So erstellen Sie die perfekte Outreach-E-Mail

Vor ein paar Jahren habe ich ein E-Mail-Outreach-Tool namens Mailshake gestartet. Es ist die perfekte Plattform, um Ihre Kontaktaufnahme per Cold-E-Mail zu rationalisieren und zu automatisieren … aber nur, wenn Sie wissen oder bereit sind, es zu lernen, wie man die perfekte Kontaktaufnahme-E-Mail schreibt.

Da ich für Forbes, Inc. und Entrepreneur mitgearbeitet habe, erhalte ich viele unangemeldete E-Mails in meinem Posteingang (20-30 pro Tag). Einige sind gut, einige sind schlecht und einige sind sehr, sehr schlecht.

Leider sind nur eine Handvoll davon das, was ich als „großartig“ einstufen würde, und doch ist „großartig“ das, was Sie mit jeder einzelnen E-Mail, die Sie versenden, anstreben sollten. Um Rand Fishkin von Moz zu zitieren, ist gut einfach nicht gut genug:

„Um eine Reaktion hervorzurufen, muss man „großartig“ erreichen.

Das ist leichter gesagt als getan, aber ich denke gerne, dass mir die Tatsache, dass ich am Empfänger so vieler Outreach-Nachrichten bin – und viele selbst verschicke – eine ziemlich solide Vorstellung davon gegeben hat, was eine „großartige“ Outreach-E-Mail beinhaltet.

Natürlich ist jede Person, die Sie kontaktieren, anders und wird am besten mit etwas etwas anderem als dem nächsten Empfänger in Resonanz treten.

Ich muss ehrlich zu Ihnen sein: Es gibt keine „goldene Regel“ für das Schreiben und Versenden von Outreach-E-Mails. Sie werden diesen Artikel nicht mit einer festgelegten Formel und Vorlage zu Ende lesen, die eine 100-prozentige Rücklaufquote garantieren. Die perfekte Outreach-E-Mail ist für den Empfänger völlig persönlich, und das allein bedeutet, dass es keine Einheitslösung gibt.

Was Sie erhalten , sind eine Reihe von Geboten, Verboten und Best Practices, die, wenn sie befolgt werden, dazu beitragen sollten, die Anzahl der Menschen zu erhöhen, die sich tatsächlich einen Dreck darum scheren, was Sie zu sagen haben. Klingt gut?

Lass uns gehen.

Kenne deine Zuhörer

Die erste Regel beim Schreiben der perfekten Outreach-E-Mail ist, Ihren Empfänger zu kennen. Sie müssen sie natürlich nicht persönlich kennen. Aber Sie sollten genug recherchieren, um den Stil und den Ton zu bestimmen, der am besten zu ihnen passt, und ein paar persönliche Details finden, um die Nachricht speziell auf sie auszurichten.

Wie beschäftigt sind sie?

Sie sollten jeden Kontakt mindestens einer von zwei Gruppen zuordnen:

• Sehr beschäftigt
• Weniger beschäftigt

Je beschäftigter jemand ist, desto mehr schätzt er Kürze und Direktheit. Wenn Fristen drohen und sich ungeöffnete E-Mails stapeln, ist es umso besser, je schneller jemand auf den Punkt kommt.

Wenn Sie etwas mehr Zeit zur Verfügung haben, wird es weniger belastend – und ich wage zu sagen, angenehm – eine freundliche E-Mail zu lesen, die Ihre Arbeit ergänzt und dem Was und Warum der Nachricht mehr Kontext hinzufügt.

Natürlich gibt es keine Möglichkeit, sicher zu wissen, wie beschäftigt jemand zu einem bestimmten Zeitpunkt ist. Wir sind alle verschieden. Die meisten von uns haben Tage oder Wochen, in denen wir mit unserem Arbeitspensum nicht Schritt halten können, und Zeiten, in denen es etwas ruhiger zugeht.

Als allgemeine Regel gilt jedoch, dass Journalisten und Fachleute auf Entscheidungsträgerebene die meistbeschäftigten Personen sind, mit denen Sie wahrscheinlich Kontakt aufnehmen werden. Ihre Zeit ist sehr wertvoll und kostbar.

Gerade Journalisten erhalten täglich oft Hunderte von E-Mails. Was für sie am wichtigsten ist, ist nicht, wie sehr Sie ihre Arbeit lieben oder wie lange Sie ihnen schon folgen, sondern ob Sie ihnen etwas Nützliches zu bieten haben oder nicht . Etwa 75 % der Befragten für den State of Media Report 2019 glauben, dass weniger als 25 % der Pitches, die sie erhalten, für sie relevant sind.

Sicher, sie mögen die Schmeichelei, aber sie werden deswegen keine Geschichte zeigen, die nicht das Richtige für sie ist, und sie werden eine großartige Geschichte nicht ablehnen, weil Sie sie nicht mit Butter bestrichen haben. Komm zum Punkt. Stellen Sie sicher, dass es das Richtige für sie ist.

Blogger sind unterschiedlich. Der durchschnittliche „Hobby-Blogger“ hat am meisten Zeit für Sie, umso mehr, wenn er relativ unbekannt ist und nur sehr wenige E-Mails erhält. „Karriere-Blogger“ sind anders: Sie sind eher beschäftigt, aber viele von ihnen verwalten nicht einmal ihre eigenen Posteingänge (und sind daher noch schwerer zu erreichen als gestapelte Journalisten).

Es ist wichtig, dass Sie all dies berücksichtigen, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, da dies das, was Sie schreiben, beeinflussen wird.

Ist es die richtige Passform?

Nehmen Sie sich die Zeit, die Website Ihres potenziellen Kunden zu erkunden und ein Gefühl dafür zu bekommen, woran er am meisten interessiert ist und welche Themen er normalerweise abdeckt.

Von Zeit zu Zeit erhalte ich Pitches von Vermarktern, die mich bitten, über ein Startup zu berichten.

Wenn Sie nun ein paar Minuten damit verbringen, auf meiner Website herumzuschnüffeln, werden Sie feststellen, dass ich keine Drehscheibe für Wirtschaftsnachrichten bin und normalerweise keine Artikel schreibe, in denen es um ein bestimmtes Unternehmen geht.

Was ich tue , ist Posts über tolle Tools oder andere coole Dinge zu schreiben, die ich gesehen oder benutzt habe. Wenden Sie sich an mich, um Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung auszuprobieren, und es ist viel wahrscheinlicher, dass ich antworte.

Kontaktieren Sie mich über Mailshake und ich werde sicher antworten (weil ich Kunden und Benutzern immer antworte).

E-Mail nicht kalt

Jeder reagiert besser auf Pitches von Leuten, mit denen er bereits vertraut ist, sogar von überbeschäftigten Journalisten. Folglich sollte das Klicken auf „Senden“ niemals der erste Kontakt sein, den Sie mit Ihrem potenziellen Kunden haben. Sie sollten bereits Schritte unternommen haben, um sich auf ihr Radar zu bringen, wenn auch nur am Rande. Tun Sie alles, was Sie können, um Ihre E-Mails zuerst aufzuwärmen, und wenden Sie sich dann auf anderen Plattformen an Ihren potenziellen Kunden, um Ihre E-Mail-Liste aufzuwärmen.

Dies kann beispielsweise bedeuten, mit ihnen in sozialen Medien oder in einem Branchenforum zu sprechen, ihren Blog zu kommentieren oder sie persönlich auf einer Konferenz oder einem Networking-Event zu treffen. Da viele Veranstaltungen auf ein virtuelles Format umgestellt werden, wie z. B. virtuelle Messen, finden Sie hier einige Tipps für die Nachverfolgung virtueller Event-Leads.

Im Beispiel unten hat sich diese Person bereits über Slack an mich gewandt. Sie hatten es geschafft, mich dazu zu bringen, ihrem Pitch „sanft zuzustimmen“, bevor sie mir die ganze Geschichte erzählten. Die Tatsache, dass ich von ihrer Themenidee begeistert war, war der entscheidende Faktor (kalte E-Mail oder nicht – wenn mir das Angebot nicht gefiel, wäre es immer noch ein „Nein“), aber zu wissen, dass die E-Mail unterwegs war, war definitiv hilfreich. Sehen Sie sich basho email an, um weitere Ressourcen zum Cold-E-Mail-Versand zu erhalten

Die Idee ist nicht, einen neuen besten Freund zu finden (obwohl das sicherlich nicht schaden würde). Sie möchten keine regelmäßigen Mittagstermine beginnen oder eine Einladung zu ihrer Hochzeit erhalten. Sie möchten einfach sicherstellen, dass Ihr Kontakt Ihren Namen erkennt, wenn er ihn in seinem Posteingang sieht.

Die „Do's“ der perfekten Outreach-E-Mail

Tun: Personalisieren Sie es

Nichts wird Ihre E-Mails schneller löschen als das Versenden von Nachrichten, die offensichtlich automatisiert sind oder die schreien: „Ich habe das in 10 Minuten an 200 Personen gesendet und alles, was ich geändert habe, war Ihr Name.“

Nehmen Sie zum Beispiel dieses automatisierte Spam-Fest (danke an Digital Third Coast fürs Teilen):

Abgesehen von der Anerkennung der Branche, in der der Empfänger arbeitet, könnte diese E-Mail nicht weniger personalisiert sein. Wenn es um Personalisierung geht, funktioniert nichts besser als ein Prospektionsvideo in einer E-Mail

Es gehört jedoch mehr dazu, eine E-Mail zu personalisieren, als einen potenziellen Kunden mit Namen anzusprechen. Eine personalisierte E-Mail ist relevant für das, was der Empfänger tut und was ihm wichtig ist.

Ich sehe oft, dass Werbetreibende unter „Personalisierung“ verstehen, dass sie über den neuesten Blogbeitrag ihres potenziellen Kunden sprechen oder eine gemeinsame Liebe zum Reisen, zu Tapas oder zu Tic Tac Toe erwähnen …

Das alles hilft, aber es ist irrelevant, wenn Sie sich nicht die Mühe gemacht haben, herauszufinden und zu erklären, wie Ihr Verkaufsgespräch tatsächlich mit der Arbeit und den Interessen Ihres potenziellen Kunden übereinstimmt und, was noch wichtiger ist, wie es ihm helfen wird .

Eine personalisierte E-Mail ist eine, die dem Interessenten etwas vorschlägt, das ihm das Leben erleichtert. Wenn Sie recherchieren, können Sie vielleicht herausfinden, worüber Ihr potenzieller Kunde schreiben möchte oder mit welchen Schmerzpunkten er in seinem Arbeitsleben konfrontiert war.

Ziel ist es, ihnen etwas anzubieten, das eine Geschichte, die sie schreiben, verbessert oder einen Schmerzpunkt löst – das ist die Art der Personalisierung, die wirklich funktioniert.

Es ist auch erwähnenswert, wie sehr vage, halbherzige Personalisierungsversuche scheiße sind. Sätze wie „Ich bin ein großer Fan deines Blogs“ oder „Ich lese deine Posts schon eine Weile“ reichen nicht aus. Selbst wenn Sie wirklich ein großer Fan oder treuer Leser sind, klingt es völlig falsch. Es wird nicht funktionieren. Ihre E-Mail-Personalisierung muss sich mehr anstrengen und weiter gehen.

Personifizieren. Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Liste.

Do: Kommen Sie schnell auf den Punkt

Das ist immer wichtig. Sogar „weniger beschäftigte“ Kontakte haben Dinge, die sie lieber tun würden, als Ihre E-Mails zu lesen. Also stell dich vor. Butter sie auf. Namenstropfen. Machen Sie es einfach schnell, damit Sie zu den wichtigen Dingen übergehen können: Warum Sie die E-Mail tatsächlich gesendet haben.

Ich liebe das Beispiel unten, das aus einem großartigen Beitrag von Tim Soulo stammt. Das Intro klingt freundlich und echt, aber was noch wichtiger ist, es ist kurz. Innerhalb eines einzigen Satzes kommt Gerald zu dem, was wirklich zählt.

Es ist das genaue Gegenteil des Beispiels unten, das nicht nur viel zu lang ist, sondern auch nicht erwähnt, wie sich das auf mich bezieht oder warum es mich interessieren sollte.

Eine großartige Outreach-E-Mail sollte aus maximal 3-4 Sätzen bestehen. Halten Sie es kurz und überschaubar.

Do: Namenstropfen

Namedropping, oder genauer gesagt, die Benennung eines gemeinsamen Kontakts, ist eine großartige Möglichkeit, das Eis zu brechen und Ihren E-Mails sofortige Glaubwürdigkeit zu verleihen.

Vielleicht chatten Sie beide mit derselben Person über Instagram. Vielleicht hat Ihr Interessent früher mit jemandem zusammengearbeitet, der jetzt mit Ihnen zusammenarbeitet. Oder vielleicht waren Sie kürzlich auf einer Konferenz und haben sich einen Vortrag des Geschäftspartners Ihres potenziellen Kunden angesehen.

Ihr gemeinsamer Kontakt muss kein enger Freund oder Verwandter sein; Ihr Name muss nur zeigen, dass Sie und dieser potenzielle Kunde eine gemeinsame Basis haben.

Lassen Sie es uns in die Praxis umsetzen …

E-Mail 1:

„Hallo Sujan,

Ich mochte Ihren letzten Artikel über verschiedene Arten von Content-Marketing; Ich habe immer besonders mit dem Marketing für unsere B2B-Kunden zu kämpfen, daher war es wirklich hilfreich, eine so klare Aufschlüsselung der Unterschiede zwischen B2B- und B2C-E-Mail-Marketing zu erhalten.

Ich hoffe, Sie haben nichts dagegen, dass ich mich vorstelle und eine kurze Frage stelle …“

Das ist ein guter Opener für eine E-Mail, obwohl einer, der am besten für den „weniger beschäftigten“ Interessenten geeignet ist.

Mal sehen, ob wir es noch besser machen können.

E-Mail 2:

„Hallo Sujan,

Wie hast du es geschafft, Ross Simmonds dazu zu bringen, einen Gastbeitrag für dich zu schreiben ? Ich bin ein großer Bewunderer der Arbeit, die Sie und Ross leisten (ich habe Ross kürzlich sogar sprechen sehen – tolle Sachen), also war es großartig, euch zusammenarbeiten zu sehen.

Ich hoffe, Sie haben nichts dagegen, dass ich mich vorstelle und eine kurze Frage stelle …“

Das würde mir wirklich auffallen, weil es zeigt, dass ihnen gefällt, was ich tue, ohne es zu übertreiben. Die E-Mail zeigt auch, dass wir einige Gemeinsamkeiten haben. Ich habe mit Ross gearbeitet, und okay, diese Person kennt Ross nicht persönlich, aber sie hat ihn sprechen sehen und sie denken auch, dass er ein cooler Typ ist – vielleicht hat diese Person etwas Interessantes zu sagen.

Es fühlt sich auch natürlich und echt an. E-Mail 1 ist gut, und wenn ihre Frage relevant wäre, würde ich wahrscheinlich antworten, aber es fühlt sich immer noch ein wenig nach Vorlage an.

E-Mail 2 löst sich vom Status quo – im Allgemeinen ein kluger Schachzug, wenn er gut gemacht ist.

Do: Machen Sie sich klar, was Sie wollen

Manchmal landen Outreach-E-Mails in meinem Posteingang, die in vielerlei Hinsicht großartig sind, abgesehen von einem entscheidenden Fehler: Sie machen nicht deutlich, was der Absender eigentlich von mir will.

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Vermarkter mir einen Link zu etwas schicken, das ich mir ansehen soll, und mit einem vagen „Ich würde gerne Ihre Meinung hören“ unterschreiben.

Wirklich?

Du willst wirklich nur meine Meinung?

Ernsthaft?

Ja, das hätte ich nicht gedacht …

Also sag mir einfach, was du willst !

Soll ich deinen Link teilen? Den Inhalt auf meiner Website erneut veröffentlichen? Sie einladen, einen Gastbeitrag für mich zu schreiben?

Seien wir ehrlich: Wahrscheinlich weiß ich genau, was Sie von mir wollen, aber Sie helfen der Sache nicht, indem Sie um den heißen Brei herumreden.

Erinnern Sie sich, was ich über die „sehr beschäftigten“ Leute gesagt habe? Sie wollen keine Spielchen spielen. Sie wollen keine E-Mails hin und her pingen, um „eine Beziehung aufzubauen“, bis Sie tatsächlich zum Töten bereit sind. Seien Sie offen und ehrlich, und Sie werden mehr Respekt von mir und wahrscheinlich auch von allen anderen erhalten, denen Sie E-Mails senden.

Do: Fügen Sie eine interessante Abmeldung hinzu

Dies ist einer der am einfachsten zu übersehenden Teile einer E-Mail.

Ihr potenzieller Kunde hat Ihre E-Mail geöffnet und Ihren Pitch gelesen. Entweder sind sie interessiert oder nicht, also wen interessiert es, wie Sie sich abmelden …?

Ich verstehe das irgendwie, aber das ist Ihre letzte Chance, einen Eindruck zu hinterlassen, also warum nicht das Beste daraus machen?

Wenn ich ein großer Bewunderer der Person bin, die ich kontaktiere, unterschreibe ich oft mit „dein größter Fan“, aber ein weiterer Favorit von mir ist „Umarmungen und Küsse“.

Urteilen Sie nicht, bis Sie es ausprobiert haben. Sie werden überrascht sein, was funktioniert. Probieren Sie ein paar verschiedene aus und verfolgen Sie die Ergebnisse.

Die „Donts“ der perfekten Outreach-E-Mail

Nicht: Sagen Sie den falschen Namen

Sicherzustellen, dass die Leute mit dem richtigen Namen angesprochen werden, ist offensichtlich, oder? Nun, es ist überraschend, wie oft ich E-Mails erhalte, die an jemand anderen als Sujan adressiert sind.

Die Chancen stehen gut, dass sie nicht wirklich dachten, ich würde Sam oder Sally oder Sindbad heißen (alles erfunden – niemand hat mich jemals mit diesen Namen genannt). Wahrscheinlich haben sie einfach so viele E-Mails gesendet, dass sie durcheinander gekommen sind, oder ihre letzte E-Mail kopiert und eingefügt und den Namen nicht geändert.

In jedem Fall ist es kein guter Anfang, jemanden mit dem falschen Namen anzurufen, also lesen Sie Ihre E-Mails immer Korrektur. Sie sollten natürlich auf Rechtschreib- und Grammatikfehler achten, aber Sie sollten auch überprüfen, ob Sie die Leute mit dem richtigen verdammten Namen ansprechen. Sie können sich an den Experten von Essay Tigers wenden, um kompetente Inhalte zu schreiben.

Don't: Fügen Sie Anhänge in Ihre E-Mails ein

Sie neigen dazu, Spam-Filter zu kennzeichnen und sind von Natur aus nicht vertrauenswürdig, wenn sie in E-Mails von Fremden ankommen. Fügen Sie stattdessen Links zu Inhalten und anderen Informationen hinzu.

Don't: Senden Sie unordentliche E-Mails

Es kann leicht sein, die Formatierung Ihrer E-Mail zu übersehen, aber bitte tun Sie das nicht. Der erste Eindruck ist in E-Mails genauso wichtig wie im persönlichen Gespräch, und die Präsentation ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass dieser Eindruck positiv ist.

Ich habe zwar auf die Tonhöhe unten reagiert, aber der Abstand lässt es wirklich im Stich.

E-Mail-Design ist eine Kunst und eine Wissenschaft, also nehmen Sie sich etwas Zeit, um sich über die neuesten Trends und Best Practices zu informieren. Schauen Sie sich wirklich gute E-Mails an, um sich inspirieren zu lassen.

Don't: Machen Sie es nur um Sie

Das ist ein Problem, das mir sehr auffällt. Vermarkter scheinen zu vergessen, dass ihre Präsentationen nur erfolgreich sein können, wenn sie etwas anbieten, das ihren potenziellen Kunden etwas bedeutet. Um ehrlich zu sein: Sie kümmern sich nicht um dich. Überhaupt.

Sie können gespannt und begeistert von Ihrem neuen Produkt sein. Sie können davon überzeugt sein, dass Sie der beste Gastblogger sind, der jemals den Planeten beehrt hat. Nichts davon spielt eine Rolle, wenn Ihr potenzieller Kunde nicht verstehen kann, wie ihm Ihre Produkteinführungs- oder Schreibfähigkeiten zugute kommen .

In Ihrem E-Mail-Pitch geht es nicht um Sie. Ihr Schicksal liegt in den Händen der Personen, denen Sie E-Mails senden, also dreht sich alles um sie .

Machen Sie laut und deutlich deutlich, was in dieser E-Mail für den Empfänger steht. Ich kann das nicht genug betonen.

Nicht: Betteln

Oder sagen Sie bitte. Ja, dies ist die eine Zeit in Ihrem Leben, in der es in Ordnung ist – besser gesagt – nicht bitte zu sagen. Es schwächt die Stärke Ihres Angebots oder Vorteils für sie.

Die Betreffzeile treffen

Das Schreiben einer großartigen Outreach-E-Mail ist schwierig. Eine gute Betreffzeile zu schreiben ist sogar noch schwieriger.

Oder zumindest scheint es oft so. Es ist schließlich ziemlich wichtig: 47 % der E-Mail-Empfänger entscheiden allein aufgrund der Betreffzeile, ob sie eine E-Mail öffnen.

Wenn Sie es falsch machen, ist der Inhalt der E-Mail selbst irrelevant.

Aber es muss mehr tun, als jemanden davon zu überzeugen, Ihre E-Mail zu öffnen. Das allein ist einfach. Jeder kann eine E-Mail öffnen lassen, wenn er das Richtige sagt. Leider reicht es nicht aus, Ihre E-Mail zu öffnen.

Eine gute E-Mail-Betreffzeile sollte:

• Seien Sie faszinierend
• Sei echt (vermeide Marketing-Sprache)
• Geben Sie den Inhalt der E-Mail genau wieder
• Idealerweise personalisiert
• Schaffen Sie Dringlichkeit, wecken Sie Neugier und/oder Rätsel
• Sei präzise

Wenn ich einen Gast-Blog-Spot landen möchte, kann meine Betreffzeile oft so einfach sein wie „tolle Idee für einen Beitrag“.

Es ist ehrlich und offen über den Inhalt der E-Mail. Es gibt gerade genug Informationen preis, um faszinierend zu sein. Und es klingt, als wäre es von einem Menschen geschrieben worden (was es hat).

Ich mag auch diese Betreffzeile von meiner Namensvetterin Sujan Deswal:

Es ist genau richtig als Vorbote einer Bitte um ein Vorstellungsgespräch.

Andererseits ist dies …

… gibt den Inhalt der E-Mail eindeutig wieder. Leider riecht es auch nach Automatisierung („Interviewanfrage“+“Name des Blogs“).

Während dies …

… ist einfach nur verzweifelt.

Meiner Erfahrung nach sind die besten Betreffzeilen einfach und ehrlich. Versuchen Sie, sie nicht zu überdenken oder zu schlau zu sein. Tatsächlich schlägt Clear jedes verdammte Mal süß und clever. Sie möchten, dass Ihre E-Mail geöffnet, aber auch gelesen und beantwortet wird, also stellen Sie sicher, dass Sie niemanden in die Irre führen.

Wenn Sie gut geschrieben sind, sind Ihre Reichweiten- oder Willkommens-E-Mails bereits in einer günstigen Position. Es ist unwahrscheinlich, dass sie in Spam oder „Aktionen“ landen (es sei denn, Sie haben bei Amazon nach Kontakten gesucht). Mit der richtigen Betreffzeile werden E-Mails viel häufiger geöffnet als typische Newsletter und Verkaufs-E-Mails. Etwas zusätzliche Zeit mit dem Polieren Ihrer E-Mails zu verbringen, kann eine wirklich gute Investition Ihrer Zeit sein.

Nachverfolgung

Das Versäumnis, Outreach-E-Mails nachzuverfolgen, ist einer der größten Fehler, die ein Vermarkter machen kann. Jason Zook, Gründer von I Wear Your Shirt und Wondering Aimfully, ist ein großer Befürworter des Versendens von Follow-up-E-Mails. Wieso den? Denn etwa 75 % seiner erfolgreichen Deals resultierten aus einer Folge-E-Mail.

Es gibt viele Gründe, warum es sich lohnt, eine Follow-up-E-Mail zu senden. Ihr potenzieller Kunde hat Ihre E-Mail möglicherweise gelesen und war wirklich an Ihrem Angebot interessiert, hat aber vergessen zu antworten. Vielleicht ist Ihre E-Mail in ihrem Spam-Ordner gelandet. Vielleicht haben Sie es versäumt, eine Information zu erwähnen, die beim ersten Mal entscheidend war, um das Interesse Ihres potenziellen Kunden zu wecken.

Was auch immer der Grund ist, wenn Sie die Nachverfolgung vernachlässigen, kann dies bedeuten, dass Sie Ihre Erfolgsquote um 75 % – oder mehr – reduzieren.

Eine Studie ergab eine Antwortrate von 30 % auf die erste E-Mail. Das ist sehr gut. Aber es wurden auch 21 % für den zweiten, 13 % für den fünften und 7 % für den zehnten gefunden. Das wegnehmen? Senden Sie Follow-ups, um mehr Antworten zu erhalten. Scheint offensichtlich.

Dieselbe Studie ergab, dass satte 70 % der E-Mail-Ketten nach nur einer unbeantworteten E-Mail abgebrochen wurden, während 80 % der Interessenten viermal "nein" sagten, bevor sie schließlich "ja" sagten (aber 92 % der Absender hatten bereits aufgegeben, nachdem sie "nein" gehört hatten ' vier Mal).

Sehen Sie die Trennung?

Um die Anzahl der Antworten auf Ihre Follow-up-E-Mails zu erhöhen, versuchen Sie …

Halten Sie Ihre E-Mail wirklich kurz

Halten Sie es noch kürzer als beim ersten Mal. Denken Sie daran, dass viele der Personen, die Sie kontaktieren, Ihre erste E-Mail gelesen und es versäumt haben, zu antworten, einfach weil sie nicht interessiert waren. Reduzieren Sie das Risiko, sie in die falsche Richtung zu reiben, indem Sie Ihr Follow-up so kurz und bündig wie möglich halten.

Antwort auf Ihre ursprüngliche E-Mail

Dies behält die Betreffzeile bei, fügt aber ein „Re:“ hinzu, sodass es so aussieht, als ob Ihr Interessent bereits in ein Gespräch mit Ihnen verwickelt ist – eine Technik, die nachweislich sowohl die Öffnungs- als auch die Rücklaufquote erhöht.

Anbieten zusätzlicher Informationen oder Anreize

Jeder, der es versäumt hat, auf Ihre erste E-Mail zu antworten, weil er nicht interessiert war, tat dies ausschließlich aufgrund der Informationen, die Sie ihm gegeben haben. Bieten Sie ihnen das nächste Mal etwas anderes an und Sie können sie vielleicht umdrehen. Fügen Sie mehr Wert hinzu. Angebot anpassen.

Die meisten Vermarkter werden zustimmen, dass das Versenden einer Folge-E-Mail eine Selbstverständlichkeit ist. Wenn es darum geht, wie oft wir nachfassen sollten, gehen die Meinungen tendenziell auseinander.

Für mich ist die magische Zahl insgesamt drei E-Mails. Das ist Ihre erste E-Mail plus zwei Follow-ups. Als ich eine vierte E-Mail erhalten habe, fange ich an zu denken: „Nehmen Sie den Hinweis schon jetzt an.“ Sie möchten nicht auf der „Blockierliste“ der Leute landen.

Das gesagt …

Das Verfolgen von E-Mails kann in der Nachverfolgungsphase wirklich hilfreich sein. Wenn Sie dies tun, wissen Sie, ob Ihre E-Mails geöffnet wurden oder nicht.

Wenn Ihre E-Mails nicht geöffnet werden, können Sie vermuten, dass Sie die falsche Betreffzeile verwendet haben oder dass sie im Spam-Ordner des Empfängers gelandet sind. Scheuen Sie sich nicht, verschiedene Betreffzeilen für Follow-up-E-Mails auszuprobieren. Sie können versuchen, utm-Codes für E-Mail-Kampagnen hinzuzufügen, um die Leistung zu messen und Ihre E-Mails mit anderen Traffic-Quellen zu vergleichen.

In jedem Fall wissen Sie, dass es sicher ist, es weiter zu versuchen.

Wenn Sie andererseits sehen können, dass Ihre E-Mails geöffnet wurden, Sie aber immer noch keine Antwort erhalten, können Sie ziemlich sicher davon ausgehen, dass Sie nach drei oder vier E-Mails wahrscheinlich Schluss machen sollten. Sie stehen einfach nicht auf dich.

Jenseits der E-Mail

Wenn Sie eine E-Mail gesendet haben, eine positive Antwort erhalten haben und Ihr Unternehmen/Ihre Geschichte/Ihr Produkt/Ihre Infografik in einer Veröffentlichung behandelt haben, wissen Sie, was als nächstes wirklich hilft?

Diese Beziehung pflegen.

Meiner Erfahrung nach ist dies das einzige, was PRs wirklich von Marketingfachleuten unterscheidet: Die PRs tun alles, um diese Beziehung aufrechtzuerhalten, sobald der Kontakt hergestellt wurde. Do solltest das auch machen.

Erinnern Sie sich, was ich oben über das Nehmen der Zeit gesagt habe, um vor Ihren Kontakten zu erscheinen, bevor Sie diese E-Mail senden? Nun, was wäre, wenn Sie eine Liste mit engen Kontakten hätten, die sich immer freuen würden, von Ihnen zu hören und herauszufinden, was Sie ihnen als nächstes zu bieten hätten?

Das ist kaum ein Wunschtraum. Es braucht Zeit und Engagement, aber wenn Sie dabei bleiben, können Sie diese Leute auf Ihrem Radar behalten, damit sie das nächste Mal, wenn Sie eine Geschichte oder einen Inhalt vor Augen haben möchten, mehr als bereit sind, einen Blick darauf zu werfen .

Verwenden Sie automatisierte E-Mails und persönliche Aufmerksamkeit, um diese Beziehungen langfristig zu pflegen, zu entwickeln und aufrechtzuerhalten.

Benötigen Sie all diese Informationen aufgerundet? Hier sind die wichtigsten Takeaways für Sie:

Bevor Sie eine E-Mail schreiben …

Wissen Sie, wem Sie eine E-Mail senden und wie beschäftigt sie sind

Journalisten werden fast immer superkurze E-Mails zu schätzen wissen, die direkt auf den Punkt kommen. Blogger interessieren sich in der Regel mehr für die Zusammenarbeit mit Menschen, die ihnen folgen, und für das, was sie tun. Das bedeutet, dass es sich im Allgemeinen lohnt, sich die Zeit zu nehmen, etwas Persönlicheres zu basteln.

Finden Sie heraus, was für sie relevant ist

Interessenten über etwas zu kontaktieren, an dem sie niemals interessiert sein werden, verschwendet die Zeit aller. Möchten Sie einen Platz für einen Gastbeitrag ergattern? Finden Sie heraus, ob der Kontakt tatsächlich Gastbeiträge veröffentlicht. Pressemitteilung versenden? Stellen Sie sicher, dass Sie Interessenten ansprechen, die regelmäßig über Branchennachrichten berichten.

E-Mail nicht kalt

Benachrichtigen Sie Ihre potenziellen Kunden in den sozialen Medien. Kommentieren Sie ihren Blog. Sprechen Sie mit ihnen auf einer Konferenz. Tun Sie alles, um Ihren Namen vor sich zu haben, bevor Sie auf „Senden“ klicken.

In Ihren E-Mails …

Personalisieren Sie

Verwenden Sie ihren Namen und erwähnen Sie Gemeinsamkeiten, wenn Sie sie haben, aber am wichtigsten ist, machen Sie Ihre Hausaufgaben, um herauszufinden, wie Sie Ihrem Interessenten tatsächlich helfen können. Dies kann bedeuten, dass sie Daten bereitstellen, die eine Geschichte, die sie schreiben, verbessern, oder anbieten, einen Gastbeitrag zu schreiben, der auf einen Punkt eingeht, den sie kürzlich gemacht haben. Diese Art der Personalisierung zeigt nicht nur, dass Sie Ihre Recherche durchgeführt haben, sondern ist für die Person, die Sie kontaktieren, tatsächlich nützlich.

Kommen Sie schnell auf den Punkt

Jeder hat etwas, das er lieber tun würde, als E-Mails zu lesen, also reden Sie nicht um den heißen Brei herum: Behalten Sie ein oder zwei Sätze mit Einleitungen bei, bevor Sie dazu übergehen, warum Sie E-Mails senden und was Sie wollen.

Name droppen

Wenn Sie einen gemeinsamen Kontakt haben, kann die Erwähnung wirklich helfen, das Eis zu brechen und Ihrem potenziellen Kunden zu zeigen, dass es sich lohnt, Sie auch kennenzulernen.

Machen Sie sich klar, was Sie wollen

Niemand sendet E-Mails, nur um „nett zu sein“ oder „Hallo zu sagen“: Wir alle wollen etwas, also ersparen Sie allen den Ärger und sagen Sie einfach offen, was Sie wollen. Sie sollten Ihren Interessenten niemals dazu bringen, herauszufinden, was Sie tatsächlich von ihm erwarten.

Fügen Sie eine interessante Abmeldung hinzu

Es ist Ihre letzte Chance, einen Eindruck zu hinterlassen, also versuchen Sie, anders zu sein.

Sag nicht den falschen Namen

Fügen Sie keine Anhänge hinzu

Es ist allen unangenehm.

Sie kennzeichnen Spamfilter. Genug gesagt.

Senden Sie keine chaotischen E-Mails

Überprüfen Sie die Präsentation Ihrer E-Mails, bevor Sie auf „Senden“ klicken. Sind die Absätze gleichmäßig verteilt? Haben Sie eine gut aussehende E-Mail-Signatur oder haben Sie einen E-Mail-Signatur-Generator verwendet? Dies alles macht einen Unterschied, wie Sie wahrgenommen werden.

Mach es nicht nur wegen dir

Erfolgreiche Outreach-E-Mails zeigen, was für die Person, der Sie eine E-Mail senden, drin ist. Hören Sie auf, darüber nachzudenken, was Sie davon haben, und versetzen Sie sich in die Lage Ihres Empfängers.

Bettle nicht

Oder sagen Sie bitte. Es klingt verzweifelt und wird niemanden davon überzeugen, das zu tun, was Sie verlangen. Beim Erhalten einer Antwort geht es darum, etwas anzubieten, das der Empfänger will oder braucht, nicht darum, wie nett Sie fragen.

Richten Sie die Betreffzeile aus …

Das ist der Schlüssel. Wenn Sie es falsch machen, wird Ihre E-Mail möglicherweise nicht einmal geöffnet. Eine großartige Betreffzeile ist faszinierend, spiegelt den Inhalt der E-Mail wider und klingt, als wäre sie tatsächlich von einem Menschen geschrieben worden.

Nachverfolgen …

Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie nachfolgenden E-Mails etwas Neues hinzufügen, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, das Interesse potenzieller Kunden zu wecken, die Ihre E-Mail zuvor nicht beachtet haben.

Beziehung pflegen …

Wenn jemand positiv reagiert, zahlt es sich aus, in Kontakt zu bleiben und eine Beziehung aufzubauen. Gut gemacht bedeutet dies, dass sie das nächste Mal, wenn Sie etwas von ihnen wollen, gerne einen Blick darauf werfen und viel eher helfen werden.

Haben Sie weitere Tipps oder Hinweise, die Vermarktern helfen, die perfekte Outreach-E-Mail zu erstellen? Kommentare sind unten … Sie wissen, was zu tun ist: