda untuk mengidentifikasi bagaimana Anda benar-benar dapat membantu prospek Anda. Ini mungkin berarti memberikan data yang menyempurnakan cerita yang mereka tulis, atau menawarkan untuk menulis posting tamu yang menguraikan poin yang baru saja mereka buat. Personalisasi semacam ini tidak hanya menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset, tetapi sebenarnya berguna bagi orang yang Anda hubungi.

Cepat to the point

Setiap orang memiliki sesuatu yang mereka lebih suka lakukan daripada membaca email, jadi jangan bertele-tele: pertahankan satu atau dua kalimat pengantar sebelum beralih ke mengapa Anda mengirim email dan apa yang Anda inginkan.

Lakukan penurunan nama

Jika Anda memiliki kontak yang sama, menyebutkannya dapat sangat membantu untuk mencairkan suasana dan menunjukkan kepada calon pelanggan bahwa Anda adalah seseorang yang juga layak untuk dikenal.

Jelaslah tentang apa yang Anda inginkan

Tidak ada yang pernah mengirim email hanya demi "bersikap baik" atau "mengucapkan salam": kita semua menginginkan sesuatu, jadi selamatkan semua orang dari masalah dan terus terang tentang apa yang Anda inginkan. Anda tidak boleh membuat prospek Anda bekerja untuk mencari tahu apa yang sebenarnya Anda ingin mereka lakukan.

Sertakan tanda yang menarik

Ini adalah kesempatan terakhir Anda untuk membuat kesan, jadi cobalah untuk tampil beda.

Jangan salah sebut nama

Jangan sertakan lampiran

Itu membuat semua orang tidak nyaman.

Mereka menandai filter spam. Cukup kata.

Jangan mengirim email yang berantakan

Periksa kembali presentasi email Anda sebelum menekan kirim. Apakah paragraf memiliki jarak yang sama? Apakah Anda memiliki tanda tangan email yang bagus atau apakah Anda menggunakan generator tanda tangan email? Ini semua membuat perbedaan dalam cara Anda dipersepsikan.

Jangan membuat semuanya tentangmu

Email penjangkauan yang sukses adalah email yang menunjukkan apa manfaatnya bagi orang yang Anda kirimi email. Berhentilah memikirkan apa untungnya bagi Anda, dan tempatkan diri Anda pada posisi penerima.

Jangan memohon

Atau katakan tolong. Kedengarannya putus asa dan tidak akan meyakinkan siapa pun untuk melakukan apa yang Anda minta. Mendapatkan tanggapan adalah tentang menawarkan sesuatu yang diinginkan atau dibutuhkan penerima, bukan seberapa baik Anda meminta.

Paku baris subjek ...

Ini adalah kuncinya. Salah, dan email Anda bahkan mungkin tidak dibuka. Baris subjek yang bagus sangat menarik, mencerminkan isi email, dan terdengar seperti benar-benar ditulis oleh manusia.

Menindaklanjuti …

Tetapi pastikan untuk menambahkan sesuatu yang baru ke email berikutnya untuk meningkatkan peluang menarik minat prospek yang mengabaikan email Anda sebelumnya.

Menjalin silaturahmi…

Ketika seseorang merespons secara positif, ada baiknya tetap berhubungan dan membangun hubungan. Dilakukan dengan baik, ini berarti bahwa lain kali Anda menginginkan sesuatu dari mereka, mereka akan dengan senang hati memeriksanya, dan kemungkinan besar akan membantu.

Apakah Anda memiliki tip atau petunjuk lain yang akan membantu pemasar membuat email penjangkauan yang sempurna? Komentar di bawah ... Anda tahu apa yang harus dilakukan: